6 wskazówek dotyczących opracowania wydajnego przepływu treści [+Szablon]

Pisanie treści jest procesem zarówno kreatywnym, jak i biznesowym, i jako takie musi przestrzegać jasno określonych zasad, aby być wydajnym i produktywnym. Najlepszym sposobem na osiągnięcie tego jest skonfigurowanie przepływu pracy treści i podanie szczegółowych informacji o każdym etapie potoku.

Podczas gdy organizacja i kreatywność są często uważane za niezgodne, gdy ich mocne strony są połączone, firmy mogą optymalizować i ulepszać produkcję treści. Dzięki temu wszyscy zaangażowani mogą skupić się na swojej pracy, zamiast tracić czas i energię na zastanawianie się nad procesem i swoją w nim rolę. Ponadto, gdy przepływ pracy jest udokumentowany i jednoznaczny, ryzyko błędów i opóźnień jest zminimalizowane.

W tym artykule przedstawimy listę praktycznych wskazówek i wskazówek dotyczących opracowywania wydajnej treści i przepływu pracy redakcyjnej. Techniki te można zastosować zarówno do content marketingu, jak i dziennikarstwa oraz dostosować do każdego rodzaju treści.

Więc czytaj dalej, aby usprawnić swoje wysiłki i zwiększyć swoje wyniki!

1. Zachowaj solidne zapasy jako kopię zapasową

Nie ma znaczenia, co ktokolwiek powie, zasadą numer jeden dla wydajnego i udanego przepływu treści jest utrzymywanie solidnego zapasu treści.

Nawet jeśli masz solidny, kuloodporny proces i w twoim zespole nie ma ani jednego próżniaka, powinieneś być gotowy na stawienie czoła potencjalnym komplikacjom produkcyjnym. Mogą one być spowodowane dniami wolnymi, problemami z wydajnością, nieoczekiwanymi czynnikami zewnętrznymi, rotacją pracowników i tak dalej. Najlepszym sposobem na uniknięcie tych opóźnień jest posiadanie pod ręką zapasu artykułów, które czekają i są gotowe do publikacji.

W ten sposób będziesz mieć swobodę zmiany priorytetów, odkrywania nowych pomysłów i zarządzania sytuacjami awaryjnymi bez naruszania integralności kalendarza redakcyjnego. Regularne i zgodne z harmonogramem publikowanie ma kluczowe znaczenie dla Twojej strategii, a aby utrzymać odbiorców i utrzymać zaangażowanie, powinieneś być w stanie zachować spójność w każdych okolicznościach.

Co więcej, posiadanie kopii zapasowej lub zapasu pozwala zachować jakość treści, ponieważ nie musisz spieszyć się z żadnymi etapami procesu twórczego i masz wystarczająco dużo czasu na dopracowanie każdego wyprodukowanego elementu.

Jeśli jednak dopiero zaczynasz pracę nad treścią i brakuje Ci personelu, może to być trudne do osiągnięcia, ponieważ i tak może być trudno nadążać za harmonogramem. Najbezpieczniejszym sposobem postępowania w tym przypadku jest zbudowanie zapasów przed całkowitym rozpoczęciem publikacji. Zminimalizuje to stres związany z dotrzymywaniem terminów i zapewni, że Twoja strategia nie zostanie zagrożona, gdy brakuje Ci czasu.

2. Zaplanuj proces tworzenia treści

Aby zmapować proces tworzenia treści, należy wymienić kroki przepływu treści w kolejności po sobie i dodać krótki opis każdego z nich. Udostępnianie tych informacji w czerni i bieli (lub, dlaczego nie w pełnokolorowej grafice) pomaga firmom usprawnić tworzenie treści i zapewnia, że ​​nikt nie zrozumie w niej swojego miejsca.

Przejrzystość, jaką zapewnia mapa, może przynieść znaczne korzyści zarówno kierownictwu, jak i pracownikom, ponieważ umożliwia ludziom wykonywanie ich zadań bez pomijania ważnych etapów procesu. W rezultacie produkcja przebiega płynnie, a potencjalne wąskie gardła są wyraźnie widoczne i łatwiejsze do zarządzania.

To, jakie kroki należy uwzględnić, zależy od rodzaju tworzonej treści i członków zespołu, którzy są częścią procesu. Ponadto musisz skonfigurować indywidualny przepływ pracy dla każdego rodzaju treści w swoim kalendarzu.

Na końcu tego artykułu udostępniamy szablon przepływu treści do tworzenia artykułów i postów na blogu. Odwołanie się do niej może pomóc ci zorientować się, co zawrzeć w swoim.

3. Przygotuj wyczerpującą dokumentację

Oprócz podsumowania każdego etapu przepływu treści, powinieneś dostarczyć wyczerpującą dokumentację dotyczącą tego, jak ją wdrożyć. W nim należy opisać, czego oczekuje się od osoby, której przydzielono zadanie, gdzie może znaleźć dodatkowe zasoby i do kogo się zwrócić w przypadku dalszych pytań.

Krótko mówiąc, powinien zawierać jasne instrukcje, które umożliwią każdej osobie wykonanie jej zadań bez niepowodzeń i niepewności.

Dokumentacja może odnosić się do wytycznych Twojej marki i bazy wiedzy lub być przedstawiona w formie samodzielnego pliku PDF.

Ponadto upewnij się, że podałeś listę wszystkich narzędzi, które mogą lub powinny być używane w tym procesie, a także instrukcje dotyczące ich obsługi. W razie potrzeby zapewnij szkolenie i zachęć pracowników do zwracania się o pomoc, jeśli nie są pewni swoich umiejętności.

4. Rozłóż obowiązki w odpowiedni sposób

Każda osoba powinna być świadoma kroków, za które jest odpowiedzialna i kto odpowiada za resztę. W ten sposób będą wiedzieć, komu przekazać zadanie po wykonaniu swojej części, a także do kogo się zwrócić w przypadku niepowodzeń.

Dodatkowo musi być jedna osoba odpowiedzialna za cały proces, może to być kierownik projektu, strateg content marketingu, menedżer treści lub dedykowany właściciel projektu. Osoba ta upewnia się, że tworzona treść pasuje do strategii treści firmy, łagodzi problemy i monitoruje skuteczność treści po opublikowaniu.

Należy jednak pamiętać, że w różnych firmach role związane z przepływem treści mogą być łączone w celu wdrożenia przez jednego eksperta ds. marketingu lub w pracy może być wiele osób.

Ponadto, aby przepływ treści działał płynnie, każdy członek zespołu powinien wiedzieć, komu może delegować swoje obowiązki, na wypadek gdyby był nieobecny. W ten sposób dni urlopu rzadziej powodują blokowanie lub problemy z produkcją.

5. Zdefiniuj ramy czasowe zadania

Ta część przepływu pracy treści często pozostaje przeoczona, ale może łatwo stać się powodem, dla którego ją tworzysz lub ją zepsujesz.

W dokumentacji należy podać jasne instrukcje, ile czasu ma zająć każde zadanie. W przeciwnym razie ryzykujesz, że ludzie źle zrozumieją swoje priorytety i stworzą wąskie gardła.

Co więcej, każdy musi być świadomy nie tylko swoich ram czasowych, ale także harmonogramu całego procesu, aby móc właściwie zaplanować swoje zadania na podstawie dziennych, tygodniowych i miesięcznych.

Upewnij się jednak, że podane ramy czasowe i terminy są realistyczne i osiągalne. Nie ma potrzeby, aby każdy miał dziesiątki zaległych zadań. To demotywuje ludzi. Jeśli zauważysz, że pracownicy regularnie pozostają w tyle, powinieneś zbadać dlaczego i w razie potrzeby zrewidować swoją strategię.

6. Zaimplementuj narzędzie BPM

Narzędzia do zarządzania procesami biznesowymi (BPM) ułatwiają śledzenie i monitorowanie procesów, identyfikowanie problemów i utrzymywanie wszystkich na bieżąco z ich pracą. Nie tylko promują przejrzystość, ale mogą uprościć przepływ treści zarówno dla kierownictwa, jak i pracowników.

Dostępnych jest wiele rozwiązań SaaS BPM, które są dostępne zarówno dla małych i średnich organizacji, jak i dużych przedsiębiorstw. Wdrożenie go w Twojej firmie może zapewnić lepszy przegląd nie tylko przepływu treści, ale wszystkich operacji. Ponadto może poprawić komunikację, umożliwić kierownictwu bardziej indywidualne podejście do wyników pracowników i przyczynić się do lepszej produktywności.

Dodatkowo ułatwia ustalanie i dotrzymywanie terminów. Przepływ pracy można zorganizować w szablony i wyświetlać powiadomienia o zbliżających się terminach. Ponadto można go zautomatyzować i dostosować w razie potrzeby.

Bonus: szablon przepływu treści

Stworzyliśmy dla Ciebie szablon przepływu treści, którego możesz używać podczas publikowania artykułów i postów na blogu. Możesz dostosować go do swoich potrzeb biznesowych na podstawie kroków w swoim lejku i zasobów, którymi dysponujesz.

Mapa tworzenia treści:

1. Burza mózgów i sugestia tytułów. Tworzenie listy tytułów treści lub postów filarowych, które przyczyniają się do strategii firmy. Dodawanie tytułów do kalendarza redakcyjnego i przypisywanie ich pisarzom. Osoba odpowiedzialna: Strateg i/lub pisarz Ramy czasowe: Należy to robić przynajmniej raz w miesiącu, aby upewnić się, że jest wystarczająco dużo tematów do wprowadzenia.
2. Badanie słów kluczowych. Znajdowanie najlepszych wyszukiwanych haseł dla każdego tytułu, aby dopasować intencje użytkownika do celów firmy. Zapewnienie listy podtematów, o których należy wspomnieć, aby zapewnić dogłębne omówienie tematu. Osoba odpowiedzialna: Strateg i/lub pisarz Ramy czasowe: Główne słowo kluczowe należy podać w sugestii tytułu. Dodatkowe terminy wyszukiwania i tematy mogą być dostarczane później.
3. Zlecenie zadania krótkoterminowego i tytularnego . Udzielenie informacji o tym, jak zostanie podjęty temat i przypisanie go do pisarza. Osoba odpowiedzialna: strateg, menedżer treści i/lub pisarz Ramy czasowe: Zgodnie z kalendarzem redakcyjnym i ramami czasowymi procesu. Powinna zostać dostarczona z odpowiednim wyprzedzeniem, aby zespół mógł zrealizować zadanie na czas.

4. Badania i zarys. Zbadanie tematu i zarysowanie artykułu. W zależności od umiejętności autora, doświadczenia i wiedzy na dany temat, może on przesłać zarys do zatwierdzenia lub bezpośrednio przystąpić do pisania artykułu i przesłać szkic, gdy będzie gotowy. Osoba odpowiedzialna: Pisarz Ramy czasowe: 1 dzień

5. Pismo. Tworzenie tekstu, optymalizowanie go słowami kluczowymi i odpowiednie formatowanie z nagłówkami i podtytułami. Autor może również dodawać linki wewnętrzne i udostępniać listę powiązanych artykułów, a także sugerować linki zewnętrzne do odpowiednich badań, statystyk i informacji. Pisarz powinien również przedstawić pomysły na obrazy i grafikę. Osoba odpowiedzialna: Pisarz Ramy czasowe: 2 dni
6. Recenzja. Przeglądanie tekstu, aby upewnić się, że pasuje do briefu i jest zgodny z wymaganiami firmy. Osoba odpowiedzialna może również przeprowadzić kontrolę plagiatu, aby potwierdzić, że treść jest oryginalna i nie powoduje problemów z duplikacją. Następnie przydzielają zadanie z powrotem pisarzowi, aby zaimplementował zmiany i wprowadził ewentualne poprawki. Osoba odpowiedzialna: menedżer treści lub starszy pisarz Czas trwania: 1 dzień
7. Zatwierdzenie eksperta merytorycznego. W zależności od tematu tekst może zostać przydzielony do sprawdzenia przez eksperta, który sprawdzi błędy merytoryczne i inne kwestie oraz zasugeruje usprawnienia. Osoba odpowiedzialna: Ekspert merytoryczny Termin: 1 dzień
8. Redagowanie. Przeglądanie tekstu w celu wyeliminowania błędów gramatycznych i ortograficznych oraz problemów z czytelnością. Osoba odpowiedzialna: Redaktor Czas trwania: 1 dzień
9. Projekt graficzny. Formatowanie wszystkich dostarczonych obrazów i zrzutów ekranu, tworzenie wyróżnionego obrazu i tworzenie żądanych grafik, wizualizacji, infografik, gifów itp. Po zatwierdzeniu wizualizacji treść jest gotowa do publikacji.
   
   Osoba odpowiedzialna: grafik Czas realizacji: 2-3 dni
10. Przesyłanie i publikowanie. Wgrywanie treści na CMS wraz z obrazami. Osoba odpowiedzialna zajmuje się wszelkimi dodatkowymi optymalizacjami SEO, takimi jak znaczniki schematu, opis meta, tagi alt obrazu, optymalizacja adresów URL i tak dalej. Po wykonaniu tej czynności treść jest publikowana online. Osoba odpowiedzialna: Menedżer treści Ramy czasowe: 1 dzień, w zależności od harmonogramu treści
11. Dystrybucja. Zmiana przeznaczenia treści na potrzeby strategii marketingu wielokanałowego firmy, w tym udostępniania w mediach społecznościowych, biuletynów e-mail, podcastów, filmów itp. Ten krok może obejmować dodatkowe kreacje i tekst, które mogą podlegać innym przepływom treści. Osoba odpowiedzialna: menedżer ds. mediów społecznościowych, menedżer ds. marketingu e-mailowego Termin: 1 dzień, w zależności od odpowiedniego harmonogramu

Niezbędna dokumentacja:

• Długość treści (w słowach lub znakach)
• Ton głosu
• Słownictwo i styl
• Formatowanie
• Szablony
• Struktura
• Styl przypadku nagłówka
• Użycie przecinka oksfordzkiego
• Narzędzia do pisania i SEO

Lista dodatkowych zasobów:

• Wytyczne dotyczące projektowania graficznego i wizualizacji
• Wytyczne dotyczące mediów społecznościowych
• Wskazówki dotyczące marketingu e-mailowego

Dolna linia

Chociaż możliwe jest pomyślne uruchomienie tworzenia treści bez przepływu pracy, pominięcie udokumentowania procesu i dostarczenia jasnych instrukcji wszystkim zaangażowanym bez wątpienia obniża wydajność.

Zapewniając wytyczne i ramy czasowe oraz odpowiednio rozdzielając obowiązki, umożliwiasz ludziom wykonywanie swojej pracy bez rozpraszania się. Przepływ pracy może być zarówno mapą drogową, która pozwala ludziom bezpiecznie poruszać się po procesie, jak i siecią bezpieczeństwa, która zapewnia bezpieczeństwo postępowania w przypadku wątpliwości.

To powiedziawszy, największą zaletą przepływów pracy jest to, że czynią cuda dla produktywności i mogą zmienić zespół w dobrze naoliwioną maszynę.