워크플로 자동화란 무엇입니까? 빠른 가이드

"지역 내"가 되는 것은 대단히 가치가 있습니다. 반면에 일상적인 바쁜 일을 하기 위해 자신의 영역을 벗어나는 것은 짜증나는 일입니다. 워크플로 자동화는 이러한 문제를 해결하고 귀하와 귀하의 팀이 적절한 생산성을 유지할 수 있도록 합니다.

워크플로 자동화 소프트웨어를 사용하면 일상적인 항목을 백그라운드에서 처리하는 동안 팀이 중요한 일을 처리할 수 있습니다. 워크플로 자동화를 사용하면 보다 효율적인 비즈니스 프로세스를 만들 수 있습니다.

워크플로 자동화란 무엇입니까?

워크플로 자동화는 작업을 시작하는 트리거를 통해 비즈니스 프로세스를 간소화합니다. 소프트웨어 응용 프로그램의 배후에서 작동하여 작업을 앞으로 이동하거나 상태, 우선 순위, 태그 등을 변경합니다.

다양한 애플리케이션에 자동화를 적용할 수 있습니다. 프로젝트 관리에서 특정 매개변수가 충족될 때 실행되는 트리거를 적용하여 작업을 자동화할 수 있습니다. 워크플로는 비즈니스 프로세스를 완료하기 위해 수행되는 일련의 단계로 종종 반복 가능합니다.

워크플로 자동화를 사용하려면 프로젝트 관리 소프트웨어가 필요합니다. ProjectManager는 하이브리드 팀을 연결하도록 설계된 클라우드 기반 작업 및 프로젝트 관리 소프트웨어입니다. 여러 프로젝트 보기가 있으며 각각의 기능을 자동화할 수 있습니다. 필요한 만큼 트리거를 추가할 수 있습니다. 프로세스를 제어하고 승인된 사람만 작업 상태를 변경할 수 있도록 하는 작업 승인도 있습니다. 지금 무료로 워크플로 자동화를 시작하십시오.

왜 워크플로 자동화인가?

워크플로 자동화를 사용하면 많은 이점이 있습니다. 주된 이유는 비즈니스 프로세스를 간소화하여 시간을 절약할 수 있기 때문입니다. 소프트웨어가 필요하지만 지루한 소규모 작업을 자동화하는 동안 팀은 작업의 보다 창의적인 측면에 집중할 수 있습니다.

워크플로 자동화는 작업 속도를 높이는 데 도움이 될 뿐만 아니라 실수를 줄여줍니다. 작업이 자동화되면 인적 오류의 가능성이 사라집니다. 현실을 직시하자; 종종 우리는 돌아가서 오타나 기타 사소한 문제로 인해 발생한 실수를 수정해야 합니다. 워크플로 자동화는 방정식에서 이러한 오류를 제거합니다.

더 적은 사고로 시간을 절약하고 있다는 것은 비즈니스를 더 쉽게 확장할 수 있다는 것을 의미하며, 이는 워크플로 자동화의 또 다른 이점입니다. 워크플로 자동화를 사용하면 특히 대기업과 경쟁할 때 중소기업의 경쟁력을 높일 수 있습니다. 워크플로 자동화는 기업이 더 빠르게 작업하고 리드를 더 빨리 마감하며 바쁜 업무에 소요되는 시간을 확보하여 고객에게 더 나은 서비스를 제공할 수 있도록 도와줍니다.

정책 준수를 준수해야 하는 경우에도 유용합니다. 승인 주기가 단축되고 관리자의 가시성과 통제력이 향상되었음을 알 수 있습니다. 당신은 또한 그들이 당신이 그들을 고용한 재능에 집중할 수 있기 때문에 그것이 팀 사기를 향상시킨다는 것을 알게 될 것입니다. 워크로드 관리, 프로세스 개선: 워크플로 자동화를 사용해야 하는 이유는 계속될 수 있습니다.

워크플로 자동화 소프트웨어란 무엇입니까?

워크플로 자동화 소프트웨어의 목적은 비즈니스 운영을 보다 쉽게 ​​관리할 수 있도록 하는 것입니다. 이는 위에서 언급한 바와 같이 효율성과 생산성을 높이고 고객 경험을 향상시킵니다. 예를 들어, ProjectManager의 Gantt 차트 및 기타 프로젝트 보기에는 더 짧은 시간에 작업을 더 잘 관리하는 데 도움이 되는 자동화 기능이 내장되어 있습니다.

워크플로 자동화 소프트웨어는 시스템 간에 데이터가 전달되는 방식을 포함하여 양식과 프로세스를 표준화하고 자동화하여 작동합니다. 즉, 시스템 간의 구조화된 데이터 이동입니다. 그러나 당신이 알아야 할 것은 그것이 “이것이면, 그러면 저것”이라고 말함으로써 작동한다는 것입니다.

다양한 산업 분야의 전문가가 마케팅과 같은 워크플로 자동화 소프트웨어를 사용할 수 있습니다. 여기에서 리드 수집, 유료 캠페인 관리, 보고서 지표 등을 간소화할 수 있습니다. 소셜 미디어 관리자는 이를 사용하여 플랫폼 간에 콘텐츠를 공유할 수 있습니다. 영업팀은 잠재 고객을 추적하고, 데모 일정을 잡고, 영업 파이프라인을 추적할 수 있습니다. 또한 회계 비즈니스, 전자 상거래 및 물론 프로젝트 관리에도 서비스를 제공할 수 있습니다.

ProjectManager는 작업 및 프로젝트 관리 소프트웨어에 내장된 워크플로 자동화 소프트웨어입니다. 즉, 프로젝트를 계획, 모니터링 및 보고하는 데 필요한 기능이 있지만 이러한 비즈니스 프로세스 중 많은 부분을 자동화할 수도 있습니다.

워크플로 프로세스를 자동화하는 방법

워크플로 프로세스를 자동화할 때 작업이 워크플로를 통해 이동할 경로에 대한 규칙을 설정해야 합니다. 종종 작업을 진행하고 상태를 변경할 수 있는 권한이 있는 사람을 식별할 수도 있습니다.

1. 가장 먼저 해야 할 일은 소프트웨어가 수행해야 하는 작업을 알 수 있도록 규칙을 설정하는 것입니다. 기본값은 일반적으로 작업을 수행하는 모든 사람이 상태를 변경할 수 있는 권한을 갖는 것입니다. 기본 상태는 할 일에서 완료로 흐릅니다. 그러나 상태를 편집하거나 워크플로에 새 상태를 추가할 수 있습니다.
2. 이제 각 상태에 대한 규칙을 만들려고 합니다. 대부분의 경우 각 상태에 대해 여러 규칙을 추가할 수 있습니다. 프로세스에 적합한 권한을 선택하십시오. 즉, 팀의 모든 사람이 할 일에서 수행 중 상태로 작업을 이동할 수 있지만 관리자만 완료 상태로의 변경을 승인하기를 원할 수 있습니다. 대부분의 워크플로 자동화에서는 상태를 변경할 수 있는 사람을 제한할 수 있습니다.
3. 이 승인 설정은 프로세스의 모든 단계에 대해 설정할 수 있습니다. 따라서 워크플로 자동화를 설정할 때 상태를 변경할 수 있는 사람과 변경할 수 없는 사람을 결정할 수 있습니다. 이를 통해 품질 관리가 가능하고 관리자는 프로젝트 계획에 설정된 표준에 따라 작업이 완료되고 있다는 안정감을 얻을 수 있습니다.
4. 모든 트리거, 작업 및 승인을 설정했으면 워크플로를 저장해야 합니다. 많은 워크플로 자동화 소프트웨어 도구를 사용하여 한 프로젝트에서 다른 프로젝트로 사용자 정의 워크플로를 복사할 수도 있습니다.

작업 승인이 있는 대부분의 워크플로 자동화에는 프로세스를 계속 진행하기 위해 상태를 변경할 권한이 있는 사람에게 자동으로 알리는 트리거도 있습니다. 제한된 사용자는 여러 번 병목 현상을 피하기 위해 승인을 요청할 수 있습니다.

ProjectManager의 자동화된 워크플로 예

ProjectManager에는 간단한 "만약 그렇다면" 논리를 따르는 자동화된 워크플로가 있습니다. 워크플로 내에서 작업을 설정하는 데 필요한 만큼의 트리거를 사용할 수 있습니다.

상태, 우선 순위, 진행, 태그 제거 또는 추가, 승인, 담당자 추가 또는 제거, 계획 시간, 실제 시간, 남은 시간, 실제 비용, 계획 비용, 계획 기간 및 실제 기간에 대한 트리거가 있습니다.

이러한 트리거는 상태 설정, 사용자 할당, 우선 순위 설정, 진행률 설정, 태그 추가 및 태그 제거와 같은 작업을 생성할 수 있습니다. 이러한 작업은 해당 사용자가 작업 상태를 변경할 권한이 없는 경우를 제외하고 사용자가 트리거를 설정할 때 자동으로 발생합니다. 이 경우 승인된 사람에게 자동으로 알림이 전송되거나 사용자가 승인을 요청할 수 있습니다.

워크플로가 사용자 지정되지 않은 경우에도 모든 워크플로에 자동화 규칙을 추가할 수 있습니다. 규칙은 필요에 따라 매우 간단하거나 매우 복잡할 수 있습니다. 다음은 당사 소프트웨어에서 워크플로 자동화가 어떻게 보이는지 보여주는 예입니다.

ProjectManager는 워크플로 자동화 등을 제공합니다.

ProjectManager는 클라우드 기반 작업 및 프로젝트 관리 소프트웨어로, 여러 프로젝트 보기가 있고 핵심과 협업하여 하이브리드 팀이 원하는 시간, 장소, 방법으로 작업할 수 있습니다. 자동화는 케이크에 설탕을 입힌 것뿐입니다.

대화형 Gantt 차트 계획

워크플로 자동화, 사용자 지정 워크플로 및 작업 승인은 프로세스를 간소화하는 데 도움이 되지만 먼저 프로젝트 계획이 있어야 합니다. 관리자는 지연을 피하기 위해 종속성을 쉽게 연결하고 진행 상황을 추적하기 위해 이정표를 설정하고 팀 및 이해 관계자와 공유할 수 있는 온라인 Gantt 차트로 계획할 수 있습니다. 중요한 경로를 필터링한 다음 기준선을 설정하여 실제 노력 대비 계획된 노력을 실시간으로 추적할 수 있습니다.

실시간 대시보드로 진행 상황 및 성과 보기

팀은 과제를 받고 작업 목록, 간판 게시판 및 일정 보기와 같은 여러 프로젝트 보기에서 공동 작업할 수 있습니다. 이 보기는 모두 함께 업데이트되므로 단일 정보 소스가 있습니다. 그러나 특히 사무실에서 일하지 않는 경우 활동을 어떻게 모니터링합니까? 실시간 대시보드는 실시간 데이터를 자동으로 수집하여 6개의 프로젝트 지표를 추적하는 다채로운 그래프로 변환합니다. 무엇보다도 설정이 필요하지 않습니다.

원 클릭 보고서로 데이터에 대해 자세히 알아보기

프로젝트에 대한 개괄적인 보기 이상이 필요한 경우 키 입력으로 당사 보고서를 생성하여 시간, 비용, 작업량 등에 대한 데이터를 제공할 수 있습니다. 보고 싶은 것만 표시하도록 모든 보고서를 필터링할 수 있습니다. 그런 다음 이해 관계자가 업데이트 유지를 선호하는 경우 PDF 첨부 파일로 공유하거나 인쇄할 수도 있습니다.

워크플로 자동화 기능이 있을 뿐만 아니라 다른 사람이 귀하가 작업 중인 작업에 댓글을 달거나 업데이트할 때 계속 업데이트되도록 자동 이메일 알림 및 인앱 알림이 있습니다. 관리자는 보안 작업표를 사용하여 해당 작업의 진행 상황을 추적하고 팀의 작업이 모든 사람이 능력에 맞게 작업할 수 있도록 하는 리소스 관리 도구와 균형을 이루고 있는지 확인할 수 있습니다. 우리는 프로젝트 관리의 모든 기반을 다룹니다.

ProjectManager는 수상 경력에 빛나는 하이브리드 팀을 위한 작업 및 프로젝트 관리 소프트웨어입니다. 워크플로 자동화, 여러 프로젝트 보기 및 협업 플랫폼을 통해 팀은 보다 효율적으로 작업할 수 있고 관리자는 프로젝트의 품질을 제어할 수 있는 도구를 사용할 수 있습니다. 우리의 도구를 사용하여 성공을 제공하는 NASA, Siemens 및 Nestle와 같은 다양한 조직의 팀에 합류하십시오. 오늘 무료로 시작하세요.