8 trików zwiększających produktywność dla agencji zajmujących się tworzeniem stron internetowych

Wydajność oznacza rentowność. Im efektywniej będziesz wykonywać zadania podlegające rozliczeniu, tym bardziej wartościową pracę z klientem zdołasz wykonać. Skutkuje to zadowolonymi klientami, nowymi możliwościami i lepszymi przychodami.

Ale jak zwiększyć produktywność zespołu w swojej agencji tworzenia stron internetowych, aby skalować swój biznes?

Niezależnie od rodzaju firmy, którą prowadzisz, zawsze powinieneś szukać nowych sposobów, aby pomóc pracownikom zachować energię i motywację do osiągania lepszych wyników. Istnieje kilka kluczowych czynników, które pozwalają to osiągnąć i zwiększyć produktywność – dotrzymywanie terminów, utrzymanie wysokiej jakości pracy i wykorzystanie zasobów. Skuteczne zrównoważenie ich wszystkich jest niezbędne dla zdrowia Twojej firmy.

Aby pomóc Ci w pełni wykorzystać te operacje, w tym artykule mamy 8 praktycznych wskazówek. Stosowanie tych hacków pozwoli Ci poprawić motywację pracowników, wydajniej zarządzać zadaniami i poprawić ogólną produktywność Twojej firmy zajmującej się tworzeniem stron internetowych.

Bez dalszych ceregieli przejdźmy od razu.

1. Zastosuj zasadę Pareto w praktyce

Jeśli nie znasz zasady Pareto, w skrócie, chodzi o to, że 80% twoich wyników jest wynikiem 20% twoich wysiłków.

Na przykład dla Twojego zespołu może to oznaczać, że 80% ich pracy zajmuje 20% ich dnia. Albo że 80% Twoich zysków pochodzi z 20% Twoich projektów. Albo że 80% twoich niepowodzeń pochodzi od 20% twoich klientów.

Oceniając wydajność i analizując wyniki, możesz określić, skąd pochodzą zarówno Twoje sukcesy, jak i problemy. Wykorzystując te informacje, możesz uzyskać lepsze wyobrażenie o tym, na czym skupić energię swojego zespołu i znacznie zwiększyć produktywność.

Ponieważ Zasadę Pareto można zastosować do dowolnego obszaru Twojej działalności, może ona zapewnić lepszy zakres efektywności każdego procesu. Aby w pełni wykorzystać zasadę 80-20, skoncentruj się na powielaniu tego, co działa w przypadku najlepiej prosperujących projektów i/lub klientów, a także na zarządzaniu najważniejszymi sprawcami problemów.

Dzięki temu będziesz w stanie zniwelować negatywne czynniki, jednocześnie wzmacniając pracę wspierającą rozwój Twojej firmy.

2. Bądź selektywny w stosunku do swoich klientów

Agencje zajmujące się tworzeniem stron internetowych, zwłaszcza te, które dopiero rozpoczynają działalność, często czują presję, aby nie odrzucać żadnej pracy. Jest to jednak pogląd przestarzały i nie bez powodu.

• Klienci wysokiej jakości tworzą dobrą reputację. Celem każdego przedsięwzięcia jest rozwój w godzinach nadliczbowych. Więc nawet jeśli zaczynasz od małego i przyjmujesz mniejszych klientów, jeśli mają dobrą reputację w branży, może się to odbić na tobie. To z kolei może pomóc w zamknięciu większych i lepszych firm w przyszłości.
• Wielcy klienci przynoszą więcej niż tylko zysk. Chociaż zysk jest bardzo ważny dla przetrwania i rozwoju Twojej agencji zajmującej się tworzeniem stron internetowych, współpraca z klientami pozwala Ci zaprezentować i rozwijać swoją wiedzę specjalistyczną. W końcu projekt odniesie sukces tylko wtedy, gdy wykorzystasz swoje mocne strony, zrozumiesz cele swoich klientów i je osiągniesz.

Agencje, które odnoszą największe sukcesy, odrzucają klientów, którzy nie są dla nich odpowiednii. Jeśli jesteś nowy w biznesie, może minąć trochę czasu, zanim nauczysz się mówić „nie”. Jednak, gdy nabierzesz pewności w swoich możliwościach, nie powinieneś mieć problemu z wybieraniem swoich projektów.

3. Śledź czas i inteligentnie ustalaj priorytety

Czas jest niezwykle ważnym wskaźnikiem, jeśli chodzi o produktywność zespołu, a dla firm zajmujących się tworzeniem stron internetowych jest to dwukrotnie większe. Istnieją różne modele cenowe, które możesz wybrać jako takie – stawka godzinowa, stawka za projekt, stawka za wydajność, na podstawie oceniających i tak dalej.

Jednak bez względu na to, które podejście wybierzesz, czas potrzebny na wdrożenie projektu ma kluczowe znaczenie przy ustalaniu ceny. W końcu mamy tylko 24 godziny na dobę i aby osiągnąć wspaniałe rezultaty, konieczne jest właściwe ich stosowanie (pamiętasz zasadę Pareto?)

Jak więc śledzić czas, aby poprawić wydajność swojej agencji?

Najskuteczniejszym sposobem jest użycie narzędzia do śledzenia czasu, które:

• Generuje raporty dotyczące alokacji zasobów podczas realizacji projektu.
• Pomaga w rozliczeniach i wydajności operacyjnej.
• Poprawia planowanie i budżetowanie.
• Tworzy przejrzystość procesu pracy.
• Wpaja odpowiedzialność zespołu.

Na rynku dostępne są różne opcje i każda z nich ma inne cechy. To, który wybierzesz, zależy wyłącznie od Twoich potrzeb i preferencji.

4. Odpowiednio zorganizuj swój zespół

Kluczowym warunkiem sprawnego funkcjonowania każdej firmy jest zatrudnienie wykwalifikowanych pracowników i odpowiednia struktura pracy. Oznacza to posiadanie jasno określonych ról, strukturę zespołu, która umożliwia zaspokojenie potrzeb klienta oraz odpowiedni styl zarządzania.

Co więcej, aby tak się stało, musisz również zapewnić skuteczną komunikację, współpracę, wzajemne wsparcie i silne przywództwo w swojej organizacji.

Kolejnym bardzo ważnym aspektem jest delegowanie obowiązków na odpowiednich członków zespołu. Celem jest przydzielenie zadań tym, którzy mogą osiągnąć najlepsze wyniki. Jeśli zrobisz to dobrze, nie tylko pozwoli to Twojej firmie zajmującej się tworzeniem stron internetowych na rozwój, ale także zapewni efektywne wykorzystanie wszystkich zasobów – czasu, umiejętności, wiedzy, itp.

5. Dowiedz się, jak delegować i zlecać na zewnątrz

Jeśli potrzebujesz ekspertyzy, której nie posiadasz we własnym zakresie, masz dwie możliwości – albo zatrudnić osobę/zespół, albo zlecić to na zewnątrz. To, który wybierzesz, zależy od rodzaju projektu, terminów i ograniczeń budżetowych, a także od tego, jak często możesz potrzebować usług konkretnego profesjonalisty.

Jedną z najlepszych wskazówek dotyczących produktywności, z których może skorzystać każda agencja zajmująca się tworzeniem stron internetowych, jest nauka delegowania i outsourcingu zadań. Jeśli pozyskujesz więcej klientów, niż jesteś w stanie obsłużyć, warto zatrudnić nowe talenty. Zamiast nadmiernie obciążać swój zespół lub odrzucać działalność, znacznie lepiej jest rozłożyć obciążenie pracą na większą liczbę osób i utrzymać ich na pokładzie na potrzeby przyszłych projektów.

Alternatywnie, jeśli pracujesz nad jednorazowym projektem, który wymaga wiedzy całego zespołu, którego nie masz czasu i/lub budżetu na zatrudnienie, outsourcing do strony trzeciej jest świetną opcją.

6. Hostowanie warsztatów produktywności

Im bardziej Twój zespół będzie zaangażowany w ulepszanie Twojej agencji tworzenia stron internetowych, tym bardziej zmotywowani i oddani będą większej produktywności.

Najczęściej ludzie chcą być częścią firmy, która ceni ich rozwój osobisty i zawodowy, i która daje im różne możliwości rozwoju.

Oferując warsztaty produktywności, możesz pomóc swoim pracownikom zdobyć nowe umiejętności, poprawić ich wydajność i przygotować ich do większej odpowiedzialności. To z kolei zapewni lepszą jakość pracy, wzrost morale firmy i więcej zatrzymanych klientów.

Dodatkowo możesz także organizować zajęcia integracyjne. Może to być z łatwością jedna z najważniejszych inwestycji, jakie podejmujesz dla pracowników Twojej firmy.

W rzeczywistości, według Forbesa, tego typu wydarzenia budują zaufanie, poprawiają komunikację, zwiększają współpracę i łagodzą konflikty. Co więcej, sprawiają, że członkowie zespołu są bardziej zaangażowani, a w rezultacie wzmacniają kulturę pracy, poprawiają wydajność i zwiększają zyski.

7. Utwórz politykę wiadomości błyskawicznych

Na przestrzeni lat narzędzia do przesyłania wiadomości przejęły dużą część komunikacji biznesowej. Chociaż mogą być nieocenione dla zdalnych zespołów, mają również tendencję do niepotrzebnego rozpraszania uwagi.

Problem z aplikacjami do obsługi wiadomości błyskawicznych polega na tym, że gdy pojawia się powiadomienie, ludzie mają ochotę od razu na nie odpowiedzieć. Może to być bardzo korzystne w szybkim rozwiązywaniu pilnych problemów, ale może obniżyć wydajność, gdy pracownicy zaczną wysyłać do siebie bezpośrednie wiadomości tylko po to, by porozmawiać.

Świetnym sposobem na zniwelowanie tego negatywnego efektu jest wdrożenie zasad wiadomości błyskawicznych. Może to pomóc Twojemu zespołowi w ustaleniu zdrowych granic, dzięki czemu będzie mógł efektywniej ustalać priorytety swojej pracy.

Oto przykład tego, jak mogą wyglądać te zasady:

• Przenieś ważną komunikację z klientem na e-mail lub narzędzie do zarządzania projektami, takie jak Asana.
• Usuń elementy rozpraszające uwagę, wyłączając powiadomienia push dla kanałów wiadomości, które nie są niezbędne do ukończenia pracy.
• Zachęcaj do zbiorczego sprawdzania całej komunikacji – tj. sprawdzaj pocztę e-mail, wiadomości błyskawiczne, media społecznościowe itp. we wcześniej ustalonych godzinach.
• Korzystaj z trybu Nie przeszkadzać w aplikacjach do przesyłania wiadomości i na różnych urządzeniach.
• Włącz „trzecią przestrzeń” do krytycznego myślenia – np. spróbuj znaleźć cichy pokój w swoim biurze lub wynegocjuj na jakiś czas pracę z domu.

8. Podnieś umiejętności swojego zespołu

Gospodarka cyfrowa zmienia się w niezwykłym tempie, co oznacza, że ​​nawet jeśli zgromadziłeś zespół bardzo biegłych profesjonalistów, w końcu będą oni musieli podnieść swoje umiejętności. Dlatego, aby pomóc Twoim pracownikom zachować przewagę konkurencyjną i poprawić ich produktywność, gorąco zachęcamy do zapewniania dodatkowych szkoleń i mentoringu.

Jako branża o szybkim tempie, tworzenie stron internetowych opiera się na pośpiechu, ambicji, determinacji i pozytywnej energii. Dlatego takie szkolenia będą miały nie tylko charakter edukacyjny i praktyczny, ale także motywacyjny.

Ucząc się nowych umiejętności i pracując nad projektami, którymi się pasjonują, zwiększy się pewność siebie Twojego zespołu.

Aby określić, które umiejętności Twoi ludzie muszą poprawić, możesz przeprowadzić analizę luki w umiejętnościach. Dzięki temu dowiesz się, jakie podstawowe umiejętności powinni mieć Twoi pracownicy, ile z nich faktycznie posiadają, a których brakuje, ale których potrzebują, aby mogli osiągać najlepsze wyniki.

Zawijanie

Produktywność jest istotną częścią sukcesu Twojej agencji tworzenia stron internetowych. W rzeczywistości jest to kluczowy składnik zapewniający, że wszystkie operacje przebiegają sprawnie, a wszystkie ukończone projekty osiągają pożądane wyniki.

Jeśli chcesz zwiększyć produktywność całego zespołu, warto zacząć od wskazówek omówionych w tym artykule. Wdrożenie ich nie tylko pozwoli Ci wykonać więcej pracy w oszczędny sposób, ale także podniesie morale pracowników, wzmocni kulturę pracy i motywację zespołu.

Teraz przekazujemy pałeczkę tobie. Daj nam znać w komentarzach poniżej, którą z naszych wskazówek zamierzasz zastosować i jak zamierzasz to zrobić? Chętnie poznamy Twoje przemyślenia i spostrzeżenia.