8 kroków, aby przygotować swój biznes online na czas podatkowy

Nadszedł sezon podatkowy i niezależnie od tego, czy jest to twój pierwszy rok w biznesie, czy dziesiąty, zawsze wydaje się, że istnieje nieskończona lista zadań do wykonania, aby złożyć zeznanie. Jeśli mieszkasz w Stanach Zjednoczonych, ten przewodnik krok po kroku pomoże Ci się zorganizować, abyś mógł szybko rozpocząć pracę i złożyć zeznanie podatkowe za 2016 r. na długo przed terminem.

Zacznijmy.

Krok 1: Zapamiętaj te terminy podatkowe

Terminy podatkowe mogą się do ciebie wkraść. Ich brak może skutkować kosztownymi karami.

Podatki są należne 17 kwietnia 2017 r. W zależności od charakteru prowadzonej działalności konieczne może być również przedłożenie dodatkowych dokumentów do IRS przed tą datą.

Dodaj te daty do swojego kalendarza i nie przegap ani jednego terminu:

2 lutego: Formularze 1099 i W2 ostemplowane

Jeśli w 2016 r. zapłaciłeś niezależnemu wykonawcy lub pracownikowi więcej niż 600 USD, powinieneś już dostarczyć im odpowiednio 1099 lub W2 przed 1 lutego.

16 marca: powrót do partnerstwa

15 marca upływa termin składania zeznań podatkowych indywidualnych i osobowych. Wcześniejszy termin daje partnerom szansę na otrzymanie Harmonogramu K-1 przed terminem zeznania podatkowego.

17 kwietnia: należne zwroty podatku od osób prawnych

15 marca upływa termin złożenia zeznania podatkowego (formularze 1120 i 1120S) lub złożenia wniosku o przedłużenie podatku.

17 kwietnia: Indywidualny termin zwrotu

17 kwietnia upływa termin składania zeznań podatkowych dla osób fizycznych lub jednoosobowych (formularze 1040) lub ubiegania się o przedłużenie podatku.

Krok 2: Uporządkuj swoje paragony

Jeśli jeszcze tego nie zrobiłeś, czas przejść bez papieru. Przechowywanie paragonów online pozwoli Ci zaoszczędzić od góry papieru, aby uporządkować nadchodzący czas podatkowy.

Te narzędzia pomogą Ci uporządkować rachunki bez użycia papieru:

Evernote (bezpłatny)

Możesz przesyłać i przeglądać skany lub zdjęcia paragonów, wizytówek i ważnych dokumentów z dowolnego urządzenia. Użyj skanera ScanSnap Evernote Edition, aby przesłać dokumenty bezpośrednio na swoje konto Evernote.

Pudełko na buty (do 100 USD/miesiąc)

Jeśli masz ogromne zaległości z paragonami do przechowania, możesz zdecydować się na wysłanie ich pocztą w jednej z „Magic Enveloped” Shoeboxed, a Shoeboxed wprowadzi wszystkie dane za Ciebie.

Expensify (zaczyna się od 5 USD miesięcznie za każdego aktywnego użytkownika)

Płatności dokonywane podłączonymi kartami bankowymi są automatycznie importowane, a wydatki gotówkowe dodawane ręcznie. Aplikacja mobilna Expensify umożliwia również fotografowanie i przechowywanie paragonów w podróży. Rachunki są automatycznie dopasowywane do właściwych wydatków za pomocą technologii SmartScan usługi.

Krok 3: Aktualizuj swoją księgowość

Aby rozliczać podatki, musisz upewnić się, że Twoje księgi są aktualne. Przejrzysty zestaw ksiąg zapewnia dokładny wgląd w dochody i wydatki Twojej firmy. Stanowią również pierwszą linię obrony w przypadku audytu.

Możesz użyć oprogramowania księgowego dla małej firmy, aby przetworzyć własną księgowość. Alternatywnie, jeśli wolisz, aby zrobił to za Ciebie profesjonalista, rozważ zatrudnienie księgowego lokalnie lub online.

Jeśli informacje w Twoich księgach są nieprawidłowe, ryzykujesz, że nieumyślnie złożysz fałszywe roszczenie do IRS.

Jeśli chodzi o aktualizowanie książek, wybierz najlepszą dla siebie metodę, biorąc pod uwagę ilość czasu, którą musisz poświęcić na księgowość, budżet i pewność zarządzania własnymi książkami.

Krok 4: Prześlij 1099s

Jeśli zapłaciłeś niezależnemu wykonawcy więcej niż 600 USD w ciągu roku podatkowego, powinieneś już wysłać do wykonawcy formularz 1099 do 1 lutego, a kopię musisz przesłać do IRS do 31 marca 2017 r.

Krok 5: Zrozum wymagania dotyczące podatku od sprzedaży

Przepisy dotyczące podatku obrotowego są w najlepszych czasach skomplikowane. Będziesz chciał skonsultować się w tej sprawie ze swoim księgowym, ale przyjrzyjmy się pokrótce, jak podatek obrotowy ma zastosowanie do firm internetowych.

Stanowe wymogi podatkowe są podyktowane pojęciem prawnym zwanym „nexus”. Nexus oznacza, że ​​firma musi mieć fizyczne połączenie ze stanem, aby pobierać tam podatek obrotowy. Jeśli Twoja firma rozwija nexus w stanie, musisz pobierać podatek od sprzedaży w tym stanie.

Chociaż wiele firm będzie mieć nexus tylko w stanie, w którym mieszka, istnieją przypadki, w których Twoja firma może rozwinąć nexus w dodatkowych stanach.

Oto kilka przykładów rzeczy, które rozwijają nexus:

• Biuro
• Pracowników
• Magazyn
• Prowadzenie wyskakującego sklepu lub sprzedaż na targach rzemieślniczych
• Przechowywanie zapasów

Jesteś prawnie zobowiązany do pobierania podatku od sprzedaży w każdym miejscu, w którym Twoja firma rozwinęła Nexus. Przepisy podatkowe różnią się w poszczególnych stanach, dlatego przed złożeniem zeznania podatkowego skonsultuj się z doradcą podatkowym, aby upewnić się, że odpowiednio spełniasz stanowe wymagania dotyczące podatku od sprzedaży.

Krok 6: Rozważ złożenie wniosku o przedłużenie podatku

Ważne jest, aby zrozumieć, że przedłużenie podatku nie zwalnia Cię z płacenia należnych podatków w zwykłym terminie.

Po co więc w ogóle zawracać sobie głowę złożeniem wniosku o rozszerzenie? Cóż, złożenie wniosku o przedłużenie jest łatwe i daje więcej czasu na złożenie zeznania podatkowego.

Aby złożyć wniosek o rozszerzenie podatku, musisz wypełnić formularz rozszerzenia podatku odpowiadający rodzajowi Twojej działalności (poniżej) i oszacować kwotę podatków należnych za dany rok. Następnie prześlij wypełniony formularz i zapłatę podatków należnych do IRS elektronicznie lub pocztą do 15 kwietnia (16 marca w przypadku korporacji).

O ile złożysz wniosek przed terminem, przedłużenie następuje automatycznie. IRS skontaktuje się z Tobą tylko wtedy, gdy Twoja aplikacja zostanie odrzucona.

Pamiętaj, że jeśli nie dokonasz płatności należnych podatków w zwykłym terminie podatkowym, możesz zostać pociągnięty do odpowiedzialności za kary i odsetki, nawet jeśli złożyłeś wniosek o przedłużenie.

Aby złożyć wniosek o rozszerzenie podatku, skorzystaj z formularza odpowiadającego Twojemu rodzajowi działalności:

Partnerstwa – 15 marca 2017 r.

Aby zakwalifikować się do automatycznego przedłużenia o 7 miesięcy, skorzystaj z formularza 7004.

Korporacje – 17 kwietnia 2017

Aby zakwalifikować się do automatycznego przedłużenia o 6 miesięcy, skorzystaj z formularza 7004.

Wyłączni właściciele – 17 kwietnia 2017 r.

Aby zakwalifikować się do automatycznego przedłużenia o 6 miesięcy, użyj formularza 4868.

Krok 7: Sprawdź te odliczenia podatkowe

Poniższe odliczenia są powszechnie dostępne dla sprzedawców internetowych.

Wszystkie te wydatki można odliczyć w Załączniku C, Formularz 1040, chyba że zaznaczono inaczej.

Pamiętaj, że jeśli Twoja firma jest nowa, musisz skonsultować się z księgowym, ponieważ niektóre z Twoich wydatków mogą wchodzić w koszty początkowe.

Domowe biuro

Aby kwalifikować się do odliczenia za biuro domowe, musisz spełnić trzy wymagania: wyłączność, regularność i pierwszeństwo.

• Wyłączność: Twoje miejsce pracy musi być wykorzystywane wyłącznie do celów biznesowych.
• Regularność: Twoje domowe biuro musi być używane regularnie. Nie musi to być codzienne, ale powinno być spójne.
• Pierwszeństwo: Powinieneś spędzać większość czasu w swoim domowym biurze i tam prowadzić najważniejsze czynności biznesowe.

Aby obliczyć odliczenie za biuro domowe, możesz użyć metody uproszczonej lub metody zwykłej. W metodzie uproszczonej pobierasz ustandaryzowane odliczenie w wysokości 5 USD za metr kwadratowy domu, który jest używany do prowadzenia działalności, do maksymalnie 300 stóp kwadratowych.

W przypadku zwykłej metody musisz obliczyć rzeczywisty procent domu, który jest wykorzystywany do prowadzenia działalności, dzieląc powierzchnię zajmowaną przez firmę przez całkowitą powierzchnię domu.

Jeśli obliczysz odliczenie za pomocą zwykłej metody, musisz również wypełnić formularz 8829.

Edukacja

Jeśli bierzesz udział w zajęciach lub warsztatach, które zwiększają wartość Twojej firmy i/lub zwiększają Twoją wiedzę specjalistyczną, można je w pełni odliczyć.

Koszty telefonu i Internetu

Jeśli masz telefon używany wyłącznie do celów biznesowych, koszt planu telefonicznego można w pełni odliczyć jako koszt mediów. Jeśli używasz telefonu zarówno do celów służbowych, jak i osobistych, możesz odliczyć tylko pewien procent całkowitego kosztu rachunku telefonicznego w zależności od tego, jak często korzystasz z telefonu komórkowego w celach biznesowych.

Na przykład, jeśli korzystasz z telefonu komórkowego 60% w celach biznesowych i 40% w celach osobistych, możesz odliczyć 60% związanych z tym kosztów. Prowadzenie szczegółowego rachunku telefonicznego to dobry sposób na poparcie roszczenia, jeśli kiedykolwiek zostaniesz poddany audytowi.

Jeśli korzystasz z usług takich jak Skype lub Google Voice, możesz je odliczyć jako wydatki biurowe.

Rachunek za internet można również odliczyć jako koszt mediów. Jeśli pracujesz w biurze domowym i korzystasz z jednego połączenia internetowego, musisz rozliczyć się z użytku osobistego. Oblicz procent użycia związanego z działalnością i zastosuj go do całości.

Motywy hostingu i sklepu internetowego

Koszt rejestracji domeny i hostingu e-commerce podlega odliczeniu w ramach innych wydatków. Możesz również odliczyć koszt dowolnych szablonów sklepów internetowych lub niestandardowych motywów Shopify, które kupujesz dla swojej firmy jako koszt oprogramowania lub marketingu.

Praca Wykonawcy

Koszt wynajęcia niezależnego wykonawcy można doliczyć jako robociznę kontraktową.

Koszty wysyłki

Koszty wysyłki towarów do klientów, takie jak koszty wysyłki i opakowania, można zaliczyć jako inne wydatki.

Wykorzystanie pojazdu

Aby odliczyć wykorzystanie pojazdu do celów służbowych, musisz śledzić przebieg podróży służbowych. Można to zrobić szybko za pomocą narzędzia, takiego jak tracker przebiegu Shoeboxed. Powinieneś przynajmniej rejestrować liczbę przejechanych mil w ciągu roku (odnotować stan licznika 1 stycznia, a następnie 31 grudnia) i prowadzić zapis spotkań, wyjazdów na pocztę itp. w swoim kalendarzu.

Inną powszechną techniką jest śledzenie przebiegu biznesowego i osobistego przez okres dwóch tygodni co kwartał. Możesz użyć tego pod koniec roku, aby obliczyć stosunek wykorzystania biznesowego do osobistego.

Po ustaleniu całkowitego przejechanego przebiegu podziel mile biznesowe przez łączną liczbę przejechanych mil, aby określić procent wykorzystania w firmie.

Opłaty za usługi online

Usługi online używane do celów biznesowych, takie jak Shopify, Shoeboxed i wszelkie inne aplikacje używane do prowadzenia firmy, podlegają odliczeniu jako wydatki biznesowe.

Sprzęt

Koszt sprzętu biznesowego, takiego jak komputer służbowy, aparat fotograficzny i telefon komórkowy (jeśli jesteś jego bezpośrednim właścicielem), można odzyskać poprzez amortyzację lub potrącenie na podstawie sekcji 179. W niektórych przypadkach księgowy może nawet zalecić odliczenie kosztu sprzętu biznesowego jako standardowego wydatku biznesowego.

Zdecydowanie zaleca się współpracę z księgowym w celu prawidłowego odliczenia kosztów sprzętu. Wszystkie te podejścia do odliczania kosztów sprzętu mogą zapewnić Twojej firmie różne korzyści finansowe. Na przykład korzystniejsze może być odliczenie kosztów sprzętu w jednym trafieniu (stosując odliczenie sekcji 179 lub jako standardowy wydatek biznesowy) lub amortyzację kosztów przez kilka lat.

Co więcej, różne pozycje są amortyzowane przy użyciu różnych metod amortyzacji, a prawidłowe skonfigurowanie harmonogramu amortyzacji może być bardzo trudne.

Najlepszym sposobem na prawidłowe odliczenie kosztów sprzętu biznesowego jest prowadzenie rejestru wszystkich zakupów sprzętu biznesowego i poproszenie księgowego o poradę, jak je odliczyć w zeznaniu podatkowym.

Profesjonalne usługi

Opłaty prawne i zawodowe, które są niezbędne i bezpośrednio związane z prowadzeniem firmy, takie jak opłaty pobierane przez księgowych i księgowych, mogą być traktowane jako usługi profesjonalne.

Krok 8: Znajdź odpowiedniego księgowego i zadaj te pytania

Szukając księgowego, który pomoże w rozliczeniu podatków, weź pod uwagę, jak dobrze rozumie on Twoją branżę, specyficzne potrzeby Twojej firmy i czy rozlicza się godzinowo, czy pobiera zryczałtowaną opłatę.

Po zatrudnieniu księgowego zadaj mu następujące pytania, aby sprawdzić, czy istnieją inne sposoby obniżenia podatku:

1. Czy są dostępne lokalne ulgi podatkowe? (to duży, za którym przedsiębiorcy często tęsknią)
2. Czy moja firma ma nexus w innych stanach? Czy właściwie poradziłem sobie z podatkiem obrotowym?
3. Czy są korzyści ze zmiany struktury mojej firmy?

Do Ciebie

Podatki prawdopodobnie nie są twoją ulubioną częścią własności firmy, ale przy pewnym planowaniu i organizacji możesz zmaksymalizować swoje odliczenia i wyeliminować stres związany z sezonem podatkowym.

Jeśli masz jakiekolwiek pytania dotyczące przygotowania swojego biznesu internetowego na czas podatkowy, daj nam znać w komentarzach poniżej, a my dołożymy wszelkich starań, aby Ci pomóc!

O autorze: Ten post został wysłany przez Bench, usługę księgowości online, która łączy Cię z profesjonalnym księgowym i używa prostego, eleganckiego oprogramowania do wykonywania Twoich ksiąg za Ciebie.