Prezentacje projektów: jak przygotować i dostarczyć prezentację projektu

Czy coś może sprawić, że serce kierownika projektu zapadnie się szybciej niż informacja, że ​​musi przedstawić zarządowi prezentację projektu? Presja. Odpowiedzialność. Jasne, cieszysz się, że dyrektorzy firmy ufają ci na tyle, że chcą twojego wkładu w projekt, ale konieczność prezentowania się przed tymi potężnymi graczami powoduje wzrost twojego poziomu stresu.

Jeśli jeszcze nie spotkałeś się z tymi prośbami o prezentację od menedżerów wyższego szczebla, na pewno to zrobisz! Te scenariusze są powszechne w projektach, zwłaszcza w projektach, które wprowadzają nowy produkt lub obejmują zmiany organizacyjne. Ale nie czuj się przytłoczony. Prezentacje projektów mogą wydawać się przerażające, ale możesz je planować i przygotowywać, tak jak każde inne spotkanie.

Co to jest prezentacja projektu?

Prezentacja projektu to okazja do wyjaśnienia procesów i rezultatów projektu kluczowym interesariuszom. Mogą to być nieformalne, takie jak szybka aktualizacja za pośrednictwem raportów z kilkoma osobami, lub formalne. Formalne prezentacje projektów często wymagają odpowiednich terminów spotkań, przemyślanych slajdów, przeglądu celów i nie tylko. Większość czasu spędzimy na omawianiu, jak przygotować i przedstawić formalną prezentację projektu.

Formalna prezentacja projektu wymaga dobrych danych. Oprogramowanie do zarządzania projektami może zapewnić pulpity nawigacyjne i raporty potrzebne do uzupełnienia punktów i aktualizacji postępów. ProjectManager ma pulpity nawigacyjne w czasie rzeczywistym, które możesz udostępniać zainteresowanym stronom, oraz osiem różnych szczegółowych raportów projektowych, które możesz sporządzić za pomocą zaledwie kilku kliknięć. Zacznij bezpłatnie już dziś!

Dlaczego prezentacja projektu jest tak ważna?

Prezentacja projektu to okazja, aby przekazać znaczenie pracy, którą wykonujesz Ty i Twój zespół. Jeśli nie jesteś w stanie wyrazić swoich postępów i osiągnięć, kluczowi interesariusze nie zrozumieją, dlaczego pieniądze, czas i zasoby są wydawane na Twój projekt.

Kiedy myślisz o tym w ten sposób, nie dziwi, dlaczego ludzie spędzają tak dużo czasu przygotowując się do prezentacji swoich projektów. Czytaj dalej, aby zobaczyć, jak możesz wyrzucić swoją następną prezentację z parku.

Jak przygotować się do prezentacji projektu

Przygotowanie do prezentacji projektu może być ważniejsze niż sama realizacja. To dlatego, że dobre przygotowanie może przygotować Cię na sukces w tym wielkim dniu. Przyjrzyjmy się kilku technikom przygotowania, które możesz zastosować do prezentacji swojego projektu.

1. Utwórz zaproszenie z kalendarza na prezentację projektu

Nie możesz po prostu oczekiwać, że ludzie się pojawią – muszą wiedzieć, że jest ważne wydarzenie, które wymaga ich obecności, więc zapisz to w ich dziennikach. Ludzie planują swoje spotkania i terminy w kalendarzu czasami z dużym wyprzedzeniem, dając wystarczające ostrzeżenie. Jak najszybciej zaplanuj prezentację i skontaktuj się z poszczególnymi osobami (lub ich asystentami), jeśli nie otrzymasz odpowiedzi na temat ich dostępności.

Jeśli zostałeś zaproszony na czyjeś spotkanie, aby porozmawiać o swoim projekcie, upewnij się, że jest to w Twoim terminarzu i zarezerwuj trochę czasu na zaplanowanie go z wyprzedzeniem. Jeśli tego nie zrobisz, ryzykujesz, że zabraknie Ci czasu na przygotowanie materiału.

2. Wybierz format swojej prezentacji

Jak zamierzasz przekazać wiadomość? Jeśli zaplanowałeś spotkanie, prawdopodobnie spodziewasz się formalnej prezentacji. To dobrze, ale jak? Czy będziesz używać slajdów lub flipchartów albo odbić iPada na monitorze? Czy spodziewasz się, że publiczność będzie uczestniczyć w jakiejkolwiek części prezentacji? Czy potrafisz mówić bez notatek, czy lepiej mieć ze sobą kilka wskazówek w ciągu dnia?

Powinieneś także zastanowić się, gdzie będziesz prowadzić prezentację. Na przykład format odpowiedni dla małego pokoju i ograniczonej liczby odbiorców, taki jak aktualizacja projektu o luźnej strukturze z kilkoma slajdami, nie będzie odpowiedni dla pokoju pełnego interesariuszy, rozplanowanego jak sala wykładowa z tobą przy mównicy z przodu.

3. Przećwicz prezentację dotyczącą zarządzania projektami

Prowadzenie prezentacji to umiejętność. Ćwicz, ćwicz, ćwicz. Przed prezentacją dużego projektu zgłoś się na ochotnika do zrobienia kilku mniejszych, takich jak odprawy dla personelu lub krótsze aktualizacje na spotkaniach zespołu. Chcesz czuć się komfortowo zarówno stojąc przed salą, jak iz materiałem. Przejrzyj prezentację w domu lub w pustej sali konferencyjnej, aby zapamiętać, gdzie znajdują się przejścia między slajdami. Poćwicz korzystanie z projektora i klikera, aby przesuwać slajdy do przodu. Wypisz swoje flipcharty kilka razy, aby stało się to drugą naturą.

Praktyka i szkolenie sprawią, że Twoja prezentacja będzie bardziej dopracowana i profesjonalna, a widzom zapewni znacznie lepsze wrażenia.

4. Pisz dużymi literami, aby Twoja prezentacja była czytelna

Niezależnie od tego, czy używasz slajdów, czy flipchartów, pisz dużą czcionką lub dużą czcionką. Często trudno jest zobaczyć, co jest na ekranie, nawet w małym pokoju – a to oznacza, że ​​Twoja wiadomość nie dociera. I jest to wymówka dla widzów, aby sprawdzali swoje telefony zamiast cię słuchać.

Dobrą wskazówką jest wydrukowanie slajdów i położenie ich na podłodze. Jeśli nadal możesz je wyraźnie przeczytać z pozycji stojącej, oznacza to, że tekst jest wystarczająco duży. Jeśli nie możesz przeczytać słów lub musisz się schylić, aby je przeczytać, zwiększ rozmiar czcionki!

5. Miej plan tworzenia kopii zapasowych dla swojej prezentacji

Psują się projektory, w salach konferencyjnych nie ma telefonów konferencyjnych, długopisy kończą się w krytycznym momencie. Zaplanuj, że wszystko pójdzie nie tak. Twoja publiczność prezentacji składa się z zapracowanych ludzi i nie chcą siedzieć i patrzeć, jak bawisz się technologią. Spraw, aby wszystko działało, zanim przybędą, a jeśli to nie zadziała, gdy zaczniesz, upewnij się, że masz plan awaryjny (taki jak wydruk slajdów), abyś mógł kontynuować.

Jak przeprowadzić prezentację projektu

Kiedy nadejdzie ten pamiętny dzień, podczas prezentacji projektu należy pamiętać o kilku ważnych rzeczach. Postępuj zgodnie z tymi najlepszymi praktykami, a przedstawisz swój projekt i swój zespół w najlepszym możliwym świetle.

1. Mów wyraźnie i nie polegaj na żargonie

Prezentacje zależą od przejrzystości i dobrej komunikacji. Jeśli ugrzęźniesz w swojej prezentacji żargonem i zawiłym rozumowaniem, stracisz publiczność. Upewnij się, że używasz języka zrozumiałego dla odbiorców, aby mogli śledzić wszystkie kluczowe punkty, które musisz poruszyć.

Pamiętaj, że nie wszyscy na tym spotkaniu zrozumieją wszystkie zawiłości twojego projektu, w rzeczywistości nikt z nich prawdopodobnie tego nie zrozumie. Mów więc powoli, wyraźnie i upewnij się, że się komunikujesz.

2. Trzymaj się tego, co się liczy i korzystaj z danych

Prezentując projekt, nie zapominaj o pierwotnych celach i wymaganiach projektu. Twoi interesariusze zgodzili się na początku z pewnymi celami. Jak zmierzasz w kierunku osiągnięcia tych celów? Czasami łatwo jest skupić się na niepowodzeniach, trudnościach lub rzeczach, które mogą Cię zafascynować. Jednak najlepiej skoncentrować się na krytycznych celach biznesowych.

Ważne jest, aby używać danych w celu uzupełnienia prezentacji projektu, gdy zajmujesz się kluczowymi celami i inicjatywami. Ale nie używaj zbyt dużej ilości danych! Ludzie zatracą się w liczbach i przestaną słuchać tego, co masz do powiedzenia. To delikatna równowaga.

3. Opowiedz historię

Prawdopodobnie przesiedziałeś w swoim czasie sporo prezentacji i przypuszczam, że w niektórych z nich próbowałeś powstrzymać się od przysypiania. Aktualizacje statusu projektu mogą być nudne. Jeśli temat nie jest nudny, często taki jest mówca. Nie pozwól, żeby to był ty.

Jednym ze sposobów na utrzymanie uwagi słuchaczy jest ułożenie prezentacji w najciekawszy sposób. Zastanów się, co uznają za interesujące (i nie będzie to to samo, co dla ciebie). Dobrym pomysłem jest opowiedzenie historii swojego projektu. Pomyśl o początku, środku i końcu swojej prezentacji. Być może prześledź cykl życia z perspektywy klienta.

Skoncentruj się na korzyściach, a nie na procesach zarządzania projektami. Jeśli nie wiesz, czy materiał prezentacji ma sens, przedstaw go znajomemu lub członkowi rodziny, który nic nie wie o twoim projekcie. Jeśli nie zasną, to w porządku!

4. Poproś o opinię na temat swojej prezentacji

Po zakończeniu prezentacji poproś o informację zwrotną. Możesz to zrobić bezpośrednio na koniec sesji, zanim ludzie opuszczą salę lub kilka dni później. Dobrze jest uzyskać informację zwrotną, ponieważ pomaga to w pracy nad tym, co należy poprawić następnym razem.

Poproś ludzi, aby podzielili się swoimi wrażeniami zarówno na temat twoich umiejętności prezentacji, jak i treści prezentacji. Mogłeś stwierdzić, że treść była naprawdę dobra, ale brakowało ci pewności siebie, aby ją przekazać, lub odwrotnie, byłeś wciągającym prezenterem, ale materiał nie był dla nich odpowiedni. Wszystkie te informacje są przydatne i pomogą Ci udoskonalić umiejętności prezentacji następnym razem.

Opanowanie prezentacji dotyczących zarządzania projektami wymaga czasu

Wygłaszanie prezentacji nie jest codziennością w projektach, ale prawdopodobnie będziesz musiał wygłosić jedną lub dwie w trakcie cyklu życia projektu — więcej, jeśli Twój projekt obejmuje wiele warsztatów lub sesji użytkownika.

Nie panikuj – umiejętności prezentacji to coś, czego możesz się nauczyć, a wraz z praktyką będziesz coraz lepszy! Gdy już go złamiesz, poczujesz się pewnie, prowadząc prezentacje, a przekonasz się, że przygotowanie się do nich w przyszłości będzie łatwiejsze.

Funkcje planowania w naszym oprogramowaniu można wykorzystać do rezerwacji prezentacji w kalendarzu zespołu, który można łatwo zobaczyć na pulpicie nawigacyjnym projektu. Dzięki niemu masz możliwość udostępniania planów i slajdów po prezentacji w internetowej bibliotece dokumentów. Następnie możesz kontynuować dyskusję po spotkaniu, korzystając ze świetnego narzędzia czatu. Wypróbuj bezpłatnie oprogramowanie ProjectManager przez 30 dni i przekonaj się, jak bardzo jest pomocne.