6 rzeczy, których nauczyliśmy się w 2021 roku jako agencja WordPress

W 2020 roku opublikowaliśmy wpis na blogu o DevriX 2020 w recenzji, w którym opisaliśmy ekscytujące projekty, w które się zaangażowaliśmy, oraz cenne lekcje, których nauczyliśmy się jako rozwijająca się agencja WordPress. W 2020 roku stanęliśmy przed kilkoma poważnymi wyzwaniami, które wiele nas nauczyły. Zwróciliśmy uwagę i zrestrukturyzowaliśmy nasz proces, aby nadal robić to, co kochamy, jednocześnie stale się rozwijając.

Zbliża się 2022 rok, a nasz ponad 50-osobowy zespół aktywnie pracuje nad kilkoma zaawansowanymi projektami, pomagając firmom w tworzeniu stron internetowych WordPress, rozwoju biznesu, architekturze systemów, marketingu i pracy kreatywnej, jednocześnie zapewniając świetne wyniki i utrzymując dobry portfel bieżących projektowanie. Stało się to możliwe dzięki kilku lekcjom, których nauczyliśmy się w ciągu ostatniego roku i chcielibyśmy podzielić się nimi z innymi konsultantami i agencjami WordPress, którzy również starają się rozwijać, budować różnorodne rozproszone zespoły i współpracować z niesamowitymi klientów na całym świecie.

Na 2022 planujemy znacznie więcej i nie możemy się doczekać kolejnych wyzwań. Ale zanim przejdziemy do nowego, zastanówmy się nad starym. Oto, co pomogło nam do tej pory poprawić naszą działalność i rozwój zespołu.

1. Szablony propozycji i lejek sprzedaży

Zdobywanie nowych klientów i partnerów to proces, który wymaga zaangażowania wszystkich uczestników rozmowy. Jednak zrozumienie wymagań klienta jest niezwykle czasochłonne. Wymaga wielu telefonów, przechodzenia tam i z powrotem przez e-mail i komunikator, zadawania wszelkiego rodzaju pytań, przeglądania dotychczasowej bazy kodu i przygotowania długiej niestandardowej oferty z umową jako ostatnim krokiem.

Pod koniec 2020 roku każdego miesiąca otrzymywaliśmy dużą liczbę zapytań, ale wiele z nich nie wystartowało z powodu braku wystarczającego budżetu, nieporozumień, niezrozumienia naszego modelu obsługi i innych różnych powodów. Dodatkowo przygotowanie wszystkich powyższych czynności trwało wiecznie, a nawet przerwało nasz przepływ pracy deweloperskiej. A kiedy spędzasz dziesiątki godzin (lub więcej) przygotowując propozycję, która nie działa, kończy się to ogromną stratą czasu i zasobów.

Dlatego pod koniec 2021 r. spędziliśmy czas na zdefiniowaniu naszej głównej oferty usług tworzenia stron internetowych WordPress, nakreśleniu formatu stron docelowych, w tym podstaw naszych rozwiązań, oraz ujednoliceniu kwestionariusza dla niestandardowych, jednorazowych występów.

Główne rodzaje prac, którymi się zajmujemy to:

1. Narzędzia do programowania WordPress
2. Rozwiązania dla rozwoju przedsiębiorstw
3. Bieżąca konserwacja i wsparcie WordPress

Nasze uchwyty i plany konserwacji są teraz szczegółowo zdefiniowane, z różnymi opcjami dla różnych rodzajów działalności. Ponieważ niestandardowe rozwiązania internetowe są różne i oferujemy różne usługi w ramach pakietu – rozwój, projektowanie, rozwój biznesu, zarządzanie systemami i marketing. Przygotowaliśmy wstępny kwestionariusz ankiety, który odpowiada na większość pytań, które chcielibyśmy zadać każdemu klientowi, co drastycznie skraca czas przedsprzedaży.

Biorąc pod uwagę opinie naszych klientów, zdaliśmy sobie sprawę, że pomogło to niektórym z nich zrozumieć, co robimy lepiej, a także wyraźniej zdefiniować swoje główne cele. Klienci często szukają rozwiązania internetowego, nie rozumiejąc dlaczego, a nasz formularz skupia się na ważnych celach biznesowych, badaniu konkurencji, definiowaniu wytycznych UI, dostarczaniu mierzalnych danych i nie tylko, co często jest również podstawą naszych propozycji.

Mówiąc o ofertach, mając te trzy główne rozwiązania usługowe gotowe do sprzedaży, byliśmy w stanie przygotować standardowe szablony ofert i umowy dla każdego z nich. Częścią pracy było zdefiniowanie naszej umowy o poziomie usług (SLA), okresów konserwacji, szczegółów własności bazy kodu i licencji, szczegółów prawnych, protokołów komunikacyjnych, akceptowalnych czasów reakcji, co należy dostarczyć z góry i jaki będzie efekt końcowy, kiedy przekazanie projektu (lub co miesiąc w przypadku bieżących transakcji).

Nasze propozycje szablonów zawierają odpowiednie sekcje dla całej naszej wiedzy. Są one dostosowane do danego projektu i uwzględniają konkretne szczegóły, o których nasi klienci powinni wiedzieć.

Ponadto zautomatyzowaliśmy część tego procesu, aby móc rozmawiać z większą liczbą potencjalnych klientów. Następnie lepiej zidentyfikowaliśmy nasze rozwiązania, zmniejszyliśmy liczbę niekwalifikowanych leadów i ograniczyliśmy straty związane z kontaktami z potencjalnymi klientami, którzy nie potrzebowali naszych usług.

Oficjalnie wprowadziliśmy również płatne plany sesji odkrywania dla klientów, którzy jeszcze nie wiedzieli, czego chcą. Aby to osiągnąć, ściśle z nimi współpracowaliśmy, aby zdefiniować strategię biznesową, która odpowiadałaby ich unikalnym potrzebom.

2. Trwające relacje biznesowe

Ciągła praca zawsze była jednym z naszych głównych celów w DevriX. Było to możliwe dzięki budowaniu i utrzymywaniu silnych relacji biznesowych, które obejmują dwie różne branże:

1. Budowanie bieżących umów z przychodzącymi do nas nowymi klientami.
2. Buduj partnerstwa z dostawcami usług, które oferują usługi uzupełniające to, co robimy.

Budowanie bieżących umów z klientami

Wcześniej akceptowaliśmy więcej koncertów za stałą opłatą, niż było to potrzebne, a z powodu braku odpowiednich propozycji mieliśmy do czynienia z różnymi problemami z ciągłymi opóźnieniami, brakującymi informacjami lub zasobami od klientów, problematycznymi rozwiązaniami hostingowymi (takimi jak Yahoo! – tak, faktycznie oferują hosting w starym stylu) i nie tylko. Poza tym klienci nie byli często zainteresowani trwającymi pracami nad ich witrynami, a rok lub dwa lata później pojawiały się problemy – zhakowane witryny z bardzo przestarzałą wersją WordPressa lub administratorzy instalujący podatne na ataki slidery i inne dodatki, które nadal wpływało na początkowe rozwiązanie, które dostarczyliśmy.

Powiązane: Sześć najważniejszych zagrożeń bezpieczeństwa WordPress i ich rozwiązania

Obecnie przyjmujemy bardzo niewiele koncertów za stałą opłatę i sprzedajemy głównie stałe programy rozwojowe. Jednak nawet projekty o stałej opłacie obejmują stałą umowę serwisową, która pozwala nam jak najlepiej kontrolować przyszłość stosu technicznego, przy jednoczesnym zachowaniu wysokiego poziomu bezpieczeństwa i wydajności.

Zarządzanie zmianami na serwerach pomostowych, nawet dla małych klientów, pomaga w przypadku niezgodności i regresji, nad czym pracujemy bez wypychania do produkcji. Zajmowanie się aktualizacjami, przeglądami kodu, monitorowaniem czasu pracy i zarządzaniem zasobami zapewnia również stabilność tych rozwiązań, co było wewnętrznym wymogiem tylko dla większych platform.

Partnerstwa z innymi dostawcami

Pod koniec 2021 roku skupiliśmy się całkowicie na partnerstwie. Nasz dział marketingu zajmował się treścią strony internetowej, budowaniem linków lub reklamami, które przynosiły przychodzące leady, ale zespół zarządzający opracował strategię stałej współpracy.

Udało nam się zawrzeć kilka strategicznych kontraktów z agencjami w Europie, Ameryce Północnej i Azji. Niektóre z nich były agencjami technicznymi, które nie były w stanie dostarczyć wszystkiego i wolały zlecać nam podnoszenie ciężarów lub rozładowywać, gdy jest za dużo pracy na ich talerzu.

Inni zajmowali się różnymi dziedzinami biznesu – reklamą, PR, SEO, marketingiem, kreacją, firmami hostingowymi, poszukującymi solidnego partnera programistycznego WordPress, który dostosuje się do ich procesów, pomoże im się rozwijać i w razie potrzeby będzie dostarczał usługi programistyczne na ich konta.

Oprócz uzyskiwania dobrych bieżących przychodów, pozwoliło nam to poszerzyć nasze horyzonty rozwoju biznesowego poprzez zbadanie różnych strategii sprzedaży, marketingu i wzrostu, procesów zarządzania projektami i wzorców prawnych, które pomogły nam w rozwoju. Po spędzeniu czasu z tymi samymi partnerami, stało się możliwe przejęcie od nich większej pracy, osiąganie lepszych wyników w krótszym czasie. To również przekonało niektórych z nich do oferowania usług programistycznych WordPress formalnie na swoich stronach internetowych i przeniesienia ich do nas.

Partnerstwa są rdzeniem naszej filozofii w DevriX i chętnie uzupełniamy portfolio usług naszych partnerów o pracę programistyczną WordPress, jednocześnie pozwalając im skupić się na tym, co robią najlepiej.

3. Pomóż różnym odbiorcom

Jedenaście lat temu, kiedy zaczynaliśmy, nasz zespół składał się zaledwie z kilku osób. Nie mieliśmy wystarczającej siły roboczej do obsługi dużych projektów korporacyjnych i nie świadczyliśmy różnych usług w celu sprzedaży kompletnego pakietu. Dzięki wystarczającej wytrwałości byliśmy w stanie się rozwijać, zwiększać nasze umiejętności i budować zespół, który teraz pracuje nad projektami wysokiej klasy, w tym dużymi platformami wielostanowiskowymi dla producentów samochodów, dużymi portalami medialnymi, skalowalnymi rozwiązaniami Software as a Service i nie tylko.

To jednak zmieniło również nasze procesy zarządzania – wprowadzając ludzi o różnych umiejętnościach z różnych krajów. Osoby za nie odpowiedzialne w postaci kierownictwa lub zespołu, QA, wewnętrzne narzędzia i systemy oraz dodatkowe koszty, aby to wszystko działało na dłuższą metę. Szybko stało się to zbyt kosztowne dla mniejszych klientów, a brak portfela publicznego ze względu na liczne umowy NDA, które podpisaliśmy, utrudnił nowym potencjalnym klientom wykonanie „skoku wiary” przy umowach o wartości średnio-pięciocyfrowej (lub więcej).

Programowanie WordPress jako usługa

Aby stać się bardziej elastycznym w takich przypadkach, omówiliśmy, co można zrobić dla klientów z różnych grup odbiorców. Zdefiniowanie naszych nabywców person i sklasyfikowanie różnych poziomów klientów było ważnym krokiem naprzód.

Wyspecjalizowaliśmy się w kilku kierunkach, takich jak budowanie rozwiązań SaaS (z różnymi planami płatności i funkcji), duże witryny wielostanowiskowe, niestandardowe migracje z różnych platform (PHP, Java, Python, .NET) oraz duże niestandardowe projekty integrujące wszelkiego rodzaju zewnętrzne API . To posunięcie pozwoliło nam zbudować osobne procesy dla każdego z nich, wyodrębnić pewne komponenty wielokrotnego użytku i zwiększyć poziom doświadczenia członków naszego zespołu, co z kolei pozwoliło im na ciągłe dostarczanie więcej w krótszym czasie przy mniejszej liczbie problemów.

Zidentyfikowaliśmy sposoby oddzielenia głównego rdzenia usług , które musimy wykonać dla każdego klienta, oraz zdefiniowaliśmy inne usługi podrzędne, które moglibyśmy dodatkowo sprzedawać lub łączyć.

Na przykład budowa dużej technicznej platformy WordPress i hosting na niezawodnej infrastrukturze to generalnie nasza główna rzecz. Możemy jednak przenieść hosting do zarządzanego dostawcy hostingu WordPress, takiego jak Pagely, przekazać projekt komuś innemu i nie podejmować działań marketingowych i rozwojowych.

Eksperymentowaliśmy wewnętrznie z różnymi narzędziami i wtyczkami poprzez nasz proces weryfikacji, które mogą być teraz używane w projektach bez konieczności przejmowania się wydajnością lub bezpieczeństwem (lub budowaniem ich od zera). Nawiązaliśmy relacje z wieloma ich autorami, przesyłając wsteczne łatki lub mając bezpośredni kontakt w celu zgłaszania problemów lub omawiania potencjalnych nowych funkcji.

Powiązane: DevriX zaktualizował osiem własnych wtyczek WordPress

Aktualizowanie pełnych usług

Źródło

Dla klientów, którzy byli gotowi zapłacić za pełny pakiet usług, ale mieli trudności z zobowiązaniem się do dużej kwoty z góry, dopracowaliśmy nasze plany dotyczące rozwoju WordPressa w sposób, który pozwolił im zarejestrować się na „próbę” i zobacz, jak pracujemy, płać co miesiąc za każdy kamień milowy, zamiast zobowiązywać się do pełnej kwoty na początku. Dodatkowo pozwoliło nam to na implementację nowych wymagań w procesie rozwoju, przedefiniowanie celów , budowanie iteracyjne (pozwól klientowi zdecydować, który komponent potrzebuje więcej pracy lub funkcji, a który jest gotowy) i generalnie zaoszczędziliśmy mu dużo pieniędzy , dając im elastyczność w dodawaniu lub usuwaniu rzeczy podczas procesu pracy.

Powiązane: Elementy ustalające WordPress 101: Co to są elementy ustalające WordPress

Niektórzy z naszych klientów rozpoczęli od 10-godzinnego planu konserwacji miesięcznie, który wkrótce został przekształcony w rezerwę 40 godzin miesięcznie, inni skoczyli z 40 godzin miesięcznie do 100 godzin miesięcznie.

Niektóre wstępne negocjacje, które dotyczyły projektów MVP o wartości 10 000 USD, są teraz w połowie pięciu cyfr plus, dzięki możliwości zapewnienia bieżącej pracy z miesiąca na miesiąc, pokazując przyrostowe dodatki zbudowane z myślą o elastyczności i rozszerzalności, uruchamiając MVP i iterację w oparciu o użytkownika informacje zwrotne i stale wprowadzamy ulepszenia do istniejących systemów.

4. Kontrola jakości jest nieoceniona

Nasz pierwszy pracownik ds. kontroli jakości miał miejsce w 2014 roku, ale był zaangażowany tylko w testowanie naszego głównego projektu SaaS, nad którym wtedy pracowaliśmy. Ponieważ liczba kont bieżących stale rosła, zdaliśmy sobie sprawę, że kontrola jakości jest podstawową jednostką w naszym procesie. Zatrudniliśmy kolejnego QA i asystenta, który pomagał w konfigurowaniu stron demonstracyjnych lub sporządzaniu listy funkcji, pomagał w planowaniu demonstracji i tym podobnych.

Mając wokół siebie stały personel ds. kontroli jakości, jesteśmy teraz w stanie przypisywać kamienie milowe programistom, pozwolić im pracować nad wysoce niezależnymi zadaniami i przypisywać pracę do testowania do naszych kontroli jakości.

Proces kontroli jakości obejmuje pobieranie najnowszych wersji z Git lokalnie, testowanie różnych gałęzi, monitorowanie dzienników i zgłaszanie wszelkiego rodzaju regresji lub niekompletnych funkcji, które wymagają usunięcia skrajnych przypadków. Oprócz testowania różnych środowisk (w tym serwera pomostowego), jesteśmy w stanie wyłapać różne problemy między wersjami serwerów, środowiskami hostingowymi, limitami pamięci i nie tylko.

Poprawiło to ogólną jakość naszych produktów i uwolniło trochę czasu na rozwój, dzięki czemu nasi inżynierowie WordPress mogą skupić się na rozwiązywaniu problemów i wdrażaniu funkcji, podczas gdy ktoś w międzyczasie nieustannie próbuje przerwać swoją pracę. Kontrola jakości obejmuje również testowanie urządzeń mobilnych i grę z różnymi przeglądarkami, co czasami prowadzi do dalszych poprawek CSS, a nawet przełączania całych bibliotek, które nie obsługują multimediów dla systemu iOS lub niektórych przeglądarek.

5. Komunikacja i dokumentacja

Posiadanie zespołu składającego się z 5-8 osób jest łatwe w zarządzaniu, ale w miarę jak zespół się powiększa i dołączają do niego ludzie z różnymi zestawami umiejętności lub doświadczeniem, praca nad większą liczbą projektów i zarządzanie nimi szybko staje się koszmarem bez odpowiedniego procesu i narzędzi.

Opieramy się na Slacku do komunikacji wewnętrznej, gdzie stworzyliśmy kanały dla każdego projektu i każdego z naszych zespołów – programistów, projektantów, marketerów i kadrę zarządzającą.

Zintegrowaliśmy niektóre usługi, z których korzystamy dla każdego kanału, takie jak Asana czy GitHub, ściągając najnowsze zatwierdzenia, zadania, pull requesty i komentarze, co pozwoliło utrzymać kontekst w jednym miejscu i pracować z każdym zespołem (za umiejętności lub projektu) w znacznie bardziej zorganizowany sposób.

Co więcej, zdefiniowaliśmy również czystszy proces zarządzania projektami w Asanie, wykorzystując terminy, różne etykiety priorytetów i wykorzystując kalendarz zespołu w celu monitorowania szerszego obrazu tygodniowych sprintów. Wprowadzenie inauguracji i regularnych czatów sprawia, że ​​ludzie są na bieżąco, wiedzą, kiedy zbliżają się prezentacje, odbijają od siebie pomysły, przydzielają zadania innym członkom zespołu i komunikują się wewnętrznie. Dzięki temu mamy więcej czasu na przeglądy kodu, zarządzanie przepływem pracy, odpowiadanie na ważne pytania dotyczące architektury lub pomoc w konkretnych funkcjach.

Niedawno zaczęliśmy również dokumentować nasze projekty, co zapewniło nam uporządkowany sposób opisywania rozwoju projektu w czasie rzeczywistym, nowe funkcje budowane co dwa tygodnie, bieżące sprawy, którymi trzeba było zająć się w przyszłości. Dokumenty te są dostępne dla osób, które dołączają do nowego projektu, w celu zmniejszenia ilości prac badawczo-rozwojowych dzięki szczegółowemu przeglądowi projektu, postępów, celów, członków zespołu odpowiedzialnych za funkcje i nie tylko.

6. Listy kontrolne

Świetni mówcy często mówią, że „ pociski są martwe ”, ale są niezwykle pomocne w niektórych przypadkach, w tym w definiowaniu długich przepływów pracy z dużą liczbą prostych kroków.

Stworzyliśmy szereg różnych procesów dla różnych części naszej działalności – lejek sprzedażowy, zakładanie nowego projektu, dostarczanie rozwiązania internetowego, wdrożenia, zatrudnianie nowych osób, wprowadzanie członków zespołu do nowego projektu itp. Jednak radzenie sobie z wiele różnych działów w tym samym czasie, rozproszonych w wielu różnych projektach, okazało się wyzwaniem – pod względem czasu i śledzenia drobnych szczegółów.

Sięgnęliśmy głębiej i podzieliliśmy większe etapy procesu biznesowego na osobne komponenty, składające się z listy kontrolnej dla każdego z nich. Niektóre dotyczą zatrudniania – lista zawodowych i pożądanych umiejętności miękkich, zestawienie celów firmy – oraz zdefiniowana misja w taki sposób, że możemy wykorzystać podczas rozmów kwalifikacyjnych do szczegółowej oceny ludzi. To samo dotyczy przygotowania demonstracji lub konfiguracji projektu – za każdym razem należy zrobić wiele dla każdego z nich, niektóre z nich są większe, jak „utworzenie nowego prywatnego repozytorium GitHub” poprzez „wysyłanie dokumentów X, Y, Z do nowego członków zespołu” lub „dodaj to do .gitignore”.

Dodanie konkretnych list kontrolnych do testowania, upewnienie się, że foldery wewnętrzne nie są częścią repozytorium, e-maile są zmieniane lub niektóre skrypty są uruchamiane wszędzie, gwarantuje, że nie zapomnimy o małych, ale ważnych szczegółach ze względu na sto małych kroków, które wykonujemy trzeba brać za każdym razem.

Bonus: automatyzacja i możliwość ponownego wykorzystania

Ta ostatnia część nie jest sama w sobie rewolucyjna, ale w zeszłym roku nadal planowaliśmy zarówno automatyzację, jak i ponowne wykorzystanie. W ramach każdego procesu wewnętrznego identyfikujemy kluczowe elementy, które powinny zostać zautomatyzowane, a także potencjalne komponenty, które możemy ponownie wykorzystać lub zbudować i wyodrębnić jako elementy modułowe.

Zasadniczo główna różnica polega na tym, że spędzamy rzeczywisty, wstępnie zdefiniowany czas, zastanawiając się, co można ponownie wykorzystać w różnych scenariuszach i jakie są kroki, które marnują dużo czasu i można je zautomatyzować. Niektóre nie były problemem, gdy byliśmy mniejszym zespołem, ale jeśli 8 osób pracowało nad projektem i musiało 5 razy dziennie wykonać ręczną czynność, która trwała 6 minut, to w sumie daje to 4 godziny, które są marnowane każdego dnia . To sprawia, że ​​myślisz inaczej i lepiej planujesz z góry.

Ważne jest również, aby ustalić, ile czasu zajmuje zbudowanie każdego z nich lub jak długo zajmuje rozszerzenie funkcji internetowej. Po ustaleniu tego przeznaczamy wewnętrzny czas na usprawnienia i elastyczność, które są realizowane poza godzinami opłacanymi przez klienta.

Wprowadziliśmy dodatkowe warstwy automatyzacji i ponownego wykorzystania w naszych wewnętrznych i zewnętrznych procesach. Od ustandaryzowanego skryptu udostępniania ciągłej integracji w niestandardowej instancji chmury na projekt, po szablony dla różnych typów projektów lub dane demonstracyjne do dostarczenia. Budowanie kolekcji zaufanych wtyczek i bibliotek, które są dobrze przetestowane i które można ponownie wykorzystać bez wpływu na stabilność lub skalowalność, optymalizację procesów komunikacji, jak najlepsze zautomatyzowanie raportowania, wykorzystanie różnych narzędzi wspierających nasz proces.

Używamy różnych integracji Zapier w Asana, GitHub, Slack, WordPress do niektórych działań, w tym przesyłania formularzy Gravity, różnych narzędzi raportowania i innych. Mamy dwie platformy do monitorowania aplikacji i systemu, które obsługują i śledzą rozwiązania internetowe, a także zintegrowaliśmy fajne narzędzie do porównywania interfejsu użytkownika, które przeprowadza analizę obrazu na różnych migawkach tej samej witryny.

Nasz CRM jest niestandardowym projektem zbudowanym na bazie WordPressa, który rozwijaliśmy w ciągu ostatniego roku i stale integrujemy z zewnętrznymi narzędziami i systemami, rozszerzając mechanizm raportowania w celu lepszego przeglądu procesów końcowych. Nasz zespół współpracuje również za pośrednictwem wewnętrznej instancji BuddyPress, którą nasz CTO Stanko połączył ze Slack w celu publikowania aktualizacji statusu i komentarzy. Łączymy ze sobą nasze systemy i oszczędzamy dużo czasu na kopiowaniu i wklejaniu lub przełączaniu kontekstu, tworzeniu niestandardowych botów uruchamiających działania za pośrednictwem usług stron trzecich i przeprowadzaniu automatycznego monitorowania biznesowego dla niektórych witryn internetowych.

Wiele się nauczyliśmy w 2021 roku i musimy działać szybko, aby zapewnić dalszy rozwój firmy. Rok 2022 jest tuż za rogiem, a mamy już kilku nowych pracowników i milion rzeczy, które się dzieje, w tym nowe partnerstwa, dodatkowe usprawnienia procesów, zaległości zaplanowane na kolejne 2-3 miesiące i wiele więcej.