6 darmowych szablonów raportów projektu (w zestawie tygodniowy raport o stanie)

Przez cały czas trwania projektu musisz zgłaszać różnorodne informacje. Informacje te zostaną zebrane w różne raporty i przekazane menedżerom, inwestorom, klientom i innym zainteresowanym stronom. Stamtąd raporty mogą być wykorzystywane do podejmowania decyzji projektowych i korekt.

Korzystając z szablonów raportów projektowych, takich jak szablon cotygodniowych raportów o stanie, upewnij się, że raporty te są tworzone szybko i skutecznie.

Po co tworzyć raporty projektowe?

Bez względu na to, jak dokładnie zaplanowano projekt, z pewnością wydarzy się nieoczekiwane. Raporty projektowe dokumentują te zmiany, zarówno dobre, jak i złe, i informują o przyszłych strategiach. Bez regularnego wypełniania raportów projektowych traci się cenne informacje i spostrzeżenia.

Raporty o stanie są przykładem tego, jak raportowanie bezpośrednio wpływa na projekt, zarówno w perspektywie krótko-, jak i długoterminowej. Te tygodniowe raporty zawierają wiele szczegółów dotyczących projektu, a korzystanie z szablonu tygodniowego raportu o stanie może oszczędzić Ci pozostawiania luk w informacjach. Szablony raportów projektowych zapewniają również spójność i organizację tych raportów przez cały czas trwania projektu. Zdezorganizowane lub „nieuporządkowane” raportowanie projektów jest główną pułapką.

Korzystanie z szablonu raportu z projektu zapewnia maksymalne wykorzystanie danych i przedstawienie ich zainteresowanym stronom we właściwy sposób.

Darmowe szablony raportów projektowych

Niezależnie od raportu z projektu, dokument musi przekazywać informacje zwięźle, ale to nie znaczy, że dane powinny ucierpieć. Wyzwaniem jest dostarczanie informacji w najbardziej efektywny sposób. Szablon raportowania projektu zapewnia równowagę między zbyt dużą ilością szczegółów a zbyt uproszczonymi raportami, które są bezużyteczne dla interesariuszy.

Szablony raportowania projektów ułatwiają raportowanie, a dane są prostsze. Każdy z poniższych bezpłatnych szablonów raportów projektowych jest przeznaczony do określonego celu i skupia się na różnych informacjach.

1. Szablon raportu tygodniowego statusu

Cotygodniowy raport o stanie projektu robi dokładnie to, co można by pomyśleć — dokumentuje określone informacje podczas projektu. Raporty te powinny być tworzone przez cały czas trwania projektu, aby zilustrować zmiany, niezależnie od tego, czy będą to sukcesy, czy porażki. Cotygodniowy raport o stanie jest pierwszym krokiem do zrozumienia, czy projekt przebiega sprawnie.

Nasz cotygodniowy szablon raportu o stanie obejmuje wszystkie podstawy i efektywnie prezentuje informacje. Ten szablon zawiera główne szczegóły, takie jak streszczenie, kamienie milowe projektu, problemy, ryzyka oraz prognozy z przeszłości i przyszłości.

Ten szablon raportu o stanie zapewnia również prezentację informacji w sposób najbardziej logiczny. Streszczenie wykonawcze definiuje projekt oraz omawia cele i prognozy. Nie ma sensu przedstawiać interesariuszom potencjalnego ryzyka i zmian, zanim nie zahaczą się o podsumowanie.

2. Szablon pulpitu nawigacyjnego projektu

Pulpit nawigacyjny projektu to jedno z najczęściej używanych narzędzi do zarządzania projektami. Nasz szablon pulpitu nawigacyjnego to wizualne narzędzie do przeglądania aktualnego stanu projektu, kondycji, kalendarza i nie tylko. To świetne uzupełnienie naszego szablonu cotygodniowego raportu o stanie.

Pulpity nawigacyjne projektu mogą również negatywnie wpływać na produktywność, jeśli są zbyt skomplikowane i trudne w nawigacji. Oczywiście zakładamy, że najlepiej jest umieścić każdą informację na pulpicie nawigacyjnym. Naprawdę, jest to bilet w jedną stronę do bezużytecznego pulpitu nawigacyjnego.

Pulpit nawigacyjny powinien zawierać zadania, długość zadań, koszty i obciążenie pracą, ale niekoniecznie powinien ilustrować ich drobiazgi. Skorzystaj z tego bezpłatnego szablonu pulpitu nawigacyjnego projektu, aby zachować prostotę bez konieczności korzystania z przesyconego pulpitu nawigacyjnego.

3. Szablon postępu projektu

Szablon postępu projektu pomaga kierownikom projektów porównywać rzeczywisty postęp z prognozami i szacunkami zawartymi w planie projektu. Raport z postępu to kluczowe narzędzie do zarządzania projektami, które służy zarówno do śledzenia, jak i raportowania.

4. Szablon rejestru ryzyka

Kontynuacja projektu wiąże się z pojawieniem się nowych zagrożeń. Nie ma możliwości przewidzenia każdego potencjalnego ryzyka na etapie planowania projektu, dlatego wymagane jest zgłaszanie nowych problemów w miarę ich pojawiania się. W ten sposób problemy są identyfikowane, zanim się pojawią, a Ty lepiej zrozumiesz, na co zwracać uwagę w przyszłych projektach.

Rejestr ryzyka powinien zawierać każde potencjalne ryzyko i jego wpływ. Powinna również kategoryzować ryzyko i opisywać, jakie kroki podjęto, aby go uniknąć.

Chociaż wiele z tych zagrożeń nigdy nie stanie się rzeczywistością, ważne jest, aby je udokumentować i zaplanować. Projekty bez rejestrów ryzyka idą po linie bez siatki bezpieczeństwa. Nie informują również o przyszłych projektach. Prowadzenie bieżącej listy z tym szablonem rejestru ryzyka zamienia ryzyko w odniesienia na przyszłość.

5. Zmień szablon dziennika

Dziennik zmian jest podobny do rejestru ryzyka. Jednak w rejestrze ryzyka są to potencjalne zagrożenia. W dzienniku zmian są to rzeczywiste zmiany, które miały miejsce. Szablon dziennika zmian zawiera listę głównych zmian w projekcie, działań podjętych w celu ich rozwiązania po rozwiązaniu sprawy oraz innych szczegółów.

Dlaczego nie dodać tych informacji do cotygodniowego raportu o stanie? Ponieważ są to specyficzne, nietypowe okoliczności przez cały czas trwania projektu, które muszą znajdować się w jednym miejscu.

Szablon dziennika zmian porządkuje informacje o zmianach i krokach podjętych w celu ich rozwiązania na jednej chronologicznej liście. Pamiętaj, szablon raportu z projektu ma być punktem odniesienia dla kierowników projektów doświadczających zmian w przyszłych projektach. Zorganizowany dziennik zmian pokazuje, które odpowiedzi działały w przeszłości, a które nie.

6. Szablon zamknięcia projektu

Pod koniec projektu nadszedł czas na podsumowanie i uzyskanie podpisów interesariuszy za pomocą szablonu zamknięcia projektu. Ten raport jest ostatnim sprintem w maratonie zarządzania udanym projektem. Bez tego ostatniego nacisku cała ciężka praca do tego momentu traci na wartości.

Raport zamknięcia projektu zawiera dokumentację wszystkiego, co jest potrzebne do ukończenia projektu, a także wszelkie zaległe pozycje, które nie zostały ukończone. Raport ten powinien podsumowywać cele, kryteria realizacji, sukcesy, porażki i wyciągnięte wnioski. Powinien również zawierać informacje o poświęconym czasie, budżecie, zakresie i harmonogramie.

Raport z zamknięcia projektu czasami prosi o streszczenie informacji. Lista wszystkich głównych wniosków z projektu wydaje się trudna, ale ten darmowy szablon zamykania projektu sprawia, że ​​jest to tak proste, jak przestrzeganie listy kontrolnej.

Wartość doskonałego raportu

Zbyt często projektami zarządza się bez refleksji nad sukcesami i porażkami poprzednich projektów. Najlepsze projekty są oparte na raportach z przeszłości i tworzą raporty z myślą o przyszłości. Korzystanie z szablonów raportów projektowych oznacza, że ​​każdy utworzony raport jest częścią większego odniesienia na przyszłość.

Niezależnie od tego, czy raportujesz projekty zwinne, programy, produkty, czy zarządzasz jakimkolwiek innym rodzajem projektu, istnieje szablon, który przyniesie korzyści Twojemu raportowaniu i wynikom końcowym. Może to oznaczać uproszczenie przepływu pracy i poprawę wyników.

Rozwiń raportowanie projektów z ProjectManager

Korzystanie z szablonów projektów to doskonały pierwszy krok w procesie raportowania projektów, ale szablony mogą zaprowadzić Cię tylko do tego momentu.

Na szczęście raporty z projektów można posunąć jeszcze dalej, używając ich w połączeniu z oprogramowaniem do zarządzania projektami. Oprogramowanie do zarządzania projektami online, takie jak ProjectManager, umożliwia tworzenie i udostępnianie automatycznych raportów zawierających najbardziej aktualne dane. Wypróbuj bezpłatną wersję próbną ProjectManagera i przekonaj się, jak bardzo możemy poprawić Twoje doświadczenie w raportowaniu projektów.

ProjectManager to oprogramowanie oparte na chmurze, które umożliwia zarządzanie projektami i tworzenie raportów z dowolnego miejsca. Importuj swój projekt w kilka minut i twórz raporty z łatwością. Pulpit ProjectManagera pokazuje łatwy w nawigacji przegląd Twojego projektu, a nasze narzędzia do raportowania dają Ci możliwość raportowania informacji za pomocą jednego kliknięcia. Przekonaj się sam, korzystając z 30-dniowego bezpłatnego okresu próbnego już dziś.