8 podstawowych raportów projektowych

Raportowanie — tym zajmuje się kierownik projektu. Bez względu na to, czy jesteś czeladnikiem, czy praktykantem w terenie, sporządziłeś raport z projektu, ręcznie lub za pomocą narzędzi do raportowania. Możesz jednak nie wiedzieć, że istnieje kilka różnych typów raportów lub jak adresować je konkretnie do określonych odbiorców.

Co to jest raport z projektu?

Raport z projektu to po prostu dokument, który zawiera szczegółowe informacje na temat ogólnego stanu projektu lub określonych aspektów postępu lub wydajności projektu. Niezależnie od rodzaju raportu, składa się on z danych projektowych opartych na aspektach ekonomicznych, technicznych, finansowych, zarządczych czy produkcyjnych.

Korzyści z raportu projektu

Są to ważne narzędzia komunikacji z interesariuszami, aby na bieżąco informować ich o projekcie i jego postępach. Ale są one również pomocne dla kierowników projektów i pomagają im przy przydzielaniu zasobów i innych środków zarządzania projektem do pomyślnego zakończenia. Większość raportów projektowych będzie porównywać rzeczywisty nakład pracy z planowanym nakładem, aby utrzymać projekt pod kontrolą finansową i dostosować się do jego harmonogramu.

Raporty projektowe nie tylko pomagają menedżerom i interesariuszom monitorować postępy, ale także mogą przewidywać zagrożenia, a tym samym pracować nad opracowaniem reakcji, aby ich uniknąć. Pomagają kontrolować koszty i trzymać się budżetu, monitorować wydajność zespołu i zwiększać wgląd w projekt, aby uzyskać lepszy wgląd w zarządzanie nimi.

Ze względu na ich poziom szczegółowości tworzenie raportu z projektu wymaga czasu. Oprogramowanie do zarządzania projektami, takie jak ProjectManager, może przyspieszyć proces raportowania. Twórz raporty o stanie, raporty o zasobach, raporty o odchyleniach i nie tylko za pomocą kilku kliknięć. Lub po prostu spójrz na nasz pulpit nawigacyjny w czasie rzeczywistym, aby uzyskać migawkę stanu bieżącego projektu. Zacznij korzystać z ProjectManagera za darmo już dziś.

Wspólne typy raportów projektowych

Oto zarys ośmiu najbardziej powszechnych typów raportów projektowych, niemniej jednak są one kluczowe dla pomyślnego prowadzenia projektu.

1. Raporty o stanie

„Czy mogę otrzymać ten raport o stanie za godzinę?” To pytanie, które często słyszą kierownicy projektów. Może pochodzi od sponsora projektu, kierownika Biura Projektu lub kolegi. Jest to najczęstszy rodzaj raportu projektowego i ten, nad którym prawdopodobnie pracujesz najczęściej.

Możesz generować raporty o statusie co tydzień lub co miesiąc – a ostatnio w jednym projekcie skończyłem tworzenie codziennych raportów o statusie w fazie wdrożenia. Częstotliwość zależy od tego, gdzie jesteś w projekcie i ile jest do powiedzenia. Nie ma sensu raportować codziennie, jeśli wszystkie zadania zajmują ponad tydzień, ponieważ nie będziesz mieć żadnych postępów do raportowania z dnia na dzień.

Ponieważ poświęcisz sporo czasu na tworzenie raportów o stanie, warto zastanowić się, jak przyspieszyć ich pisanie. Co więcej, zautomatyzuj jak najwięcej raportów dotyczących projektów.

Utwórz standardowy szablon raportu o stanie lub użyj tego, który jest dostarczany z oprogramowaniem do zarządzania projektami i użyj danych z narzędzia do planowania, aby wypełnić postęp projektu. Nawet jeśli później będziesz musiał to zmienić, wypełnienie niektórych pól za Ciebie nadal zaoszczędzi Ci wiele czasu.

Zrób raport o stanie za pomocą kilku kliknięć

Aby dowiedzieć się więcej o narzędziach do raportowania projektów oraz o tym, jakie korzyści mogą przynieść Tobie i Twojemu codziennemu nakładowi pracy, obejrzyj krótki film poniżej. Pokazuje, jak tworzyć raporty statusu za pomocą kilku kliknięć za pomocą ProjectManager.com. Dzięki łatwemu w użyciu oprogramowaniu do raportowania możesz bez obaw śledzić projekty, oferować bardziej efektywne prezentacje i uzyskiwać lepsze wyniki.

2. Raport z postępów

Jednym z najważniejszych raportów projektowych, które wygenerujesz w trakcie realizacji projektu, jest raport postępu. Jest to raport, który aktualizuje informacje o Twoim projekcie, zwłaszcza jeśli spełnia on założenia określone w harmonogramie i budżecie. To kolejny sposób na poinformowanie interesariuszy o tym, gdzie aktualnie znajduje się projekt.

Chcesz być konkretny podczas sporządzania raportu z postępów. Zanotuj dane, a następnie napisz krótkie wprowadzenie, które zawiera tytuł projektu, dane kontaktowe, podsumowanie statusu projektu oraz ogólne informacje o harmonogramie, kosztach i oczekiwanym zakończeniu projektu.

Raporty z postępów można generować za pomocą oprogramowania do zarządzania projektami, ale istnieją szablony, które mogą być pomocne. ProjectManager ma darmowy szablon raportu postępu dla programu Word, który zawiera wszystko, czego potrzebujesz, aby sporządzić dokładny raport postępu, w tym sekcję podsumowującą, która sprawdza status projektu, harmonogram, koszt i ryzyko. Na pierwszy rzut oka możesz zobaczyć, czy jesteś na czas, czy spóźniony i dlaczego. Istnieje również sekcja, która zagłębia się w status każdego zadania.

3. Raporty o ryzyku

Wielu kierowników projektu informuje o ryzyku co najmniej raz w miesiącu, a raport jest zwykle wynikiem spotkania, które przedstawia przegląd ryzyka. Oczywiście możesz zaktualizować swój rejestr ryzyka w dowolnym momencie i powinieneś zachęcać wszystkich członków zespołu projektowego do wnoszenia zagrożeń do dziennika, gdy uznają, że coś wymaga zarejestrowania.

Raport dotyczący ryzyka powinien zawierać podsumowanie profilu ryzyka projektu, ale sposób przedstawienia tego zależy od Ciebie. Dobrym podejściem byłoby uwzględnienie tylko szczegółów dotyczących zagrożeń, które mogą potencjalnie powodować najwięcej problemów dla twojego projektu. Następnie dołącz oświadczenie na temat zagrożeń niższego poziomu, być może podsumowując, jak sobie z nimi radzisz.

Powiązane: Darmowe szablony raportów projektu

Będziesz także chciał mieć możliwość sporządzenia raportu o wszystkich swoich zagrożeniach, niezależnie od ich znaczenia. Prawdopodobnie najłatwiej jest to zrobić w formie automatycznego pobrania z oprogramowania do zarządzania projektami lub jeśli przechowujesz dziennik ryzyka w innym formacie, takim jak arkusz kalkulacyjny, wydając pełną kopię tego dokumentu.

4. Sprawozdania zarządu/wykonawcze

Raporty z projektów muszą być dostosowane do osób, które będą je czytać. Tak więc raport, który tworzysz dla zarządu projektu, będzie miał inny poziom szczegółowości w porównaniu z cotygodniową aktualizacją statusu, która trafia do zespołu projektowego i kluczowych interesariuszy biznesowych.

W przypadku raportów zarządu projektu myśl na wysokim poziomie. Będą chcieli przeczytać o rzeczach, które są dla nich ważne, takich jak problemy, które mogą pomóc w rozwiązaniu, podsumowanie pozycji budżetowej i czy jesteś na dobrej drodze do osiągnięcia kluczowych kamieni milowych.

Upewnij się, że Twoje sprawozdanie z zarządu jest w formacie, który będą mogli łatwo przeczytać. Na przykład, jeśli dyrektorzy są zawsze w drodze i używają smartfonów do sprawdzania wiadomości e-mail, nie twórz raportu w postaci skomplikowanego arkusza kalkulacyjnego, który nie wyświetla się poprawnie, lub nie zawieraj dużej ilości dużych grafik, których dotarcie zajmie wieki. Ściągnij. Plik PDF zostanie wyrenderowany na różnych urządzeniach, jeśli wysyłasz raport statyczny. Możesz też przyznać licencje członkom zarządu lub kierownictwu wyższego szczebla, aby mogli przeglądać raporty w czasie rzeczywistym w dowolnym miejscu. ProjectManager oferuje pulpity nawigacyjne na żywo, które zawsze zawierają aktualne informacje.

5. Raport z analizy kosztów i korzyści

Podczas podejmowania decyzji, czy projekt jest opłacalny, jednym z raportów, które chcesz uruchomić, jest raport analizy kosztów i korzyści. Jest to sposób na porównanie, ile korzyści lub możliwości projekt oferuje Twojej organizacji w porównaniu z inwestycją. To kluczowy krok w podejmowaniu decyzji, czy projekt ma sens z biznesowego punktu widzenia.

Jest to ważny proces pozwalający ustalić, czy inicjatywa, którą badasz, ma wartość. Pozwoli to Twojej firmie lepiej wykorzystać swoje zasoby, jeśli ruszy do przodu z projektem, a także dostarczy dokumenty, które wspierają realizację projektu. Możesz użyć analizy kosztów, aby śledzić swoje wydatki i wydatki, aby upewnić się, że fundusze są odpowiednio przydzielane.

Analiza kosztów i korzyści pokazuje, ile spodziewasz się zapłacić za projekt i porównuje to z korzyściami lub możliwościami, które uzyskasz po ukończeniu projektu. Korzystając z darmowego szablonu analizy kosztów i korzyści dla Excela od ProjectManagera zbierasz koszty ilościowe, rodzaje kosztów i porównuje je z korzyściami ilościowymi i rodzajami korzyści. Ta analiza kosztów i korzyści pomoże w podjęciu decyzji przy podejmowaniu decyzji, czy kontynuować projekt, czy nie.

6. Raporty o zasobach

Skąd wiesz, kto co robi, kiedy? Możesz przejrzeć cały plan projektu i ręcznie wypracować alokacje zasobów. Zajęłoby to dużo czasu i byłoby również otępiająco nudne. Możesz też skorzystać z oprogramowania do planowania zarządzania projektami, aby to wszystko opracować za Ciebie. Większość narzędzi programowych, niezależnie od tego, czy jest to samodzielne oprogramowanie do tworzenia wykresów Gantta, czy w pełni funkcjonalne narzędzia projektowe ze zintegrowanymi kartami czasu pracy, ma opcję tworzenia raportu zasobów.

Raport zasobów pokaże Ci, który członek zespołu projektowego jest przydzielony do którego zadania w danym dniu. Mogą być również używane do wskazywania problemów z alokacją – gdy członek zespołu jest przydzielony do więcej niż jednego zadania. Oczywiście nie mogą pracować nad dwiema rzeczami naraz, więc jeśli nie wykryjesz tych problemów, przekonasz się, że twój plan projektu opóźnia się. Skorzystaj z raportu zasobów, aby upewnić się, że nie doszło do starć dla poszczególnych osób, i w razie potrzeby przestaw te zadania.

Ogólnie rzecz biorąc, raporty o zasobach są jednym z najbardziej użytecznych rodzajów raportów projektowych, które mogą mieć kierownik projektu, chociaż na początku mogą być nieco trudne do zinterpretowania. Naprawdę warto poświęcić czas na zapoznanie się z raportami, aby odpowiednio wprowadzić zmiany w harmonogramie projektu.

7. Raporty o odchyleniach

Jak możesz stwierdzić, czy projekt faktycznie postępuje zgodnie z planem? Na tym właśnie polega piękno raportu o odchyleniach: porównuje on planowany wynik z rzeczywistym, dając Ci metrykę, która pozwala zmierzyć, czy jesteś na dobrej drodze, czy wyprzedzasz harmonogram, czy masz opóźnienia. Raport wariancji zbierze i uporządkuje dane dotyczące tego, co porównujesz, niezależnie od tego, czy będzie to budżet, harmonogram, czy zakres mierzonej zmiennej projektu. Raport wariancji stanowi narzędzie do wielu analiz wariancji lub mierzalnej zmiany w stosunku do wartości bazowej.

Istnieje kilka raportów o odchyleniach, takich jak wariancja kosztów, wariancja po zakończeniu (nadwyżka lub deficyt budżetu), wariancja planowana i inne. Przeważnie raportowanie wariancji jest używane w analizie budżetowej, raportowaniu trendów i analizie wydatków.

Raport o odchyleniach jest doskonałym narzędziem dla kierownika projektu, który potrzebuje wglądu w postęp projektu, aby podejmować inteligentne decyzje dotyczące alokacji zasobów. Z raportowania korzystają nie tylko kierownicy projektów. Interesariusze są zainteresowani raportowaniem wysokiego poziomu, a raporty o odchyleniach dają im kciuki w górę lub w dół co do postępów projektu oraz tego, czy spełnia on harmonogram i budżet.

8. Raport z analizy luk

Niezależnie od tego, czy zarządzasz projektem, czy jesteś w trakcie przenoszenia firmy na wyższy poziom, potrzebujesz raportu, który pokaże Ci, jak przejść z punktu A do punktu B. Nazywa się to raportem analizy luk. Pozwala sprawdzić, czy spełniasz oczekiwania i czy efektywnie wykorzystujesz zasoby.

Raport z analizy luk zmierzy aktualny stan projektu lub firmy pod względem czasu, pieniędzy i pracy, a następnie porówna go ze stanem docelowym, jaki planuje osiągnąć. Następnie, definiując i analizując lukę między tymi dwoma punktami, można opracować plan działania w celu zorganizowania zadania niezbędnego do osiągnięcia tego celu.

ProjectManager posiada darmowy szablon analizy luk dla Excela. Ma miejsce na twój obecny stan przedmiotu i przyszły stan przedmiotu. Następnie możesz zanotować procent luki, którą musisz zamknąć, aby osiągnąć swój cel i wymienić działania niezbędne do osiągnięcia tego celu. Określ, kto poprowadzi tę inicjatywę, a nawet uchwyć status działania.

Zautomatyzowane raporty projektowe z ProjectManager

ProjectManager może tworzyć kilka rodzajów raportów projektowych za pomocą jednego kliknięcia. Nasze wielokrotnie nagradzane oprogramowanie do zarządzania projektami pozwala menedżerom tworzyć raporty o stanie, zadaniach, dostępności, odchyleniach i nie tylko. Możesz łatwo udostępnić je online lub wydrukować w formacie PDF na następne spotkanie interesariuszy. Dajemy kierownikom projektów wszystko, czego potrzebują do śledzenia i raportowania swoich projektów w jednym oprogramowaniu w chmurze.

Odpowiednie oprogramowanie pomoże Ci jako kierownikowi projektu. Opracowaliśmy funkcje raportowania projektu i pulpitu nawigacyjnego ProjectManager, aby pomóc kierownikom projektów w uproszczeniu tego podstawowego zadania. Szablony raportów naszego oprogramowania zapewnią niezbędny wstęp do monitorowania Twoich projektów. Jeśli potrzebujesz zasobów, aby je zobaczyć, nie ma problemu — możesz przyznać członkom zespołu bezpośredni dostęp, oszczędzając czas, regularnie udostępniając je odpowiednim osobom. Rozpocznij bezpłatny 30-dniowy okres próbny już teraz i zacznij sprawniej raportować.