Techniki zarządzania zadaniami: 10 najlepszych wskazówek dotyczących zarządzania zadaniami

Zadania są budulcem Twojej pracy i projektów. Musisz nimi zarządzać, aby zarządzać całą pracą. Problem polega na tym, że łatwo jest zostać przytłoczonym codziennymi zadaniami. Dlatego potrzebujesz dobrych technik zarządzania zadaniami, aby odnieść sukces.

Co to jest technika zarządzania zadaniami?

Technika zarządzania zadaniami to praktyczny sposób na lepsze zarządzanie zadaniami. Może to być tak proste, jak sporządzenie codziennej listy rzeczy do zrobienia, lub tak zaawansowane, jak ustanowienie zależności.

Nie każda Twoja praca będzie wymagała tak zaawansowanych technik zarządzania zadaniami, ale zrozumienie dobrych metod zarządzania zadaniami oznacza nastawienie się na wyższy poziom produktywności i niższy poziom stresu.

Odbierz za darmo

Szablon śledzenia zadań

Użyj tego bezpłatnego szablonu śledzenia zadań dla programu Excel, aby lepiej zarządzać swoimi projektami.

Pobierz plik Excela

Dlaczego techniki zarządzania zadaniami są ważne?

Bez technik zarządzania zadaniami na pewno pogrążysz się w chaosie. Ludzie mają tendencję do reagowania na każdą prośbę, która pojawia się ostatnio, zamiast utrzymywać porządek w swoich priorytetach. A może zawsze najpierw wykonują łatwe zadania, a potem zwalniają do pełzania, jeśli chodzi o trudne rzeczy.

Te błędy w zarządzaniu zadaniami mogą prowadzić do wąskich gardeł, opóźnień, straty czasu, pieniędzy i nie tylko. Dlatego lepiej wypróbować kilka sprawdzonych technik zarządzania zadaniami, niż próbować wymyślać własne na miejscu. Mamy cię w zasięgu ręki!

Oprogramowanie do zarządzania projektami to doskonałe narzędzie, które pomoże Ci lepiej zarządzać zadaniami. Dzięki łatwym w użyciu narzędziom, takim jak listy zadań, tablice Kanban, kalendarze i inne, możesz zastosować wszystkie ulubione techniki zarządzania zadaniami dla siebie lub swojego zespołu. Wypróbuj ProjectManager już dziś za darmo!

10 wskazówek i technik lepszego zarządzania zadaniami

Zarządzanie zadaniami jest uniwersalne: niezależnie od tego, czy jest to kierownik projektu zajmujący się dużą, złożoną pracą, czy po prostu ktoś, kto ma coś do zrobienia — zarządzanie zadaniami jest istotne. Niestety, ludzie nie stosują nowych metodologii zarządzania zadaniami, aby skutecznie sobie z nimi radzić. Wypróbuj te 10 technik zarządzania zadaniami i zobacz, jak wpływa to na wykonywaną pracę.

1. Wypisz wszystkie swoje zadania: aby zrozumieć, z czym masz do czynienia, wypisz wszystko. Może to być na kartce papieru lub w oprogramowaniu online ułatwiającym współpracę.
2. Status dziennika: Wskaż, czy zadanie zostało zakończone, w toku, czy jeszcze się nie rozpoczęło. Pomoże Ci to później nadać im priorytet.
3. Dodaj terminy: nie każde zadanie ma termin wykonania od razu po otrzymaniu wezwania, ale nie odkładaj też wszystkiego na później. Dobrym nawykiem zarządzania zadaniami jest ustalanie terminów i trzymanie się ich.
4. Ustal priorytety na każdy dzień: Każdy dzień jest inny. Niektóre są przepełnione spotkaniami, inne są pustymi kartami. Odpowiednio dostosuj obciążenie zadaniami, aby zapewnić płynniejsze wykonanie.
5. Usuń nieistotne zadania: Jest to często pomijana technika zarządzania zadaniami. Niektóre zadania można delegować lub po prostu całkowicie usunąć. Być może będziesz musiał pomyśleć nieszablonowo o tym, ale warto.
6. Skonfiguruj przypomnienia: życie może być szalone, więc ustaw przypomnienia. Ludzie mogą się obrazić, jeśli zapomnisz o ich zadaniach, więc nie pozwól, aby relacje się rozpadły, ponieważ pozwolisz, by coś po prostu prześlizgnęło się pod radarem.
7. Dodaj powiadomienia: twórz powiadomienia dotyczące swoich zadań, jeśli pracujesz na komputerze. To świetna, nowoczesna technika zarządzania zadaniami, która pomaga przebić się przez zgiełk cyfrowego świata.
8. Podziel większe zadania na mniejsze: jest to idealna metoda zarządzania zadaniami w przypadku dużych, wymagających zadań. Zamiast zwlekać, podziel to na możliwe do wykonania czynności.
9. Ustal oczekiwania i granice z innymi: Bądź przejrzysty w stosunku do swojego zespołu. Nie nastawiaj się na porażkę, obiecując światu, ale nie dawaj innym poczucia, że ​​ich zadania nie są ważne. Bądź profesjonalistą, pracuj ciężko i bądź uczciwy. Twój zespół będzie Ci wdzięczny.
10. Znajdź spokojne miejsce do załatwienia spraw: jest to szczególnie ważne, jeśli pracujesz w domu. Jeśli nie możesz znaleźć spokojnego miejsca, przynajmniej zdobądź fajne słuchawki!

Porada od specjalistów: ważne jest, aby wiedzieć, że jeden rozmiar nie pasuje do wszystkich, a niektórzy mogą potrzebować bardziej wizualnego sposobu zarządzania swoimi zadaniami w przeciwieństwie do tradycyjnych. Przeprowadź badania, przyjrzyj się różnym metodologiom i zobacz, która z nich przemawia do twoich mocnych i słabych stron.

Film szkoleniowy dotyczący technik zarządzania zadaniami

Jennifer Bridges, PMP, oferuje wskazówki dotyczące zarządzania zadaniami, dzięki którym możesz lepiej zarządzać swoją pracą. Te wskazówki są szczególnie przydatne, gdy są używane w połączeniu z oprogramowaniem do zarządzania zadaniami.

Oto ujęcie tablicy w celach informacyjnych!

Transkrypcja wideo

Dzisiaj porozmawiamy o 10 wskazówkach dotyczących lepszego zarządzania zadaniami. Niezależnie od tego, czy kierujesz zespołem, czy projektem, jako profesjonalista biznesowy nadal musisz zarządzać własnymi zadaniami i wykonywać własną pracę. Tak więc patrzymy na dzisiaj, że ludzie nadal używają metody karteczek samoprzylepnych, a może list.

Dlatego chcemy wyjść poza te metody i zacząć korzystać z bardziej zaawansowanych narzędzi online, a nawet aplikacji. A kiedy korzystamy z narzędzi i aplikacji do zarządzania zadaniami online, mamy do zaoferowania najlepsze praktyki i wskazówki dotyczące zarządzania zadaniami. Po pierwsze, wypisz wszystkie swoje zadania. Wyrzuć je ze swojego mózgu, abyś nie musiał polegać na pamięci, i umieść je w swoim narzędziu. Numer dwa, zarządzaj swoim zadaniem. Zaznacz, czy są ukończone, oczekujące, czy nawet się nie rozpoczęły. W ten sposób każdego dnia wiesz, na czym się skupić.

Dodaj terminy, aby nie wszystko było na dzisiaj. Chcesz ustalać priorytety na każdy dzień i wykonywać najważniejsze zadania w pierwszej kolejności i wcześnie. Pozbądź się nieistotnych zadań lub deleguj je innym osobom, aby móc skupić się na rzeczach, do których najlepiej się nadajesz lub które są bardziej istotne dla Twojej roli.

Skonfiguruj też przypomnienia, aby wiedzieć z wyprzedzeniem, hej, jaki jest termin dzisiaj, jaki jest termin w tym tygodniu, a nawet w tym miesiącu? Dodaj powiadomienia dla siebie i innych, aby wiedzieć, kiedy zadania zostały zakończone. Czasami są inni ludzie, którzy czekają, aby coś ukończyć, w zależności od tego, czy wykonasz swoje zadanie.

Podziel większe zadania na mniejsze. Czasami duże zadania mogą wydawać się zbyt przytłaczające, a my chcemy ich unikać. Jeśli więc podzielimy je na mniejsze, wykonalne zadania, możemy zacząć robić postępy.

Chcemy też stawiać oczekiwania innym. Poinformuj ludzi o oczekiwaniach związanych z twoim procesem pracy. Ponadto ustal z nimi granice, aby wiedziały, że o określonych porach dnia, w określonych porach tygodnia pracujesz nad określonymi rzeczami i nie muszą ci przeszkadzać i zabierać ci czasu. I numer 10, znajdź spokojne miejsce bez przeszkód, abyś mógł załatwić sprawy.

Jeśli więc potrzebujesz narzędzia, które pomoże Ci zarządzać Twoim zadaniem, zarejestruj się w naszym oprogramowaniu już teraz w ProjectManager.