7 sposobów, w jakie zajęci przedsiębiorcy mogą znaleźć czas na ważne projekty

Bycie przedsiębiorcą oznacza niekończącą się odpowiedzialność za każdą drobną sprawę związaną z Twoją firmą. Oznacza to, że przedsiębiorcy codziennie żonglują gazionami zadań. Od planowania strategii, budżetowania, rekrutacji, realizacji celów, monitorowania wydajności działów, po upewnienie się, że firma z powodzeniem wykonuje pracę, a klienci są zadowoleni z produktu lub usługi swojej firmy.

To sprawia, że ​​przedsiębiorczość jest ciężką pracą, która wymaga wielu różnych umiejętności i cech przywódczych. A zarządzanie czasem to najwyższa jakość, którą każdy przedsiębiorca musi mieć. Powinni wiedzieć, ile czasu należy przeznaczyć na każde zadanie w napiętym harmonogramie pracy i znaleźć czas na ważne projekty.

Ale zarządzanie czasem nie jest łatwe, ponieważ twój harmonogram pracy nie zostanie magicznie uporządkowany, abyś mógł skupić się na ważnych projektach, musisz aktywnie zarządzać swoim czasem. A oto 10 sposobów na opanowanie sztuki zarządzania czasem i wygospodarowanie czasu na ważne projekty.

• Korzystaj z narzędzi do zarządzania projektami i produktywności

Jako przedsiębiorca masz obowiązek przeoczyć i zarządzać bieżącymi projektami, aby upewnić się, że spełniają swoje cele. Jednak przy wielu bieżących projektach w tym samym czasie współpraca z menedżerami i członkami zespołu w zakresie postępów i celów może być czasochłonną i złożoną czynnością. Zwoływanie spotkań w celu kontynuacji każdego aspektu projektu może być marnowaniem czasu Twojego i Twoich pracowników.

Zamiast tego możesz używać różnych typów oprogramowania do zarządzania projektami i monitorowania produktywności. Oprogramowanie, takie jak Trello, Atlassian JIRA, Huddle i Basecamp, może pomóc w nadzorowaniu działań projektowych, dystrybucji zadań, harmonogramie i innych istotnych informacji o trwających projektach. W ten sposób możesz zaoszczędzić czas i być na bieżąco z postępami swoich projektów.

• Zaplanuj wszystko w swoim kalendarzu

Aby efektywnie zarządzać czasem, przedsiębiorca musi religijnie posługiwać się swoim kalendarzem. Niemożliwe jest, abyś zapamiętał każde spotkanie, spotkanie i zadanie, które musisz wykonać w ciągu dnia. Dlatego musisz wyrobić sobie nawyk planowania wszystkiego w kalendarzu, nawet wolnego czasu, aby dzień płynął płynnie. To nie tylko uwolni twój umysł od konieczności zapamiętywania wszystkiego, ale także pozwoli ci skoncentrować się na ważnych rzeczach. W tym celu możesz użyć tradycyjnego kalendarza biurkowego lub użyć aplikacji kalendarza, aby zaplanować spotkania, zadania i terminy. Powinieneś także wyrobić sobie nawyk, aby codziennie rano przeglądać swój kalendarz, aby uzyskać informacje na temat zaplanowanych działań na dany dzień.

• Naucz się delegować zadania

Jako przedsiębiorca prowadzący całą firmę możesz czuć, że musisz zarządzać wszystkim samodzielnie. Samodzielne wykonywanie pracy może być bardzo czasochłonne i czasami niemożliwe do samodzielnego wykonania. Aby nie utknąć w jednym zadaniu i nie marnować czasu, kluczowe jest nauczenie się delegowania zadań.

Nie oznacza to, że przekazujesz każde zadanie innym osobom. Zamiast tego oznacza to, że przed rozpoczęciem każdego zadania na własną rękę i gdy utkniesz w niekończącym się zadaniu, musisz zadać sobie pytanie „kiedy” i „co” możesz przekazać innym osobom, aby wykonać zadanie. Rozejrzyj się za ludźmi, którzy są dostępni i mogą udzielić Ci swojej wiedzy oraz delegować im niektóre zadania. Uporządkuje to Twój harmonogram pracy i pozwoli Ci zainwestować w inne prace o wysokiej wartości. Oto przewodnik , w którym dowiesz się, jak delegować pracę.

• Zacznij od najprostszego zadania

Powszechną ludzką skłonnością jest zwlekanie z podjęciem każdego trudnego zadania. Często możesz utknąć w projekcie i nie chcesz kontynuować pracy. Może to oznaczać, że marnujesz niepotrzebny czas na zwlekanie i odczuwanie niepokoju. Aby tego uniknąć, powinieneś postępować zgodnie z podejściem rozpoczynania od najprostszych zadań.

Podziel cały projekt na małe i proste zadania i zacznij od tego, co jest łatwe. W ten sposób możesz nie być w stanie ukończyć całego projektu od razu, ale będziesz mógł zacząć od czegoś. A kiedy skończysz pierwsze zadania, to rozlewa się to na następne i tak dalej, a jakiś czas później udaje ci się dokończyć znaczną ilość pracy, którą trudno ci było rozpocząć w pierwszej kolejności

• Miej rutynę pracy

Posiadanie i przestrzeganie rutyny pracy to także kolejna świetna wskazówka dotycząca zarządzania czasem i utrzymania produktywności. Dowiedz się, w jakich porach dnia jesteś najbardziej produktywny, zrób z tym rutynę i trzymaj się jej. Na przykład możesz mieć codzienną rutynę, taką jak:

1. Poranny trening o 5:00 rano
2. Sprawdź swój kalendarz i wymyśl listę rzeczy do zrobienia o 7:00 rano
3. Zrób listę 5 rzeczy do zrobienia przed obiadem o 8:00
4. Odpowiadaj na e-maile o 9:00 i zamykaj zakładkę e-maili na kilka godzin
5. Pracuj nad zadaniami pod ręką nieprzerwanie przez godzinę, a następnie zrób sobie przerwę na 10 minut – rób to wielokrotnie w ciągu dnia

Trzymanie się takiej rutyny sprawi, że poczujesz się spełniony i sprawisz, że Twój dzień będzie bardziej produktywny, a w ciągu dnia znajdziesz wystarczająco dużo czasu na pracę nad ważnymi projektami.

• Kontroluj swój czas

Aby ocenić, w jaki sposób wykorzystujesz swój czas, musisz przeprowadzić audyt czasu. Przeprowadzanie cotygodniowego audytu czynności wykonywanych w ciągu tygodnia i czasu, jaki zajęło Ci ich wykonanie, ujawni wiele informacji. Możesz prowadzić arkusz zadań wykonywanych codziennie i ich czas oraz oceniać co tydzień, które zadania były najbardziej wartościową pracą, która wymagała mniej czasu i które zadania zajmowały większość Twojego czasu w ciągu tygodnia.

Audyt czasu daje jasny obraz tego, jak wykorzystujesz swój czas, i możesz go wykorzystać do podejmowania lepszych decyzji dotyczących tego, jak spędzasz czas na różnych zadaniach w przyszłości.

• Postępuj zgodnie z metodą „ABCDE”

Podążanie za metodą ABCDE to kolejna świetna praktyka zarządzania czasem. Ta zasada pozwala na ustalenie priorytetów zadań, dzięki czemu poświęcasz swój czas na najbardziej wartościową pracę. Rozpoczynasz od sporządzenia listy wszystkiego, co musisz zrobić w ciągu dnia i oznaczenia każdego zadania na liście w następujący sposób:

O: Zadania o wysokim priorytecie powinny być oznaczone jako A. Są to zadania, które musisz wykonać, a ich niewykonanie może mieć poważne konsekwencje.

B: Są to zadania o średnim priorytecie, które powinieneś wykonać, a ich niewykonanie może skutkować łagodnymi konsekwencjami.

C: Zadania o niskim priorytecie bez wpływu na twoją pracę. Możesz je wykonać, jeśli masz czas, lub możesz je pominąć.

D: Zadania można delegować innym.

E: Niepotrzebne zadania, które nie dodają wartości do Twojej pracy i powinny zostać wyeliminowane.

Ogólną zasadą metody ABCDE jest to, że nie możesz wykonywać zadań oznaczonych jako A, B i C w kolejności. Aby wykonać zadanie B, należy najpierw wykonać wszystkie zadania A i nigdy nie można wykonać zadania C przed ukończeniem zadań A i B. Jest to prosty i łatwy sposób na ustalenie priorytetów pracy, dzięki czemu możesz skoncentrować swój czas na zadaniach o wysokim priorytecie.

Podsumujmy!

Dla przedsiębiorców zarządzanie czasem w celu skupienia się na ważnych projektach może być trudną pracą. Wymaga od nich zmiany stylu życia i nawyków, takich jak przyjmowanie rutyny, używanie kalendarzy, przestrzeganie zasad itp. Wymaga to również większej świadomości tego, jak spędzają swój czas, poprzez kontrolowanie swojego czasu, ustalanie priorytetów niektórych zadań i delegowanie swojej pracy.

Jeśli jesteś przedsiębiorcą, który chce zarządzać swoim czasem, powinieneś postępować zgodnie ze wszystkimi wyżej wymienionymi wskazówkami, w przeciwnym razie utkniesz w napiętym harmonogramie pracy, nie mając czasu i miejsca na skupienie się na wartościowych i ważnych projektach.

Biografia autora: Emily Williamson jest autorką tekstów technicznych w Goodcore Software. Jest to firma zajmująca się tworzeniem oprogramowania i stron internetowych na zamówienie w Wielkiej Brytanii. Skupiliśmy się na pomaganiu przedsiębiorcom, małym i średnim firmom w tworzeniu konkurencyjnego i zwycięskiego oprogramowania. Pasjonuje mnie odkrywanie i pisanie o innowacjach technologicznych, aplikacjach mobilnych i rozwiązaniach programowych.