궁극의 가상 접수 가이드: 최고의 솔루션, 이점, 비용 등

고객의 80%는 좋은 경험을 한 후에 재구매할 가능성이 있다고 주장합니다.

그러나 고객 경험이 최고의 브랜드 차별화 요소이지만 많은 기업이 탁월한 지원을 제공하지 못합니다.

가상 접수원을 고용하면 모든 것이 달라질 수 있습니다.

이 가이드에서는 다음을 알게 됩니다.

• 이러한 업계 교육을 받은 에이전트의 역할
• 비용 및 이점
• 귀하의 요구 사항에 가장 적합한 파트너를 선택하는 방법
• 그리고 훨씬 더!

시작하자.

가상 접수원이란?

가상 안내원은 기존 안내원과 동일하거나 유사한 작업을 수행하지만 전통적인 사무실 프론트 데스크 대신 원격으로 일하는 업계 훈련을 받은 전문가입니다.

이 전문가들은 팀의 확장 역할을 하며 단순히 전화에 응답하는 것 이상의 일을 합니다.

그들은 또한 모든 고객 대면 커뮤니케이션에 전문성을 추가하면서 다양한 고객 서비스 관련 작업을 지원할 수 있습니다.

2021년 최고의 가상 접수 서비스 제공업체

#1: Smith.ai

Google, Apple 및 Intuit의 팀이 설립한 Smith.ai는 캘리포니아에 기반을 둔 가상 접수 서비스 제공업체로 기업이 웹 리드를 캡처, 선별 및 전환할 수 있도록 지원합니다.

그들은 전자 상거래, 접객, 부동산 및 법률과 같은 다양한 산업에 걸쳐 다양한 중소기업에 서비스를 제공합니다.

에이전시는 다음과 같은 친절하고 전문적인 서비스를 제공합니다.

• 연중무휴 24시간 이용 가능
• 리드 생성
• 약속 설정 및 콜백 예약
• 웹 양식 후속 조치, 작업 상태 업데이트 및 약속 알림
• 스팸 및 영업 전화 차단
• 문자 응답

Smith.ai는 고객이 탁월한 고객 서비스를 제공할 수 있도록 돕는 100명 이상의 에이전트를 고용하고 있습니다.

가격 :

Smith.ai에는 세 가지 가격 옵션이 있습니다.

• 초보자($210/월)
• 기본($360/월)
• 프로($750/월)

#2: 앤서커넥트

AnswerConnect는 민감한 정보를 처리하는 기업을 위해 HIPAA 준수 정보를 관리하도록 인증된 에이전트를 보유한 오리건 기반 가상 고객 서비스 및 리셉션 네트워크입니다.

그들의 핵심 강점은 연중무휴 24시간 서비스, 다중 채널 지원을 포함하며 스페인어로 서비스를 제공할 수 있는 이중 언어를 구사합니다.

에이전시는 다음과 같은 다양한 고객 서비스 업무를 처리합니다.

• 실시간 전화 응답
• 라이브 채팅 지원
• 약속 일정
• 화상 통화 연결

AnswerConnect 상담원은 또한 판매 리드를 발견하고 안내하는 데 능숙합니다.

가격 :

대행사의 계획과 가격을 보려면 해당 웹사이트에서 요청을 제출해야 합니다.

#3: 응답 서비스 관리

Answering Services Care는 플로리다에 본사가 있습니다. 기관은 효율성과 전문성으로 귀하의 전화에 응답하기 위해 최선을 다하고 있습니다.

이중 언어를 구사하는 상담원이 있으며 연중무휴 24시간 전화 서비스를 제공합니다. 에이전시는 월 단위 옵션을 제공하므로 연간 계약에 서명할 필요가 없습니다.

그들의 서비스는 다음과 같습니다:

• 전화, 문자 메시지, 이메일 및 웹 채팅을 통한 지원
• 약속 일정
• 비상 및 재해 복구
• 통화 녹음
• 커스터마이징

Answering Service Care는 부동산, 법률 및 의료 분야의 소규모 비즈니스와 파트너 관계를 맺고 있습니다.

가격 :

에이전시는 다음과 같은 몇 가지 가격 책정 구조를 제공합니다.

• 스타터($49/월)
• 중소기업($149/월)
• 비즈니스($229/월)
• 기업($449/월)
• 엔터프라이즈($859/월)
• 슈프림($3,899/월)

맞춤형 계획도 가능합니다.

#4: 애비 커넥트

Abby Connect는 법률, 치과 및 회계를 포함한 다양한 산업 분야의 중소기업 및 중소기업에 서비스를 제공하는 라스베가스 기반의 라이브 안내 에이전시입니다.

그들의 임무는 조직이 고객 커뮤니케이션을 촉진하여 더 많은 발신자를 고객으로 전환하도록 돕는 것입니다.

기관의 서비스는 다음과 같습니다.

• 통화 안내 및 전달
• 약속 일정
• 발신자 자격, 우선 순위 지정 및 지원

Abby Connect는 이중 언어 상담원이 있으며 연중무휴 24시간 서비스를 제공합니다.

가격 :

대행사의 가격은 상담원이 고객과 대화하는 데 소요한 시간(분)을 기준으로 합니다.

• 100분/월에 $279
• 200분/월에 $499
• 500분/월에 $1,089

#5: 넥사

피닉스에 기반을 둔 Nexa는 연중무휴 가상 안내원과 비즈니스 응답 서비스를 제공합니다. 이 기관은 산업별 요구 사항을 해결하도록 고도로 훈련된 400명 이상의 에이전트를 고용하고 있습니다.

법률, 보험, 부동산 및 재택 서비스를 포함한 다양한 산업 분야의 고객에게 서비스를 제공합니다.

에이전시는 고객 경험을 개선하여 기업이 성장할 수 있도록 최선을 다하고 있습니다.

주요 서비스에는 다음이 포함됩니다.

• 전화 응답
• 후속 조치 및 발신 전화
• 통화 보고
• 리드 자격
• 약속 일정
• 긴급 파견
• CRM 관리

가격 :

Nexa는 두 가지 가격 옵션을 제공합니다.

• 넥사 고 ($99/월)
• 엔터프라이즈(사용자 지정 가격 책정)

#6: 답변 우선

AnswerFirst는 건강 관리, 부동산, IT 및 금융을 포함하여 거의 모든 부문의 기업에 우수한 고객 서비스를 제공하기 위해 전념하는 플로리다에 기반을 둔 통신 회사입니다.

주요 서비스에는 다음이 포함됩니다.

• 통화 녹음
• 통화 전달
• 빠른 메시징
• 이메일 응답
• 예약 취소 및 예약
• 음성 메일

에이전시는 연중무휴 24시간 서비스를 제공하며 계약서 서명이 필요하지 않습니다.

가격 :

AnswerFirst의 가격은 분당 $0.80에서 $1.25 사이입니다.

그러나 회사에는 모든 비즈니스 및 유형에 대한 맞춤형 계획도 있습니다.

#7: 루비

Ruby는 365일 24시간 연중무휴로 비즈니스를 처리하는 오리건에 기반을 둔 가상 안내 서비스 제공업체입니다.

이 회사는 10,000개 이상의 비즈니스를 지원하여 고객과의 훌륭한 관계를 구축할 수 있도록 지원합니다. 첫인상부터 지속적인 충성도에 이르기까지 고객에게 개인화된 상호 작용을 제공하여 의미 있는 연결을 만드는 데 도움이 됩니다.

이중 언어를 구사하는 접수원이 있으며 다음과 같은 도움을 제공할 수 있습니다.

• 맞춤 음성사서함
• 통화 전달
• 약속 일정

가격 :

Ruby의 가격 패키지는 클라이언트 통화에 소요된 시간(분)을 기준으로 합니다. 기업은 다음 중에서 선택할 수 있습니다.

• Ruby 100 호출($319/월)
• Ruby 200 호출($599/월)
• Ruby 350에 전화(월 $999)
• Ruby 500에 전화($1,399/월)

#8: 병목 현상 디지털 비서

Bottleneck Digital Assistants는 기업이 전문적인 고객 관계를 생성, 구축 및 육성하도록 지원하는 미주리 기반 회사입니다.

중소기업에 다음과 같은 다양한 서비스를 제공합니다.

• 약속 일정
• 이메일 관리
• 수익 및 비용 추적
• 이벤트 기획
• 여행 준비
• CRM 지원
• 전화 지원
• 연구

가격 :

병목 현상 디지털 어시스턴트의 가격은 시간당 $13.00부터 시작합니다.

#9: 패트라이브

PATLive는 플로리다에 기반을 둔 음성 서비스 제공업체로 신속한 답변과 친절한 서비스를 제공하기 위해 최선을 다하고 있습니다.

그 팀은 조직의 확장 역할을 하는 동시에 비즈니스를 발전시키는 이점을 제공할 수 있도록 고도로 훈련되고 장비를 갖추고 있습니다.

그들의 서비스는 다음과 같습니다:

• 리드 수집
• 통화 전환
• 약속 일정
• 주문 처리
• 데이터 입력
• 이벤트 등록
• 메시징
• 화상 통화
• 사용자 정의 가능한 스크립트

PATLive는 연중무휴 24시간 서비스를 제공합니다.

가격 :

에이전시는 5가지 요금제를 제공합니다.

• 기본($39/월)
• 스타터($149/월)
• 표준($269/월)
• 프로($629/월)
• 프로+($999/월)

#10: 개비빌

Gabbyville은 테네시에 위치한 가상 리셉션 서비스 제공업체입니다. 이 기관은 회계, 금융, 보험 및 엔터테인먼트를 포함한 다양한 산업 분야의 비즈니스에 서비스를 제공합니다.

기관의 적용 시간은 월요일부터 금요일까지 오전 8시부터 오후 11시(동부 표준시)입니다.

주요 서비스 중 일부는 다음과 같습니다.

• 통화 스크리닝
• 통화 전달
• 음성 메일
• 약속 알림
• 온라인 일정
• 발신 전화
• 이메일 관리
• 문자 메시지

가격 :

Gabbyville은 통화 수에 따라 4가지 요금제를 제공합니다.

• 스타터($250/월)
• 기본($500/월)
• 프리미엄($800/월)
• 이그제큐티브($1,200/월)

가상 접수 서비스 제공업체는 무엇을 합니까?

산업 및 특정 비즈니스 요구 사항에 따라 가상 접수 서비스 제공업체는 다음과 같은 다양한 작업을 수행할 수 있습니다.

• 전화를 받거나 적절한 사람에게 연결
• 문자 메시지로 고객과 소통
• 메시지 받기
• 이메일 보내기
• 라이브 채팅에서 웹사이트 방문자에게 응답하기
• 약속 관리 및 미리 알림 보내기
• 세미나, 워크숍, 행사 예약 접수
• 제품 및 서비스에 대한 FAQ 답변
• 프로모션 및 특별 제안에 대해 고객에게 알리기
• 고객 지원 제공
• 주문 처리
• 발신자 정보 수집
• 리드 포착 및 육성
• 데이터 입력 지원

가상 접수와 응답 서비스의 차이점은 무엇입니까?

응답 서비스 는 조직을 대신하여 전화에 응답하는 전문 기관입니다.

그들은 회사가 이러한 작업을 수행할 수 없을 때 전화를 받고 메시지를 전달합니다. 대부분의 경우 주말이나 공휴일은 정규 업무 시간 이후입니다. 또는 비즈니스 선호도에 따라 365일 24시간 지원을 제공할 수 있습니다.

고객은 실제 사람과 이야기하게 됩니다. 고객 서비스 에이전트는 가능한 한 최고의 조명으로 귀하의 비즈니스를 보여주고 영향력 있는 브랜드 이미지를 만드는 역할을 합니다.

반면에 가상 비서 는 전화를 받지만 약속 예약, 주문 처리 및 리드 수집과 같은 다양한 다른 작업을 수행하는 데에도 능숙합니다.

이러한 전문가는 일반적으로 귀하의 비즈니스와 더 연결되어 있으며 그들의 역할에는 사내 팀과 훨씬 더 많은 상호 작용이 필요합니다.

그들은 귀하의 비즈니스 성공에 더 관심이 있으므로 그들의 임무는 고객 만족도와 유지율을 높이는 것입니다.

가상 접수 서비스 제공업체는 얼마를 청구합니까?

가상 안내원 서비스 가격을 제공하기 전에 사내 안내원의 비용이 얼마인지 살펴보겠습니다.

미국에 기반을 둔 안내원의 평균 급여는 2021년 3월 29일 기준으로 $33,628에서 $41,984 사이입니다. 급여 범위의 큰 차이는 다음과 같은 여러 요인으로 인해 발생합니다.

• 교육
• 인증
• 전문적 지식
• 추가 기술

이를 기반으로 사내 접수원을 두는 데는 한 달에 $2.800에서 $3,500 사이의 비용이 듭니다.

반면 가상 접수 서비스 제공업체는 고객이 전화를 걸거나 보내는 메시지 수에 따라 요금을 청구합니다.

따라서 귀하의 필요에 따라 $20에서 시작하여 한 달에 수백 달러까지 올라갈 수 있는 다양한 가격 계획을 제공할 것입니다.

다음과 같은 추가 요인이 비용에 영향을 미칠 수 있습니다.

• 시간 적용
• 커뮤니케이션 채널의 다양성
• 맞춤형 인사말
• 통화 전송
• 이중 언어 전문가에 대한 액세스
• 그리고 더

가상 접수원 고용의 이점

가상 접수원 고용의 주요 이점은 다음과 같습니다.

이점 #1: 비용 절감

흥미롭게도 평균 미국 고용주는 새 직원을 고용하는 데 약 4,000달러와 24시간을 소비합니다.

이것은 전문 가상 안내원 서비스 제공자를 고용하는 것이 훈련이 필요한 사내 안내원을 고용하는 것보다 더 저렴하다는 것을 나타냅니다.

그러나 새 직원을 고용하는 데 드는 비용은 교육을 넘어 다음과 같은 요소도 포함합니다.

• 경쟁력 있는 정규직 급여 제공
• 휴일 및 병가 지불
• 특수 장비로 사무실 설정

또한, 일반적으로 하루 8시간, 주 5일 근무하는 일반 직원과 달리 라이브 리셉션은 연중무휴로 이용할 수 있습니다.

고객이 언제든지 또는 언제든지 귀하의 비즈니스에 전화할 수 있다는 점을 고려하면 항상 누군가가 통신을 처리할 수 있는지 확인해야 합니다.

즉, 각 교대 근무를 처리하려면 세 명의 접수원을 고용해야 합니다.

가상 접수 서비스 제공자는 특별한 장비가 필요하지 않습니다. 그들은 완전히 훈련된 전문가이며 연중무휴 24시간 이용 가능합니다. 따라서 비즈니스를 성장시킬 때 특히 귀중한 돈을 절약할 수 있습니다.

이점 #2: 고품질 고객 서비스

들어오는 모든 문의에 대한 품질 보증은 시간 낭비일 수 있습니다. 그러나 세심한 접근이 필요한 고객 서비스의 필수 기능입니다.

가상 접수 서비스 제공자의 서비스를 사용하면 고객 만족도를 높일 수 있는 완전히 훈련된 전담 상담원 네트워크를 활용할 수 있습니다.

미국 소비자의 58%가 열악한 고객 서비스로 인해 회사와 거래를 중단할 것이라는 점을 고려하면 고객이 가능한 최고 수준의 지원을 받을 수 있도록 해야 합니다.

이러한 에이전트는 다음을 통해 일관된 고객 경험을 보장하고 고객을 만족시킬 수 있습니다.

• 전화나 이메일을 놓치지 마세요.
• 첫 컨택 시 클라이언트의 문제를 해결하기 위해 노력
• 영업시간외에도 24시간 이용가능
• 외교로 화난 고객 다루기
• 이중 언어 능력 덕분에 의사 소통 장벽 피하기

이 전문가들은 귀하의 비즈니스에 대한 성장과 브랜드 충성도를 장려하는 지원과 지원을 제공하기 위해 최선을 다하고 있습니다.

이는 궁극적으로 고객 유지율을 높이고 더 많은 재방문 고객을 생성할 것입니다.

이점 #3: 생산성 및 효율성 향상

사업주와 직원은 일반적으로 많은 모자를 쓰고 다양한 작업을 수행해야 합니다.

이메일과 전화에 응답하는 것은 압도적이고 시간이 많이 소요될 수 있지만 가상 접수 서비스 제공업체에 클라이언트 커뮤니케이션을 아웃소싱하면 비전, 핵심 비즈니스 프로세스 및 더 큰 판매 동인에 집중할 수 있습니다.

이러한 전문가는 업무량을 줄이고 생산성과 효율성을 높이는 동시에 고객 서비스의 부담을 덜어줄 수 있습니다.

이점 #4: 매출 증대

연결된 고객의 상태에 대한 Salesforce의 보고서에 따르면 소비자의 92%에 따르면 긍정적인 고객 서비스 경험은 재구매 가능성을 높입니다.

클라이언트 커뮤니케이션을 가상 접수원에게 아웃소싱할 때, 빠른 응답과 효율적인 문제 해결을 제공하여 클라이언트를 만족시키는 일을 하는 높은 자격을 갖춘 전문가와 협력합니다.

탁월한 고객 지원은 고객과 의미 있는 관계를 구축하고 충성도를 높이고 더 많은 반복 구매를 유도할 수 있도록 모든 차이를 만들 수 있습니다.

이는 궁극적으로 매출 증대로 이어집니다.

기업은 언제 가상 접수 서비스 제공업체를 고용해야 합니까?

소규모 비즈니스이든 잘 설립된 회사이든 관계없이 가상 접수 서비스 제공업체의 전문 지식을 활용할 수 있습니다.

고객 서비스를 처리하는 것을 포함하여 너무 많은 공이 있으면 생산성과 시간 관리에 어려움을 겪을 수 있습니다.

하지만 다음과 같은 경우 이러한 유형의 서비스에 투자해야 합니다.

• 시간을 더 생산적으로 사용하고 싶으신 분
• 판매 촉진 업무보다 관리 업무에 너무 많은 시간을 할애하고 있습니다.
• 당신은 과중한 업무량으로 어려움을 겪습니다
• 반복적인 비핵심 클라이언트 관리 작업이 있는 경우
• 응답해야 할 이메일과 전화가 백로그가 있습니다.
• 데이터 입력 관련 작업을 할 시간이 없습니다.
• 다른 사람이 고객 커뮤니케이션을 더 잘 관리할 수 있다는 것을 알고 있습니다.

소프트웨어 가상 접수보다 사람을 선택하는 이유

오늘날 가상 접수원은 실제 접수원처럼 인바운드 전화를 처리할 수 있는 자동화된 접수 시스템으로 대체될 수도 있습니다.

이러한 시스템은 다음을 수행할 수 있습니다.

• 고객을 적합한 부서에 자동으로 연결
• 통화 녹음
• 사람의 개입 없이 연중무휴 24시간 고객의 요구 사항에 응답
• 우수한 고객 경험을 제공하기 위해 통화 추적 및 모니터링
• 주간 또는 월간 보고서 만들기
• 그리고 더

이를 통해 직원 교육 및 운영 비용을 절감할 수 있습니다.

그러나 문제는 사람 또는 가상 안내원 소프트웨어 중 어떤 옵션이 귀하의 비즈니스에 더 나은가입니다.

기술과 인공 지능이 고객 서비스 팀의 고민을 해결할 수 있는 것이 현실입니다. 적어도 그렇게 보입니다.

그러나 연구는 흥미로운 결과를 제공합니다.

고객 경험에 대한 NICE inContact 보고서에 따르면 기술 개선에도 불구하고 소비자는 인간과의 소통을 선호합니다.

실제로 에이전트 지원 방법은 기업이 고객 서비스를 제공하기 위해 활용할 수 있는 최상의 옵션입니다.

그 이면의 이유는 살아있는 접수 담당자가 다음을 수행할 수 있기 때문입니다.

• 높은 수준의 사용자 정의 허용
• 고객에게 좋은 첫인상 제공

결론 : 인간적인 고객 서비스는 고객 만족과 유지에 있어 매우 중요합니다.

비즈니스 요구 사항에 가장 적합한 가상 접수 서비스 제공업체를 선택하는 방법

귀하의 비즈니스에 가장 적합한 회사를 선택하려면 다음 요소를 고려하십시오.

• 커뮤니케이션 능력 : 우수한 고객 서비스는 적절한 커뮤니케이션에 달려 있습니다. 이를 위해서는 고객의 요구 사항을 경청하고 고객의 어려움을 이해할 수 있는 상담원과 협력해야 합니다. 이 전문가들은 브랜드에 대한 긍정적인 인상을 주고 신뢰를 줄 수 있는 명확하고 간결하며 전문적인 어조로 의사 소통할 수 있어야 합니다. 따라서 결정을 내리기 전에 각 잠재 에이전트의 의사 소통 기술을 평가해야 합니다.
• 업계 경험 : 고용한 에이전트는 전문적이고 친절하며 도움이 되는 방식으로 고객 커뮤니케이션을 처리하는 방법에 대해 교육을 받아야 합니다. 그러나 친절하고 도움이 되는 태도와 함께 해당 분야의 고객에게 서비스를 제공한 경험이 있어야 합니다. 상담원이 고객의 문제나 질문을 더 잘 이해하고 더 효과적이고 효율적으로 해결하기 때문에 업계 경험이 중요합니다.
• 서비스 범위 : 일부 라이브 리셉션 회사는 전화 응답에만 중점을 둡니다. 그러나 이메일 관리 및 데이터 입력을 포함하여 전체 범위의 서비스를 제공할 수 있는 에이전시가 있습니다. 단순히 전화를 받는 것 이상을 할 수 있고 모든 클라이언트 커뮤니케이션 작업을 처리할 수 있는 파트너를 선택하는 것이 좋습니다. 그렇게 하면 작업량을 줄이고 더 큰 판매 촉진 작업에 집중할 수 있습니다.
• 리뷰 및 후기 : 클라이언트 피드백은 각 잠재 대행사의 역량과 전문성을 보여줄 것입니다. 그들은 그들의 서비스가 가치가 있는지, 그리고 고객들이 그들의 일에 얼마나 만족하는지 보여줄 것입니다. 타사 사이트를 확인하여 프로세스, 커뮤니케이션 기술, 회사 문화 및 결과에 대한 세부 정보를 얻으십시오.
• 개인화 : 개인화는 긍정적인 비즈니스 결과를 가져옵니다. 데이터는 이 사실을 뒷받침하며, 97%의 마케터가 개인화 노력을 통해 측정 가능한 향상 효과를 보고했습니다. 고객에게 우수한 서비스를 제공하려면 맞춤형 솔루션을 만들 수 있는 에이전트를 고용해야 합니다. 그들은 각 개별 고객에게 맞춤형 인사말과 답변을 제공할 수 있어야 합니다.

가상 접수원을 고용하기 전에 해야 할 10가지 질문

1. 에이전트가 내 업계에 대해 얼마나 잘 알고 있습니까?
2. 모든 전화와 메시지에 실시간으로 응답합니까?
3. 에이전트가 유창한 언어는 무엇입니까?
4. 그들은 어떤 수준의 경험을 가지고 있습니까?
5. 귀하의 서비스에 개인화된 커뮤니케이션이 포함되어 있습니까?
6. 에이전트가 약속을 관리하고 미리 알림을 보낼 수 있습니까?
7. 시스템이 다운되면 어떻게 됩니까?
8. 우리는 어떻게 소통할 것인가? 할당된 담당자는 누구입니까?
9. 당신의 가용성은 무엇입니까? 서비스를 연중무휴로 사용할 수 있습니까?
10. 가격은 어떻습니까? 요금은 얼마입니까?

가상 접수 서비스 제공업체에 대한 정보

가상 접수 서비스 제공자는 고객 서비스를 개선하고 고객과 의미 있는 관계를 구축하는 데 도움을 줄 수 있습니다.

이러한 전문 기관은 한 달에 대략 $20에서 수백 달러의 비용이 들 수 있습니다.

라이브 리셉션 직원을 고용할 때의 주요 이점은 다음과 같습니다.

• 비용 절감
• 고품질 고객 서비스
• 생산성 및 효율성 향상
• 매출 증가

비즈니스 요구 사항에 가장 적합한 파트너를 선택하려면 다음 주요 요소를 고려하십시오.

• 통신 기능
• 업계 경험
• 서비스의 범위
• 리뷰 및 평가
• 개인화