아무도 당신의 이메일을 읽지 않는 이유(대신 무엇을 하고 있는지)

무시당하고 있다는 느낌을 받은 적이 있습니까? 작성하는 모든 이메일이 관련성이 높은지 확인하기 위한 최선의 노력에도 불구하고 b) 간결함; c) 광고 문구가 없어도 귀하의 메시지가 여전히 간과되고 있습니까?

많은 조직에서 이메일 과부하가 위기 수준에 도달했다고 생각합니다. 무슨 일이야? 독자율이 갑자기 떨어지는 이유는 무엇이며 직원들은 대신 무엇을 읽고 있습니까?

오늘날 내부 커뮤니케이터가 직면한 가장 큰 문제는 다른 모든 디지털 방해 요소 중에서 메시지를 눈에 띄게 하는 것입니다. 아이러니하게도 직원들이 규정 준수, 사이버 보안 교육, 건강 및 안전과 같은 심각한 영역에 대해 신속하게 대처해야 하는 법률이 제정됨에 따라 효과적인 의사 소통에 대한 압력이 훨씬 더 커졌습니다.

다음은 현대 사회에서 더 나은 커뮤니케이션을 마스터하기 위한 팁과 함께 작동하는 힘에 대한 몇 가지 통찰력입니다.

1) BYOD(Bring Your Own Device)의 흐림  

표면적으로 BYOD 정책은 모두에게 윈-윈인 것처럼 보입니다. 고용주는 하드웨어 비용을 절감합니다. 직원들은 자신이 선택한 제품을 사용합니다. 시장 조사 기관인 Gartner Inc.는 2020년까지 기업의 85%가 일종의 BYOD 프로그램을 시행할 것으로 예측합니다.

그러나 이러한 움직임이 업무와 개인 용도의 경계를 흐리게 합니까?

직원들이 집에서 하는 것과 같은 방식(예: 소셜 미디어 사이트 방문, 개인 문자 보내기, 게임 등)을 직장에서 계속 사용하고 싶은 유혹이 있습니다. 개인 및 전문 커뮤니케이션의 이러한 수렴은 이메일이 먹이 사슬 아래로 더 멀리 이동함을 의미합니다.

팁:

당신이 당신의 통신을 보내는 형식으로 창의적으로 생각하십시오. 사생활에서 직원들은 다양한 형식의 메시지를 사용하는 데 익숙해졌습니다.

비디오, 팝업 알림, 티커, 화면 보호기 및 뉴스레터는 내부 커뮤니케이션 믹스 내에서 효과적인 형식입니다.

2) 화면 크기가 작아짐

이메일을 열고 상호 작용하는 방식이 변경되었습니다. 요즘에는 데스크탑보다 모바일 장치에서 더 많은 이메일을 읽습니다. 통계에 따르면 이제 이메일의 56%가 작은 화면에서 열립니다. 이는 12개월 전보다 8% 증가한 수치입니다.

디스플레이 크기의 전환은 이메일 열기 및 읽기 비율에 엄청난 영향을 미칩니다. 형식이 잘못 지정되고 서체가 너무 작으며 모바일에 최적화되지 않은 이메일은 수신자에게 즉각적인 관심을 끌 수 있습니다.

팁:

모바일 청중을 염두에 두고 커뮤니케이션을 디자인하세요. 이동 중에도 메시지를 읽을 가능성이 높습니다. 말 그대로(컴퓨터 사용자의 60%가 화장실에서 이메일을 확인합니다!)

시간이 짧으므로 메시지가 요점을 정확히 전달하고 행동 유도문안을 명확하게 표시해야 합니다.

3) 통신 침입

요즘에는 직원들의 주의를 산만하게 하여 직원들이 실제로 소비할 수 있는 정보의 양을 압박할 수 있는 다른 정보 소스가 너무 많습니다.

LinkedIn, Twitter 및 수많은 뉴스 피드가 비즈니스 커뮤니티에서 적절한 역할을 하지만 단점은 이러한 지속적인 데이터 스트리밍이 직원의 관심을 분산시킨다는 것입니다.

이러한 유형의 공동 작업 사이트는 숫자뿐만 아니라 인기를 얻고 있다는 모든 징후가 있습니다. 디지털 노이즈가 많을수록 받은 편지함에 주의를 덜 기울입니다.

팁:

당신 자신의 커뮤니케이션을 매우 적절하게 만드는 것 외에는 이러한 움직임을 저지하기 위해 할 수 있는 일은 많지 않습니다. 게시자처럼 생각하십시오. 사용 빈도, 메시지 및 형식에 대해 규율을 유지하십시오. 다른 사람들이 당신의 메시지를 객관적으로 비판하도록 하십시오.

메시지가 더 매력적이고 통찰력이 있을수록 독자층도 높아집니다.

4) 세대갈등

1,000명 이상의 미국 직원을 대상으로 한 최근 연구에 따르면 베이비 붐 세대 관리자(51~69세)와 밀레니얼 직원(18~30세)은 서로의 커뮤니케이션 스타일이 상충된다고 합니다.

젊은 세대는 소셜 미디어 도구에 몰두하고 자신의 의견을 전 세계와 기꺼이 공유하며 양방향 인스턴트 메시징을 빠르게 사용합니다.

그러나 기성 세대는 생각을 유지하고 공공 협업을 덜 편안하게 생각합니다. 그들은 하향식 커뮤니케이션 스타일에 더 익숙하고 더 많은 계획을 세우는 경향이 있습니다.

팁:

일률적인 접근 방식은 효과가 없습니다. 모든 연령대에 어필할 수 있는 다양한 메시징 채널을 고려하십시오. 긴급하지 않은 콘텐츠는 월별 업데이트를 통해 패키징 및 배포할 수 있습니다. 이것은 그들이 마땅히 받아야 할 관심을 얻기 위해 긴급하고 필수적인 의사소통을 위한 호흡 공간을 남깁니다.

공동 작업 도구는 특히 밀레니얼 세대에게 인기가 있지만 이러한 도구가 시간 낭비일 수 있다고 주장하는 비평가에 유의하십시오.

5) 독자와의 관련성

인텔 직원 2,300명을 대상으로 실시한 설문 조사에 따르면 수신된 메시지의 거의 1/3이 불필요한 것으로 간주되었습니다. 그리고 하루 동안 무시되는 이메일 6개 중 5개는 영원히 무시됩니다.

직원은 의사 결정 또는 에스컬레이션 프로세스에 대해 확신이 서지 않아 자신도 모르게 이메일 시스템을 포화 상태로 만들 수 있습니다.

팁:

직원을 위한 '이메일 에티켓' 헌장을 개발합니다. 발신자 편익과 수신자 비용의 균형을 맞추는 데 중점을 두어야 합니다.

권장 사항에는 '모두에게 회신'하려는 충동에 대한 저항이 포함될 수 있습니다(원래 발신자에게 응답하는 것이 필요한 전부인 경우가 많습니다). 특히 복잡한 상황이 직접 설명하는 것이 더 쉬운 경우 모든 사람과 모든 사람에게 긴 이메일 스레드를 전달하는 것을 폐지하십시오.

그리고 배포 목록에 포함할 사람에 대해 징계해야 합니다. 예를 들어 'cc' 필드에 표시된 사람이 이메일을 수신해야 합니까?

요약하면, 개인은 자신의 관심을 정당화하는 것에 대해 더 선택적입니다. 디지털 혁명은 전통적인 커뮤니케이션 방식을 파괴했으며 이메일은 피해를 입었습니다. 이는 내부 커뮤니케이션에 대한 대대적인 개편과 보다 창의적이고 매력적이며 기억에 남는 콘텐츠에 대한 요구를 촉발했습니다.

Sarah Perry는 SnapComms의 CEO이자 ClickZ의 기고자입니다.