Pięć alternatyw dla wykresu Gantta

Jeśli jesteś certyfikowanym kierownikiem projektu, prawdopodobnie używasz oprogramowania do wykresów Gantta lub przynajmniej jakiegoś szablonu wykresu Gantta. Wykres Gantta to skuteczne narzędzie do pokazania większego obrazu projektu i dobrze sprawdza się w przypadku osób, które lubią rzeczy wyświetlane w formie graficznej. Pomimo ich popularności, nie wszyscy kochają pracę na wykresie Gantta.

Wykresy Gantta mają swoje wady. Bądźmy szczerzy — gdy zaczniesz dodawać kamienie milowe i zależności, mogą one stać się bałaganem. Dodaj nazwy zasobów, czasy opóźnień i symbole, a może to szybko stać się brzydkim wzrokiem, który nawet kierownik projektu ma trudności ze zrozumieniem, nie mówiąc już o sponsorach projektów, którzy nie znają Gantta.

Na szczęście istnieją prostsze sposoby na przekazanie wiadomości. Oto pięć alternatyw dla szablonów wykresów Gantta, z których możesz korzystać już dziś.

Pięć najlepszych alternatyw dla wykresów Gantta do zarządzania projektami

1. Widok arkusza

Większość ludzi uważa wykresy Gantta za arkusze kalkulacyjne Excela, które mają oś czasu. W podstawowym sensie to prawda. Dzięki nim możesz zobaczyć wszystkie swoje zadania w jednym miejscu, co jest bardzo pomocne. Ale za tym wykresem jest dużo danych.

Co by było, gdyby istniał sposób na zminimalizowanie wykresu słupkowego i wyświetlanie tylko nieprzetworzonych danych projektu? Możesz! Nazywa się to widokiem arkusza i chociaż nie wszystkie programy do tworzenia wykresów Gantta mają tę opcję, ProjectManager oferuje widok arkusza wraz z już dynamicznym wykresem Gantta. Widok arkusza zapewnia wszystko, czego oczekujesz od wykresu Gantta, w tym przypisywanie zadań do zespołu, łączenie zależności i ustawianie kamieni milowych.

Jedną z cech, które sprawiają, że arkusz jest lepszy niż całe lekkie oprogramowanie Gantta, jest to, że otrzymujesz to, co najlepsze z obu światów. Możesz wyświetlić i dostosować więcej kolumn, aby lepiej pasowały do ​​Twojego projektu. Następnie możesz wybrać kolumny, które chcesz zobaczyć w widoku Gantta.

Przełączaj się między arkuszem a widokiem wykresu Gantta zgodnie z potrzebami, ponieważ dane pozostają takie same. Jeśli zaktualizujesz jeden, drugi natychmiast się zsynchronizuje. Nasze widoki arkusza i wykresu Gantta mają również większą funkcjonalność niż inne oprogramowanie Gantta. Na przykład możesz filtrować ścieżkę krytyczną bez konieczności wykonywania na czas obliczeń na kalkulatorze. Po ustaleniu harmonogramu ustaw linię bazową, aby zapisać swój plan i porównać go z rzeczywistymi postępami, aby nie zboczyć z kursu.

2. Tablice Kanban

Tablice Kanban, które są zazwyczaj przydatne w przypadku innych projektów niż tradycyjny wykres Gantta, zyskują na popularności, zwłaszcza gdy stają się cyfrowe i dodają funkcje do oprogramowania do zarządzania projektami. Widok tablicy w ProjectManager jest zgodny z klasycznym projektem kanban zawierającym karty reprezentujące zadania na tablicy podzielonej na kolumny reprezentujące różne fazy cyklu produkcyjnego.

Menedżerowie mogą używać widoku Gantta do budowania projektu. Stamtąd wszystkie dane są przenoszone na kartę na tablicy, w tym opis, priorytet, tagi, terminy, podzadania itp. Kolumny można w pełni dostosować, aby odzwierciedlić cykl produkcyjny, umożliwiając kierownikowi wizualizację przepływ pracy. Mogą monitorować postępy bez mikrozarządzania. Jeśli widzą potencjalną blokadę w rurociągu, menedżer może szybko przesunąć zasoby, aby zespół działał bez kosztownych przerw.

Zespoły mają tendencję do skłaniania się ku widokowi tablicy. Pozwala im zarządzać swoimi zaległościami, a następnie wspólnie planować sprinty, gdy są gotowi do ich wykonania. Przenoszą karty z kolumny do kolumny, mogą współpracować, komentując kartę, a następnie otrzymują wiadomość e-mail i powiadomienia w aplikacji, gdy tylko pojawi się aktualizacja zadania lub ktoś, oznacza je w komentarzach. Podobnie jak w przypadku innych widoków naszego oprogramowania, wszelkie aktualizacje są natychmiast synchronizowane z innymi narzędziami. Wszyscy zawsze pracują na tych samych bieżących danych, niezależnie od tego, czy są to widok listy, kanban czy Gantt.

3. Listy zadań

Kto nie korzysta z list zadań? Niezależnie od tego, czy masz aplikację do śledzenia listy zadań do wykonania, czy wolisz staromodne podejście z wykorzystaniem papierowej listy w notatniku, większość kierowników projektów skłania się ku listom zadań w pewnym momencie projektu.

Ponieważ korzysta z nich tak wiele osób (a jeśli nie w pracy, można się założyć, że wszyscy interesariusze projektu wykorzystali je do planowania wakacji, pikniku lub dziecięcego turnieju piłki nożnej), są one łatwe do zrozumienia i nie wymagają wyjaśnienia.

Możesz użyć dowolnego oprogramowania do przygotowania listy zadań, co daje Ci elastyczność w korzystaniu z czegoś, co Twoi interesariusze już uważają za łatwe w użyciu. Arkusz kalkulacyjny działa naprawdę dobrze.

Wypisz wszystkie zadania projektowe – użyj swojego wykresu Gantta, jeśli taki masz, jako przewodnika po tym, co musi znaleźć się na liście. Dodaj kolumnę, kto wykonuje zadanie, oczekiwaną datę zakończenia oraz kolumnę, aby zaznaczyć status zadania. „Nierozpoczęte”, „w toku” i „ukończone” to proste aktualizacje statusu do użycia, a także możesz oznaczyć zadania kolorami, jeśli chcesz dołączyć wizualną reprezentację tego, czy prawdopodobne jest ich ukończenie na czas, czy poziom ryzyka .

4. Diagramy sieciowe

Diagramy sieciowe są jak diagramy przepływu. Pokazują serie działań składających się na projekt, w kolejności, w jakiej muszą się odbyć. Każde zadanie projektowe jest pokazane w osobnym polu i, jak puzzle, linie łączą pola w kolejności, w jakiej muszą się pojawić. Wiele osób korzystało już z diagramów przepływu, więc diagramy sieciowe mogą wyglądać bardziej znajomo niż wykresy Gantta i mogą być łatwiejsze do zrozumienia dla sponsora projektu po raz pierwszy.

Powiedziawszy to, w polach zadań znajdują się dodatkowe informacje, które mogą wymagać wyjaśnienia. Zazwyczaj pole zadania diagramu sieci zawiera również daty rozpoczęcia i zakończenia zadania, a także czas trwania, który zwykle jest oznaczony w dniach. Możesz dodać do pola dowolne dane, takie jak numer identyfikacyjny zadania, przydzielony zasób, lokalizację, strumień pracy itd., ale im więcej umieścisz, tym bardziej będzie to wyglądało bałagan i tym trudniej będzie je odczytać.

Diagramy sieciowe dobrze sprawdzają się w prostych projektach, w których zadania przepływają kolejno od jednego do drugiego. Im więcej równoległych wątków aktywności masz, tym trudniej będzie je wyświetlić na jednej stronie. Jeśli musisz zmienić jedno zadanie, możesz przenieść dziesiątki wierszy, aby wszystko było ponownie ładnie wyświetlane. Najlepiej trzymać się tylko rysowania diagramów sieciowych dla prostych projektów i mieć tylko skrzynki zadań dla zadań sumarycznych, a nie wartości każdego dnia poświęconego na rozwój.

5. Pulpity nawigacyjne i raporty

Po co utrudniać sobie życie? Wszystkie powyższe opcje wymagają wykonania dodatkowej pracy w celu przekształcenia informacji o projekcie w coś, co mogą zrozumieć interesariusze projektu. Może się okazać, że większość pracy jest wykonywana za Ciebie, jeśli korzystasz z oprogramowania do zarządzania projektami, które zawiera opcje raportowania projektów.

Oprócz naszego wykresu Gantta online w ProjectManager, opracowaliśmy pulpity nawigacyjne w czasie rzeczywistym, dzięki czemu możesz szybko zobaczyć wiele widoków swojego projektu. W przeciwieństwie do innych narzędzi oprogramowania do zarządzania projektami, nie musisz konfigurować pulpitu nawigacyjnego. Wszystko mamy dla Ciebie skonfigurowane od momentu zalogowania.

Mogą istnieć szablony raportów projektowych, które oszczędzą Ci trochę czasu, ale możesz również dostosować to, co wychodzi z Twojego narzędzia, do formatu, z którego mogą korzystać interesariusze. Raporty o stanie, postępie i wykorzystaniu zasobów są dostępne za jednym kliknięciem. Dzięki opcji dostosowywania pulpitów projektowych możesz nadać różnym interesariuszom spersonalizowane widoki, co pozwoli zaoszczędzić dużo czasu na obsługę danych.

Po skonfigurowaniu raportów są one zapisywane i dostępne do wypełniania co miesiąc lub częściej zgodnie z harmonogramem raportowania, więc ta alternatywa dla wykresu Gantta ma najmniejsze regularne obciążenie dla kierownika projektu.

Oczywiście możesz ostatecznie zdecydować, że wykres Gantta jest narzędziem, którego chcesz mimo wszystko. W takim przypadku zapoznaj się z naszym artykułem o tym, jak zrobić wykres Gantta w 5 krokach.

Planowanie i możliwość raportowania projektu są kluczowe. Aby to zrobić online za pomocą potężnego narzędzia, które pozwala zobaczyć na pulpicie nawigacyjnym obraz projektu w czasie rzeczywistym, jest jak wisienka na torcie. Kto by jadł ciasto bez lukru? Jeśli zostałeś zmuszony do pracy nad projektami bez narzędzia do zarządzania online, które umożliwiałoby zarządzanie raportami o statusie, zasobach i postępach, musisz sprawdzić ProjectManager.