원격 영업 팀을 위한 성공적인 가상 회의를 실행하는 방법

가상 회의는 한때 최후의 수단으로 여겨졌지만 오늘날에는 많은 영업 팀이 선택하는 옵션이 되었습니다.

조만간 상황이 바뀔 조짐은 없습니다. 사실, 최근 연구에 따르면 웹 회의 소프트웨어의 판매는 코로나바이러스 전염병이 시작된 이후 500% 증가했습니다.

분명히 가상 회의는 일반 사무실 기반 회의와 매우 다릅니다. 그것들을 효과적으로 만들고 대면 접촉의 부족으로 인해 목표 달성을 방해하지 않도록 하려면 일정 수준의 계획과 기교가 필요합니다.

이를 염두에 두고 원격 영업 팀을 위한 성공적인 가상 회의를 실행하는 방법은 다음과 같습니다.

가상 회의란 무엇입니까?

일반적으로 가상 회의는 직접 만나지 않는 모든 회의입니다. 현대 기술의 경이로움은 지구 반대편에 있는 동료들과 효과적으로 협업할 수 있게 해줍니다. 적절한 인터넷 연결만 있으면 됩니다.

가상 회의에는 네 가지 주요 유형이 있습니다.

1. 원격 회의 — 일반적으로 특정 전화 번호와 암호를 사용하여 여러 사람이 전화를 거는 오디오 전용 가상 회의입니다.
2. 화상 회의 — 음성 및 화상 회의. 원격 회의와 유사하게 참가자가 서로를 보고 들을 수 있도록 하는 인터페이스에 로그인하는 사람들에 의존합니다.
3. 웹 회의 — 참가자가 문서 배포 및 화면 공유와 같은 추가 방식으로 참여하고 공동 작업할 수 있도록 하여 기존 화상 회의의 범위를 확장하는 오디오 및 비디오 회의입니다.
4. 웨비나 — 발표자 또는 교육자가 정보를 그룹 사람들에게 전달할 수 있는 단방향 플랫폼을 제공하는 일대다 화상 회의 형식입니다.

가상 회의의 장점과 단점은 무엇입니까?

가상 회의는 대면 회의에 비해 몇 가지 단점이 있지만 몇 가지 주요 이점도 제공합니다. 여기에서 가상 회의의 장단점을 살펴보겠습니다.

장점

• 비용 절감. 대면 회의를 개최하지 않는 경우 회의실을 고용할 필요가 없습니다. 사실, 전체 영업 팀이 원격에 있다면 사무실이 전혀 필요하지 않을 수 있습니다. 이는 큰 비용 절감과 동일합니다.
• 더 많은 참여. 사람들은 기반에 관계없이 참석하고 참여할 수 있습니다. 그리고 모든 사람 이 원격으로 참석하기 때문에 사무실에 있는 사람들이 회의를 주도하지 않습니다.
• 여행이 없습니다. 영업 팀은 통근 시간을 겪지 않고도 실시간으로 회의에 참석할 수 있습니다.

단점

• 신체 언어와 사회적 신호가 없습니다. 이것은 큰 것입니다. 사람들이 실제로 무엇을 의미하는지 또는 같은 방에 있지 않을 때 그들이 어떻게 느끼는지 분별하는 것이 더 어려울 수 있습니다.
• 추가 소프트웨어 비용. 가상 회의가 워크플로의 핵심 부분인 경우 무료(또는 프리미엄) 제품 계층을 사용할 수 없을 것입니다.
• 약한 인터넷 연결은 회의 품질에 영향을 줄 수 있습니다. Wi-Fi가 불량한 사람은 회의에 참여할 수 없습니다. 사실, 그들은 전혀 참석하지 못할 수도 있습니다.

가상 회의 계획 단계

모든 회의에는 준비가 필요합니다. 그러나 가상 회의의 경우 특히 그렇습니다. 원격 요소는 모든 사람이 참여하고 참여하는 느낌을 주기 위해 더 많은 노력을 기울여야 함을 의미합니다. 올바른 방법은 다음과 같습니다.

1. 모두에게 적합한 시간 예약

팀이 멀리 떨어져 있으면 여러 시간대에 기반을 둘 가능성이 항상 있습니다. 분명히 회의를 예약할 때 이 점을 고려해야 합니다.

또한 일정 충돌을 피하십시오. 영업 담당자는 잠재 고객과의 신뢰를 구축하기 위해 열심히 일하므로 중요한 전화나 이메일을 기대하는 경우 이를 최우선으로 해야 합니다.

마지막으로 초대 목록에 엄격합니다. 모든 사람이 거기에 있어야 합니까? BDR과 관련이 없는 경우 시간을 낭비하지 말고 SDR 및 영업 리더에게 맡기십시오.

2. 의제를 미리 공유

명확한 기대치를 설정하고 중요한 문서를 미리 공유하면 누구나 쉽게 준비할 수 있습니다. 결과적으로 회의의 효율성이 높아져 기본 설명 및 기타 서문에 소요되는 시간이 줄어듭니다.

3. 올바른 가상 회의 도구 선택

회의 도구마다 장단점이 있습니다. 예를 들어 분기별 영업 회의는 특히 여러 사람이 말하고 화면을 공유해야 하는 경우 웹 회의로 가장 잘 작동할 수 있습니다. 반면에 특별히 시각적이지 않은 수입 통화는 원격 회의에 가장 적합할 수 있습니다.

어떤 도구를 선택하든 회의 초대에 링크, 전화 접속 번호 및 암호를 포함해야 합니다.

4. 필요한 경우 리허설

이사회나 잠재 고객에게 프레젠테이션을 할 때와 같이 더 어려운 회의의 경우 밤에 괜찮을 거라 생각하지 마십시오. 대신, 당신은 절대적으로 드레스 리허설을 실행해야 합니다.

여러 사람이 발표하고 슬라이드 데크에 기여해야 하는 경우 런쓰루는 약점을 보완하고 반복을 피하며 콘텐츠가 적절한지 확인하는 데 도움이 될 수 있습니다.

성공적인 가상 회의를 실행하는 방법

계획을 올바르게 세우는 것이 전투의 첫 번째 부분입니다. 다음은 실행할 시간입니다. 준비를 하면 주요 결함을 피하는 데 도움이 될 것이지만 여전히 잘못될 수 있는 일이 많이 있습니다. 올바른 방법은 다음과 같습니다.

1. 회의 전에 기술 테스트

회의의 성공을 운에 맡기지 마십시오. 당신을 실망시킬 수 있는 모든 요소를 ​​테스트하십시오:

• 비디오 카메라와 마이크가 예상대로 작동하는지 확인하십시오.
• 속도 테스트를 실행하여 Wi-Fi 연결을 확인하세요.
• 화면을 공유할 수 있는지 확인하고 모든 주요 문서와 슬라이드를 손에 넣을 수 있는지 확인하십시오.
• 프레젠테이션 모드에 있을 때 회의 메모를 볼 수 있는지 확인합니다.
• 회의를 주최할 공간에서 음질을 테스트하여 소리가 너무 울리지 않고 불쾌감을 주는 배경 소음이 없는지 확인하십시오.

마지막 단계로 무언가 잘못될 것이라고 가정하는 것이 좋습니다. 문서를 백업하고, 미리 메모를 인쇄하고, 첫 번째 선택이 실패할 경우를 대비하여 주머니에 다른 가상 회의 도구를 준비해 두십시오.

2. 가능하면 비디오를 선택하십시오

가상 영업 회의와 관련하여 비디오는 거의 항상 오디오 전용 회의보다 선호됩니다.

전화나 문자로 의사소통할 때 많은 맥락과 뉘앙스를 잃을 위험이 있습니다. 대조적으로, 비디오는 더 많은 감각을 활성화하고 참석자가 더 몰입하게 하며 일반적으로 더 전문적인 느낌을 줍니다.

또한 비디오를 사용하면 다른 사람이 말을 마치거나 물 한 모금을 마시기 위해 잠시 멈추었을 때를 쉽게 볼 수 있기 때문에 사람들이 서로에 대해 이야기할 기회가 적습니다.

또한 누군가가 비디오에 기술적인 문제를 겪고 있을 때 분명히 알 수 있으므로 그에 따라 조정할 수 있습니다.

3. 참여에 초점

영업 회의는 가능한 효율적으로 모든 요점을 정리하는 것이 아닙니다.

그것이 효과적이려면 그 포인트가 가라앉아야 합니다. 그리고 당신의 팀이 참여하고 있다고 느끼지 않는다면 그것은 일어나지 않을 것입니다.

참여를 유도하려면 영업 회의를 단방향 프레젠테이션이 아닌 양방향 대화로 만드십시오. 참석자 사이를 오가며 격려하기 위해 정기적인 개방형 질문을 하십시오. 다른 사람들에게 화면을 공유하도록 요청하십시오. 협업을 보다 효과적으로 수행하기 위해 더 큰 세션을 더 작은 소회의실로 분할하는 것을 고려하십시오.

4. 모두의 시간을 잘 활용하라

영업 담당자의 시간은 매우 소중하다는 것을 기억하십시오. 미팅이 예정된 시간에 시작되고 종료되도록 하는 것이 귀하의 임무입니다.

부수적인 대화가 세션을 지배하도록 허용하지 마십시오. 문제를 빠르고 효율적으로 해결할 수 없는 경우 문제를 오프라인으로 전환하십시오.

마지막으로 의제를 여러 섹션으로 나누는 것을 고려하십시오. 다른 역할을 하는 사람들이 나중에 합류하거나 특정 섹션이 그들과 관련이 없는 경우 더 일찍 나갈 수 있도록 허용합니다. 화를 내지 마십시오. 그들은 다른 할 일이 있습니다.

회의 후 해야 할 일

효과적인 가상 영업 회의를 운영하는 일은 모든 사람이 전화를 끊는 순간 끝나지 않습니다. 아직 수행해야 할 몇 가지 중요한 회의 후 작업이 있습니다. 예를 들어:

• 참석할 수 없는 사람을 위해 회의 녹음을 공유합니다.
• 회의 메모를 입력하고 논리적 순서로 형식을 지정하고 공유하세요.
• 선택한 제품 관리 도구를 통해 후속 조치 할당
• 작업이 할당된 모든 사람이 자신에게 기대하는 바를 이해하도록 합니다.
• 모든 관련 문서를 관련 장소에 정리하여 모든 사람이 액세스할 수 있도록 합니다.
• 관련되는 경우 후속 회의 일정을 잡습니다.

올바른 도구에 대한 투자

가상 회의 기술 스택을 정리하면 보다 참여적이고 협업적이며 효율적인 회의를 진행할 수 있습니다. 따라서 해당 소프트웨어는 약간의 비용이 들지만 가상 회의를 보다 효과적이고 실행 가능하게 만들어 훨씬 더 많은 비용을 절약할 수 있습니다.

선택할 수 있는 다양한 도구가 수백 또는 수천 개 있습니다. 그러나 시작점으로 다음을 고려하여 일부 가상 회의 작업을 보다 원활하게 실행하십시오.

• 파일 공유: 드롭박스
• 프로젝트 관리: 아사나
• 화상회의: 줌
• 인스턴트 메시징: Slack
• 회의 일정: Calendly
• 비밀번호 관리: Nordpass

결론

얼마 전까지만 해도 고성능의 완전 원격 영업 팀을 운영한다는 생각은 평범한 영업 리더가 식은땀을 흘리게 만들었습니다.

그러나 이제 모든 영업 팀이 장기간 원격으로 운영해야 했기 때문에 영업 회의만 제대로 하면 가상 작업이 성공의 장애물이 될 필요가 없다는 것이 분명해졌습니다.

효과적으로 준비하면 영업 팀이 한 공간에 모이도록 하지 않고도 가상 회의를 매력적이고 영향력 있고 실행 가능하게 만들 수 있습니다. 그것은 두 세계의 최고입니다.