프로젝트 관리에서 변경 제어란 무엇입니까?

프로젝트에서 모든 변경 사항이 동일한 것은 아닙니다. 날씨 지연, 질병과 같은 일부 변경 사항이 발생하지만 다른 변경 사항은 요청됩니다. 변경 사항이 무엇이든 관리 및 분석한 다음 수락하거나 거부해야 합니다. 변경 사항이 수락되면 그에 대한 응답이 필요합니다. 그러면 완전히 새로운 변경 제어 절차 세트가 시작되어 일정 및 예산 범위를 유지할 수 있습니다.

변경 제어는 이러한 모든 변수를 관리하는 데 사용되는 프로세스입니다. 변경 사항이 발생하면(항상 발생함) 해당 프로세스를 제어할 수 있는 메커니즘이 있는 것이 중요합니다. 그러나 프로젝트 관리에서 변경 제어는 무엇이며 이를 구현하는 데 필요한 단계는 무엇입니까?

변경 제어란 무엇입니까?

변경 제어는 프로젝트의 기준선에 영향을 미치는 변경 요청을 관리하는 데 사용되는 방법론입니다. 프로젝트 주기의 모든 단계를 통해 식별된 지점에서 해당 변경 사항을 캡처하는 방법입니다. 여기에는 요청을 평가한 다음 승인, 거부 또는 연기하는 것이 포함됩니다.

이 프로세스의 목적은 프로젝트에서 변경할 필요가 없는 항목을 변경하지 않는지 확인하는 것입니다. 마지막으로 하고 싶은 일은 정당한 이유 없이 프로젝트를 방해하여 귀중한 시간과 자원을 낭비하는 것입니다. 승인된 모든 변경 사항은 문서화됩니다. 변경 제어 프로세스는 더 큰 변경 관리 계획의 일부입니다.

변경 통제의 핵심 요소

프로젝트 관리를 위한 변경 제어 프레임워크를 구축하는 몇 가지 핵심 요소가 있습니다. 다음은 이에 대한 간략한 설명입니다.

• 변경 제어 위원회: 변경 제어 위원회 는 정기적으로 만나 변경 요청을 승인하거나 승인하지 않는 프로젝트 팀의 대표 그룹입니다. 변경 요청을 승인하면 변경 지시로 바뀔 수 있습니다.
• 변경 요청: 변경 요청은 프로젝트 변경에 대한 공식 청원입니다. 변경해야 할 사항과 변경 사항을 구현해야 하는 주요 이유를 설명하는 문서입니다.

  변경 요청은 내부 또는 외부 프로젝트 이해 관계자가 제출할 수 있습니다. 무료 변경 요청 템플릿을 사용하면 이 프로세스를 간소화할 수 있습니다.

• 변경 지시: 변경 제어 위원회가 변경 요청을 승인하면 위원회와 클라이언트 또는 이해 관계자가 변경 지시에 서명합니다.

  이것은 원래 계약서에 처음 작성된 조건을 변경하기로 한 쌍방의 합의입니다. 무료 변경 주문 템플릿은 변경 주문을 생성하는 훌륭한 도구입니다.

• 변경 로그: 변경 로그는 프로젝트 계획 또는 계약에 대한 모든 변경 사항을 문서화하는 데 사용되는 변경 관리 도구입니다. 모든 프로젝트 관리자에게 꼭 필요한 도구입니다.

변경 요청의 역할

변경 요청은 일반적으로 변경 제어 프로세스를 시작하는 트리거입니다. 변경 요청은 이해 관계자가 새로운 기능, 실행 단계에서 결함이 있는 것으로 판명된 것을 수리해야 하는 필요성, 업그레이드 또는 기타 여러 원인에 대해 요청할 수 있습니다. 변경 사항이 무엇이든 또는 어디서 발생하든 변경 제어는 그 가치와 실현 가능한 구현 방법을 결정합니다.

변경 관리 절차는 산업에 따라 다를 수 있습니다. 예를 들어, 변경 주문 양식은 건설 회사에서 건설 프로젝트의 범위를 변경하는 데 사용합니다.

변경 제어는 다양한 형태로 제공되지만 변경 제어 프로세스는 프로젝트 관리 소프트웨어로 실행할 때 가장 효과적입니다. ProjectManager를 사용하면 작업 목록, 간판 보드, Gantt 차트 또는 스프레드시트에서 프로젝트의 변경 사항을 발견할 때 이를 캡처할 수 있습니다. 그런 다음 실시간 대시보드 및 인스턴트 보고서를 사용하여 해당 변경 사항을 관리하십시오. 무료로 시작하세요.

잘 실행된 변경 제어의 이점은 무엇입니까?

프로젝트에서 크거나 작은 변경에 대한 결정이 필요한 지점(또는 많은 지점)이 있다는 것을 알고 있다면 프로젝트 관리자로서 다음과 관련된 프로세스를 원할 것이라고 말하는 것이 안전합니다. 변화가 노력할 가치가 있는지 확인하기 위해 이 상황. 그런 다음 변경 사항을 관리하여 프로젝트 일정과 비용에 부정적인 영향을 미치지 않도록 해야 합니다.

변경 사항을 효과적으로 관리하는 것은 프로젝트를 제시간에 예산 범위 내에서 가져오는 데 매우 중요합니다. 그러나 변경 제어에서 오는 예상치 못한 이점도 있습니다. 첫째, 팀워크를 향상시킵니다. 변경은 팀이 함께 작업하여 변경 요청에 응답하는 방법을 알아낼 수 있는 기회입니다. 변경 제어와 관련된 팀워크는 전체 프로젝트의 생산성에 도움이 될 수 있습니다.

변경 통제는 팀이 더 잘 협력할 수 있는 능력을 강화할 뿐만 아니라 긍정적인 효과가 전반적인 효율성으로 이어집니다. 물론 팀워크와 함께 작동합니다. 그러나 팀이 변경 통제에 더 많이 참여할수록 팀은 문제를 신속하게 해결하는 데 더 능숙해집니다. 이는 자연스럽게 변화에 도움이 되지만 팀이 모든 업무에서 더 효과적으로 수행할 수 있도록 합니다.

팀만이 좋은 변화 통제와 관련된 긍정적인 수혜자가 아닙니다. 관리자도 도움이 됩니다. 변경 제어는 프로젝트의 계획 단계에서 프로젝트 관리자에게 알립니다. 그들은 변화에 대해 생각하고 변화에 더 잘 대응하는 방법을 생각하고 변화 통제에 대한 경험을 통해 배우기 시작하여 미래 프로젝트를 계획할 때 더 많은 보호 장치를 미리 배치할 것입니다.

변경 통제 프로세스의 5단계

변경 제어의 5단계와 이에 수반되는 사항을 알면 프로젝트와 조직이 이점을 얻고 잘못된 변경 제어 프로세스의 함정을 피할 수 있습니다. 이 프로세스를 진행하는 동안 변경 제어 관리에 도움이 되는 두 가지 주요 문서(템플릿 제공!)인 변경 로그 및 변경 요청 양식을 기억하십시오.

1. 변경 제안

가장 먼저 할 일은 변경 사항을 식별하는 것입니다. 이것은 프로젝트 팀의 모든 사람, 이해 관계자 또는 고객으로부터 올 수 있습니다. 이러한 제안이 전달되려면 채널이 열려 있어야 합니다. 변경 제안은 변경 사항을 설명하고 프로젝트 또는 조직에 어떤 이점이 있는지 설명합니다. 변경에 대한 다른 이유가 있는 경우 변경 요청 양식에 설명합니다. 그런 다음 변경 로그에 추가됩니다.

2. 영향 요약

변경 사항이 제안되면 이제 프로젝트의 더 큰 맥락에서 이를 고려하는 것은 프로젝트 관리자에게 달려 있습니다. 그 변화가 여러 변수에 어떤 영향을 미칠까요? 생각해야 할 사항 중 일부는 비용과 비용이 절약되거나 더 큰 지출이 필요한지 여부입니다. 이러한 비용 문제의 이점은 무엇입니까? 법적 또는 규제적 제약이 있습니까? 변경 사항이 일정에 어떤 영향을 미칩니까? 더 많은 자원을 사용해야 합니까? 다른 프로젝트와 전반적인 비즈니스는 어떻습니까? 변경으로 인해 프로젝트에 새로운 위험이나 문제가 발생합니까? 프로젝트 관리자가 실사를 마치면 변경을 승인하거나 거부할 것을 권장합니다.

3. 결정하기

프로젝트 관리자가 권장 사항을 제시하지만 항상 변경 사항에 대한 최종 결정을 내리는 권한은 아닙니다. 그 사람 또는 그 사람이 누구이든, 프로젝트 관리자는 그들의 발견을 그들에게 제시할 것입니다. 그런 다음 결정을 내릴 권한이 있는 사람이 변경 사항을 수락합니다. 변경 사항을 수락하되 메모와 조건을 포함합니다. 변경을 거부합니다. 또는 연기, 이는 변경 사항이 현재 이월되지 않고 나중에 추가로 심의될 것임을 의미합니다.

4. 변경

변경 사항이 승인되지 않으면 프로젝트를 관리하는 한 현재 상태입니다. 그러나 수락된 변경 사항은 계획 단계로 이동합니다. 시작 날짜와 종료 날짜가 포함된 일정을 포함하여 실행 계획을 개발합니다. 이 모든 일정은 프로젝트 이해 관계자의 승인을 받아야 합니다. 계획에는 변경 사항이 너무 문제가 있어 끝까지 따라가기에 문제가 있고 프로젝트가 원래 의도로 되돌아가야 하는 경우를 대비하여 회귀 테스트가 포함되어야 합니다. 변경 계획이 완료된 후 일반적으로 사후 부검을 통해 사고와 성공을 검토합니다.

5. 폐쇄

모든 프로젝트에서와 마찬가지로 변경 관리 계획의 마지막 단계는 프로젝트를 종료하는 것입니다. 여기에는 변경을 요청한 사람이 최종 결과물을 감독하고 동의하는지 확인하는 것이 포함됩니다. 변경 사항에 서명한 후에는 변경 로그와 같은 미해결 서류를 작성하고 나중에 사용할 수 있도록 정리해야 합니다.

변경 제어 프로세스 예

프로젝트의 가상 변경 사항을 살펴보고 변경 제어 프로세스의 일부인 5단계를 살펴보겠습니다. 집에 그림을 그리는 것과 같은 간단한 작업을 수행하십시오. 클라이언트는 합의된 흰색에서 밝은 녹색으로 색상 변경을 제안합니다.

1. 변경 사항을 캡처하기 위해 변경 제안서를 작성하는 건설 프로젝트 관리자와의 회의 중에 변경이 이루어집니다.
2. 그런 다음 건설 팀은 색상 변경이 프로젝트에 어떤 영향을 미칠지 조사합니다. 그들은 이미 흰색 페인트를 구입했습니까? 녹색 페인트가 더 비쌉니까?
3. 영향을 조사한 후 프로젝트 관리자가 결정을 내립니다. 앞으로 진행이 예산에 영향을 미칠 경우 고객과 상의할 것입니다.
4. 모두가 동의하면 변경이 이루어집니다. 새 페인트를 구입하여 시공에 적용합니다.
5. 클라이언트가 페인트 작업과 비용 변경을 승인하면 이 변경 제어 프로세스가 종료됩니다.

무료 변경 제어 템플릿

변경 제어에는 많은 작업이 필요합니다. 템플릿은 변경 제어 프로세스를 코드화하여 모든 기반을 다뤘는지 확인할 수 있습니다. ProjectManager는 작업 관리의 모든 측면을 다루는 프로젝트 관리 템플릿을 위한 최고의 온라인 소스입니다. 무엇보다도 다운로드가 모두 무료입니다. 다음은 시도해 볼 몇 가지 변경 제어 관련 무료 템플릿입니다.

주문 양식 템플릿 변경

Excel용 무료 변경 주문 양식 템플릿을 사용하면 프로젝트의 변경 사항을 식별할 수 있을 뿐만 아니라 컨텍스트에 적용할 수 있는 자세한 정보를 제공할 수 있습니다. 예를 들어, 변경이 작업에 제공할 기회를 기록하고 변경 이유, 소요 시간, 요청 및 승인한 사람의 승인을 받을 수 있습니다.

변경 로그 템플릿

변경 사항을 확인하고 승인을 받은 후에는 일정을 준수하도록 해당 변경 사항을 추적할 수 있는 템플릿이 필요합니다. Excel용 무료 변경 로그 템플릿에는 변경 사항을 모니터링하는 데 필요한 모든 세부 정보가 있습니다. 요청 유형에서 식별된 날짜까지, 우선 순위에서 상태에 이르기까지 변경 제어 프로세스를 위한 모든 것이 여기에 있습니다.

프로젝트 대시보드 템플릿

관리자와 이해 관계자는 프로젝트에 대한 변경 사항에 관심이 있습니다. 그들은 계획대로 진행되고 프로젝트에 부정적인 영향을 미치지 않기를 원합니다. Excel용 무료 프로젝트 대시보드 템플릿을 사용하면 모든 사람을 최신 상태로 유지할 수 있습니다. 무료 템플릿은 데이터를 수동으로 입력하면 워크로드, 비용 및 작업 메트릭을 보여주는 그래프를 생성합니다.

ProjectManager가 변경 제어를 어떻게 도울 수 있습니까?

템플릿은 변경 제어 프로세스를 시작하는 좋은 방법이지만 소프트웨어는 훨씬 더 많은 것을 제공합니다. ProjectManager는 프로젝트 내에서 위험, 문제 및 변경 사항을 구성하는 수상 경력에 빛나는 프로젝트 및 작업 관리 소프트웨어입니다. 변경 제어는 실제로 관리 중인 더 큰 프로젝트의 하위 프로젝트입니다. 변경을 통해 얻을 수 있는 이점을 파악하고 해당 변경에 대한 계획을 수립한 다음 모니터링 및 보고하는 기능을 갖춘 소프트웨어가 필요합니다. 우리는 당신이 우리의 도구를 떠날 필요 없이 그 이상을 할 수 있습니다.

변경 진행 상황 추적

변화는 여러 가지 이유로 발생하지만 대부분은 외부의 힘에 의해 시작됩니다. 프로젝트를 주시하는 것은 문제를 발견하고 문제가 되기 전에 대응하는 한 가지 방법입니다. 실시간 대시보드는 여러 프로젝트 메트릭을 추적하고 데이터를 자동으로 계산하며 결과를 다채로운 그래프와 차트로 표시합니다. 대시보드를 적절하게 사용하면 프로젝트 문제에 대한 조기 징후를 얻을 수 있습니다.

변경 및 문서 첨부에 대한 공동 작업

변경 사항을 확인했으면 다음 단계는 해당 변경 사항이 추구할 가치가 있는지 여부를 결정하는 작업을 수행하는 것입니다. 프로젝트 관리자가 데이터를 수집하고 권장 사항을 만드는 동안 프로세스는 협업 플랫폼을 통해 촉진될 수 있습니다. 팀의 모든 구성원은 변경 사항과 관련된 문서 및 이미지를 첨부하고 댓글을 달 수 있는 공간이 있습니다. 프로젝트 관리자가 권장 사항을 가지고 있으면 이를 이해 관계자에게 백업할 수 있습니다.

변경 관리 계획 수립

변경 사항이 승인되면 계획이 시작됩니다. 모든 작업을 수집하고 각 작업의 기간을 결정한 후 타임라인에 배치하는 대화형 Gantt 차트가 있습니다. 그런 다음 종속 작업을 연결하고 이정표를 설정하여 프로젝트를 단계로 나누고 Gantt에서 할당할 수도 있습니다. 팀은 작업에 대해 협업할 수 있으며 진행 상황은 지속 시간 표시줄의 음영으로 표시됩니다.

ProjectManager는 전체 프로젝트를 제어하는 ​​모든 단계에서 도움이 되는 기능으로 프로젝트 변경 사항을 관리하는 클라우드 기반 소프트웨어입니다. 변경해야 할 사항을 식별하고 변경을 계획한 다음 더 큰 프로젝트를 관리하기 위해 이미 사용하고 있는 동일한 도구를 사용하여 진행 상황을 모두 추적합니다. 이 무료 30일 평가판을 사용하여 프로젝트 변경 사항을 완전히 제어할 수 있습니다.