7 wskazówek dotyczących lepszej komunikacji w miejscu pracy

Komunikacja w miejscu pracy to jedna z podstaw udanego biznesu. Nawet jeśli zbierzesz zespół złożony z zaangażowanych i wnikliwych profesjonalistów, jeśli nie będą się oni skutecznie komunikować i współpracować, Twoja firma ucierpi.

Firmy często traktują priorytetowo komunikację B2B i klienta, ale gdy wewnętrzne relacje nie są produktywne, spowalnia to procesy, wpływa na przepływy pracy i tworzy wąskie gardła. Co więcej, gdy kierownictwo nie udaje się skutecznie przekazać swoich wiadomości pracownikom, powoduje to dalsze zamieszanie, a nawet chaos.

W rzeczywistości brak komunikacji powoduje, że duże firmy tracą 62,4 miliona dolarów rocznie, a małe firmy 420 000 dolarów rocznie. Problem jest tak głęboki, że szacuje się, że aż połowa wszystkich pracowników nie wie, czego się od nich oczekuje w pracy i ma z tego powodu trudności w realizacji.

W tym artykule przedstawiamy praktyczne pomysły, jak poprawić komunikację w pracy i zapewnić wyższą produktywność. Czytaj dalej, aby się dowiedzieć!

Jak komunikacja może poprawić produktywność?

Teraz, gdy wiemy, jakie są szkody, skupmy się na pozytywach i przyjrzyjmy się, jak komunikacja może poprawić produktywność:

• Zmniejsza nieporozumienia . Kiedy wszyscy wiedzą, co robić i wiedzą, do kogo zwrócić się o radę, ludzie rzadziej popełniają błędy.
• Poprawia wydajność . Jasne instrukcje i cele umożliwiają wydajniejszy przepływ pracy i pozwalają ludziom szybciej realizować swoje zadania.
• Mniej frustracji . Kiedy ludzie nie wiedzą, czego się od nich oczekuje, ale wiedzą, że muszą osiągnąć wyniki, czują się sfrustrowani, a to zmniejsza produktywność.
• Lepsze rozwiązywanie konfliktów . Kłótnie w miejscu pracy szkodzą produktywności i tworzą toksyczne środowisko. Najlepszym sposobem rozwiązywania problemów jest komunikowanie ich, wyjaśnianie nieporozumień i osiąganie kompromisów w razie potrzeby.
• Efektywna współpraca . Pracownicy, którzy są w dobrych stosunkach zawodowych i potrafią komunikować się z przyjaznym nastawieniem, są bardziej skłonni do efektywnej współpracy i bardziej produktywnej pracy.
• Szczęśliwszy zespół . Ludzie czują się lepiej, gdy są w stanie przekazać swoje potrzeby, uczucia i myśli. Bycie zrozumianym sprawia, że ​​jesteśmy bardziej pewni siebie i jesteśmy w stanie kontynuować dobrą pracę.
• Zachęca do lojalności i zaufania . Komunikacja jest jednym z fundamentów lojalności i zaufania. Pracownicy, którzy czują, że są na bieżąco z istotnymi aktualizacjami, czują się docenieni i ważni oraz są bardziej lojalni wobec firmy.

Jak poprawić komunikację w miejscu pracy

Aby skutecznie usprawnić komunikację w miejscu pracy, należy we współpracy z zespołem HR zbudować strategię i zadbać o jej realizację.

Oto kilka praktycznych wskazówek, jak to zrobić:

1. Stwórz bezpieczne środowisko

Kiedy ludzie są szczęśliwi w miejscu pracy, czują się doceniani i mają zaspokojone ich potrzeby, są bardziej skłonni do wyrażania pozytywnego nastawienia do pracy i swobodnej komunikacji. Jeśli jest coś, czego nie znają, nie rozumieją lub nie czują się komfortowo, członkowie zespołu powinni swobodnie wyrażać swoje zdanie i być wysłuchani. W przeciwnym razie niekomunikowane kwestie będą narastać i wpływać na sposób wykonywania pracy przez ludzi oraz mogą wpływać na ich stosunek do pracy.

Jednak HR i kierownictwo powinny upewnić się, że słuchają, co ludzie mówią, doceniają i odpowiednio radzą sobie z problemami. Nawet jeśli nie ma dostępnego rozwiązania, należy to omówić, w przeciwnym razie osoba może poczuć, że jest ignorowana. Pracownicy, którzy przemówili i pozostają zaniedbywani, są jeszcze bardziej narażeni na poczucie nieszczęścia niż ci, którzy niechętnie dzielą się swoim niezadowoleniem.

Źródło

Niektóre skuteczne sposoby na stworzenie bezpiecznego środowiska pracy to:

• Organizuj regularne sesje opinii . Powiedz ludziom, że są doceniani, omawiaj ich rozwój kariery w firmie i udzielaj praktycznych informacji zwrotnych, jak usprawnić ich pracę.
• Zachęcaj do zadawania pytań . Staraj się stworzyć środowisko, w którym ludzie czują się bezpiecznie zadając pytania i nie czują się osądzani. Powinno to być częścią Twojej kultury pracy, której każdy powinien uczyć się od innych i dzielić się swoją wiedzą zawodową i osobistą.
• Promuj komunikację dwukierunkową . Komunikacja w miejscu pracy jest ulicą dwukierunkową, a kierownictwo i HR również powinny być otwarte na informacje zwrotne. Poinformuj, że ludzie mogą opowiedzieć Ci, jak się czują, i przedstawić sugestie. Słuchanie tego, co mówią, może pomóc im w bardziej produktywnej pracy i lepszym samopoczuciu w miejscu pracy.

2. Jasno poinformuj o protokole i zasadach zachowania

Ludzie uważają pewne rodzaje zachowań za właściwe i mają różne granice zarówno w społeczeństwie, jak iw miejscu pracy. Podanie zbioru zasad dotyczących sposobu komunikowania się pracowników, odpowiedniego tonu głosu i form komunikacji może wydawać się zbędne. Może jednak radykalnie poprawić jakość relacji zawodowych i zmniejszyć możliwe napięcie, które pojawia się, gdy ludzie przekraczają granice.

Rozważ stworzenie seminariów i samouczków wideo omawiających komunikację w miejscu pracy i zapewnienie jasnego zestawu zasad i protokołów zachowania. Może to przynieść korzyści tylko garstce ludzi, ale zdecydowanie jest tego warte.

Zapoznanie się z regulaminem przyczyni się do przyjemniejszego miejsca pracy, a dodatkowo może potencjalnie oszczędzić Ci komplikacji z prawem.

3. Stwórz pozytywną kulturę pracy

Źródło

Pozytywna kultura pracy umożliwia pracownikom rozwój i rozwijanie pełnego potencjału zawodowego. Firmy powinny zachęcać ludzi do wspierania się i pomagania sobie nawzajem, a nie skupiać się wyłącznie na własnej pracy. W ten sposób mogą stworzyć coś więcej niż przyjemne miejsce pracy – mogą zbudować silny zespół.

Pracownicy, którzy czują się podniesieni i komfortowo w pracy oraz podzielają tę samą wizję i wartości co firma, są bardziej skłonni do otwartej i produktywnej komunikacji. Ponadto mogą starać się rozwiązywać problemy i optymalizować wydajność, zamiast zajmować się problemami i nie wykonywać swojej pracy.

Miejsca pracy, które nie radzą sobie z konfliktami i zachęcają do rywalizacji, tworzą nieprzyjazne środowisko, w którym toksyczna komunikacja rodzi bardziej toksyczną komunikację. To skłania ludzi do skupienia się na negatywach i szkodzi ich produktywności.

Niektóre zasoby, które mogą pomóc w poprawie komunikacji poprzez grę zespołową, to:

• Działania związane z budowaniem zespołu.
• Powierzchnia rekreacyjna w biurze.
• Regularne sesje HR.
• Projekty grupowe.
• Coaching wewnętrzny i mentoring.

4. Zrozum indywidualne potrzeby pracowników

Różni ludzie potrzebują różnych rodzajów motywacji. Podczas gdy niektórzy rozwijają się, gdy lider popycha ich, by osiągali więcej, inni są zmotywowani i muszą zobaczyć, jak docenia się ich ciężką pracę i wartość.

Kierownictwo, które nie rozumie poszczególnych pracowników i sposobu komunikowania się z nimi, ryzykuje utratę ich na rzecz konkurentów, którzy bardziej cenią swoją siłę roboczą.

Źródło

Na przykład, jeśli firma nieustannie popycha pracowników do osiągania niemożliwych celów, ryzykuje stworzenie miejsca pracy, w którym ludzie czują się jak słabi, nawet jeśli robią wszystko, co w ich mocy. Niektórzy pracownicy mogą dążyć do wykazania się, przekraczając własne granice, a to doprowadzi do wypalenia. Inni mogą czuć się niedoceniani i bez motywacji. W obu przypadkach wydajność spada.

Niepoinformowanie o problemach utrudni zatrzymanie pracowników i doprowadzi do niepowodzeń procesowych.

5. Zdefiniuj przejrzysty przepływ komunikacji

Firmy powinny stworzyć jasny, krok po kroku proces, określający, jak powinna przebiegać komunikacja dotycząca zadań i przydziałów oraz z czym się ona wiąże. Ludzie są skłonni do wydajniejszej współpracy, jeśli mają protokół informujący o postępach w pracy, o tym, jakie szczegóły udostępniać i kiedy.

Przepływ pracy powinien umożliwiać członkom zespołu przekazywanie współpracownikom jasnych instrukcji i dostęp do wszystkich odpowiednich zasobów. Należy również podkreślić, że o te informacje należy się zwrócić, jeśli nie zostaną podane.

Zakładając, że proces jest łatwy do naśladowania i prosty, zarówno kierownictwo, jak i pracownicy mogą szybko się do niego przyzwyczaić i można go zintegrować z ich codziennymi czynnościami.

6. Zachęcaj do produktywnego rozwiązywania problemów

Niezależnie od tego, czy ludzie są w związku osobistym czy zawodowym, kłótnie i nieporozumienia są zawsze możliwe. Kiedy pracownicy zajmują wspólną przestrzeń, istnieje duża szansa, że ​​różnice osobiste mogą stać się przyczyną nieporozumień, kłótni, a nawet waśni.

Kierownictwo powinno obserwować takie zmiany, a jeśli ludzie nie są w stanie komunikować się i rozwiązywać między sobą tych problemów, należy je eskalować do działu HR.

7. Wybierz inteligentne narzędzia komunikacji

Obecnie wiele zespołów jest częściowo oddalonych. Jednak nawet jeśli jesteś w biurze, utrzymanie aktywnej komunikacji i pozostawanie na bieżąco ze wszystkimi istotnymi aktualizacjami projektu może być trudne. Co więcej, nawet najbardziej sumienni profesjonaliści czasami zapominają i źle komunikują.

Korzystanie z nowoczesnej komunikacji, zarządzania projektami, zarządzania procesami biznesowymi i narzędzi przepływu pracy umożliwia zespołom pozostawanie w kontakcie i organizowanie pracy. Niezależnie od tego, czy jest to Slack, Asana, Zoom, czy inne rozwiązanie, umożliwia to członkom zespołu wymianę i żądanie informacji, współpracę i śledzenie rozwoju zadań.

W rzeczywistości badania pokazują, że wdrożenie technologii komunikacji może poprawić produktywność zarówno kierownictwa, jak i pracowników nawet o 25%.

Na przykład narzędzie komunikacyjne, takie jak Slack, doskonale nadaje się do codziennych wymian, szybkich synchronizacji i osobistych aktualizacji. Z drugiej strony Asana optymalizuje komunikację zarządzania zadaniami – ludzie mają wszystkie informacje o zleceniu w jednym miejscu, mogą zostawić lub poprosić o aktualizacje postępu, dodać współpracowników i zawsze śledzić swoje oczekujące zadania i projekty. Zoom umożliwia zespołom organizowanie spotkań, seminariów internetowych i samouczków w czasie rzeczywistym oraz komunikowanie się twarzą w twarz nawet na odległość.

Podsumowując, inteligentne narzędzia pozwalają podnieść jakość komunikacji w miejscu pracy i łączyć ludzi. Reszta zależy od Twojej pozytywnej kultury pracy i odpowiedniego nastawienia.

Dolna linia

Komunikacja jest ważną częścią prowadzenia biznesu. Jednak podczas gdy większość firm koncentruje się na sprawnej komunikacji ze swoimi klientami, wiele z nich zapomina o usprawnianiu komunikacji we własnym zakresie.

Firmy powinny upewnić się, że członkowie zespołu dobrze się rozumieją, wymieniają wystarczającą ilość informacji o swoich zadaniach i procesach, za które są odpowiedzialni oraz skutecznie komunikują problemy.

Lepsza komunikacja w miejscu pracy to pierwszy i najważniejszy krok w kierunku pozytywnego i produktywnego środowiska pracy oraz jego sukcesu.