5 prostych kroków do wyboru odpowiedniego oprogramowania za każdym razem

Od początku epoki cyfrowej zakładaliśmy, że wybór odpowiedniego pakietu oprogramowania jest trudny. Nie musi tak być. Ale jest to niezwykle ważne. Jeśli jesteś marketerem, być może wybierasz pełny system CRM lub bardziej skoncentrowane narzędzie do słuchania online. Niezależnie od tego, czego potrzebujesz, sama przyszłość Twojej organizacji może zależeć od tego, jak udany jest proces selekcji.

Są szanse, że to robiłeś. Jeśli nigdy wcześniej tego nie robiłeś, możesz nie wiedzieć, kiedy zacząć szukać nowego oprogramowania. Więc wchodzisz do Internetu, aby zrobić rozeznanie bez planu.

Dla tych z Was, którzy byli już wcześniej zaangażowani w wybór narzędzi, przypomnijcie sobie ostatnio wybrane oprogramowanie. Jak to było proste? Jak długo to zajęło? Czy użytkownicy byli zadowoleni? Czy to rozwiązuje wszystkie Twoje potrzeby? Ostatecznie, czy wdrożenie poszło dobrze – i czy nadal działało jeszcze długo po tym, jak wszystko skonfigurowałeś?

Jeśli minęły lata od pierwszej instalacji, czy odkładasz odkładanie odnowienia lub wymiany, ponieważ boisz się zmagać się z kolejnym kłopotliwym procesem selekcji?

W miarę upływu czasu, gdy nie odnawiasz oprogramowania, możesz tracić zdolność do bardziej efektywnego osiągania celów biznesowych.

Niektórym ta podróż po prostu trwa dłużej niż powinna, a wybory wynikają z intuicji lub osobistych uprzedzeń, a nie polegają na danych lub patrzeniu na wpływ na biznes.

W przypadku innych sprzedawca może zorganizować pokaz psów i kucyków, sprzedać w wersji demonstracyjnej i przekonać kupującego, że niezależnie od sytuacji, jest to jedyny wybór godny rozważenia. Oba scenariusze kończą się tym samym rezultatem – interesariusze nie są zadowoleni, szanse na prawidłowe wdrożenie są niskie, wskaźnik przyjęcia jest niski, wskaźnik zadowolenia jest również niski.

Źródło: Ramy szybkiego wyboru aplikacji, recenzje oprogramowania

Ale nie musi to tak wyglądać. Zamiast tego pozwól, że przedstawię Ci prosty, 5-fazowy – i powtarzalny – proces, który pomoże Ci usprawnić sposób wyboru oprogramowania. Stosując się do niego, zmniejszysz liczbę zaangażowanych osób, wykonasz to w mniej niż 30 dni, zwiększysz satysfakcję i zwiększysz wskaźnik przyjęcia.

Faza 1: Świadomość

Niezależnie od tego, czy było to wynikiem twoich własnych badań, osobistych uprzedzeń, czy też kogoś, kto przyszedł ci powiedzieć, w jakiś sposób zorientowałeś się, że potrzebujesz oprogramowania.

Jakkolwiek tu dotarłeś, ten krok powinien rozpocząć się od zrozumienia „Czego tak naprawdę potrzebuje firma i dlaczego ?”

Możesz to zrobić, wypełniając ocenę wpływu na biznes, w szczególności:

Źródło: Ramy szybkiego wyboru aplikacji, recenzje oprogramowania

Ocena wpływu na biznes pomaga znaleźć rzeczywiste problemy, zidentyfikować luki w możliwościach oraz zrealizować potrzeby i potencjalny wpływ na biznes. Nie zaczynaj od narzędzia, zacznij od potrzeb, luk i możliwości. W przeciwnym razie ryzykujesz wdrożenie naprawdę niepotrzebnego narzędzia bez nadziei na zwrot z inwestycji.

Następnie zidentyfikuj nie więcej niż pięciu kluczowych interesariuszy — sponsora biznesowego, lidera IT, eksperta technicznego IT, eksperta ds. procesów i użytkownika biznesowego. Im więcej osób i głosów się zaangażujesz, tym dłużej potrwa proces i tym mniej zadowoleni będą użytkownicy z produktu końcowego.

Faza 2: Edukacja i odkrycie

Prawdopodobnie jesteś zalany i są szanse, że nadrabiasz zaległości wieczorami i weekendami.

Jak zmieścić się w czasie, aby dokonać oceny rynku? Jak przesiać się przez zgiełk złożoności rynku, mylące strony internetowe oraz jasne uprzedzenia i komunikaty dostawców? Kto jest najlepszym graczem, jakie są jego cechy i możliwości oraz jak to jest naprawdę być związanym z nimi długoterminowym kontraktem?

Najlepszą decyzją, jaką możesz podjąć, jest odkrycie informacji o dostawcach z szerokiej gamy zaufanych źródeł, wykorzystanie źródeł zewnętrznych w celu uzyskania informacji o dostawcy, informacji o kategorii aplikacji i wreszcie trendów w środowisku oprogramowania.

Znajdź zaufanego partnera, który agreguje kluczowe dane i pomoże Ci zrozumieć, co te narzędzia mogą zrobić, co klienci myślą o tych dostawcach i jakie jest ich ogólne doświadczenie. Zwiększy to również Twoją wiedzę na temat zastosowań i trendów branżowych.

Szukając zaufanego partnera, unikaj tych, którzy działają w systemie recenzji pay-to-play lub wykorzystują czynniki przyspieszające obecność na rynku. Poszukaj partnera, który prezentuje recenzje pochodzące z crowdsourcingu i niezależne od dostawców, ponieważ zapewni ci to czyste, niezafałszowane okno na to, co prawdziwi klienci myślą o każdym konkretnym dostawcy.

Ale nie poprzestawaj na tym – spróbuj znaleźć innych ludzi, ekspertów branżowych lub kolegów, którzy również korzystali z tego oprogramowania lub dostawcy, i zbierz ich przemyślenia i doświadczenia.

Źródło: Ramy szybkiego wyboru aplikacji, recenzje oprogramowania

Faza 3 – Ustalanie priorytetów wymagań i krótkiej listy

Nie możesz utworzyć krótkiej listy, jeśli masz zbyt wiele wymagań. Zidentyfikuj pięć najważniejszych funkcji różnicowania, które spełniają Twoje najbardziej krytyczne potrzeby, które mają wyraźny związek z różnicowaniem dostawców, a nie tylko funkcjami dotyczącymi stawek stołowych.

Ostatecznie nie będziesz w stanie spełnić wszystkich wymagań. Musisz więc obiektywnie zdecydować, których absolutnie potrzebujesz, a bez których możesz żyć. Jeśli masz rozszerzoną liczbę wymagań, rozważ użycie modelu ustalania priorytetów MoSCoW, aby je zawęzić.

Źródło: Ramy szybkiego wyboru aplikacji, recenzje oprogramowania

Na koniec użyj tych wymagań, aby przeprowadzić oparte na danych porównanie funkcji i możliwości dostawców. Twoim celem jest zawężenie pola do najlepszych rywali.

Nie twórz tylko krótkiej listy jednego dostawcy, o którym powiedział ci znajomy – krótka lista jednego jest zła, podobnie jak krótka lista 15. Bezwzględnie ustalaj priorytety swoich wymagań, aby móc zawęzić krótką listę czterech potencjalnych dostawców lub rozwiązania.

Faza 4 – Dostosowanie jasnych ram decyzyjnych

Po pierwsze, jasno określ kryteria wyboru. Podczas gdy twoja ocena nadal będzie dotyczyć „sztuki”, a nie nauki, twój model punktacji pomoże ci obiektywnie porównać twoją krótką listę.

Uwzględnij kryteria, które mają sens w oparciu o złożoność i rodzaj narzędzia, takie jak możliwości funkcjonalne, przystępność cenowa, rozszerzalność, skalowalność, rentowność dostawcy itp. Nie zapomnij również uwzględnić wskaźników relacji.

Wykorzystywanie reakcji emocjonalnych ze strony innych użytkowników końcowych może działać jako silny wskaźnik silnej przyszłej relacji klient-dostawca.

Stąd zdecyduj, który z czterech dostawców przejdzie do fazy demonstracyjnej, ale oceniaj na swoich warunkach, a nie na ich warunkach. Twórz własne przypadki użycia i oceń, w jaki sposób ich rozwiązanie może pomóc w rozwiązaniu rzeczywistych problemów, a nie ile funkcji mogą mieć.

Zmień terminologię z demonstracji dostawcy na rozmowę dochodzeniową i poproś o referencje. Chociaż prawdopodobnie zaoferują referencje, które zapewnią pozytywne opinie, nie bój się zagłębić w wywiady, aby zrozumieć niektóre ograniczenia związane z rozwiązaniem.

Po ukończeniu tej fazy powinieneś być w stanie sprowadzić tę krótką listę do dwóch lub trzech dostawców.

Faza 5 – Negocjuj, aby wygrać

Gdy dojdziesz do tego punktu, musisz mieć otwarte opcje. Nie powinieneś negocjować tylko z jednym dostawcą lub więcej niż trzema. Dobrze jest mieć faworyta, ale jeśli masz do czynienia tylko z jednym sprzedawcą, najprawdopodobniej tracisz zniżkę lub inne zachęty.

A propos, jak radzisz sobie z negocjacjami? Czy masz formalne zarządzanie dostawcami lub biuro zaopatrzenia? Czy rozumiesz wszystkie drobne druki w umowie? Skąd wiesz, że dostajesz najlepszą cenę? Jeśli nie potrafisz odpowiedzieć na te pytania, możesz być narażony na podpisanie niekorzystnej umowy.

Zastanów się, ile razy Twój zespół sprzedaży obniżył transakcję lub przyznał rabat, aby sfinalizować sprzedaż. Jest to powszechne, więc nie daj się wykorzystać i nie wykorzystuj wielu propozycji na swoją korzyść.

Nie podpisuj umowy, jeśli nie rozumiesz języka lub tego, w co się pakujesz. Sprzedawcy często umieszczają w umowie język, który na dłuższą metę im sprzyja – coś tak prostego, jak zmiana nazwy, może umożliwić renegocjację umowy. Zadzwoniłbyś do elektryka, który naprawi wadliwy system w twoim domu. Zrób to samo ze swoimi umowami i zadzwoń do specjalisty.

Koniec końców wejście bez planu to… wejście bez planu. Nasze badania pokazują, że ludzie, którzy mają mocny proces doboru oprogramowania, kończą z większą satysfakcją z produktu końcowego. Potrzebny będzie również plan wdrożenia, szkolenia i onboardingu, ale omówimy te krytyczne obszary w przyszłym artykule.

Wybór nowego narzędzia lub oprogramowania nie jest trudny, ale zła decyzja może mieć długofalowy wpływ na zespół marketingowy i/lub firmę. Zamiast wskakiwać w ciemno, kierując się intuicyjnymi decyzjami i intuicją, zacznij od struktury, która przyspieszy i ulepszy wybór oprogramowania.

Pamiętaj, plan jest lepszy niż brak planu. Nie ugrzęźnij.

Alan Neal jest dyrektorem ds. rozwoju w SoftwareReviews, wiodącym graczu w przestrzeni recenzji technologii B2B. Alan koncentruje się na pomaganiu użytkownikom końcowym w podejmowaniu właściwych decyzji dotyczących technologii, jednocześnie umożliwiając zespołom sprzedaży i marketingu rozwój ich działalności technologicznej.