12 super fajnych, oszczędzających czas aplikacji i narzędzi

Zaskakującą częścią prowadzenia firmy jest to, ile czasu poświęca się na zadania, które nie są kluczowe dla Twojej kluczowej misji. Niezależnie od tego, czy śledzisz wydatki, czy szukasz numerów telefonów, praca administracyjna może pochłonąć większą część dnia pracy, jeśli na to pozwolisz. Utrzymuj zbędne zadania na dystans dzięki narzędziom i aplikacjom oszczędzającym czas. Oto kilka naszych ulubionych:

Współpraca

1. Zarządzanie projektem : Basecamp
Koszt: zaczyna się od 20 USD/miesiąc; Dostępny 60-dniowy bezpłatny okres próbny

Jeśli masz wrażenie, że przez wiele godzin zmieniałeś kolejność list rzeczy do zrobienia i nadal nie zbliżasz się do osiągnięcia swoich celów, ukrytym winowajcą może być oprogramowanie do zarządzania projektami. Jest powód, dla którego Basecamp jest używany przez ponad 285 000 firm do ukończenia setek tysięcy projektów: ma przejrzysty interfejs, przyjazne dla użytkownika listy zadań do wykonania z funkcjami przeciągania i upuszczania oraz możliwość dodawania wielu użytkowników do projektu w celu udostępnienia plików, omawiaj szczegóły, a nawet przydzielaj zadania. Menedżerowie projektów mogą wybrać, kto ma dostęp do informacji o danym projekcie w systemie, a ludzie mogą nawet odpowiadać za pośrednictwem poczty elektronicznej. Wszystko jest przechowywane razem w ramach projektu do wykorzystania w przyszłości. Basecamp to narzędzie internetowe, ale są też aplikacje na Androida i iPhone'a.

2. Udostępnianie dokumentów : Dropbox
Koszt: bezpłatnie do 2 GB

Jeśli nie masz czasu na ciągłe wysyłanie dokumentów pocztą elektroniczną do osób, które ich potrzebują, Dropbox to marzenie. Po prostu utwórz folder udostępniony, poproś użytkownika, aby zaakceptował zaproszenie i voila – otrzymasz folder, który synchronizuje się ze wszystkimi Twoimi komputerami i urządzeniami – a także ze wszystkimi Twoimi współpracownikami lub członkami zespołu. (Kto potrzebuje pendrive'ów)?

3. Edycja grupowa : wersja robocza
Koszt: bezpłatny (lub subskrypcja 3,99 USD/miesiąc)

Jeśli chcesz, aby ktoś skomentował nadchodzący post na blogu lub wiadomość e-mail przed wysłaniem, wersja robocza oferuje piękny interfejs, w którym możesz zobaczyć dwie wersje postu (z wyraźnie zaznaczonymi dodatkami i usunięciami) obok siebie. Na szczęście Twój współpracownik nie zastępuje Twojego oryginalnego tekstu, więc możesz zignorować komentarze, które nie są dla Ciebie przydatne, i uwzględnić te, które Ci się podobają. Draft oszczędza również dużo czasu na czytaniu rozwlekłych opinii w maleńkim, maleńkim polu komentarza w programie Microsoft Word.

4. Czat grupowy : Atlassian HipChat
Koszt: bezpłatnie dla maksymalnie dwóch użytkowników, 2 USD miesięcznie za więcej

Chcesz komunikować się z całym zespołem, nawet gdy pracują zdalnie? HipChat zapewnia czat, możliwości udostępniania wideo i plików, a także możliwość czatowania jeden na jednego. Dlaczego oszczędza czas? Ponieważ eliminuje potrzebę odbierania telefonu, wysyłania SMS-ów lub korzystania z pochłaniających czas alternatyw, takich jak czat na Facebooku, gdzie jest mnóstwo rozrywek.

Pieniądze

5. Fakturowanie: Freshbooks
Koszt: darmowy plan dla jednego klienta, inne plany wahają się od 19,95 USD do 39,95 USD/miesiąc

Próba tworzenia i śledzenia własnych faktur za pomocą arkuszy kalkulacyjnych może być trudna, więc oszczędź czas, korzystając z oprogramowania do fakturowania, aby wykonać za Ciebie brudną robotę dzięki księgowości w chmurze Freshbooks. Oprócz możliwości wysyłania i śledzenia płatności na fakturach, Freshbooks ma kilka dodatkowych bonusów: możliwość importowania i eksportowania danych, spóźnione powiadomienia, które można skonfigurować tak, aby automatycznie powiadamiały klientów, raporty biznesowe, możliwość śledzenia czasu i wydatków, itp.

6. Śledzenie wydatków: zapakowane w buty
Koszt: bezpłatny plan lub płatne plany od 9,95 USD do 99,95 USD miesięcznie (dostępne są bezpłatne wersje próbne i bezpłatny plan DIY)

Shoeboxed zamienia twój stos paragonów w użyteczne dane cyfrowe. Po prostu zrób zdjęcie telefonem (lub e-mailem), a Shoeboxed zdigitalizuje je, uporządkuje i zaklasyfikuje. Działa z Quickbooks i innymi aplikacjami księgowymi. Bezpłatny abonament obejmuje pięć paragonów miesięcznie i nieograniczone przechowywanie dokumentów; 9,95 USD pozwala przesłać do 1000 dokumentów w przedpłaconych kopertach i obejmuje również porady podatkowe.

7. Śledzenie przebiegu : MileIQ
Koszt: bezpłatnie do 40 podróży miesięcznie lub 5,99 USD miesięcznie za abonament bez limitu)

Jeśli wiesz, że zapominasz o wszystkich odliczeniach milowych, gdy nadchodzi sezon podatkowy, a chcesz uniknąć wydawania dodatkowej gotówki wujkowi Samowi, MileIQ przyjdzie ci z pomocą. Ta aplikacja na iPhone'a pozwala prowadzić i klasyfikować każdą podróż jako służbową lub osobistą jednym ruchem. Możesz nawet sklasyfikować wiele podróży jednocześnie. Dziennik przebiegu można łatwo edytować w celu uzyskania raportów z wydatków lub podatków.

8. Przetwarzanie kart kredytowych : Kwadrat
Koszt: 2,75 procent/przesunięcie

Oferowanie usług w podróży? Zamiast kopiować numery kart kredytowych na później, użyj Square. Dzięki bezpłatnemu skanerowi, który można podłączyć do tabletu lub smartfona, będziesz mógł otrzymywać płatności za pomocą aplikacji Square za niewielki procent.

Logistyka

9. Zarządzanie kontaktami: Highrise
Koszt: darmowe, płatne plany od 24 do 99 USD/miesiąc

Niektórzy ludzie mają większy talent do zapamiętywania imion i twarzy niż inni, ale szczegóły mogą zostać utracone przez każdego. Śledź swoich klientów i potencjalnych klientów, ich dane kontaktowe i wszystkie istotne szczegóły: jak się poznałeś, kto Cię polecił, nazwę ich firmy, ich profile w mediach społecznościowych, strony internetowe i wszelkie inne pola, które chcesz wyświetlić kiedy był potrzebny. Każdy kontakt otrzymuje własną stronę, a Ty i Twój zespół możecie dodawać notatki i szczegóły, a nawet przypisywać zadania (takie jak wysyłanie notatek z podziękowaniami) określonej osobie. Przydaje się również do śledzenia ofert, propozycji i potencjalnych klientów… bez konieczności grzebania w wiadomościach e-mail i różnych sieciach społecznościowych.

10. Zarządzanie podróżami: Mynd
Koszt: za darmo

Mynd to interesująca aplikacja, która synchronizuje wszystkie Twoje kalendarze, ale ma jeszcze jedną niezwykle użyteczną funkcję: jeśli jesteś jedną z tych osób, które chronicznie się spóźniają, ponieważ konsekwentnie nie doceniasz czasu, jaki zajmie Ci dotarcie gdzieś, to Aplikacja na iPhone'a sprawdzi pogodę i warunki podróży i poinformuje Cię, kiedy nadszedł czas, aby jechać (o ile adres, do którego się wybierasz, jest zapisany w Twoim kalendarzu). Mynd uruchomi wtedy twoją ulubioną aplikację nawigacyjną na twoim telefonie, abyś mógł tam dotrzeć. Spotkania, które rozpoczynają się o czasie, kończą się o czasie, a Mynd pomaga Ci się tam dostać, więc nie przeszkadzasz wszystkim innym.

11. Kontrakty : OurDeal
Koszt: bezpłatnie do 29,99 USD+

Jeśli wysyłasz ludziom umowy pocztą e-mail, a następnie czekasz na ich podpisanie i przesłanie pocztą lub faksem, OurDeal może przyspieszyć ten proces. Umożliwia tworzenie bezpiecznych i poufnych pisemnych umów drogą elektroniczną, a nawet zawiera szablony do wyboru, jeśli nie masz własnej umowy do przesłania.

12. Kopia zapasowa plików: dowolny zewnętrzny dysk twardy
Koszt: różny

Oprócz przechowywania plików w Dropbox lub chmurze będziesz potrzebować zewnętrznego dysku twardego do tworzenia kopii zapasowych danych na wypadek awarii dysku twardego komputera – ponieważ to tylko kwestia czasu. Wystarczy dowolny zewnętrzny dysk twardy. Niektóre popularne opcje to Western Digital My Passport i Seagate Backup Plus. Upewnij się, że tworzysz kopię zapasową danych co najmniej raz w tygodniu, a będziesz w stanie szybciej odzyskać dane w przypadku katastrofy.

Jakie są Twoje ulubione aplikacje i narzędzia oszczędzające czas? Opowiedz nam o nich w komentarzach.

Chcesz więcej wskazówek i taktyk marketingowych? Zarejestruj się w bezpłatnej wersji VR Buzz .