15 wyzwań związanych z zarządzaniem projektami i jak je pokonać

Zarządzanie projektami polega na rozwiązywaniu problemów, zanim one wystąpią. Dlatego tworzysz plan, ustalasz harmonogram zadań i monitorujesz pracę, aby mieć pewność, że idziesz zgodnie z planem. Ale nawet najlepsze planowanie nie uniknie wyzwań w trakcie całego projektu. Przyjrzyjmy się 15 wyzwaniom związanym z zarządzaniem projektami i sposobom radzenia sobie z nimi.

15 wyzwań związanych z zarządzaniem projektami, na które powinieneś się przygotować

Oto najczęstsze wyzwania, przed którymi stają menedżerowie projektów w swoim codziennym życiu. Każde wyzwanie zawiera porady, jak pokonać przeszkody i przenieść swoją karierę w zarządzaniu projektami na wyższy poziom.

1. Równoważenie ograniczeń projektu

Na trójkąt zarządzania projektami składają się trzy ograniczenia: zakres, czas i koszt. Jeśli potrafisz zrównoważyć te trzy ograniczenia, dostarczysz projekt wysokiej jakości. Aby to zrobić, potrzebne jest oprogramowanie do zarządzania projektami, które może monitorować Twoje postępy i wydajność.

ProjectManager to wielokrotnie nagradzane oprogramowanie do zarządzania projektami, które ma pulpity nawigacyjne w czasie rzeczywistym, które zapewniają menedżerom ogólny widok ich projektów za pomocą łatwych do odczytania wykresów i wykresów, które śledzą wskaźniki projektu, takie jak czas, koszt i inne. W przeciwieństwie do lekkiego oprogramowania do zarządzania projektami, użytkownicy nie muszą konfigurować naszego pulpitu na żywo. Po prostu przełącz. Jest gotowy, kiedy jesteś.

2. Unikanie pełzania zakresu

Pełzanie zakresu ma miejsce, gdy wymagania lub funkcje rosną w trakcie cyklu życia projektu. To stopniowe rozszerzanie zakresu projektu poza pierwotną umowę będzie miało oczywiście negatywny wpływ na budżet i harmonogram, dlatego zawsze należy o tym pamiętać, aw przypadku zmian zarządzać nimi, aby uniknąć jak największej liczby negatywnych skutków.

3. Zarządzanie oczekiwaniami interesariuszy

Interesariusze mają żywotny interes w projekcie i dlatego zamierzają włączyć się w projekt. Może to być jedno z najtrudniejszych do pokonania wyzwań w zarządzaniu projektami, ponieważ zaangażowanie interesariuszy może spowolnić pracę. Zarządzanie oczekiwaniami interesariuszy można osiągnąć poprzez ustalenie, kim są interesariusze, co powinni wiedzieć i kiedy powinni to wiedzieć. W ten sposób możesz przekazać im te informacje, aby nie przeszkadzać im w pracy, a także przygotować ich na opóźnienia lub inne rzeczy, które mogą mieć wpływ na projekt.

4. Dokładne oszacowanie kosztów w celu stworzenia budżetu projektu

Projekty kosztują. Dokładne szacunki tych kosztów mogą często wpływać na marżę zysku. Aby stworzyć dokładny budżet projektu, będziesz chciał spojrzeć na koszty materiałów i robocizny, koszty ogólne i wszelkie inne koszty związane z projektem. Pomaga również spojrzeć na dane historyczne dotyczące podobnych projektów i porozmawiać z ekspertami, aby uzyskać ich opinie na temat realistycznych kosztów projektu.

5. Zbieranie odpowiedniego zespołu

Za realizację projektu odpowiada zespół projektowy. Musisz zebrać zespół, który ma umiejętności i doświadczenie do wykonania zadania. Każdy członek jest ważny, podobnie jak ustalenie struktury organizacyjnej zespołu. Tam kierownik projektu musi ustalić zasady i procedury, zdefiniować oczekiwania, nawiązać komunikację i nie tylko.

6. Wybór odpowiedniego oprogramowania do zarządzania projektami

Możesz być w stanie uruchomić projekt za pomocą naszego oprogramowania do zarządzania projektami, ale nie jest to zalecane. Oprogramowanie do zarządzania projektami pomoże Ci wydajniej realizować projekt i skutecznie monitorować Twoją pracę, aby pomóc Ci pozostać na właściwej drodze. Istnieje wiele opcji, dlatego znajomość potrzebnych funkcji jest ważna, aby wybrać odpowiednie dopasowanie.

7. Identyfikacja ryzyka projektowego

Projekty to ryzykowne przedsięwzięcia. Ryzyko to nieoczekiwane zdarzenie, które może wpłynąć na Twój projekt, na dobre lub na złe. Kierownicy projektów starają się zidentyfikować ryzyka przed rozpoczęciem projektu, aby mieć gotowe plany ich łagodzenia. Ważne jest również ustalanie priorytetów i śledzenie problemów w projekcie, aby upewnić się, że zostały rozwiązane.

8. Szacowanie czasu trwania projektów

Projekt z definicji to coś, co ma początek i koniec, którego wynikiem jest produkt końcowy. Możliwość oszacowania, ile czasu zajmie ukończenie projektu, jest pierwszym krokiem do stworzenia harmonogramu projektu. Każde zadanie będzie miało datę rozpoczęcia i datę zakończenia, które składają się na czas trwania. Szacowanie czasu trwania projektów jest jednym z najważniejszych wyzwań związanych z zarządzaniem projektami dla kierownika projektu. Ale na szczęście istnieją różne techniki szacowania czasu, które można wykorzystać, takie jak metoda ścieżki krytycznej, technika przeglądu oceny programu (PERT), struktury podziału pracy i inne.

9. Planowanie pracy Twojego zespołu

Harmonogram projektu to dopiero początek. Teraz musisz skoordynować swoje zasoby z tym harmonogramem, w tym zasoby ludzkie, którymi są członkowie Twojego zespołu. Muszą być przypisani do konkretnych zadań, za których wykonanie są odpowiedzialni.

10. Śledzenie postępu projektu

Aby upewnić się, że dotrzymujesz harmonogramu, postępy muszą być śledzone. Oprogramowanie do zarządzania projektami może zapewnić ogólny widok postępów dzięki pulpitom nawigacyjnym, które śledzą różne kluczowe wskaźniki wydajności (KPI), a raporty mogą dostarczyć więcej danych, aby lepiej zrozumieć, czy rzeczywisty postęp jest zgodny z planowanym.

11. Obalanie mitów o kierownikach projektów

Menedżerowie projektów są często postrzegani jako ingerujący w projekt, zamiast pomagać. Trudno oprzeć się wrażeniu, że jest się papierkiem, gnębicielem administratorów, osobą, która niepotrzebnie dokłada pracę do projektu.

12. Nadążanie za zmianami w projekcie

Zmiana to kolejne wyzwanie związane z zarządzaniem projektami. Zmiany mogą pochodzić od interesariuszy żądających nowych funkcji dotyczących problemów z łańcuchem dostaw. Niezależnie od tego, skąd pochodzi zmiana, kierownicy projektów muszą mieć plan zarządzania tymi zmianami, aby zminimalizować wpływ na projekt. To się nazywa plan zarządzania zmianą.

13. Bycie na bieżąco z trendami w zarządzaniu projektami

Dotyczy to oczywiście każdej branży, ale ponieważ kierownicy projektów dotykają tak wielu dziedzin w swojej codziennej pracy, ważne jest, aby być na bieżąco nie tylko z odpowiednimi trendami w zarządzaniu projektami, ale także z wiadomościami, politykami i obawami konsekwencji dla dostawców i interesariuszy.

14. Utrata zasobów projektu

Plany projektów ulegną zmianie, a dotyczy to członków zespołu. Upewnij się, że masz plan awaryjny na wypadek, gdyby zasoby Twojego projektu stały się niedostępne.

15. Stojąc mocno

W końcu jesteś adwokatem projektu, a także adwokatem swojego zespołu. Będziesz musiał być gotowy do odparcia wpływu na zakres projektu z kluczowymi liderami w Twojej organizacji, a także złagodzenia sprzeciwu ze strony własnego zespołu. Zarządzanie projektami to nic innego jak świetne przywództwo.

Wideo: Wyzwania kierownika projektu

W tym filmie Jennifer Bridges, PMP, przedstawia garść największych wyzwań, przed którymi stoją kierownicy projektów w pracy.

Jeśli szukasz narzędzia, które pomoże Ci sprostać wyzwaniom związanym z zarządzaniem projektami, zarejestruj się w naszym oprogramowaniu w ProjectManager.