4 czynniki wpływające na dostarczalność wiadomości e-mail

Poniżej znajduje się część serii wpisów gości z systemu Windows IT Pro, które szczegółowo omawiają protokół SMTP. Do tej pory poznaliśmy historię protokołu SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) i zbadaliśmy różne definicje, kiedy wiadomość e-mail jest uważana za „dostarczoną”. W tym ostatnim poście z Windows IT Pro analizują 4 kluczowe czynniki, które wpływają na dostarczanie wiadomości e-mail.

Na dostarczalność może wpływać wiele czynników, w tym dobra reputacja wysyłania, prawidłowe uwierzytelnianie poczty przez SPF i DKIM oraz stosowanie silnych praktyk w zakresie uprawnień. Ale naprawdę wyróżniają się cztery czynniki:

1. Kondycja infrastruktury messag
2. Co jest w wiadomości
3. Kto to wysyła?
4. Dostępność systemu odbiorczego

Stan infrastruktury wiadomości

Stan sieci i infrastruktury będzie oczywiście miał ogromny wpływ na to, czy wiadomości mogą być dostarczane. SMTP zakłada obecność niezawodnej łączności sieciowej i rozpoznawania nazw za pośrednictwem usługi nazw domen (DNS). Wszystko, co zakłóca działanie tych funkcji, może uniemożliwić dostarczanie wiadomości.

Większość administratorów zdaje sobie z tego sprawę i podejmuje środki w celu ochrony swojego ruchu przychodzącego; na przykład często używa się wielu rekordów DNS programu Mail Exchanger (MX) w celu zapewnienia nadmiarowych tras dla poczty przychodzącej. Jednak jako nadawca nie możesz kontrolować serwerów odbiorców ani konfiguracji DNS, a jeśli system wysyłający lub odbierający ma niestabilną łączność lub problemy z DNS, trudno będzie dostarczyć pocztę w sposób terminowy i niezawodny

Treść wiadomości

Treść wiadomości ma kluczowy wpływ na dostarczalność wiadomości z różnych powodów. Rozpoznanie wiadomości jako spamu lub złośliwego oprogramowania przez zbadanie jej zawartości (w tym załączników, adresów URL, tekstu wiadomości i nagłówków) okazało się całkiem dobrym sposobem na identyfikację i blokowanie niechcianych treści; jednak legalne wiadomości e-mail dotyczące serwisów randkowych, kredytów hipotecznych i różnego rodzaju farmaceutyków mogą zostać wyłapane przez filtry.

Pierwsze generacje filtrów wiadomości były dość ograniczone; mogły pasować tylko do określonych wzorców i elementów treści. Jednym z kluczowych ulepszeń w technologii filtrowania było wprowadzenie filtrów współpracujących, dzięki którym wiele witryn i usług może przesyłać raporty o spamie do scentralizowanej usługi. Problem z filtrowaniem grupowym polega na tym, że gdy jeden z filtrów uzna, że ​​wiadomość jest spamem, inne witryny korzystające z tych samych danych filtrujących zablokują ją, bez zadawania pytań.

Historia i filtrowanie nadawców

Filtrowanie grupowe zostało dodatkowo ulepszone przez wprowadzenie filtrowania opartego na reputacji. Chociaż dokładny sposób obliczania reputacji nadawcy różni się w zależności od filtra, idea jest taka sama: systemy reputacji łączą informacje o źródle wiadomości (w tym adres IP nadawcy i rzekomą domenę), zachowanie nadawcy w przeszłość (w tym liczbę wiadomości wysłanych w jednostce czasu i czy te wiadomości zostały uznane za podejrzane), treść wiadomości, a nawet informacje zwrotne od odbiorcy po naciśnięciu przycisku „to jest spam”.

Na przykład legalna firma, która normalnie wysyła 1000 wiadomości dziennie, może zostać oznaczona przez filtr reputacji, jeśli nagle zacznie wysyłać 10 000 wiadomości dziennie. Firma, która zacznie wysyłać wiadomości o wątpliwej treści, może również wywołać filtrowanie reputacji. Filtry te są skuteczne, ale mają problemy.

Po pierwsze, jeśli Twoje wiadomości zaczną uruchamiać filtr, może być trudno dowiedzieć się, dlaczego, ponieważ dostawcy usług internetowych często chronią algorytmy, których używają do oceniania wiadomości e-mail, aby spamerzy nie byli w stanie oszukać systemu. Po drugie, systemy reputacji, które używają źródłowego adresu IP nadawcy jako danych wejściowych, mogą powodować filtrowanie poczty po zmianie adresu IP, a nowy adres pochodzi z zakresu, który ma złą reputację. Tak więc, nie z własnej winy, możesz zauważyć, że Twoje wiadomości są filtrowane po zmianie adresów IP lub przeniesieniu serwerów pocztowych do innej sieci.

Oczywiście, uruchamiając własne serwery SMTP, bierzesz na siebie odpowiedzialność za szereg problemów z dostarczalnością. Na przykład, jeśli Twój serwer jest ustawiony jako otwarty przekaźnik, prawdopodobnie bardzo szybko znajdziesz go na liście odrzuconych, gdy błąd w konfiguracji zostanie wykryty przez spamerów lub przez automatyczne narzędzia skanujące, które wszyscy główni dostawcy RBL stosowanie. Kiedy umieszczasz serwer SMTP w Internecie, ponosisz odpowiedzialność za jego monitorowanie i utrzymywanie.

Dostępność systemu odbiorczego

Dostarczalność zależy również od dostępności systemu odbiorczego. Ponieważ SMTP jest protokołem typu „store-and-forward”, serwer wysyłający zwykle umieszcza wiadomości w kolejce na pewien czas, gdy serwer odbierający jest niedostępny. W środowiskach wieloserwerowych wiadomość może zostać dostarczona do serwera granicznego, ale jeśli skrzynka pocztowa odbiorcy jest niedostępna (być może dlatego, że docelowa baza danych skrzynek pocztowych jest w trybie offline lub łącze między lokacjami jest niedostępne), serwer graniczny może przechowywać wiadomość i dostarczyć ją później.

Poprawa dostarczalności wiadomości

Poprawa dostarczalności wiadomości wychodzących pomaga zwiększyć wydajność i opłacalność komunikacji biznesowej. Najważniejszym pojedynczym krokiem, jaki możesz wykonać, jest dobre oprzyrządowanie i procesy pomiarowe, aby mieć wiarygodne dane o liczbie niedostarczonych komunikatów. Śledzenie tych wskaźników w czasie pomoże Ci szybko zidentyfikować trendy i wzorce, które mogą wcześnie ostrzegać o problemach, zanim wymkną się one spod kontroli.

Analiza tych danych może wiele powiedzieć o źródle wszelkich problemów z dostarczaniem wiadomości e-mail. Na przykład serwer skonfigurowany do korzystania z niewłaściwego serwera DNS lub zawierający nieprawidłowe rekordy odwrotnego DNS, SPF lub DKIM może być powolny lub niezdolny do dostarczania wiadomości do określonych miejsc docelowych, co spowoduje wyświetlenie zmian we wzorcach dostarczania wyraźnie, gdy spojrzysz na czasy dostawy i długości kolejek na serwerze, którego dotyczy problem — ale tylko wtedy, gdy spojrzysz.

Przyjrzyj się również dziennikom serwera bardziej niż długości kolejki. Wielu dostawców usług internetowych zwraca w swoich kodach zwrotnych błędy związane z dostarczalnością, które zazwyczaj można zobaczyć w dziennikach serwera SMTP (MTA). Niektóre z tych „błędów” wskazują, że nadawca powinien wypełniać długie, kłopotliwe formularze u dostawcy usług internetowych w celu ustalenia statusu nadawcy masowego lub zweryfikowania jego legalności.

Ciągłe monitorowanie operacyjne powinno dawać wczesne ostrzeżenia o problemach z siecią lub infrastrukturą, które wpłyną na dostarczanie wiadomości wychodzących. Jeśli nie masz zasobów, aby poświęcić się temu rodzajowi monitorowania, SendGrid ma solidne śledzenie i analitykę, a także zespół ekspertów ds. poczty e-mail, którzy pomogą Ci zidentyfikować i naprawić te problemy z dostawą.

Serdeczne podziękowania dla Windows IT Pro za dogłębne spojrzenie na historię SMTP i dostarczalność wiadomości e-mail. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o sprawdzonych metodach dostarczania wiadomości e-mail i zachowaniu zgodności, możesz przeczytać nasz Przewodnik po dostarczalności i nasz przewodnik na ABC dostawców usług internetowych .

Ten post jest dzięki uprzejmości naszych przyjaciół z Windows IT Pro.