프로젝트 거버넌스는 실제로 무엇을 의미합니까?

많은 사람들이 함께 일하는 것과 마찬가지로 프로젝트에는 거버넌스가 필요합니다. 프로젝트를 구성하는 중요한 세부 사항을 고려해야 할 뿐만 아니라 성공을 달성하기 위해 프로젝트를 요청하고 실행하는 방법도 고려해야 합니다.

우리는 프로젝트 거버넌스의 뉘앙스를 탐구하고 이와 관련된 역할, 기반이 되는 기둥 등을 살펴볼 것입니다. 이것을 프로젝트 관리에서 시민의 교훈으로 생각하십시오.

프로젝트 거버넌스란 무엇입니까?

프로젝트 거버넌스라는 용어는 프로젝트가 계획, 실행 및 관리되는 방법을 결정하는 일련의 활동 및 지침을 나타냅니다. 프로젝트 거버넌스를 프로젝트에 적합한 과정을 감독하는 데 도움이 되는 프레임워크로 볼 수 있습니다. 프로젝트 거버넌스를 프레임워크로 사용하여 프로젝트의 안정성을 추가하는 일관성을 제공합니다.

그러나 프로젝트 거버넌스는 단일 프로젝트의 의사 결정을 넘어선 것입니다. 조직의 활동과 누가 무엇을 담당하는지 정의합니다. 이는 파이의 큰 부분이며 정책, 규정, 기능, 프로세스, 절차 및 책임에서 모든 것을 포함합니다.

프로젝트 거버넌스는 큰 일이며 모든 책임을 처리하기 위해 프로젝트 관리 소프트웨어가 필요한 일임이 분명합니다. ProjectManager는 프로젝트 포트폴리오를 추적하는 데 도움이 되는 로드맵이 있는 작업 및 프로젝트 관리 소프트웨어입니다. 또한 무제한 저장용량, 공동작업 및 파일 공유를 이용할 수 있습니다. 일정, 예산 및 리소스를 실시간으로 모니터링하여 보다 통찰력 있는 결정을 내립니다. 오늘 무료로 시작하세요.

프로젝트 거버넌스의 세 가지 기둥

프로젝트 거버넌스는 그것을 정의하는 세 가지 영역을 설명하는 세 가지 기둥을 기반으로 합니다. 여기에는 구조, 사람 및 정보가 포함됩니다. 잠시 시간을 내어 프로젝트 거버넌스의 세 가지 기둥을 각각 자세히 살펴보겠습니다.

구조

프로젝트를 실행하는 조직에서 프로젝트를 지원해야 합니다. 즉, 조직의 고위 경영진이 프로젝트에 투자됩니다. 그들은 프로젝트가 그 비전을 따르는지 확인하는 프로젝트 관리자에게 프로젝트를 전달하기 위해 프로젝트에 대한 비전을 만드는 데 필요한 시간과 에너지를 들여야 합니다. 따라서 프로젝트 거버넌스의 구조는 회사 전체가 아니라 프로젝트 팀에 관한 것입니다.

사람들

효과적인 프로젝트 거버넌스에는 올바른 프로젝트 관리자가 필요합니다. 이는 고위 경영진이 프로젝트 활동을 완전히 이해해야 함을 의미합니다. 여기에서 프로젝트 거버넌스가 프로젝트 관리자가 프로젝트 목표와 거기에 도달하는 데 필요한 작업을 이해하는 데 도움이 됩니다. 이것이 효과적이려면 이러한 목표가 명확하고 도달 가능하며 지속 가능해야 합니다.

정보

여기서 사운드 프로세스가 작동합니다. 비전과 목표가 중요하지만 정보를 공유할 명확하고 일관된 방법이 없으면 프로젝트는 실패합니다. 프로젝트 거버넌스가 작동하려면 프로젝트에 공개 커뮤니케이션과 가급적 실시간으로 공유할 수 있는 기능이 필요합니다. 이는 정기적인 보고, 회의 등을 의미하여 프로젝트를 성공적으로 마무리할 수 있도록 합니다.

프로젝트 거버넌스 역할

이제 프로젝트 거버넌스를 작동시키는 다양한 역할을 살펴보겠습니다. 프로젝트 거버넌스에는 많은 역할이 있지만 그 중 세 가지가 가장 중요합니다. 여기에는 프로젝트 소유자, 주요 이해 관계자 및 자문 그룹이 포함됩니다. 이제 우리는 이들 각각을 보다 완전하게 정의할 것입니다.

프로젝트 소유자

제품 소유자는 조직을 대표하는 사람입니다. 이것은 종종 프로젝트 관리자가 아니라 일반적으로 프로젝트 관리자를 감독하는 사람입니다.

주요 이해 관계자

프로젝트 보드는 프로젝트의 주요 이해 관계자로 구성됩니다. 즉, 프로젝트에 기득권이 있는 사람들입니다. 그들은 프로젝트에 자금을 지원한 사람이거나 제품 또는 서비스가 생성되는 최종 사용자일 수 있습니다. 이해 관계자는 공급자가 될 수도 있지만 프로세스를 보다 효율적으로 실행하려면 이러한 주요 이해 관계자를 6명 이하로 유지하는 것이 가장 좋습니다.

자문 그룹

이해 관계자를 관리 가능한 숫자로 줄이는 것이 불가능한 프로젝트라면 더 큰 자문 그룹을 구성하게 될 것입니다. 이것은 프로젝트 보드가 아니라 포럼에 가깝습니다. 프로젝트 소유자가 일상적인 결정을 처리하는 동안 자문 그룹은 더 큰 문제에 더 가깝습니다.

프로젝트 거버넌스가 왜 중요한가요?

프로젝트 거버넌스는 가장 단순한 것부터 가장 복잡한 것까지 모든 프로젝트에 중요합니다. 더 복잡한 프로젝트는 프로젝트 거버넌스가 프로젝트 성공에 중요한 이유를 쉽게 알 수 있도록 하는 경향이 있지만, 모든 프로젝트는 프로젝트 거버넌스가 프로젝트를 제어하고 성공을 제공하는 데 도움이 되는 프로젝트 관행을 정의, 문서화 및 전달하는 방법의 이점을 누릴 수 있습니다. 프로젝트 거버넌스의 중요성에 대해 자세히 살펴보겠습니다.

방향 설정

프로젝트가 실패하는 이유는 무엇입니까? 종종 가장 간단한 이유가 있습니다. 잘못된 시간에 잘못된 프로젝트이기 때문입니다. 조직이 지나치게 확장되었거나 기술이 충분히 성숙하지 않았을 수 있습니다. 이유가 무엇이든, 실패는 종종 이것이 올바른 프로젝트인지 여부를 적절하게 평가하기 위해 상단의 실패로 인해 발생합니다.

Warren Bennis 는 일을 올바르게 하는 것이 관리자의 역할이지만, 올바른 일을 선택하는 것이 리더의 역할이라고 말했습니다. 이를 위해서는 각 잠재적 프로젝트의 전략적 적합성과 우선 순위, 위험 균형, 자원 가용성 및 기타 요소에 따라 조직이 수행하는 프로젝트 선택에 대한 명확한 보기가 필요합니다.

물론 이 프로세스를 지원하는 도구가 있습니다. 그러나 거버넌스의 역할은 단순히 도구를 맹목적으로 적용하는 것이 아닙니다. 조직의 장단기적 이익을 고려하고 제대로 수행하거나 주도하거나 제대로 관리할 수 있는 자원이 충분하지 않음에도 불구하고 하나 더 가치 있는 프로젝트를 수행하는 '탐욕의 함정'을 피하십시오.

의사결정

의사 결정은 그에 합당한 관심을 받고 있습니다. 공항 서점의 경영일지와 경영계에는 관련 기사와 책이 가득하다. 모든 프로젝트 관리자는 이러한 샘플을 읽고 무엇이 좋은 결정을 내리는지와 프로젝트에 필요한 조건을 설정하는 방법을 더 잘 이해해야 합니다.

우리가 직면한 문제는 단순히 좋은 결정을 올바른 결정으로 정의할 수 없다는 것입니다. 결정을 내릴 때 그것이 옳다고 판명될지는 알 수 없지만 그것이 "좋은" 결정이고 더 옳을 가능성이 있는지는 알아야 합니다. 프로젝트 거버넌스 구조에는 건전한 의사 결정을 위한 조건이 포함되어야 합니다. 그렇다면 이러한 조건은 무엇일까요?

• 증거

각 의사 결정자에게 데이터에 대한 독립적인 액세스 권한을 부여해야 합니다. 또한 그들이 얻는 데이터가 최대한 가공되지 않은 원시 형태로 되어 있어야 합니다. 모든 데이터 처리는 강조할 데이터를 선택하고 표시 방식에 편향을 도입할 위험이 있습니다. 모든 의사 결정자가 동일한 처리 데이터를 얻는다면 모두 동일한 편향의 대상이 됩니다.

• 권한

의사 결정자 또는 그룹은 결정을 내리고 결정을 내리는 데 필요한 모든 권한을 가지고 있어야 합니다. 이것은 주로 합법성과 지위에 관한 것이지만 부분적으로는 지적 권위에 관한 것이기도 합니다. 그들은 건전한 결정을 내릴 수 있는 경험과 전문성을 가지고 있습니까?

• 프로세스

의사 결정 과정은 잘못된 분석과 편견을 포함하거나 이에 대응할 수 있습니다. 교육은 의사 결정자가 프로세스를 구성하는 방법을 이해하는 데 매우 중요합니다. 여기에는 적절한 객관성과 데이터 수집, 분석 및 탐색의 균형과 시기적절한 결정의 필요성이 포함됩니다.

프로젝트 감독

프로젝트 데이터를 구조화하고 분석하는 것도 프로젝트를 감독하는 거버넌스 역할에 매우 중요합니다. 이는 프로젝트가 순조롭게 진행되고 조직의 요구 사항을 충족하며 규칙, 규정 및 절차를 준수하는지 확인하는 것입니다.

거버넌스에 관련된 사람들이 배워야 할 중요한 기술이 많이 있지만, 아마도 가장 중요한 자산은 호기심일 것입니다. 이를 통해 질문, 듣기 및 확대와 같은 주요 기술을 사용하게 됩니다.

• 질문

좋은 질문을 하는 기술이 있습니다. 프로젝트 거버넌스를 책임지고 있다면 지저분한 현실을 밝히기 위해 법의학 접근 방식을 취할 준비가 되어 있어야 합니다. 이는 주요 프로젝트 결정을 내리기 전에 증거를 수집하고 테스트해야 하는 스테이지 게이트에서 특히 중요합니다.

이러한 종류의 질문은 종종 적대적이 될 수 있습니다. 이것이 많은 게이트웨이 프로세스에 프로젝트 외부의 사람들이 참여하는 이유입니다. 그러나 이것은 차례로 프로젝트 관리자와 팀이 적대적인 감시를 받는 느낌을 줄 위험이 있습니다. 우리 모두의 과제는 좋은 거버넌스를 사고 방식의 일부로 채택하고 가장 법의학적인 경우에도 질문을 유용한 조사로 보는 것입니다.

• 청취

질문은 양질의 경청을 동반하지 않는 한 거의 소용이 없습니다. 그러나 우리 모두는 요점을 확인하기 위해 질문을 하거나 답을 알고 있다고 믿는 질문만 하는 습관을 가진 사람들을 알고 있습니다. 이것은 물론 논쟁을 위해 그들을 설정합니다.

모든 증거를 듣고 모든 의견을 평가할 때만 진정한 방향으로 나아갈 수 있습니다. 따라서 질문을 한 후에는 다음 질문에 대한 생각을 멈추고 응답에 주의를 기울이십시오.

• 확대/축소

거의 모든 프로젝트 관리자는 후원자, 상사, 고객 또는 조정 그룹의 이러한 도전적인 행동 중 하나 또는 둘 모두로 인해 고통을 겪었습니다. 첫 번째 행동은 PM이 하는 모든 일의 세부 사항을 파악하려는 완고한 결의입니다. 그들은 자신의 프로젝트를 주도할 자율성과 실용적인 능력이 없는 것처럼 느끼게 하는 간섭 성향을 가지고 있습니다. 반면에 이러한 행동은 큰 그림을 놓치는 경우가 많기 때문에 가장 중요한 전략적 문제를 간과하고 중요하지 않은 세부 사항에만 집중합니다.

행동 번호 2는 거의 정반대입니다. 어떤 사람들에게는 세부 사항이 큰 전략적 그림과 관련이 없어 보입니다. 그래서 그들은 세부 사항을 무시하거나 신경 쓰지 않기로 선택합니다. 일이 잘 진행되고 있을 때는 괜찮지만 때로는 거버넌스 계층이 프로젝트 관리자가 놓치고 있는 부분을 확인하기 위해 정확한 사실을 조사해야 합니다.

궁극의 줌 렌즈를 상상해 보십시오. 현미경처럼 세부 사항에 집중할 수 있지만 축소하여 단일 보기에서 프로젝트 세계를 볼 수도 있습니다. 이것이 프로젝트 스폰서와 이사회가 필요로 하는 것입니다. 어느 때를 집중해야 하는 것이 맞는지 알고자 하는 인식과 함께 필요한 규모에 적응하려는 의지입니다.

규율

좋은 프로젝트 거버넌스는 쉽게 오지 않습니다. 규율이 필요합니다. 조직은 거버넌스 구조를 설정하고, 이를 구성하는 후원자와 이사회 구성원을 교육하고, 작업 품질을 보장하는 기본 절차를 시행해야 합니다. 거버넌스 역할을 잘 수행하기 위해 사람들은 전략 설정, 의사 결정 및 감독에 대한 교육을 받아야 합니다.

프로젝트 관리자는 이 중 일부를 실현하기 위해 무엇을 할 수 있습니까? 다음은 고려해야 할 실용적인 단계에 대한 간단한 체크리스트입니다.

• 의사 결정 프로세스 및 정보 요구 사항을 논의하기 위해 프로젝트 보드 교육 이벤트를 설정합니다.
• 스폰서와 동일한 내용을 논의하십시오.
• 감독 및 의사 결정 프로세스가 강력하게 기능하는 데 도움이 되도록 투명성, 책임성, 좋은 데이터의 준비된 소스를 생성하는 강력한 기록 보관에 우선 순위를 둡니다.
• 조직에서 요구하는지 여부에 관계없이 프로젝트에 대한 단계 게이트 프로세스를 설정합니다.
• 거버넌스 프로세스와 관련자(자신 포함)가 철저하게 준비할 수 있도록 프로젝트 계획에 시간을 할당하십시오.
• 프로젝트 초기에 중요한 결정에 대한 기준을 설정합니다.
• 모든 거버넌스 결정에 대한 요구 사항을 생성하여 의사 결정자가 조직에 최선의 이익이 된다고 생각하는지 여부를 테스트합니다.
• 시나리오 분석 및 사전 부검을 수행하여 의사 결정자가 의사 결정의 잠재적 영향을 평가할 수 있도록 합니다.
• 일련의 복잡한 결정이 예상되는 경우 적절한 자격을 갖춘 의사 결정 그룹을 구성하여 결정을 내리거나 의사 결정자에게 조언하십시오.
• 체크리스트를 잘 활용하여 중요한 프로세스에서 오류 및 누락의 범위를 줄이십시오.

우리가 프로젝트라고 부르는 혁신적인 노력을 끊임없이 위협하는 혼돈의 힘을 억제하는 두 가지 요소가 있습니다. 프로젝트의 복잡하고 변화하는 환경에서 통제력을 행사할 수 있는 프로젝트 관리자의 능력과 조직과 프로젝트 관리자가 내리는 선택에 좋은 거버넌스를 부과할 수 있는 조직의 능력입니다. .

APM 및 PMI 와 같은 전문 조직에서 프로젝트 관리자를 교육하고 개발합니다. 스폰서 및 프로젝트 이사회 구성원에 대한 동등한 위치는 어디입니까? 바로 지금, 제(가이드의 4판) PMI 프로젝트 관리 지식 체계 의 색인을 참조했습니다. '자금 한도 조정'과 '정부 규정' 사이에는 아무것도 없다. 거버넌스는 미래에 변화해야 할 PMBOK에 진입할 가치조차 없습니다.

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