11 wskazówek dotyczących dokumentowania i ulepszania programu e-mail marketingu

Jak dobrze udokumentowałeś swój program e-mail marketingu? Popraw jego funkcjonalność, korzystając z tych 11 wskazówek dotyczących przechwytywania informacji jakościowych, aby dokładnie ocenić, jak wszystko działa.

Wiele moich kontaktów z klientami zaczyna się od audytu e-mail marketingu – pełnej analizy jakościowej i ilościowej programu e-mail marketingu organizacji z zaleceniami usprawnienia procesów, poprawy wyników i wszystkiego, co sprawi, że będzie on bardziej efektywny i zyskowny.

W zeszłym tygodniu odbyliśmy spotkanie inaugurujące audyt z nowym klientem i przyszło mi do głowy, że pytania, których używamy do prowadzenia dyskusji, przydadzą się każdej organizacji, nawet jeśli nie przechodzi ona formalnego audytu.

Dokumentując swój program w ten sposób:

• Przygotuj pisemną dokumentację, aby zapewnić konsultantów i/lub nowych pracowników, aby szybko zapoznać ich z marketingiem e-mailowym w Twojej organizacji.
• Bądź w stanie konkretnie zilustrować na papierze mocne strony swojego programu – te rzeczy, których chcesz się upewnić, że nie stracisz i na których chcesz się oprzeć.
• Zidentyfikuj postrzegane obszary słabości i/lub punktów bólu; rzeczy, którymi możesz chcieć się zająć w przyszłości.

Mam cztery rodzaje informacji, które zbieram, dla każdej pozycji na liście:

Kiedy mówisz o mocnych i słabych stronach oraz o problemach, ważne jest, aby zapytać „dlaczego” oprócz „co”, ponieważ „dlaczego” pomoże ci lepiej je zrozumieć, a następnie nadać im priorytety.

Teraz – bez zbędnych ceregieli – oto 11-punktowa lista, której użyłem do prowadzenia dyskusji inauguracyjnej:

1. Strategia

Omów aktualną strategię e-mail marketingu klienta oraz cele jakościowe i ilościowe programu. Niektórzy klienci nie mają formalnej strategii. Jednak kiedy zaczniesz z nimi rozmawiać, możesz zdać sobie sprawę, że mają standardowe rzeczy, w które wierzą, i działania, które podejmują, które połączone razem tworzą ramy programu. Ważne jest, aby to uchwycić, nawet jeśli nie jest to formalna strategia.

2. Polityka i prawo

Chcesz znać wszelkie wewnętrzne zasady dotyczące poczty e-mail. Najczęściej istnieją wytyczne, aby powstrzymać się od bombardowania subskrybentów lub opinie prawne dotyczące zgodności z CAN-SPAM. Przykładem pierwszego jest reguła, że ​​każdy adres e-mail może otrzymywać tylko jedną wiadomość e-mail dziennie od organizacji. Te ostatnie mogą zawierać wytyczne dotyczące sposobu umieszczania kopii marketingowej w transakcyjnych wiadomościach e-mail.

3. Proces

Ważne jest, aby zrozumieć, co się dzieje, kiedy i kim są gracze. Zacznij od decyzji o wysłaniu e-maila, przejdź przez proces realizacji kreacji, a skończysz na raportowaniu i analizie. Często zamieniam to w schemat blokowy; wizualizacja zapewnia szybkie zrozumienie i jest łatwa do odniesienia w przyszłości. Zapewnia również „przed”, które można łączyć z „po”, jeśli wprowadzimy zmiany w celu usprawnienia procesu.

4. Technologia

Żadna dyskusja na temat poczty e-mail nie jest kompletna bez uwzględnienia dostawcy usług poczty e-mail, platformy automatyzacji marketingu lub innego rozwiązania do wysyłania. Powinieneś także uwzględnić wszelkie inne systemy, które się z nimi integrują, takie jak CRM, analityka internetowa lub koszyk na zakupy. Każda platforma, która dostarcza lub zbiera dane i wszelkie inne informacje związane z wysyłaniem lub wynikającą z nich konwersją – taką jak sprzedaż, generowanie leadów itd. – powinna zostać uwzględniona w tej sekcji dyskusji.

5. Pozyskiwanie adresu e-mail

Rozwój listy jest niezbędny dla każdego udanego programu pocztowego. Dowiedzenie się, w jaki sposób nowi ludzie trafiają na listę – w tym taktyki, które zachęcają użytkowników do rejestracji, kluczowych stron rejestracji online i innych źródeł – ma kluczowe znaczenie.

6. Zarządzanie listą

Jeśli planujesz przeprowadzić jakąkolwiek segmentację, to jest miejsce na omówienie tego. Ważne jest również omówienie podstaw, w tym lokalizacji bazy danych rekordów i sposobu zarządzania listami podczas całego procesu.

7. Treść

Jakie informacje są przesyłane e-mailem? W tym miejscu należy zidentyfikować i omówić kluczowe rodzaje treści, takie jak artykuły redakcyjne, promocyjne, zaproszenia itp.

8. Kreatywny

Dobrze jest dołączyć niektóre najnowsze kreacje do kampanii e-mailowych, w tym strony docelowe, wraz z podanymi wskaźnikami skuteczności. Proszę o dwa do trzech wysiłków, które klient uważa za udane, a także dwa do trzech, które okazały się nieskuteczne. Wartość tutaj leży w dyskusji na temat kreacji i wyników, więc pamiętaj, aby to udokumentować, a także wyróżnić zasoby.

9. Dostarczalność

Miejmy nadzieję, że nie ma tutaj aktualnych problemów, ale jeśli są, ważne jest, aby nie tylko je wymieniać – naprawdę je rozwiązać. Jeśli w przeszłości wystąpiły problemy z dostarczalnością, należy udokumentować, co się stało, jak to było wcześniej rozwiązywane i (miejmy nadzieję) jak zostało rozwiązane. Chociaż w idealnym przypadku nigdy więcej nie będziesz potrzebować tych informacji, istnieje możliwość, że będziesz musiał się do nich odnieść, więc najlepiej jest mieć je zawsze pod ręką.

10. Śledzenie, raportowanie, analiza i ocena wydajności

Jest to ogromny wynik, ale na spotkaniu inauguracyjnym zazwyczaj przechodzimy tylko przez dane dotyczące poczty e-mail i, w stosownych przypadkach, analitykę internetową z ostatnich trzech miesięcy do roku. Wyciągnij to ze swojej platformy e-mail marketingu i umieść w arkuszu kalkulacyjnym, aby ułatwić przeglądanie i analizę.

11. Testowanie pod kątem ciągłego doskonalenia

Chcesz udokumentować wszelkie ostatnie testy wydajności przeprowadzone za pomocą kampanii e-mailowych, w tym kluczowe ustalenia i wskaźniki ilościowe, które je wspierają.

Jeszcze jedna wskazówka

Prawdopodobnie brzmi to tak, jakby zebranie się zajmie dużo czasu – cóż, tak jest. Jednym ze sposobów na wykonanie pracy z dodatkowymi korzyściami jest zatrudnienie nowego pracownika w ciągu pierwszych kilku tygodni. Takie zadanie da im powód do rozmowy z innymi członkami zespołu – będą musieli to zrobić, aby zebrać informacje. Dodatkowo zapewni im również praktyczny sposób na szybkie zapoznanie się ze specyfiką programu e-mail marketingu w Twojej organizacji. Wtedy będziesz mieć pełny raport do przekazania innym nowym pracownikom. Być może możesz nawet poprosić każdego nowego pracownika, aby nie tylko przeczytał raport, ale wrócił do zespołu i sprawdził, czy jakieś aktualizacje są w porządku.

Do następnego razu,
Joanna