프로젝트 시작 회의: 시작 회의 의제 작성 방법

프로젝트 관리자는 프로젝트의 실행 가능성을 조사하는 데 많은 시간과 노력을 투자합니다. 그러나 그들이 팀과 고객에게 프로젝트의 목적을 전달하지 않는다면 그 모든 작업은 무의미합니다. 그래서 시작 회의가 중요합니다.

시작 회의에서는 모든 사람이 같은 페이지에 있게 됩니다. 팀과 클라이언트는 사명 선언문, 비전 선언문 및 프로젝트 계획을 알고 있습니다. 그것은 모두 회의 의제의 일부이며 프로젝트 팀이 올바른 발판에서 시작하도록 합니다.

프로젝트 시작 회의란 무엇입니까?

프로젝트 시작 회의는 프로젝트 팀과 클라이언트가 프로젝트에서 수행해야 하는 작업에 대해 명확하게 하기 위해 프로젝트 목표와 목표를 전달합니다.

이 활동은 프로젝트 시작 단계의 일부입니다. 시작 회의는 일반적으로 프로젝트 관리자가 주도합니다. 종종 프로젝트 팀과만 내부 킥오프 회의를 하고 나중에 프로젝트 클라이언트, 프로젝트 후원자 또는 이해 관계자를 포함하는 외부 킥오프 회의를 합니다.

회의에서 프로젝트 관리자는 프로젝트 범위, 배경 정보 및 프로젝트 일정을 팀에 설명합니다. 시작 회의는 프로젝트가 실행, 모니터링 및 제어 단계로 이동함에 따라 프로젝트에 적합한 톤을 설정해야 합니다. 잘 운영되는 시작 회의는 성공적인 프로젝트 완료로 이어질 수 있습니다.

시작 회의의 목적은 무엇입니까?

시작 회의는 주로 프로젝트 팀을 같은 페이지에 모으는 데 사용됩니다. 회의에서 프로젝트 관리자는 팀이 작업을 실행할 때 염두에 두어야 할 공통 목표를 설명합니다. 그것은 프로젝트 성공을 설정합니다.

시작 회의에서는 프로젝트 관리자가 프로젝트 팀을 소개할 수도 있습니다. 모든 사람이 함께 일하는 사람과 역할과 책임이 무엇인지 아는 것이 중요합니다. 이렇게 하면 작업을 지연시키고 프로젝트 일정을 위협할 수 있는 프로젝트 후반부의 충돌을 방지할 수 있습니다.

팀은 프로젝트와 프로젝트에서 자신의 역할을 확실히 이해할 때까지 프로젝트 관리자에게 질문할 수 있습니다. 이 회의는 이메일이나 공유 문서가 아닌 직접 만나기 때문에 잘못된 의사소통의 가능성을 줄입니다. 이렇게 하면 범위가 줄을 넘어가는 것을 방지할 수 있습니다.

팀이 사용할 프로젝트 관리 소프트웨어를 포함하여 킥오프 미팅 동안 많은 정보가 공유됩니다. ProjectManager는 팀이 쉽게 액세스할 수 있는 중앙 허브에 문서를 보관할 수 있는 무제한 파일 스토리지가 있는 클라우드 기반 프로젝트 관리 도구입니다. 여러 프로젝트 보기를 사용하여 관련 문서를 작업에 첨부하여 추적을 유지할 수 있습니다. 지금 무료로 ProjectManager를 사용해 보세요!

킥오프 회의 의제 예

시작 회의는 프로젝트 유형에 따라 다릅니다. 프로젝트 관리자가 시작 회의를 하기 전에 많은 준비를 하는 보다 체계적이고 형식적인 조직도 있습니다. 소규모 프로젝트는 데모나 데크 없이 시작 회의를 가질 수 있습니다.

어떤 종류의 킥오프 회의인지에 관계없이 한 가지 공통점이 있습니다. 의제. 대부분의 경우 킥오프 의제에는 다음 항목이 포함되며, 이 항목은 모두 킥오프 회의를 잘 마무리하는 데 매우 중요합니다.

1. 프로젝트 배경

프로젝트 제안의 일부인 프로젝트 배경은 프로젝트의 역사와 프로젝트가 어떻게 되었는지에 대한 것입니다. 그린라이팅으로 이어진 연구와 프로젝트가 필요한 이유를 보여줍니다.

여기에는 프로젝트 구현의 이유, 위치 및 방법이 포함됩니다. 현재 상황, 문제가 무엇인지, 프로젝트에서 어떻게 해결하는지 자세히 설명했습니다. 이는 모두 신뢰할 수 있는 데이터로 뒷받침됩니다. 프로젝트 배경은 이해 관계자의 승인을 얻기 위해 프로젝트 제안에 사용됩니다. 또한 프로젝트 시작 중에 프로젝트를 컨텍스트에 배치하는 데 도움이 됩니다.

2. 프로젝트 범위 개요

프로젝트 범위 개요는 팀이 성공적인 프로젝트를 위해 완료해야 하는 프로젝트 작업에 대한 자세한 설명입니다. 이 작업의 조건은 프로젝트 일정과 프로젝트 예산에 의해 정의됩니다.

프로젝트를 완료하는 데 필요한 목표와 요구 사항을 이해함으로써 프로젝트 관리자는 비용과 시간을 보다 정확하게 예측할 수 있습니다. 프로젝트 팀에게 프로젝트 범위를 설명함으로써 그들은 실행하도록 할당될 작업에 대한 제약 조건을 더 잘 이해할 수 있습니다.

3. 프로젝트 타임라인 개요

프로젝트의 결과물은 프로젝트의 로드맵 역할을 하는 시간순으로 배치됩니다. 이것은 모든 프로젝트 일정의 중추이며 최소 이정표, 작업, 종속성 및 기한을 포함해야 합니다.

프로젝트 타임라인 개요는 팀에 매우 중요합니다. 팀은 마감 시간을 준수하고 결과물을 만들어야 하기 때문입니다. 따라서 이 정보는 명확하게 전달되어야 합니다. 수행해야 하는 작업에 대해 프로젝트 팀의 누구라도 혼동을 일으키지 않아야 합니다.

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4. 리스크 관리 개요

프로젝트 계획을 세울 때 프로젝트 관리자는 위험 관리 계획도 함께 개발해야 합니다. 프로젝트 진행 중 발생할 수 있는 리스크를 분석하는 과정입니다. 그런 다음 이러한 문제가 발생할 때 대응하기 위해 어떤 단계가 필요한지 결정합니다.

프로젝트에 미치는 영향에 따라 위험의 우선 순위를 지정합니다. 이것이 위험이 발생할 경우 누가 어떤 위험을 책임질 것인지를 포함하는 위험 완화 전략을 개발하는 방법입니다. 프로젝트 팀은 누가 위험에 대한 소유권을 갖고 있는지 파악하고 이러한 문제를 신속하게 파악해야 합니다.

5. 역할과 책임

프로젝트 관리자는 프로젝트 팀의 역할과 책임을 정의할 책임이 있습니다. 즉, 팀에서 팀 구성원의 위치, 할당된 작업 및 더 큰 팀 및 프로젝트와 관련하여 특정 역할의 의무입니다.

이것은 기본적으로 직업 설명입니다. 시작 회의 중에 프로젝트 팀에 배포해야 합니다. 업무 개요, 책임 목록 및 그 사람이 할 수 있는 권한을 제공합니다. 보고하는 사람도 포함되어 있으므로 명확한 명령 체계가 있습니다.

6. 프로젝트 관리 방법 및 도구

프로젝트를 관리하는 방법에는 여러 가지가 있습니다. 여기에는 폭포수, 반복적인 애자일 접근 방식 또는 다양한 작업 관리 스타일을 매끄럽게 연결하는 하이브리드와 같은 보다 전통적인 방법론이 포함됩니다. 또한 사용된 방법론에 맞는 프로젝트 관리 도구를 선택해야 합니다.

프로젝트 팀은 사용할 프로젝트 관리 소프트웨어 도구를 포함하여 프로젝트가 어떻게 관리되고 있고 어떤 역할을 할 것인지 알아야 합니다. 어떤 경우에는 팀이 방법론과 프로젝트 도구를 사용하는 방법을 이해하도록 하기 위해 일정 기간의 교육이 필요합니다. 이 모든 것은 시작 회의에서 논의될 것입니다.

프로젝트 시작 회의를 실행하는 방법

이는 프로젝트 팀에 전달할 많은 정보입니다. 모든 사람이 해당 지식을 그대로 유지하면서 시작 회의를 마치도록 하려면 어떻게 해야 합니까? 다음은 프로젝트 시작 회의를 성공적으로 실행하기 위한 몇 가지 지침입니다.

• 준비: 이해 관계자에게 판매하기 위해 초기 단계에서 프로젝트를 철저히 조사하고 문서화했습니다. 이제 프로젝트 팀에게도 동일한 작업을 수행해야 합니다. 여기에는 모든 사람이 참석하도록 하고, 나중에 공유할 누군가가 메모를 하도록 하고, 중요한 것을 잊지 않도록 의제를 마련하는 것이 포함됩니다.
• 자기소개 및 팀 소개: 전체 프로젝트 팀이 모인 것은 이번이 처음이므로 시간을 내어 모두가 자기소개를 하도록 하십시오. 더 나은 팀워크를 위해 필요한 친밀감을 촉진하기 위해 몇 가지 쇄빙선 질문에 대한 약간의 시간을 계획하는 것은 나쁜 생각이 아닙니다.
• 프로젝트 정의: 팀이 프로젝트의 목적이 무엇인지, 프로젝트 사명 선언문이 더 큰 회사의 목표 및 목표와 어떤 관련이 있는지 명확하게 하십시오. 모든 사람이 이해할 수 있도록 시간을 내어 팀이 가질 수 있는 질문에 답하세요.
• 프로젝트 계획 배포 : 프로젝트 계획은 예산 일정을 포함하여 시작 회의에서 유인물이어야 하지만 이제 세부적으로 검토하고 모든 사람이 프로젝트 일정, 주요 이정표 및 결과물.
• 프로젝트 범위 정의: 팀이 프로젝트 범위와 주요 프로젝트 정보를 알고 있는지 확인합니다. 이는 팀의 기대치를 관리하여 범위 이동을 방지하는 데 도움이 됩니다.
• 역할 및 책임 공유: 팀에 함께 역사가 있는 경우 이 단계는 중요하지 않을 수 있지만 새로운 팀이 서로의 관계를 이해하는 것이 중요합니다.
• 중앙 정보 출처 설명: 팀이 프로젝트 상태를 알 수 있도록 중앙 정보 출처를 확보하십시오. 즉, 팀은 실시간 데이터가 있는 공유 장소가 필요하므로 모든 사람이 프로젝트 상태와 프로젝트 내에서의 위치를 ​​항상 명확하게 알 수 있습니다.
• 질문하기, 다음 단계 및 할 일 목록: 마무리하기 전에 시작 회의에서 공유된 내용에 대해 모든 사람이 명확하게 이해할 수 있도록 모든 질문을 시작합니다. 팀을 위한 킥오프 회의 후 할 일 목록을 포함하여 다음에 일어날 일을 설명하는 시간을 가지십시오. 무료 작업 항목 템플릿이 도움이 될 수 있습니다.

프로젝트 시작 회의 후 다음 단계

다음 단계에 대해 말하자면, 이는 팀을 행동에 옮기기 위한 킥오프 미팅 이후의 중요한 발판입니다. 이것은 프로젝트의 실행 단계가 시작되는 때입니다. 아마도 프로젝트 계획에 언급된 이정표입니다.

프로젝트 전반에 걸쳐 빈번한 회의가 있지만 시작 회의는 전체 프로젝트 팀이 참여한다는 점에서 독특합니다. 모든 사람이 같은 시간과 장소에 다시 모일 가능성은 거의 없습니다. 이것이 올바른 프로젝트 관리 소프트웨어를 갖는 것이 매우 중요한 이유입니다.

위에서 언급했듯이 중앙 정보 소스는 프로젝트 팀의 모든 사람을 연결하는 데 중요합니다. 실시간으로 업데이트되고 프로세스에 대한 투명성을 제공해야 합니다. 이것은 모든 사람들이 다른 사람들이 무엇을 하고 있고 그들이 그 그림에 어떻게 들어맞는지 알고 있다는 것을 의미합니다. 병목 현상을 피하고 다른 팀 구성원을 차단하며 프로젝트를 순조롭게 진행하는 가장 좋은 방법입니다.

킥오프 미팅 후 ProjectManager가 도움이 되는 방법

ProjectManager는 하이브리드 팀이 프로젝트 목적을 달성하기 위해 더 잘 협력할 수 있도록 실시간으로 계획, 모니터링 및 보고하는 클라우드 기반 작업 관리 소프트웨어입니다. ProjectManager는 팀이 전문 지식 수준, 위치 또는 방법론에 관계없이 원하는 방식으로 작업할 수 있도록 하는 여러 프로젝트 보기로 설계되었습니다.

대화형 Gantt 차트에서 미리 계획

관리자는 작업을 구성하고 종속성을 연결하며 이정표를 추가하는 대화형 Gantt 차트에서 프로젝트 임무를 미리 계획하는 데 필요한 기능을 가지고 있습니다. 그러나 중요한 경로를 필터링하고 기준선을 설정하여 실시간으로 프로젝트 변동을 추적할 수도 있습니다. 그런 다음 프로젝트 계획을 팀 및 이해 관계자와 공유할 수 있으므로 모든 사람이 항상 자신이 하고 있는 일과 그것이 큰 그림에 어떻게 부합하는지 알 수 있습니다.

Kanban 보드 작업 관리

팀 구성원은 작업 목록, 일정 또는 간판 보드 프로젝트 보기를 사용하여 자신의 작업을 관리하고 생산성을 유지할 수 있습니다. Kanban 보드는 백로그를 관리하고 스프린트를 계획해야 하는 애자일 팀의 워크플로를 시각화합니다. 한편 관리자는 팀의 프로세스에 대한 가시성을 확보하고 필요에 따라 리소스를 재할당하여 병목 현상과 비용이 많이 드는 지연을 방지할 수 있습니다.

실시간으로 성과 추적

진행 상황과 성과는 라이브 대시보드와 함께 항상 화면에 표시됩니다. 시간이 많이 걸리는 구성이 필요하지 않습니다. 데이터가 수집되고 숫자가 자동으로 정리됩니다. 그런 다음 비용, 시간 및 기타 프로젝트 지표를 보여주는 읽기 쉬운 그래프와 차트에 표시됩니다.

프로젝트 성공을 위해 시작 회의에서 따라야 하는 모든 것이 ProjectManager에 있습니다. 필터링하고 공유할 수 있는 원클릭 보고서부터 모든 사람을 항상 최신 상태로 유지하기 위한 인앱 알림, 리소스 관리 기능 등에 이르기까지 ProjectManager는 당신이 필요로 하는 유일한 하이브리드 작업 관리 도구입니다.

ProjectManager는 시작 회의부터 프로젝트 종료까지 생산성을 유지하도록 작업을 구성하는 수상 경력에 빛나는 프로젝트 관리 소프트웨어입니다. NASA, Siemens 및 Nestle와 같은 다양한 조직에서 이미 당사 소프트웨어를 사용하고 있는 수만 개의 팀에 합류하십시오. 지금 무료로 ProjectManager를 사용해 보세요!