5 problemów, które spowalniają pracę poczty e-mail: nagrywanie webinaru + pytania i odpowiedzi

Wysłanie wiadomości e-mail za drzwiami obejmuje wiele kroków, narzędzi i interesariuszy. Usprawniony proces sprawia, że ​​projekty przebiegają szybko i zapewniają wysoką jakość wydruku. Z drugiej strony, zepsuty lub pracochłonny proces może być szkodliwy dla twojego programu i zespołu.

Ale co spowalnia obiegi wiadomości e-mail — i gdzie wkradają się błędy? W naszym badaniu dotyczącym stanu przepływów pracy e-mail w 2019 r. zapytaliśmy ponad 3000 marketerów zajmujących się e-mailami, w jaki sposób rozprowadzają kampanie i jakie wyzwania napotykają po drodze. W tym seminarium internetowym podzieliliśmy się, w jaki sposób możesz bezpośrednio poradzić sobie z tymi problemami, i udzieliliśmy praktycznych porad, jak poprawić przepływ pracy z pocztą e-mail.

Nie miałeś okazji obejrzeć webinaru na żywo? Nie martw się. W każdej chwili możesz uzyskać dostęp do pełnego nagrania i przeczytać poniższe pytania i odpowiedzi.

Pytania i odpowiedzi

Wielkie podziękowania dla wszystkich, którzy włączyli się podczas webinaru z pytaniem! Oto podsumowanie naszych odpowiedzi na najpopularniejsze pytania, a także odpowiedzi na niektóre pytania, na które nie odpowiedzieliśmy podczas webinaru na żywo. Masz dodatkowe pytania? Prosimy o pozostawienie ich w komentarzach.

Tak wiele e-maili w dzisiejszych czasach to e-maile zawierające tylko obrazy. Jest to o wiele mniej czasochłonne niż kodowanie. Co jest złego w robieniu tego w ten sposób, jeśli dostarczalność jest nadal doskonała?

Whitney Rudeseal Peet: Na pewno też widzę w mojej skrzynce odbiorczej wiele e-maili zawierających tylko obrazy. Kiedy mówimy, że nigdy nie należy wysyłać e-maili, które w całości składają się z obrazów , tak naprawdę mamy na myśli to, że należy zrozumieć, że same obrazy nie służą całej publiczności. Obrazy bezwzględnie służą celowi w wiadomościach e-mail, ale możesz mieć subskrybentów, którzy mają domyślnie wyłączone obrazy lub osoby, które tymczasowo nie mogą załadować Twoich obrazów, ponieważ przeglądają wiadomości e-mail podczas dojazdów do pracy metrem. Jeśli więc cała wartość Twojej wiadomości e-mail tkwi w tych obrazach, niektórzy z Twoich subskrybentów tracą tę wartość.

Powiem też, że chociaż używanie obrazów do wiadomości e-mail może sprawić, że etap kodowania w Twoim obiegu pracy zajmie znacznie mniej czasu, prawdopodobnie zawyża etap projektowania bardziej, niż mogłoby się wydawać, więc i tak możesz wyjść. Dodatkowo, jeśli podczas przeglądów i zatwierdzeń wystąpi błąd — lub nawet w trakcie wysyłania — naprawienie tego błędu zajmie znacznie więcej czasu w przypadku obrazów niż w przypadku szybkiej naprawy kodu.

Jason Rodriguez: Całkowicie zgadzam się z Whitney. Tak naprawdę sprowadza się to do dostępności w wielu formach. Kiedy ludzie myślą o dostępności, często myślą o osobach niepełnosprawnych. Ale są trwałe, tymczasowe i sytuacyjne ułomności. Zatem osoby, na które ma wpływ dostępność poczty e-mail, mogą być osobami niedowidzącymi lub po prostu osobami, które mają problemy z łącznością w telefonie. Tak więc za każdym razem, gdy możesz użyć prawdziwego tekstu na żywo i kodu HTML, takie funkcje jak czytniki ekranu dadzą więcej treści do odczytania na głos subskrybentom, a innym po prostu dadzą więcej treści do przeczytania, gdy nie będą mogli zobaczyć Twoich obrazów.

Czy jest dostępna lista kontrolna, którą możemy wykonać, aby przetestować dostępność?

Jason: Zdecydowanie istnieją zasoby, które mogą pomóc. Na początku tego roku opublikowaliśmy ostateczny przewodnik po dostępności poczty e-mail, który działa jako lista kontrolna i zawiera wszystkie rzeczy, o które musisz się martwić podczas tworzenia dostępnych wiadomości e-mail — od copywritingu, projektowania i kodowania. W ramach Litmusa mamy również ukierunkowaną kontrolę dostępności na Liście kontrolnej Litmusa. Przeanalizuje i zidentyfikuje wszelkie problemy, jakie może mieć Twój e-mail, jeśli chodzi o takie rzeczy, jak tagi ALT, hierarchia, typ języka, role w tabelach i tak dalej. Ponadto możesz usłyszeć, jak Twój e-mail brzmi dla czytnika ekranu, aby Twoi subskrybenci również mogli cieszyć się Twoją wiadomością.

Jakich narzędzi polecasz używać do kalendarza treści e-mail?

Whitney: Tutaj w Litmus używamy Asany do naszego rozwiązania kalendarza i jest to zdecydowanie hit dla naszego zespołu. Jest bardzo konfigurowalny i jest świetnym sposobem, aby zobaczyć, co nadchodzi na wysokim poziomie w różnych kampaniach.

Jason: Trello to kolejny, z którego korzysta wiele osób . Litmus właśnie uruchomił nowy szablon przepływu pracy e-mail z Trello , którego możesz zacząć używać już dziś. Ale nawet jeśli nie masz budżetu ani dostępu do tych narzędzi innych firm, prawie wszyscy korzystają z kalendarza za pośrednictwem narzędzi takich jak Outlook i GSuite. Możesz skonfigurować wydarzenia w kalendarzu i umieścić szczegóły kampanii oraz połączyć je z dokumentami strategii i dokumentami kopiowania. Bez względu na to, jakiego narzędzia używasz, widoczność jest kluczowa. Upewnij się więc, że możesz oznaczyć osoby, a wszyscy dokładnie wiedzą, gdzie uzyskać dostęp do tych informacji, aby mogli je zobaczyć bez konieczności niepokojenia żadnych osób.

Czym dokładnie są podszablony i fragmenty tekstu i do czego miałbym ich używać?

Jason: Pomyśl o fragmentach kodu jako o wstępnie zapisanych małych komponentach kodu. Może to być wszystko, od nagłówka wiadomości e-mail po przycisk wezwania do działania, którego używasz w wielu wiadomościach e-mail. Ale jeśli przejdziesz do e-maila i zmienisz jeden z tych fragmentów, wpłynie to tylko na tę kampanię e-mailową, którą edytujesz. Z drugiej strony częściowe są zazwyczaj większe bloki kodu, takie jak logo lub sekcja stopki — rzeczy, które niekoniecznie zmieniają się często, ale których używasz stale. Są one przechowywane w osobnych plikach, więc kiedy dokonujesz aktualizacji jednej z tych części, ta aktualizacja trafia do wszystkich kampanii e-mailowych, w których była używana, bez konieczności ręcznego wchodzenia, kopiowania i wklejania tych zmian. Fragmenty i części są wbudowane w Litmus Builder i naprawdę pomagają w skróceniu etapu kodowania w przepływie pracy. Oto bardziej szczegółowe omówienie części i fragmentów oraz sposobów ich wykorzystania, aby przyspieszyć czas tworzenia wiadomości e-mail .

A co z e-mailami transakcyjnymi? Czy muszę poświęcić czas na ich przetestowanie?

Whitney: Zautomatyzowane i transakcyjne wiadomości e-mail mają reputację „ustaw i zapomnij”. Ale powiedziałbym, że z dokładnie tych samych powodów, dla których chcesz przetestować wszystkie swoje e-maile marketingowe przed wysłaniem, chcesz również regularnie sprawdzać e-maile dotyczące transakcji. Mogą na nie wpływać aktualizacje klienta poczty e-mail w taki sam sposób, jak e-maile marketingowe. Czuję, że wszyscy otrzymaliśmy potwierdzenie zamówienia lub wiadomość e-mail o porzuceniu koszyka, która po prostu nie sprawiła, że ​​nas zdezorientowali. Te e-maile są tak dużym źródłem przychodów, że niezwykle ważne jest, aby te e-maile również wyglądały idealnie, a regularne ich testowanie jest sposobem, aby to zapewnić. Zwykle zalecamy, aby żaden e-mail nie pozostał bez rzetelnej recenzji przez okres dłuższy niż trzy miesiące — ryzyko dostarczenia subskrybentom nieprzyjemnych wrażeń i negatywnego wpływu na wyniki finansowe jest po prostu zbyt wysokie. Warto poświęcić czas.

Mam trudności z uzasadnieniem dostępności poczty e-mail dla reszty mojego zespołu. Jakiej rady możesz udzielić, która pomoże wyjaśnić, dlaczego warto poświęcić dodatkowy czas na udostępnianie e-maili?

Whitney: Udostępnienie e-maili przynosi korzyści wszystkim . Jak wspomniał Jason, dostępność nie jest przeznaczona tylko dla osób z trwałą niepełnosprawnością. Występują tymczasowe niepełnosprawności, takie jak złamanie ręki, i niepełnosprawności sytuacyjne, takie jak wychodzenie w jasnym świetle słonecznym lub podróżowanie metrem i utrata łączności. Kiedy myślisz o dostępności w ten sposób, łatwo zauważyć, jak nagle na wszystkich może wpłynąć coś, co jest niedostępne.

Ignorowanie ułatwień dostępu nie tylko powoduje frustrujące wrażenia użytkowników, ale wyklucza Cię z tworzenia długotrwałych i wartościowych relacji z większością Twojej bazy subskrybentów i przyszłymi subskrybentami. Możesz zrobić tak wiele, aby Twoje e-maile były dostępne, ale może zacznij od małych kroków. Utwórz plan, który zaczyna się od wprowadzenia niewielkich zmian — takich jak dodanie znaczników językowych lub wyrównanie tekstu do lewej — który z czasem możesz rozwijać, aby nie wydawało się, że dokładasz mnóstwo czasu do swojego przepływu pracy. pewnego razu.

W webinarze wspominasz, że skoncentrujesz swoje wysiłki testowe na klientach poczty e-mail, z których korzystają Twoi subskrybenci – ale skąd o tym wiesz?

Whitney: Zdecydowanie jest możliwe, że Twój ESP może nie dostarczać tego rodzaju danych. Korzystanie z narzędzia takiego jak Litmus Email Analytics może pomóc wypełnić te luki. Z jakich urządzeń korzystają Twoi subskrybenci? W jakiej wersji są? Narzędzie innej firmy może pomóc Ci zobaczyć, jak wygląda Twój krajobraz subskrybentów e-mail do e-maila.

Jason: Jeśli nie masz dostępu do narzędzia innej firmy, możesz całkiem dobrze zorientować się, z czego korzystają Twoi subskrybenci, patrząc na swoją listę subskrybentów. Na przykład wiele osób mogło zarejestrować się przy użyciu swoich adresów Gmail i Yahoo. Zawsze możesz się też dowiedzieć, pytając! Przeprowadź ankietę e-mailową i zapytaj ich o preferencje, a następnie użyj jej, aby dostosować swoje projekty i techniki do tej grupy odbiorców.

Jeśli chodzi o zatwierdzanie bardziej pilnych lub czasochłonnych kampanii, jak usprawnić zatwierdzanie między wieloma interesariuszami z różnych działów — i którzy mają różne umiejętności w zakresie korzystania z technologii?

Whitney: Jeśli kampania jest pilna i potrzebujesz szybko informacji zwrotnej i zatwierdzenia, jest jeszcze bardziej prawdopodobne, że zgubią się komentarze i wkradną się błędy. Więc jeśli pracujesz dla marki, w której spontaniczne wysyłki i szybki czas realizacji są dane, to nawet ważniejsze jest przechowywanie wszystkich informacji zwrotnych w jednym, scentralizowanym miejscu. Narzędzie takie jak Litmus Proof może uporządkować opinie i pomóc w szybkim rozwoju projektów.

Jakieś zalecenia dotyczące usprawnienia obiegu poczty e-mail w jednoosobowym zespole pocztowym?

Whitney: Niezależnie od tego, czy jesteś zespołem złożonym z jednego, czy wielu, zacznij od sprawdzenia, gdzie spędzasz najwięcej czasu w procesie produkcyjnym. Czy to copywriting? Czy to kodowanie i testowanie? Czy zbiera informacje zwrotne i zatwierdzenia od interesariuszy? Zmiany w procesach na etapie o największym drenażu czasu mogą mieć największy wpływ na ogólny przepływ pracy.

Dodatkowo zawsze patrz, gdzie wykonujesz najbardziej ręczną, powtarzalną pracę. Jako jeden zespół łatwo jest po prostu zaakceptować niewygodne zadania i usunąć je z drogi — ponieważ poświęcenie czasu na zastanowienie się, jak ulepszyć przepływ pracy, oznacza, że ​​odsuwasz się od uruchomienia kolejnej kampanii. Ale prawda jest taka, że ​​zespół składający się z jednego automatyzującego ręczne zadania e-mail może mieć ogromny wpływ na ogólny czas produkcji z każdą pojedynczą wiadomością e-mail — nawet jeśli spędzasz kilka godzin na konfigurowaniu automatyzacji.