워크플로 관리란 무엇입니까? 더 나은 워크플로 시스템을 위한 5가지 팁

프로젝트를 계획하고, 일정을 설정하고, 숙련된 팀을 구성하는 것은 생산적인 작업을 위한 단계일 뿐입니다. 모든 사람이 능력에 맞게 작업하고 계속 진행하도록 하려면 워크플로 관리를 구현해야 합니다.

작업을 효과적이고 효율적으로 관리하려면 워크플로 관리 소프트웨어와 같은 워크플로 도구를 이해하고 워크플로 프로세스를 계속 개선할 수 있는 워크플로 시스템을 설정해야 합니다.

워크플로 관리란 무엇입니까?

워크플로 관리는 관리자가 프로세스를 최적화하고 자동화하기 위해 특정 결과물로 이어지는 작업을 식별, 구성 및 조정하는 것입니다. 이렇게 하면 출력이 증가하고 중복이 제거되고 오류가 줄어듭니다.

작업, 사람, 시스템 및 기계는 모두 워크플로에 포함될 수 있습니다. 이러한 요소의 조정은 병목 현상을 방지하는 데 중요합니다. 병목 현상은 생산을 중지하거나 느리게 하고 그 이전의 모든 것을 백업합니다.

일반적으로 워크플로는 세 가지 주요 구성 요소로 나눌 수 있습니다.

• 끝날 때까지 각 단계에서 어떤 일이 발생하는지 설명하는 사전 정의된 단계 또는 작업이 있습니다. 이러한 단계는 선형, 분기 또는 둘의 혼합일 수 있습니다.
• 워크플로 프로세스의 맥락에서 이해 관계자는 작업 실행을 담당하는 팀의 사람들입니다. 하나의 작업이나 전체 워크플로에 할당할 수 있습니다.
• 마지막으로 워크플로의 규칙인 조건이 있습니다. 한 작업이 완료되고 다른 작업을 시작할 수 있는 시점을 정의합니다.

워크플로 관리와 프로젝트 관리

워크플로 관리는 프로젝트 관리의 일부이지만 상호 교환 가능한 용어는 아닙니다. 프로젝트 관리는 제품 또는 서비스의 결과물로 끝나는 특정 기간 동안 수행됩니다. 반면에 워크플로 관리는 작업을 완료하는 데 필요한 일련의 작업 또는 프로세스를 최적화하는 것입니다.

그렇다고 해서 두 가지가 완전히 다르다는 것은 아닙니다. 사실, 두 가지는 서로 보완적입니다. 둘 다 특정 결과를 제공하는 역할을 합니다. 워크플로는 모든 프로젝트의 일부이며 해당 프로세스를 원활하게 실행하기 위한 워크플로 관리가 없으면 프로젝트가 일정보다 늦어지고 비용이 급증합니다.

워크플로 관리와 프로젝트 관리 간에는 유사점이 있지만 차이점도 있습니다. 프로젝트는 종료되지만 워크플로는 조직 내 기능이므로 반복됩니다. 문서 작성 또는 약속 예약과 같은 독립 실행형 프로세스일 수도 있습니다.

프로젝트는 계획에 관한 것이며 프로세스와 팀을 감독하고 작업을 관리하는 반면, 워크플로는 작업 수준에 집중하여 작업을 연결하여 프로세스를 최적화하고 효율성을 높입니다. 그러나 둘 다 프로젝트 관리 소프트웨어와 함께 제공될 수 있습니다.

ProjectManager는 워크플로를 관리하는 데 도움이 되는 클라우드 기반 작업 관리 소프트웨어입니다. 자동화된 워크플로를 구축하고 작업 승인 프로세스를 생성하며 품질 프로세스를 유지하면서 모든 사람이 생산성을 유지하도록 합니다. 지금 ProjectManager를 무료로 사용해 보세요!

워크플로 관리와 비즈니스 프로세스 관리(BPM)

워크플로 관리와 비즈니스 프로세스 관리(BPM)는 유사하지만 프로세스 관리 유형에 차이가 있습니다. 워크플로 관리 시스템은 작업 실행을 설정하고 모니터링하는 데 도움이 되는 도구입니다. 일반적으로 순서도처럼 형식이 지정됩니다. 종종 상세하지 않지만 팀이 따라갈 수 있을 만큼 명확합니다.

워크플로 관리를 BPM의 덜 관련된 형태로 생각하십시오. 워크플로 관리는 워크플로 프로세스를 캡처하며 일부 도구를 사용하면 기본 워크플로를 자동화할 수도 있습니다. 팀 온보딩 또는 문서 관리와 같은 다양한 워크플로에 사용할 수 있습니다. 워크플로 관리 도구는 프로세스 중심이 아니라 사람 중심입니다. BPM 도구는 보다 프로세스 지향적입니다.

BPM은 비즈니스 프로세스를 포착하고 개선하는 것입니다. 조직의 효율성을 향상시키는 데 사용됩니다. 먼저 비즈니스 프로세스의 현재 상태를 식별하고 이러한 작업을 문서화해야 합니다. 회사의 전체 프로세스가 매핑되면 BPM을 분석할 수 있습니다. 이렇게 하면 프로세스의 병목 현상이 노출되고 통찰력 있는 변경을 통해 비용을 절감하고 프로세스를 개선하는 데 도움이 됩니다.

워크플로 관리와 BPM의 차이점은 전자가 적시에 적절한 단계를 따라 사람과 문서를 구성하는 데 더 적합하다는 것입니다. 후자는 비즈니스 프로세스와 이를 개선하는 방법에 관한 것입니다. 워크플로 관리는 사람과 소프트웨어 시스템을 조정하는 반면 BPM은 조직의 리소스가 상호 작용하는 방식을 조정합니다. BPM 시스템은 더 복잡하고 지속적인 개선에 관여하는 반면 워크플로 관리 도구는 프로세스의 단계를 자동화합니다.

워크플로 관리 시스템(WMS)이란 무엇입니까?

작업 관리 시스템은 프로젝트 또는 조직에서 워크플로를 설정하고 모니터링하는 방법입니다. WMS는 조직에서 워크플로를 식별, 실행 및 개선하는 데 사용하는 절차와 도구로 구성됩니다. 여기에는 어떤 방식의 워크플로 소프트웨어가 포함되지만 도구를 사용하는 것 이상이 될 수 있습니다.

따라서 WMS는 조직 또는 프로젝트의 워크플로 프로세스를 더 잘 관리하기 위해 회사 정책, 절차 및 소프트웨어 도구를 구성합니다. 여기에는 양식 모델링, 역할 기반 접근성, 보고, 알림, 클라우드 기반 스토리지 등의 모든 것이 포함됩니다.

워크플로 관리 시스템은 무엇을 합니까?

워크플로 관리 시스템은 작업이나 프로세스에 적용되는 프로젝트나 조직의 다양한 워크플로를 정의할 수 있는 기회를 제공합니다.

또한 WMS를 사용하면 반복적인 작업을 자동화하여 효율성을 높일 수 있습니다. 일부는 또한 프로세스에서 완료되지 않은 작업이 잊혀지지 않도록 할 수 있습니다. 팀을 루프 상태로 유지하는 알림으로 이 작업을 수행합니다.

워크플로 관리 시스템을 사용하는 것은 하나의 진실 소스를 갖는 좋은 방법입니다. 팀이 Slack이나 이메일을 통해 서로 통신하도록 하는 대신 작업 수준에서 응답하고 앱 내에서 통신을 유지할 수 있습니다. 또한 기업은 정적인 스프레드시트에서 벗어날 수 있습니다. 너무 많은 Excel 스프레드시트를 공유하면 어느 것이 가장 최신 데이터인지 알기 어려울 수 있습니다.

워크플로 소프트웨어란 무엇입니까?

워크플로 소프트웨어는 워크플로 관리 시스템의 일부입니다. 완료해야 하는 작업, 실행 중인 작업 및 해당 상태를 보여주는 도구입니다. 완료한 단계도 표시됩니다. WMS를 사용하면 작업에 대한 자세한 설명이 있는 팀 구성원에게 할당할 수 있습니다.

워크플로 프로세스에 대한 투명성을 제공하여 관리자가 문제가 되기 전에 문제를 파악할 수 있습니다. 그런 다음 프로젝트에 리소스를 재할당하고 팀이 느려지기 전에 잠재적인 병목 현상을 해결할 수 있습니다.

보고 도구 또는 대시보드에서 데이터를 수집하고 해당 정보를 계산하여 프로젝트 메트릭을 표시하는 보고 기능도 있습니다. 이러한 모든 기능은 프로세스를 간소화하고 서류 작업을 줄이며 병목 현상을 식별하여 생산성과 효율성을 향상시키도록 설계되었습니다.

워크플로 관리 소프트웨어의 이점 및 기능

워크플로 관리 소프트웨어 사용의 이점은 분명해야 합니다. 워크플로가 좋아질수록 프로젝트나 조직도 좋아집니다. WMS가 이를 수행하는 방법 중 하나는 오류 수를 줄이는 것입니다. 항상 발생하는 몇 가지 문제가 발생하더라도 소프트웨어가 알려줄 수 있으며 다시는 이러한 일이 발생하지 않도록 절차를 설정할 수 있습니다.

워크플로 관리는 사람, 소프트웨어 및 작업 문화를 생산적으로 유지하는 결합 조직과도 같습니다. 팀은 서로 의사 소통할 수 있으므로 협업이 용이합니다. 또한 서로 다른 소프트웨어 시스템을 통합하여 함께 더 잘 작동하도록 돕습니다.

워크플로 관리 소프트웨어를 사용하는 데에는 너무 많은 장점이 있어 나열을 중단하기 어렵습니다. 동시에 여러 작업을 수행할 수 있도록 지원하는 것부터 제어 및 투명성 향상에 이르기까지 워크플로 관리 시스템은 조직의 업무 문화도 개선합니다. 무질서는 사기를 떨어뜨립니다.

WMS에는 일반적으로 작업 상태, 보고 도구 및 이메일 알림을 표시하는 기능이 있어 모든 사람이 같은 페이지를 볼 수 있습니다. 일부는 또한 리소스를 재할당하고 워크로드를 과도하게 할당하지 않으면서 팀이 능력을 발휘할 수 있도록 하는 리소스 관리 도구를 갖게 됩니다.

워크플로 관리 시스템 선택

워크플로 관리 시스템이 보다 효율적인 프로젝트 또는 조직을 실행하는 데 도움이 될 것이라고 확신하십니까? 먼저 "나에게 적합한 워크플로 관리 시스템이 무엇인지 어떻게 알 수 있습니까?"라는 질문을 스스로에게 하십시오.

글쎄요, 가격이나 조직이 새 소프트웨어를 설치하기 위해 투자할 용의가 있는 것과 같이 도구 자체를 넘어서는 제약이 항상 존재합니다. 그 외에도 다음과 같은 기능을 가진 소프트웨어를 찾아야 합니다.

• 실시간 데이터를 얻고 보다 통찰력 있는 결정을 내리기 위한 클라우드 기반 소프트웨어
• 워크플로 변경 사항을 지속적으로 업데이트하기 위한 알림
• Gantt, kanban, 작업 목록 등과 같은 여러 프로젝트 보기를 통해 모든 사람이 원하는 방식으로 작업할 수 있습니다.
• 워크플로 데이터를 분석하고 개선에 대한 더 나은 결정을 내리기 위한 모니터링 및 보고 도구
• 사용자 친화적인 인터페이스와 빠른 온보딩
• 사용하는 다른 앱과 통합
• 팀 연결을 유지하기 위한 협업 커뮤니케이션

워크플로 관리 모범 사례

마지막으로, 프로젝트 또는 조직의 요구 사항에 맞는 워크플로 관리 소프트웨어를 선택한 후 워크플로를 최대한 활용할 수 있는 5가지 팁이 있습니다.

1. 첫째, 워크플로 계획이 있습니다. 그러나 그보다 더 나은 것은 시각적으로 기록된 것입니다. 미리 준비하는 것이 좋으며 해당 계획을 시각적으로 표현하면 공유하고 파악하기가 더 쉽습니다.
2. 또한 워크플로 시스템에서 잘못될 수 있는 사항과 이에 대처하는 방법에 대해 생각하는 것이 좋습니다. 위험 완화는 항상 좋은 방법입니다. 무언가 잘못될 것은 불가피하기 때문입니다. 생산 속도를 늦추는 지연이나 병목 현상이 발생할 수 있는 부분과 이러한 문제가 나타나야 하는 경우 신속하게 해결하는 방법을 파악하십시오.
3. 프로젝트에 워크플로를 사용하는 경우 전체 조직에 동일한 워크플로 관리를 적용하는 것이 도움이 될 수 있습니다. 귀하의 범위 밖에 있는 문제와 회사 조직에서 제대로 고려되지 않은 워크플로의 일부인 문제가 프로젝트에 있을 수 있습니다.
4. 워크플로 관리 소프트웨어를 사용 중이고 프로젝트 또는 조직 구조에 맞는 도구가 있는지 확인하십시오.
5. 또한 모든 것이 잘 진행되더라도 일단 설정하고 실행하면 워크플로에 안주하지 마십시오. 또한 시간을 내어 감사를 수행하고 프로세스를 검토한 후 개선 방법을 제시하십시오. 워크플로는 한 번으로 끝나는 프로세스가 아니라 지속적이고 지속적으로 발전하는 시스템입니다.

ProjectManager가 최고의 워크플로 관리 시스템인 이유

ProjectManager는 워크플로를 구성하고 팀을 연결하며 효율성을 구축하고 생산성을 높일 수 있는 클라우드 기반 워크플로 관리 소프트웨어입니다. 팀은 실시간으로 어디에서나 협업할 수 있으며 이메일 알림 및 인앱 알림과 같은 워크플로 자동화 도구로 최신 정보를 유지할 수 있습니다.

여러 프로젝트 보기에서 작업

여러 프로젝트 보기가 있다는 것은 팀이 멀리 떨어져 있든 다른 부서에 있든 원하는 방식으로 작업할 수 있다는 것을 의미합니다. 전문가와 초보자 모두 ProjectManager의 간판 보드 보기에서 워크플로를 시각화할 수 있습니다. 팀은 백로그를 제어하고 해당 작업을 관리할 수 있습니다. 그런 다음 그들은 함께 작업하고 스프린트를 계획할 수 있으며, 관리자는 워크플로에 대한 투명성을 확보하고 작업 속도를 늦추기 전에 병목 현상을 제거하기 위해 리소스를 재할당할 수 있습니다.

대시보드에서 문제 추적

워크플로를 주시하는 것은 문제가 되기 전에 문제를 포착하고 해결할 수 있는 방법입니다. ProjectManager의 라이브 대시보드를 사용하는 것은 즉각적인 상태 보고를 받는 것과 같습니다. 실시간으로 프로젝트 데이터를 캡처한 다음 작업 부하, 작업 등을 보여주는 읽기 쉬운 그래프와 차트로 정보를 자동으로 계산합니다. 긴 설정이 필요한 다른 소프트웨어와 달리 ProjectManager의 대시보드는 준비가 되어 있습니다.

보고를 통한 프로세스 개선

워크플로를 개선하는 방법을 찾으려면 ProjectManager의 원클릭 보고 도구를 사용하십시오. 그들은 시간, 비용 등에 대한 자세한 데이터를 생성합니다. 각 보고서를 필터링하여 분석하려는 정보에만 집중할 수 있습니다. 보고서를 공유하여 이해 관계자를 최신 상태로 유지할 수도 있습니다.

ProjectManager는 워크플로를 빠르고 쉽게 조정할 수 있는 리소스 관리 도구가 포함된 최고의 워크플로 소프트웨어입니다. 당사의 도구는 대부분의 앱과 통합되며 포트폴리오 관리 기능으로 엔터프라이즈 워크플로 관리를 도울 수 있습니다. 지금 정리하고 ProjectManager를 무료로 사용해 보세요!