6 najlepszych przykładów ograniczeń projektowych

Szybko, tanio lub dobrze — wybierz dwa. Czy jesteś zmęczony słuchaniem tego? Jednym z największych wyzwań, przed którymi stoi każdy kierownik projektu, są ograniczenia projektowe. Ograniczenia projektowe nie tylko ograniczają projekt, ale mogą szybko zagrozić jego powodzeniu. Dlatego tak ważne jest poznanie wszystkich możliwych ograniczeń, ich wzajemnego wpływu oraz narzędzi do zarządzania projektami, które te ograniczenia rozwiązują.

Jakie są ograniczenia projektowe?

Ograniczeniem projektu w zarządzaniu projektami jest wszystko, co ogranicza zakres projektu. Zagraża to szybkości i jakości projektu i może spowodować przekroczenie budżetu. Chociaż istnieje wiele możliwych ograniczeń, najczęstsze jest określane jako ograniczenie potrójne.

Model z potrójnym wiązaniem

Każdy kierownik projektu zna (i często się boi) klasyczne ograniczenia projektowe w zarządzaniu projektami:

• Czas: Jaki jest termin dostarczenia wyników?
• Zakres: Jaki dokładnie jest oczekiwany wynik?
• Koszt: Ile pieniędzy jest dostępnych na osiągnięcie tego wyniku?

Jeśli zmienisz jedną stronę tego trójkąta, wpłynie to na pozostałe dwie. Jeśli jesteś w stanie objąć potrójne ograniczenie, masz większe szanse na udany projekt.

Pokrycie potrójnego ograniczenia jest trudne, ale odpowiednie oprogramowanie do zarządzania projektami może pomóc. ProjectManager to narzędzie do zarządzania pracą i projektami, które przechwytuje dane w czasie rzeczywistym w celu podejmowania bardziej wnikliwych decyzji. Menedżerowie projektów mogą korzystać z naszych narzędzi do raportowania, aby zagłębić się w dane i filtrować raporty dotyczące stanu, portfela, zadań, kosztów i nie tylko, aby zrozumieć, co jest na torze, a co nie. Raporty te można łatwo udostępniać zainteresowanym stronom, aby zapewnić szybką aktualizację. Zacznij korzystać z ProjectManagera już dziś za darmo.

Sześć ograniczeń projektowych

Projekt jest często określany jako udany, jeśli cele projektu zostały osiągnięte w terminie i zrealizowane w ramach budżetu. Oprócz czasu, zakresu i kosztów istnieje sześć dodatkowych ograniczeń, które ograniczają proces prawidłowej realizacji celów projektu.

1. Koszt

Twój projekt wymaga zasobów, takich jak robocizna, materiały i sprzęt, a wszystko to kosztuje. Jako kierownik projektu odpowiadasz za dokładne oszacowanie kosztów projektu w fazie planowania i przed realizacją. Wtedy stworzysz budżet projektu, który pokryje wszystkie Twoje wydatki. Jeśli nie zdefiniujesz wystarczającego budżetu projektu, Twój projekt może się nie powieść.

2 razy

Aby prawidłowo zarządzać czasem dostępnym na wykonanie projektu, należy utworzyć harmonogram, który definiuje harmonogram realizacji zadań projektowych. Harmonogram projektu określa również zasoby, które są potrzebne do poszczególnych działań projektowych. Czas jest krytycznym ograniczeniem projektu, ponieważ niewłaściwie zarządzany może wpłynąć na inne ograniczenia, takie jak zakres i jakość. Brak śledzenia czasu może skutkować niedotrzymaniem terminów i ograniczeniem zakresu projektu. Co gorsza, może to obniżyć jakość Twoich wyników.

Powiązane: Darmowy szablon grafiku dla programu Excel

3. Zakres

Zakres projektu odnosi się do całości prac do wykonania w projekcie. Ważne jest, aby zdefiniować działania, rezultaty i kamienie milowe oprócz tego, czego nie zrobi się, aby ustalić jasne oczekiwania z interesariuszami. Menedżerowie projektów używają struktury podziału pracy, aby podzielić zakres projektu na mniejsze, łatwiejsze w zarządzaniu fragmenty.

4. Jakość

Chociaż to ograniczenie jest dość podobne do zakresu, jest nieco inne, ponieważ zakres definiuje określony pożądany wynik. Na przykład zakres projektu może obejmować utworzenie 10 stron internetowych. Jakość koncentruje się na atrybutach każdej z tych stron internetowych. Myśląc o jakości projektu, zadaj sobie pytanie „na ile wynik jest zgodny z oczekiwaniami?”

W naszym przykładzie jakość nie definiuje liczby stron internetowych, ale może istnieć tolerancja jakości dotycząca liczby słów. Być może zażądałeś 1000 słów z tolerancją jakości +/- 100 słów. Jeśli strona internetowa zawiera 900 słów, zatwierdzisz ją, ale jeśli inna strona internetowa zawiera tylko 850 słów, odrzucisz ją.

Jakość jest powiązana z innymi ograniczeniami. Załóżmy, że kończy Ci się czas i musisz dotrzymać określonego terminu. Możesz ewentualnie dotrzymać terminu, zwiększając tolerancję jakości i zmniejszając liczbę słów do 800.

5. Ryzyko

Zarządzanie ryzykiem to ważne zadanie dla kierowników projektów, ale co właściwie oznacza ten termin? Możesz oszacować prawdopodobieństwo, że ryzyko będzie miało wpływ na Twój projekt. Być może tworzysz szkielet witryny i decydujesz się pominąć ocenę klienta, ponieważ się spóźniasz. W takim przypadku istnieje ryzyko, że klient odrzuci Twoje końcowe strony internetowe.

Oczywiście do pewnego stopnia możesz kontrolować ryzyko. Na przykład możesz zdecydować się na uniknięcie ryzyka i nalegać na etap przeglądu. Ale ta decyzja wpływa na twoją oś czasu i związane z nią koszty, ponieważ klient przegląda każdy z twoich projektów, a kierownik projektu musi nadzorować ten proces.

6. Zasoby

Zasoby są silnie powiązane z kosztem projektu. Ilość pieniędzy, która jest dostępna do osiągnięcia pożądanego rezultatu, może ograniczać wykorzystanie i pozyskiwanie zasobów, co tworzy oddzielne ograniczenie.

Czasami nawet nieskończona ilość pieniędzy nie pozwala na zdobycie potrzebnych zasobów. Na przykład otrzymanie fizycznego zasobu w projekcie (takiego jak chip) może potrwać dłużej niż oczekiwałeś, co spowoduje, że nie dotrzymasz terminu. Jeśli ten zasób jest niezbędny dla projektu, będziesz musiał poświęcić dotrzymanie terminu, ponieważ żadna rozsądna kwota pieniędzy nie może skrócić czasu dostawy.

Powiązane: Bezpłatny szablon planowania zasobów dla programu Excel

Jak zarządzać ograniczeniami projektu

Zarządzanie ograniczeniami projektu to zasadniczo sposób zarządzania projektem. Musisz monitorować i śledzić ograniczenia projektu przez cały cykl życia projektu i wyłapywać anomalie, aby szybko je rozwiązać. Zarządzanie ograniczeniami pozwala utrzymać projekt zgodnie z planem i w ramach budżetu. Oto sześć sposobów zarządzania ograniczeniami projektu.

• Koszt: plan zarządzania kosztami to strategiczny plan budżetu projektu. To czterotorowe podejście, które uwzględnia planowanie zasobów, szacowanie kosztów, budżetowanie i kontrolę kosztów. Tak, to plan, ale jest stosowany w trakcie trwania projektu, aby pomóc dokumentować wydatki i kontrolować ograniczenia kosztowe.
• Czas: Plan zarządzania czasem to metoda śledzenia czasu spędzonego na zadaniu i postępów poczynionych w projekcie. Obejmuje planowanie dokładnego harmonogramu, a następnie monitorowanie i kontrolowanie harmonogramu, aby upewnić się, że Twój rzeczywisty czas jest zgodny z Twoim planem zarządzania czasem. Czas jest jednym z głównych ograniczeń projektu i kluczem do sukcesu projektu.
• Zakres: Plan zarządzania zakresem obejmuje wszystkie procesy związane z realizacją projektu. Zakres pełni rolę mapy drogowej dla projektu i wyznacza jego granice. Zarządzanie ograniczeniem projektu zakresu jest ważne, ponieważ zmiany zawsze wpływają na zakres. Bez planu projekty mogą szybko ulec wykolejeniu.
• Jakość: Plan zarządzania jakością ma na celu pomóc kierownikowi projektu i zespołowi projektowemu spełnić oczekiwania interesariuszy. Możesz dostarczyć projekt na czas, a nawet w ramach budżetu, ale jeśli jakość nie spełnia oczekiwań, jest to uważane za porażkę. Interesariusz lub klient dokona przeglądu planu, aby upewnić się, że ograniczenie projektu jest dokładne.
• Ryzyka: Plan zarządzania ryzykiem pomaga zidentyfikować i zareagować na potencjalne problemy, które mogą pojawić się w projekcie. Ryzyka te mogą mieć wpływ na ograniczenia projektu, dlatego ważne jest, aby określić, co może się wydarzyć, ocenić wpływ na projekt, stworzyć plan łagodzenia ryzyka lub plan awaryjny i zawsze monitorować te lub inne rodzaje ryzyka, aby móc odpowiednio sobie z nimi radzić.
• Zasoby: Plan zarządzania zasobami służy do określania, w jaki sposób zasoby projektu, takie jak zespoły, sprzęt i materiały, są kategoryzowane, przydzielane, zarządzane i zwalniane. Bez zarządzania zespołem i jego niezbędnymi zasobami projekt ucierpi.

Bilansowanie ograniczeń projektu

Oprócz definiowania procedur, wytycznych i działań w celu zarządzania ograniczeniami projektu, kierownicy projektów mogą również je równoważyć. Biorąc pod uwagę znaczenie ograniczeń projektowych w realizacji udanego projektu, bardzo ważne jest, aby kierownik projektu rozumiał te kroki, aby nimi zarządzać.

Najpierw musisz zaplanować. Powyższe plany są opracowywane w fazie planowania projektu, jednak należy również zaplanować każdą fazę projektu w cyklu życia projektu. Zwykle zaczyna się to od struktury podziału pracy (WBS), aby zidentyfikować każde zadanie i element dostarczany w projekcie.

Następnie musisz przyjrzeć się każdemu z ograniczeń projektu i określić, w jaki sposób mogą one wpłynąć na Twój projekt. W tym miejscu w grę wchodzi zarządzanie ryzykiem i wyrównywanie zasobów. Poziomowanie zasobów polega na dostosowaniu dat rozpoczęcia i zakończenia ograniczeń zasobów w celu zrównoważenia zapotrzebowania na te zasoby. Musisz również mieć swój plan zarządzania jakością, jak omówiono powyżej.

Kluczowe jest również zrównoważenie obciążenia zespołu. Jeśli przeciążysz ich zadaniami, wypalą się. Oznacza to, że stracisz produktywność członków zespołu, co jest czynnikiem krytycznym dla ogólnego sukcesu projektu. Właściwe zarządzanie zasobami to jeden z najważniejszych aspektów ograniczeń projektowych.

Poza planami zarządzania potrzebnymi do zarządzania ograniczeniami projektu należy również wziąć pod uwagę komunikację. Jasna, przejrzysta i regularna komunikacja między zespołem projektowym może pomóc w sprawnym prowadzeniu projektu. Znajomość różnych ograniczeń projektu jest kluczowa, ponieważ jedynym sposobem ich kontrolowania jest ich zrozumienie. Podejmując ważne decyzje, bierz pod uwagę nie tylko czas, zakres i budżet, ale także jakość, ryzyko, zasoby, zrównoważony rozwój, organizację, metodologię i satysfakcję klienta.

ProjectManager pomaga zarządzać ograniczeniami

W każdym projekcie należy zarządzać ograniczeniami. Aby to zrobić, potrzebujesz oprogramowania do zarządzania projektami, które daje możliwość planowania, śledzenia i dostosowywania się do ograniczeń w miarę rozwoju projektu. ProjectManager to wielokrotnie nagradzane oprogramowanie, które pomaga zarządzać każdym aspektem projektu, w tym jego ograniczeniami.

Twórz dokładniejsze plany

Jeśli nie pilnujesz swojego budżetu, pieniądze wykrwawią projekt na sucho. ProjectManager pomaga zaplanować projekt za pomocą wykresów Gantta online, które planują zadania na osi czasu i śledzą koszty związane z każdym z tych zadań. W ten sposób nigdy nie zaskoczysz. Możesz także połączyć zależności, aby uniknąć wąskich gardeł, które mogą zepchnąć Cię z kursu.

Narzędzia do zarządzania zasobami

Innym sposobem, aby koszty wymknęły się spod kontroli i ucierpiały w harmonogramie, jest niewłaściwe zarządzanie zasobami. ProjectManager daje Ci kontrolę nad Twoimi zasobami. Niezależnie od tego, czy chodzi o koszty związane z dostawcami i dostawcami, czy o zespół projektowy i przydział ich zadań, wszystkie dane zobaczysz w czasie rzeczywistym.

Mówiąc o zespołach, trzeba zarządzać ich czasem. ProjectManager ma grafików, które ułatwiają im przesyłanie i zatwierdzanie przez menedżerów. Ponadto dogłębne raportowanie projektu pozwala na bieżąco z ograniczeniami projektu. Istnieje wiele sposobów przeglądania i kontrolowania ograniczeń na ProjectManager.com.

Zrównoważenie wszystkich ograniczeń w ramach zarządzania projektami wymaga solidnych narzędzi do śledzenia i raportowania. ProjectManager to oprogramowanie do zarządzania projektami online z pulpitami nawigacyjnymi w czasie rzeczywistym i narzędziami do raportowania do monitorowania postępów projektów, budżetów i nie tylko, aby zapewnić pomyślne zakończenie projektów. Przekonaj się sam i skorzystaj z 30-dniowego bezpłatnego okresu próbnego.