5 zabójców produktywności dla zespołów e-mailowych: nagrywanie webinarów + pytania i odpowiedzi

Gdy produktywność jest wysoka, Twój zespół jest zsynchronizowany, a Ty z łatwością dotrzymujesz terminów, prowadzenie kampanii może być — czy mogę to powiedzieć? — zabawne. Ale tak dobrze naoliwiona maszyna to rzadkość.

Dlaczego większość zespołów pocztowych jest mniej produktywna, niż by chciała? Połączyliśmy siły z ekspertami ds. produktywności z Trello, aby przyjrzeć się największym błędom, które zabijają produktywność zespołu i podzielić się tym, co możesz zrobić, aby pomóc zespołowi szybciej tworzyć lepsze wiadomości e-mail.

Nie miałeś okazji obejrzeć webinaru na żywo? Nie martw się. W dowolnym momencie możesz uzyskać dostęp do pełnego nagrania i pobrać slajdy oraz przeczytać poniższe pytania i odpowiedzi.

Pytania i odpowiedzi

Wielkie podziękowania dla wszystkich, którzy włączyli się podczas webinaru z pytaniem! Oto podsumowanie naszych odpowiedzi na najpopularniejsze pytania, a także odpowiedzi na niektóre pytania, na które nie odpowiedzieliśmy podczas webinaru na żywo. Masz dodatkowe pytania? Prosimy o pozostawienie ich w komentarzach.

Jak Litmus i Trello radzą sobie z zatwierdzaniem?

Jason Rodriguez : Coraz bardziej polegamy na scentralizowanych narzędziach do zbierania zatwierdzeń. Dla nas używamy Litmus Proof do informacji zwrotnych na temat kampanii i podpisywania przed wysłaniem, a Asana do zarządzania projektami, gdzie członkowie zespołu sprawdzają zatwierdzenia jako zadania przydzielone na wczesnym etapie projektu przez właściciela projektu.

Kluczem jest tutaj użycie uzgodnionych metod do zbierania zatwierdzeń zamiast metod doraźnych. Rozmawialiśmy ze zbyt wieloma zespołami, które używają wątków e-mail, ustnych informacji zwrotnych i innych niewiarygodnych kanałów, aby starać się uzyskać zgodę od różnych osób i działów, co prawie zawsze jest ogromnym zabójcą produktywności. Mieliśmy podobne problemy, dlatego w pierwszej kolejności zbudowaliśmy Litmus Proof.

Chris Kaundart : W Trello zajmujemy się sprawdzaniem i zatwierdzaniem na kartach Trello. Mamy dobrze zdefiniowany proces ze spójnymi terminami przez cały czas, który (ogólnie) utrzymuje nas na dobrej drodze. Wszyscy wspólnie zaprojektowaliśmy i zbudowaliśmy nasz proces, dzięki czemu każdy interesariusz jest na tej samej stronie.

Jak uniknąć zmian w ostatniej chwili w wiadomości e-mail, która została już zatwierdzona?

Chris : To trudny problem do rozwiązania. Tak trudne, że nigdy nie unikniesz zmian w ostatniej chwili. Mając to na uwadze, myślę, że istnieje kilka prostych podejść, które możesz zastosować, aby uczynić go nieco płynniejszym.

Po pierwsze, polecam spróbować zmienić sposób myślenia o procesie e-mail. Odniosłem sukces, próbując ustrukturyzować nasz proces jako wspólne doświadczenie, a nie tylko przyjmowanie próśb i ich spełnianie (jak w agencji wewnętrznej). Kiedy angażuję interesariuszy bardziej w proces, wszystko idzie znacznie płynniej. Największą okazją do współpracy jest z góry podczas definiowania i określania zakresu kampanii.

Po drugie, dodanie dopełnienia do osi czasu może przejść długą drogę. Pomóc może forsowanie i ustrukturyzowanie procesu, aby dać trochę czasu na wytchnienie między ostatecznym zatwierdzeniem a wdrożeniem. Na przykład, jeśli absolutnie potrzebujesz zatwierdzenia do 16:00, spróbuj ustawić ostateczny termin na 14:00 i zobacz, czy to pomoże.

Jak możesz upewnić się, że z góry otrzymujesz dokładne i dokładne wymagania swojego zespołu, zamiast je ścigać?

Jason : Sformalizowanie wymagań i procesu zbierania jest świetnym sposobem na uniknięcie późniejszego polowania na nie. Skonfigurowanie formularza w czymś takim jak Formularze Google do zbierania informacji, użycie krótkiego e-maila lub utworzenie domyślnych szablonów kart w Trello to dobre sposoby na sformalizowanie tego procesu. Kluczem jest użycie tego samego narzędzia dla każdej kampanii i upewnienie się, że zbiera wszystkie potrzebne informacje, od celów i odbiorców po projektowanie i kopiowanie zasobów, KPI, interesariuszy i nie tylko.

Chris : Struktura jest tutaj twoim przyjacielem! Zbuduj spójny i powtarzalny proces składania wniosków, aby pomóc w zebraniu wymagań na początku. W Trello używamy formularza Google, który jest połączony z tablicą Trello przez Zapier. Wnioskodawcy muszą wypełnić każde pytanie w formularzu, aby złożyć wniosek. Prowadzi to do mniej czasu na szukanie informacji i więcej czasu na kampanie wysyłkowe.

Jak możesz zaangażować swój zespół zarządzający, aby zaangażował się w proces e-mailowy?

Chris : Chociaż każdy menedżer i każdy zespół zarządzający jest inny, generalnie uważam, że kierownictwo jest bardzo otwarte na dobrą narrację opartą na danych. Jeśli zaczniesz zilustrować rzeczywiste koszty i wady braku procesu e-mailowego, być może będziesz w stanie wpłynąć na ich myślenie.

Slajdy z tego seminarium internetowego (oprócz raportu Litmusa o stanie poczty e-mail ) powinny pomóc w zilustrowaniu, że brak procesu jest kosztowny dla Twojej firmy.

Jaki jest najlepszy sposób na przeanalizowanie listy przeglądanych przez nas podglądów e-maili? Skąd możemy wiedzieć, którzy klienci poczty są najbardziej popularni wśród naszych subskrybentów?

Jason : Najlepszym sposobem jest użycie narzędzia takiego jak Litmus Email Analytics (lub czegoś dostarczonego przez ESP), aby zobaczyć, z których klientów poczty e-mail i silników renderujących faktycznie korzystają Twoi subskrybenci. Pozwalamy Ci zobaczyć, ilu subskrybentów otwiera się w sieci, na komputerze i na urządzeniach mobilnych — w tym z jakich rzeczywistych klientów korzystają — aby upewnić się, że nie tracisz czasu na testowanie klientów poczty e-mail, do których nawet nie wysyłasz. Jeśli nie jesteś klientem Litmusa, możesz zapoznać się z najpopularniejszymi klientami poczty e-mail, odwiedzając stronę emailclientmarketshare.com . Co miesiąc gromadzimy anonimowe dane z naszej platformy analitycznej i umieszczamy w rankingu dziesięciu najlepszych klientów poczty e-mail na całym świecie.

Chris : Bazując na tym, co powiedział Jason, jest to świetne miejsce do zastosowania zasady Pareto . Pomysł jest taki, że 20% twojego wysiłku wygeneruje 80% twoich wyników. Skorzystaj z dostępnych narzędzi analitycznych, aby dowiedzieć się, jak Twoi subskrybenci otwierają Twój e-mail. Upewnij się, że Twoje e-maile wyglądają świetnie u tych najlepszych klientów. W porządku, jeśli nie jest idealny do pikseli w kliencie poczty e-mail, który nie jest intensywnie używany przez twoich subskrybentów.

Jak powinniśmy podejść do spotkań związanych z e-mailami, aby nie ograniczały produktywności?

Jason : Podobnie jak w przypadku wszystkich spotkań, powinieneś przestrzegać kilku wskazówek:

• Ogranicz spotkanie tylko do niezbędnych stron, aby nie marnować czasu.
• Miej jasny plan z linkami do zasobów (takich jak briefy e-mail) i celów spotkania.
• Jasno określ, jakiego rezultatu oczekujesz od spotkania. Pracuj nad tym wynikiem bez wychodzenia na styczne. Zawsze możesz zabrać rzeczy na Slack lub inne spotkanie, jeśli zajdzie taka potrzeba.
• Miej jasny czas rozpoczęcia i zakończenia, który szanuje kalendarze ludzi. Staraj się nie ograniczać czasu pracy ludzi, aby uniknąć kosztownej wielozadaniowości .

Mnóstwa spotkań można uniknąć dzięki jasnemu procesowi i obowiązkom w połączeniu z centralnym źródłem prawdy dla kampanii e-mailowych — spróbuj więc najpierw wymieszać rzeczy.

Chris : W Trello większość naszych wiadomości e-mail wykonujemy asynchronicznie przez Trello. Kiedy musimy się spotkać, aby omówić wiadomość e-mail, zawsze przedstawiamy jasny plan dotyczący tego, co musimy omówić.

Zaprojektowanie dobrego procesu może znacznie zmniejszyć potrzebę spotkań. Na przykład, jeśli organizujesz spotkania w celu zebrania wymagań dotyczących poczty e-mail, zaimplementuj formalny proces składania wniosków, który zasadniczo wypełnia krótki opis wiadomości e-mail. Już samo to mogłoby prawdopodobnie zmniejszyć lub wyeliminować potrzebę takich spotkań.

Gdzie faktycznie przechowujesz zasoby, kopie i kod? Czy używasz czegoś takiego jak Dropbox?

Jason : Używamy dwóch głównych narzędzi do obsługi zasobów poczty e-mail: Dokumentów Google i Litmus Builder . Pisanie tekstu to sport zespołowy w Litmus, a Dokumenty Google to miejsce, w którym ćwiczymy. Gdy kopia zostanie wyhaszowana, nasz niesamowity zespół e-mailowy faktycznie projektuje i opracowuje kampanie w programie Litmus Builder przed zsynchronizowaniem rzeczy z naszym ESP (oczywiście po przepracowaniu sprawdzania i listy kontrolnej!).

Wiele zespołów korzysta jednak z dostawców pamięci masowej w chmurze, takich jak Dropbox, Google Drive i OneDrive, dlatego ułatwiliśmy klientom synchronizację e-maili z Litmusem dzięki naszym integracjom .

Chris : Zdecydowanie polecam korzystanie ze scentralizowanego miejsca do przechowywania zasobów. Narzędzia takie jak Dropbox i Dysk Google działają świetnie. W Trello używamy wielu Confluence, Litmus Builder i Google Docs do udostępniania i współpracy.

Czy istnieje bardziej zautomatyzowany sposób uzyskiwania zatwierdzeń e-maili?

Jason : Tak! Z myślą o tym zbudowaliśmy Litmus Proof . Litmus Proof umożliwia zbieranie opinii i zatwierdzeń w jednym scentralizowanym miejscu, bezpośrednio w tym e-mailu. Najłatwiejszym sposobem zautomatyzowania tego procesu jest dodanie klientów lub interesariuszy jako recenzentów lakmusowych na swoim koncie. Po dodaniu możesz @wzmiankę o nich w Lakmus Proof, a my wyślemy wiadomość e-mail z prośbą o sprawdzenie i zatwierdzenie. Piękno Proof polega na tym, że — jeśli są jakieś problemy, które wymagają naprawy — możesz wrócić do kodu w programie Builder, aby go naprawić, i przenieść te zmiany z powrotem do Proof w celu przeprowadzenia drugiej rundy recenzji.

Chris : Aby uzyskać wskazówkę dotyczącą automatyzacji dotyczącą Trello, możesz użyć poleceń Butlera, aby usunąć niektóre kroki po drodze. Na przykład, gdy lista kontrolna jest kompletna, możesz wywołać inną akcję (np. komentarz, aby poprosić o przyjrzenie się końcowej osobie zatwierdzającej).

Przyjrzyj się uważnie każdemu rodzajowi zadań, które wykonujesz w kółko, a znajdziesz wspaniałe możliwości automatyzacji!

Czy istnieje sposób na uniknięcie sytuacji, w której interesariusze wzięliby na siebie wypchnięcie kampanii za drzwi, zanim będzie gotowa?

Jason : Ponownie, myślę, że tutaj w grę wchodzą jasno określone role i przepływ pracy. Upewnij się, że wszyscy znają właściwe kroki w celu wysłania kampanii. Jeśli interesariusz ma świadomość, że jest ostatnia runda kontroli jakości przed faktycznym wysłaniem, jest bardziej prawdopodobne, że uszanuje ten krok, zamiast pominąć go i twierdzić, że nie ma wiedzy. Pomaga również, przynajmniej w przypadku wystarczająco dużych zespołów, mieć dedykowane role dla każdej części procesu produkcji e-maili, w tym wysyłania kampanii. Posiadanie w zespole kogoś, kto przegląda listy subskrybentów, segmentację, sprawdzanie spamu itp. przed wysłaniem, zapobiegnie większości problemów, które pojawiają się w wyniku przeskoczenia broni. Jeśli interesariusz rutynowo robi się nieuczciwy i wypycha kampanie za drzwi, zanim będą gotowe, prawdopodobnie konieczne jest ograniczenie jego zdolności do wysyłania.

Jak mogę rozpocząć wdrażanie briefów e-mailowych w moim przepływie pracy?

Jason : Najlepszym sposobem jest pobranie naszego szablonu krótkiego e-maila i wykorzystanie go w następnej kampanii! Nawet jeśli jest to ćwiczenie osobiste, skorzystanie z naszego szablonu podsumowania wiadomości e-mail może pomóc w zidentyfikowaniu potrzebnych informacji we własnym podsumowaniu.

Gdy już zorientujesz się, jakich informacji potrzebujesz w swoim briefie, dobrze jest zorganizować spotkanie inauguracyjne z każdym, kto poprosi o e-maile, aby przedstawić im ten format, pokazać, jak to działa, podać przykłady przydatnych i nieprzydatnych informacji oraz pokaż im, jak poprawnie złożyć brief. Podobnie jak w przypadku większości rzeczy w e-mailach, im więcej możesz edukować współpracowników i interesariuszy, tym lepiej.