6 sposobów na zmniejszenie wydatków biznesowych (i zwiększenie dochodów!)

Czy zdajesz sobie sprawę, że musisz obniżyć koszty biznesowe i znacznie ograniczyć wydatki, ale martwisz się, że Twoja firma może sparaliżować?

Nie martw się, mamy Cię w zasięgu ręki! Nasz drugi odcinek z serii Survive and Thrive skupia się na inteligentnym ograniczaniu wydatków w Twojej firmie i przygotowaniu się na długoterminowy sukces!

Do prowadzących, Alisy Meredith i Jeffa Sieha, dołączył nie kto inny jak Andrew English, dyrektor finansowy Tailwind, aby przekazać naszym widzom wszystko, co powinni wiedzieć o kłótniach o wydatki biznesowe w krótkim okresie.

Obejrzyj cały pokaz poniżej i przewiń w dół, aby znaleźć notatki z pokazów, najważniejsze dania na wynos i niesamowity arkusz roboczy , który pomoże Ci poradzić sobie z własnymi kosztami!

Obejrzyj pełną powtórkę na żywo na FB

Poznaj Andrew Englisha, dyrektora finansowego w aplikacji Tailwind!

Andrew English (alias Andy), nasz ukochany dyrektor finansowy, wpadł do tego specjalnego odcinka Survive and Thrive, aby porozmawiać na swój ulubiony temat:

Pieniądze! Konkretnie, oszczędzając to.

Często nazywany w biurze „Jamesem Bondem Finansów”, Andy ma bogatą wiedzę i doświadczenie zebrane przez ponad 16 lat zarządzania finansami w branży technologicznej i medialnej .

Przed dołączeniem do zespołu Tailwind Andy był wiceprezesem ds. finansów w międzynarodowej publikacji The Economist . Nie trzeba dodawać, że jeśli masz pytania dotyczące zarządzania swoimi pieniędzmi, to właśnie do niego należy zapytać!

Byliśmy tak zaszczyceni, że zrobił sobie przerwę od szukania rachunków od zespołu Tailwind (przepraszam, Andy!) za ten specjalny FB Live.

Czytaj dalej, aby znaleźć praktyczne wskazówki i perspektywy dotyczące ograniczania wydatków biznesowych i zwiększania dochodów.

I nie zapomnij pobrać darmowego arkusza roboczego, który stworzyliśmy, aby pomóc Ci już teraz poradzić sobie ze wszystkimi tymi wydatkami!

Wskazówka 1: Zacznij od uporządkowania wydatków biznesowych

Jeśli chodzi o określenie, jakie wydatki można obniżyć, Andy zaczyna od prostego systemu sortowania.

Spędziłem ostatnie dwa lub trzy tygodnie na przeglądaniu naszej listy dostawców, wymieniając ich wszystkich. Jak się nazywają, ile one kosztują, kiedy następnym razem musimy im zapłacić i ile to jest?

Następnie zasadniczo dzielę je na trzy grupy: „ Niezbędne ”, „ Dodaje wartość, ale wymaga przeglądu ”, a następnie „ Nie potrzebuje ”. Są to rzeczy, bez których łatwo możemy się obejść, lub przeoczenia, z którymi musimy coś zrobić.

Andy angielski

Następnie opracowuje inny plan ataku, w zależności od tego, do którego wiadra wpada sprzedawca!

Szukaj możliwości zaoszczędzenia na swoich „niezbędnikach”

Prawdopodobnie nie możesz bezpiecznie pozbyć się swoich niezbędnych rzeczy, ponieważ są one niezbędne w Twojej działalności biznesowej . Nie oznacza to jednak, że nie możesz szukać okazji do zaoszczędzenia na nich pieniędzy!

Na przykład, jeśli korzystasz z platformy oprogramowania opartej na użytkownikach, czy wszyscy w Twojej firmie potrzebują licencji, aby uzyskać do niej dostęp?

Nawet jeśli musisz ograniczyć liczbę miejsc w swoim oprogramowaniu w krótkim czasie, aby przetrwać COVID-19, może to być łatwy sposób na zaoszczędzenie pieniędzy – i zawsze możesz je dodać z powrotem, gdy wszystko się poprawi!

Zważ wiadro „wartości dodanej” i przygotuj się na podejmowanie trudnych decyzji

W przypadku Andy’ego zasobnik z wartością dodaną zwykle zawiera elementy, które zwiększają wartość firmy, ale nie mają bezpośredniego wpływu na operacje . Mogą one wyglądać na przykład jak oprogramowanie, wykonawca lub zasób projektowy!

Trudną rzeczą w tym wiadrze jest to, że zwykle istnieje pewien wpływ na zmniejszenie tych wydatków.

Często są to rzeczy, których usunięcie miałoby długofalowy wpływ na naszą działalność. Możemy nie zobaczyć tego z dnia na dzień, ale nie ograniczasz się tylko do wartości dodanej, ponieważ w pewnym momencie wpłynie to na Twój biznes.

Więc to jest najtrudniejszy wiadro do przejścia, jest wiele ważenia rzeczy przeciwko sobie.

Andy angielski

Jak więc zacząć podejmować te decyzje? Pomaga to zrównać ze sobą dwa lub więcej elementów w tym wiadrze i określić, który z nich zapewnia największą wartość, oszczędza najwięcej czasu lub zapewnia największy zwrot z inwestycji .

Odrzuć swoje „niepotrzebne” wydatki

To wiadro jest najłatwiejsze do pokonania, a jeśli jesteś przytłoczony, Andy sugeruje, abyś zaczął tutaj .

Jest poczucie przejęcia nad tym kontroli, poczucie, że to zrobiłeś, że jest odhaczone. To z pewnością sprawiło, że poczułem się lepiej, jeśli chodzi o postęp, jaki robimy po stronie kosztów, podobnie jak kwota, którą zaoszczędziliśmy w ciągu ostatnich kilku tygodni!

Andy angielski

W tym wiadrze są rzeczy, na które po prostu nie musisz teraz wydawać pieniędzy. Nie zawsze musi to być ścisłe anulowanie oprogramowania lub usługi. Możesz również:

• Przejdź do planu niższego poziomu
• Zmniejsz liczbę użytkowników
• Anuluj dodatki, usługi i funkcje, których nie używasz
• Usuwanie duplikatów

Na przykład, Andy niedawno znalazł trzy subskrypcje oprogramowania do prowadzenia spotkań i dwa do planowania ich użytkowania w firmie. Są to duplikaty i łatwy sposób na ograniczenie wydatków, które nie są kluczowe.

Wskazówka dla profesjonalistów: nie musisz oszczędzać na przeglądaniu dostawców i subskrypcji na trudne czasy. Co 6 miesięcy umieszczaj notatkę w swoim kalendarzu, aby przejrzeć swoje wydatki i upewnić się, że wydajesz je mądrze!

Wskazówka 2: Rozmawiaj wygodnie o pieniądzach

Aby jak najlepiej wykorzystać naszą pierwszą wskazówkę, bardzo ważne jest, abyś rozmawiał o pieniądzach tak swobodnie, jak to tylko możliwe . Jeśli wydaje ci się to niewiarygodnie niezręczne, nie martw się! Użyj funkcji czatu, jeśli jest dostępna.

Zanim zaczniesz pracować nad dwoma pierwszymi segmentami i szukać możliwości obniżenia wydatków lub zmiany planów, bardzo wyraźnie nakreśl następujące kwestie. Możesz użyć dokumentu Word, a nawet skopiować i wkleić, jeśli planujesz rozmawiać z wieloma dostawcami!

Oto, czym się zająć:

• W jakiej sytuacji się znajdujesz (np. muszę natychmiast obniżyć koszty)
• Dlaczego to robisz (np. próbuję zaoszczędzić pieniądze z tego powodu)
• Cel, który chcesz osiągnąć (np. muszę zaoszczędzić X kwoty lub uzyskać 50% zniżki)
• Zapytaj o pomoc

Kiedy rozmawiasz z kimś, 9 razy na 10 otrzymasz lepszą odpowiedź niż wysyłanie e-maila. Bądź przejrzysty i jasny; realistycznie starają się pomóc.

Andy angielski

Dowiedz się, jak możesz obniżyć koszty bez proszenia o zniżkę

Aby ułatwić obu stronom znalezienie wspólnego rozwiązania, warto przygotować kilka opcji, zamiast prosić o zniżkę .

Na przykład, czy możesz przejść do innej umowy, ograniczyć użytkowników lub umówić się na opóźnienie płatności, zachowując usługę przez kilka miesięcy?

Kiedy odrabiasz pracę domową na temat potencjalnych rozwiązań, dajesz dostawcom i wykonawcom więcej miejsca na znalezienie rozwiązania, które działa dla was obojga – więc sytuacja zmienia się w korzystną dla wszystkich!

Zadzwoń do kontrahentów lub osób, które osobiście z Tobą pracowały

Ważną częścią negocjacji kontraktów i cięcia kosztów jest zachowanie relacji. Jeśli osobiście pracowałeś z wykonawcą, freelancerem lub usługodawcą, powinieneś zdecydować się na telefon lub wskoczyć na czat wideo, aby omówić sprawy.

Odwołaj się do planu, który stworzyłeś i podkreśl, dlaczego stoisz za twoją prośbą.

Dlaczego jest naprawdę ważne – może to być utrzymanie biznesu, upewnienie się, że możesz zapewnić rzeczy dla swojej rodziny itp. Dlaczego jest bardzo ważne, aby się komunikować, ponieważ ludzie są na to otwarci i wyrozumiali. Jesteśmy w tym razem.

Andy angielski

Poszukaj tutaj typowych rozwiązań, które mogą obniżyć koszty w jakikolwiek sensowny sposób. Może to renegocjowanie zakresu usług, prośba o odroczenie płatności lub coś bardziej specyficznego dla relacji.

Przede wszystkim bądź otwarty, przejrzysty i pracuj nad utrzymaniem relacji. W końcu ta sytuacja nie będzie trwać wiecznie!

Porada 3: Przeczesuj płatności za auto – odnowienia

Nie ma nic gorszego niż zapomnienie o subskrypcji aplikacji lub platformy tylko po to, by zobaczyć, jak trafiła na Twoje konto bankowe w najgorszym możliwym momencie!

Upewnij się, że podajesz daty płatności i odnowienia — a jeśli wiesz, że jest to subskrypcja, której nie będziesz potrzebować w przyszłości, anuluj ją teraz.

Mamy rzeczy, za które płacimy corocznie ze względu na rabat, ale wiemy, że długo nie będziemy potrzebować.

Jeśli masz któreś z nich, wejdź i anuluj je teraz, na trzy miesiące lub sześć miesięcy… kiedy tylko się skończy, aby nie oberwać z automatycznym odnowieniem.

Andy angielski

Porada 4: Przeczytaj drobny druk swoich umów

Kiedy przechodzimy do nowej normy pracy z domu, odwołanych wydarzeń i zamkniętych drzwi, ważne jest, aby przeszukać swoje umowy pod kątem klauzul, które mogą pomóc.

Na przykład klauzule siły wyższej umożliwiają zbadanie możliwości anulowania umów w przypadku katastrofy lub sił pozostających poza Twoją kontrolą . Może to uwolnić niektóre wydatki i przywrócić pieniądze, których możesz potrzebować!

Negocjuj wynajem powierzchni biznesowej lub biurowej

Wynajem powierzchni biurowej, zwłaszcza coworkingowej, może być dla Ciebie w tej chwili bezużyteczny. Jeśli możesz anulować czynsz w przestrzeni coworkingowej, takiej jak We Work, dowiedz się, jak to zrobić – lub skróć umowę do absolutnego minimum miejsc w krótkim okresie.

Warto porozmawiać ze swoim opiekunem klienta, właścicielem lub kierownikiem budynku w sprawie opcji dotyczących czynszu – wstrzymania umów lub odroczenia płatności do czasu, gdy czasy się poprawią i biznes wróci.

Porozmawiaj ze swoimi brokerami ubezpieczeniowymi, aby uzyskać wszelką potencjalną pomoc

Będziesz chciał skontaktować się z brokerami ubezpieczeniowymi lub dostawcami wcześniej niż później z dwóch powodów.

1. Zaktualizuj swój adres, aby wiedzieli, gdzie jesteś.
2. Zapytaj, czy w którejkolwiek z Twoich polis jest coś, co będzie Cię chronić w tym czasie

Na przykład utrata dochodu może być gdzieś wbudowana lub coś w twoim ubezpieczeniu majątkowym, co może oznaczać zwrot lub pokrycie wydatków.

Przede wszystkim ubezpieczenie nie jest wydatkiem, który należy ciąć, jeśli w ogóle można mu pomóc. Unikanie potencjalnego ryzyka kosztem jest tego warte – wada poważnych problemów bez ubezpieczenia jest tak zła, że ​​warto je zatrzymać, jeśli możesz.

Jeśli musisz obniżyć wydatki na ubezpieczenie, najpierw zbadaj przesuwanie dat płatności, odraczanie płatności lub przycinanie części ubezpieczenia, aby nadal mieć jakąś siatkę bezpieczeństwa – nawet jeśli jest ona mniejsza!

Wskazówka 5: Zrób plan bitwy o podatki

Dobrą wiadomością jest to, że Dzień Podatkowy został przesunięty o kilka miesięcy. Oznacza to dla Ciebie jedną z dwóch rzeczy, w zależności od Twojej sytuacji podatkowej.

Jeśli wiesz, że będziesz winien podatki rządowi, poczekaj z zgłoszeniem. Możesz opóźnić zajmowanie się tym wydatkiem o kilka miesięcy, trzymając te pieniądze w kieszeni, kiedy ich potrzebujesz.

Jeśli jednak wiesz, że należy Ci się zwrot pieniędzy, zgłoś roszczenie tak szybko, jak to możliwe. IRS przyspiesza przetwarzanie zwrotów w celu jak najszybszego odzyskania gotówki tym, którzy są winni. Oznacza to, że w większości przypadków otrzymasz go z powrotem w ciągu kilku tygodni.

Szukaj często pomijanych potrąceń

Podczas sprawdzania wyciągów bankowych w celu określenia wydatków, jest to dobry moment, aby poszukać wydatków, które możesz odliczyć od podatku.

Przesuń palcem po wyciągu z karty kredytowej lub rachunku bankowego i zapytaj: „czy używałem tego do pracy? Czy to była część firmy, a nie twoje życie osobiste?

Andy angielski

To dobry moment, aby usiąść z księgowym, jeśli go posiadasz, lub skorzystać z funkcji czatu w usługach archiwizacji internetowej, aby wyjaśnić odliczenia i uzyskać pomoc! Jeśli pracujesz w domu, czy możesz wyznaczyć część swojego domu na biuro do odliczenia od podatku? Czy możesz wydać na ten cel część kredytu hipotecznego lub czynszu?

To tylko niektóre z najczęściej pomijanych potencjalnych odliczeń, które mogą być teraz szczególnie istotne. Podsumowując, chcesz przejść do sedna swojego wyciągu bankowego, aby zrozumieć, na co wydajesz pieniądze!

Porada 6: Spraw, aby Twój bank stał się nowym najlepszym przyjacielem

Wskazówka nr 6 to ta, na którą przysięga Andy: Porozmawiaj ze swoim bankiem! Bez względu na sytuację, w jakiej się znajdujesz, pożyczki rządowe , pożyczki SBA itp., Twój bank będzie Twoim pierwszym punktem kontaktu.

Według Andy'ego lokalny bank może być w tej sytuacji jeszcze bardziej pomocny i osobisty niż większy bank.

Jeden z powodów ma związek z pożyczkami SBA: większe banki mogły już osiągnąć swój limit w rządzie i nie przyjmują już więcej wniosków.

To nie znaczy, że nie ma tam pieniędzy!

Jeśli znajdziesz się w takiej sytuacji, badając pożyczki dla małych firm z ostatnich pakietów stymulacyjnych COVID-19, porozmawiaj z lokalnym bankiem, zanim się poddasz. Jest bardziej niż prawdopodobne, że chętnie pomogą Ci założyć konto i współpracować z Tobą – i jest mniej prawdopodobne, że osiągnęli już swój limit.

Chwyć arkusz roboczy, aby oszacować swoje wydatki

Czy chcesz oszacować swoje wydatki i zacząć oszczędzać? Poniższy BEZPŁATNY arkusz roboczy pozwoli Ci zacząć!

Potrzebujesz więcej zasobów biznesowych, gdy razem przechodzimy przez recesję COVID-19? Bądź na bieżąco z naszą specjalną serią Survive & Thrive w każdy wtorek na FB Live, aby uzyskać więcej porad ekspertów i przydatne arkusze!

Masz palące pytanie dotyczące cięcia kosztów lub negocjacji z dostawcami? Zostaw to w komentarzach poniżej – czytamy każdy!

Przypnij mnie na później :