7 wskazówek, jak zapobiegać przekroczeniu kosztów w projektach

Unikanie przekroczenia kosztów jest kluczem do zamknięcia udanego projektu. Jakość wyników i terminowa realizacja mogą wyjść poza okno, jeśli projekt zostanie dostarczony ponad budżet.

Oczywiście łatwo jest powiedzieć, że zamierzasz utrzymać napięty budżet. Ale przekroczenie kosztów może się zdarzyć w tak wielu miejscach, że utrzymanie kosztów na niskim poziomie może czasami wydawać się grą w walnięcie w kreta.

Co to jest przekroczenie kosztów?

Termin przekroczenie kosztów odnosi się do nieoczekiwanych kosztów, które ostatecznie przekraczają budżet projektu. Przekroczenie kosztów może wystąpić w każdym projekcie i jest szczególnie powszechne w projektach budowlanych, produkcyjnych i programistycznych. Przekroczenie kosztów jest również znane jako wzrost kosztów lub przekroczenie budżetu i może być spowodowane z kilku powodów.

Zanim zagłębimy się w powody, dla których projekty mogą przekraczać budżet, spójrzmy na oprogramowanie do zarządzania projektami, które może pomóc w zapobieganiu przekroczeniu kosztów. ProjectManager to oprogramowanie, które zbiera dane w czasie rzeczywistym, aby pomóc Ci lepiej monitorować wydatki. Nasz pulpit nawigacyjny na żywo automatycznie zbiera i oblicza sześć wskaźników projektu, w tym koszty, i wyświetla je na kolorowych, czytelnych wykresach. W przeciwieństwie do lekkich narzędzi nie jest wymagana konfiguracja. Zacznij korzystać z ProjectManagera za darmo już dziś.

Główne przyczyny przekroczenia kosztów

Zarządzanie kosztami może być wyczerpującym zadaniem. Jako kierownik projektu będziesz musiał stale sprawdzać koszty projektu, aby mieć pewność, że wszystko idzie dobrze przez cały czas. Oprócz tego musisz również monitorować inne ograniczenia projektu, takie jak czas, zakres, ryzyko i jakość.

Poniżej wymieniliśmy główne przyczyny przekroczenia kosztów, aby uniknąć tego problemu i dostarczyć projekty na czas i w ramach budżetu.

• Złe szacunki projektu: Oszacowanie kosztów ma kluczowe znaczenie dla sukcesu w zarządzaniu projektami, ponieważ każdy kierownik projektu musi oszacować wszystkie koszty projektu przed utworzeniem budżetu projektu. Upewnij się, że korzystasz ze wszystkich dostępnych narzędzi, takich jak dane historyczne lub panel ekspertów, które pomogą Ci określić koszty projektu. Jeśli budżet projektu jest niewystarczający, istnieje duże prawdopodobieństwo przekroczenia kosztów.
• Pełzanie zakresu: Pełzanie zakresu występuje, gdy zakres projektu nie jest dobrze zdefiniowany. Mówiąc prościej, oznacza to, że w fazie wykonania pojawią się nieoczekiwane zadania. Wykonywanie nieprzewidzianych zadań zwiększa koszty, przez co najprawdopodobniej przekroczy budżet projektu i spowoduje przekroczenie kosztów.
• Słabe zarządzanie ryzykiem: Każdy projekt wiąże się z wieloma potencjalnymi zagrożeniami. Obowiązkiem kierownika projektu i zespołu zarządzającego projektem jest stworzenie planu zarządzania ryzykiem, który opisuje wszystkie potencjalne zagrożenia i strategie łagodzenia, które należy wdrożyć w razie potrzeby. Jeśli plan zarządzania ryzykiem nie zostanie utworzony, może wystąpić nieoczekiwane ryzyko, które wpłynie na projekt, co spowoduje wzrost kosztów, a co za tym idzie, przekroczenie kosztów.
• Brak komunikacji: projekt to przedsięwzięcie, które wymaga pracy zespołowej i komunikacji. Jako kierownik projektu musisz być spoiwem łączącym sponsora projektu, zespół projektowy i interesariuszy projektu. Brak komunikacji może spowodować nieoczekiwane zmiany w planie projektu lub wywołać inne problemy, które mogą spowodować przekroczenie kosztów.

Jak uniknąć przekroczenia kosztów

Przekroczenie kosztów lub jakikolwiek wydatek, który przesuwa projekt poza uzgodniony budżet, to coś, na co kierownik projektu musi być stale czujny. Istnieje kilka sposobów zapobiegania przekroczeniu kosztów.

Oto siedem wskazówek, które pomogą Ci utrzymać kontrolę nad budżetem.

1. Dokładne planowanie projektu

Najlepszym sposobem na powstrzymanie przekroczenia kosztów jest zaplanowanie tego przed realizacją projektu. Im dokładniejsze i dokładniejsze prognozy, tym większe prawdopodobieństwo, że zmieścisz się w budżecie. Ryzyka projektowe można uwzględnić za pomocą wyczerpującego planu zarządzania ryzykiem. Planując dowolny projekt, należy wziąć pod uwagę wszystkie możliwe scenariusze i wykorzystać dane historyczne, wywiady i doświadczenie. Po uszczegółowieniu tego planu, niech go podpisują interesariusze projektu, aby wszyscy byli na tej samej stronie pod względem oczekiwań.

2. Poznaj swoich dostawców

Wiele projektów wymaga skorzystania z pomocy zewnętrznych dostawców, czy to w celu pomocy przy określonych zadaniach, czy też dostarczenia materiałów i sprzętu. Relacja z dowolnym dostawcą zewnętrznym otwiera Twój projekt na przekroczenia kosztów, które często są poza Twoją kontrolą. To sprawia, że ​​kluczowe znaczenie ma zachowanie należytej staranności przed utrwaleniem relacji.

Po pierwsze, zrozum możliwości dostawcy i czy spełni on Twoje potrzeby. Kiedy sprzedawca podaje koszt, upewnij się, że jest on dokładny. Następnie, przed podpisaniem umowy, sprawdź, czy dostawca dotrzymuje terminów i zobacz, co inni mają do powiedzenia na temat współpracy z nim.

3. Trzymaj się zaplanowanego zakresu

Pełzanie zakresu jest jednym z największych zagrożeń związanych z przekroczeniem kosztów projektu. Prośby o zmianę zawsze grzęzną na biurkach kierowników projektów. Pochodzą one od interesariuszy lub klientów, ale także od członków zespołu. Wszyscy mają pragnienia i potrzeby. Wiele z nich może być odpowiednich, a nawet korzystnych dla projektu. Jednak zbyt wiele zmian może drastycznie wpłynąć na projekt, przez co nie da się uniknąć przekroczenia kosztów. Przed zwiększeniem zakresu projektu zastanów się nad całością.

4. Użyj narzędzia do planowania projektu

Wiadomo, że potężne narzędzie ułatwi pracę kierownika projektu, zwiększy produktywność projektu i zwiększy wydajność. Pomaga również w minimalizowaniu przekroczeń kosztów. Narzędzie do planowania, takie jak wykres Gantta, może pomóc w utrzymaniu projektu na bieżąco i zapobiegać przekroczeniu kosztów.

5. Aktualizuj interesariuszy

Jeśli nie ma jasnej linii komunikacji między interesariuszami a kierownikami projektów, opóźnienia są nieuniknione. Opóźnienia prowadzą do przekroczenia kosztów i istnieje zbyt duże ryzyko, że praca nad niewłaściwym zadaniem rozpocznie się w niewłaściwym czasie. Ten stracony czas grozi zepchnięciem całego projektu z toru.

Interesariusze, podobnie jak zespoły, potrzebują odpowiedniej komunikacji, ale każdy powinien otrzymać właściwe informacje. Zespoły chcą szczegółów, podczas gdy interesariusze chcą szerokich kresek, aby upewnić się, że projekt przebiega zgodnie z planem.

6. Monitoruj postęp

Pulpit nawigacyjny działający w czasie rzeczywistym od ProjectManagera jest również idealny do śledzenia postępu projektu w jego trakcie. Zanim problemy staną się problemami zagrażającymi harmonogramowi i budżetowi projektu, można je rozwiązać. Pulpit nawigacyjny w czasie rzeczywistym mierzy nie tylko postęp projektu, ale także obciążenie zespołu i harmonogramy planowanego i faktycznego zakończenia, w tym poślizg projektu i nie tylko.

7. Zmień przydział zasobów

Jeśli odkryjesz projekt, który wydaje więcej niż przewidziano w budżecie, zareagujesz, przenosząc zasoby. Ale możesz również przygotować się na ten scenariusz, oceniając wcześniej zasoby i umieszczając je tam, gdzie będą najbardziej efektywne. Dotyczy to szczególnie Twojego najcenniejszego zasobu: Twojego zespołu.

Gromadząc najbardziej doświadczonych i wykwalifikowanych członków zespołu, możesz mieć bardziej produktywny i wydajny projekt. Zasoby te mogą kosztować więcej, ale jeśli wykonałeś planowanie i odłożyłeś fundusze, zaoszczędzisz pieniądze na zapleczu, gdy będzie mniej problemów do załatwienia.

Powiązane treści zapobiegające przekroczeniu kosztów

ProjectManager to oprogramowanie do zarządzania pracą i projektami, które może pomóc w zarządzaniu projektami, usprawnieniu procesów i współpracy z zespołem online. Dodatkowo oferujemy setki blogów, szablonów i poradników dotyczących zarządzania projektami. Oto kilka krótkich przewodników, które pomogą Ci poprawić swoje umiejętności zarządzania kosztami.

Analiza kosztów i korzyści

Przed rozpoczęciem jakiegokolwiek projektu zespół zarządzający projektem musi ocenić koszty i potencjalne korzyści oczekiwane z projektu, aby przekonać interesariuszy, że korzyści przewyższą koszty, a ich inwestycja jest bezpieczna.

Szacowanie kosztów w zarządzaniu projektami

Szacowanie kosztów jest jednym z najważniejszych obowiązków kierownika projektu, ponieważ złe oszacowanie kosztów prowadzi do przekroczenia kosztów i niepowodzenia projektu.

Jak zrobić plan zarządzania kosztami

Plan zarządzania kosztami to dokument, który zawiera wszystkie strategie zarządzania kosztami, procedury i wytyczne, których powinien przestrzegać zespół zarządzający projektem w celu monitorowania kosztów i utrzymania projektów w ramach budżetu.

ProjectManager to idealne narzędzie do utrzymania kosztów w ryzach

ProjectManager posiada potężny, ale łatwy w użyciu wykres Gantta online. Sprzyja współpracy i natychmiast aktualizuje statusy, dzięki czemu kierownik projektu i zespół są na bieżąco z postępami projektu. Właściwe planowanie pomaga zachować dokładność szacunków i zapobiega przestojom, co prowadzi do ryzyka przekroczenia kosztów.

Zależności zadań można łączyć w ramach wykresu Gantta ProjectManagera. Podczas gdy inni członkowie zespołu kończą swoją pracę, te zależności zapobiegają blokowaniu innych lub pozostawianiu ich w oczekiwaniu z niczym do zrobienia. Członkowie zespołu mogą komentować na poziomie zadania, aby zapewnić bardziej efektywną i wspólną realizację. Do każdego zadania mogą być dołączone pliki, zarówno dokumenty, jak i obrazy.

Pulpity nawigacyjne w czasie rzeczywistym z natychmiastowej aktualizacji ProjectManager

ProjectManager posiada pulpity nawigacyjne w czasie rzeczywistym, które sprawiają, że raportowanie do interesariuszy jest szybkie i łatwe. Pulpit nawigacyjny w czasie rzeczywistym natychmiast pokazuje aktualizacje statusu za pomocą serii wykresów i wykresów, które odzwierciedlają wiele metryk projektu. Menedżerowie projektów mogą następnie filtrować te wykresy i wykresy, aby pokazać potrzebne dane. Wydrukowanie tych wykresów i wykresów jest opcją, jeśli chcesz mieć w pobliżu papierową kopię. Prezentując interesariuszom, możesz odpowiedzieć na pytania, znajdując więcej szczegółów za pomocą kilku kliknięć.

ProjectManager to oprogramowanie do zarządzania projektami, które daje kierownikom projektów narzędzia potrzebne do planowania, śledzenia i raportowania. Dzięki naszemu dynamicznemu i współpracującemu oprogramowaniu, w tym wizualnym tablicom Kanban i interaktywnym wykresom Gantta, przekroczenie kosztów jest bardziej kontrolowane i jest mniej prawdopodobne, że zakradnie się i zatopi projekt. Wypróbuj już dziś, korzystając z naszego bezpłatnego 30-dniowego okresu próbnego.