Kompletny przewodnik po PMIS

Wiele informacji jest tworzonych, przesyłanych i przechowywanych przez cały cykl życia zarządzania projektem. Bez możliwości uporządkowania tworzonej dokumentacji Twój projekt może być skazany na niepowodzenie. Wtedy pojawia się PMIS, skrót od systemów informatycznych do zarządzania projektami. System PMIS umożliwia zorganizowany i kontrolowany przepływ informacji, dzięki czemu nic nie jest pobierane ani zagubione.

Oprogramowanie do zarządzania projektami, które umożliwia współpracę i oferuje nieograniczone przechowywanie plików, takie jak ProjectManager, jest oczywiste. Nasze narzędzie może organizować Twoje dokumenty i udostępniać je zespołowi projektowemu w dowolnym z naszych wielu widoków projektu. Na przykład widok listy umożliwia zespołom udostępnianie plików i komentowanie zadań w czasie rzeczywistym w celu usprawnienia komunikacji. Zacznij korzystać z ProjectManagera już dziś za darmo.

Co to jest PMIS?

System informacji o zarządzaniu projektami (PMIS) to sposób organizacji informacji o projekcie. Zbiera i wykorzystuje informacje o projekcie za pośrednictwem jednej lub więcej aplikacji. Programy te pomagają kierownikom projektów w planowaniu, realizacji i zamykaniu projektów oraz umożliwiają organizowanie zalewu informacji tak, aby nie utonęli w danych.

Istnieją różne typy oprogramowania PMIS, ale większość udostępnia zestawy funkcji, które obejmują narzędzia do planowania, autoryzacji pracy, gromadzenia i dystrybucji informacji itp. Niektóre mają również automatyczne zbieranie i raportowanie kluczowych wskaźników wydajności (KPI), podczas gdy inne są po prostu zbiorem plików .

Do czego służy PMIS?

PMIS ma na celu wspieranie wszystkich aspektów zarządzania projektem, w tym informacji niezbędnych do monitorowania lub gromadzenia. Obejmuje to zarządzanie integracją, zarządzanie zakresem projektu, zarządzanie kosztami projektu, zarządzanie czasem projektu, zarządzanie jakością projektu, zarządzanie komunikacją projektową, zarządzanie ryzykiem projektu, zarządzanie zamówieniami projektowymi oraz zarządzanie interesariuszami projektu.

Podstawowe cechy PMIS

To dużo informacji, które trzeba śledzić, a podczas zarządzania projektem kluczowe znaczenie ma możliwość natychmiastowego wyciągnięcia wymaganych informacji ze wszystkich tych danych. PMIS to ważne narzędzie, które daje natychmiastowy dostęp do sygnału w hałasie. Informacje te mają również kluczowe znaczenie dla przyszłych projektów, pomagając zmniejszyć ryzyko, poprawić wydajność i obniżyć koszty.

Jeśli PMIS przechwytuje wszystkie dane projektu i przechowuje je w zorganizowany sposób, musi być również możliwy do odzyskania, wyszukiwania, kategoryzowania, udostępniania i analizowania. Aby to osiągnąć, typowy PMIS ma szereg narzędzi.

• Harmonogram i planowanie: oblicza wczesny i późny harmonogram, czasy przerwy i ścieżkę krytyczną
• Zarządzanie zasobami: Obejmuje ładowanie zasobów, poziomowanie, alokację itp.
• Budżet: Koszty związane z poszczególnymi zadaniami w celu dokładniejszego szacowania i generowania budżetu.
• Kontrola i wydajność: analizuj i kontroluj koszty i wydajność, aktualizuj istniejące plany jako rzeczywiste w stosunku do planowanych zmian danych i dostarczaj kierownikowi projektu scenariusze „co jeśli”.
• Raportowanie i komunikacja: Tworzenie wykresów, raportów i wykresów zebranych i przeanalizowanych danych, które można udostępniać interesariuszom i członkom zespołu.
• Integracja i łatwość użytkowania: Niektóre PMIS będą uzyskiwać dostęp do danych z różnych projektów w celu analizy wieloprojektowej, integrując się z innymi systemami, takimi jak płace, zapasy itp. Im łatwiejszy w użyciu jest PMIS, tym mniej czasu i pieniędzy potrzeba na szkolenie.

Jak działa PMIS w całym cyklu życia projektu?

PMIS pełni różne funkcje w zależności od fazy projektu. Na podstawowym poziomie PMIS powinien oferować możliwość śledzenia zakresu projektu, czasu i kosztów. Solidny PMIS powinien zawierać szeroką gamę funkcji oprogramowania do zarządzania projektami, z których można korzystać w trakcie cyklu życia projektu.

ProjectManager oferuje zaawansowane zarządzanie zasobami, śledzenie czasu, zarządzanie pracą i funkcje zarządzania projektami, których potrzebujesz z PMIS, a także funkcje współpracy w czasie rzeczywistym, pulpity nawigacyjne, raportowanie i wiele innych. Oto jak możesz wykorzystać zaawansowany PMIS do zarządzania cyklem życia projektu.

Inicjacja projektu

W fazie początkowej kierownik projektu wykorzystuje PMIS do ustalenia wstępnego budżetu, w tym szacunkowych kosztów i zasobów. PMIS używany w połączeniu z innymi narzędziami może pomóc zaplanować projekt. W zakresie akceptacji PMIS pomaga określić zakres prac, pomaga w przygotowaniu oferty i może być wykorzystany przy przedstawianiu danych decydentom.

Planowanie

Podczas planowania projektu PMIS pomaga w zaplanowaniu szczegółów, w tym analizy zadań i ścieżki krytycznej. Wspomaga planowanie zarządzania kosztami, w tym analizę WBS oraz integrację procesów kontrolnych. PMIS jest również korzystny dla kierownika projektu przy planowaniu zasobów pod względem dostępności i poziomu. Może również pomóc w ustaleniu podstawy zakresu projektu, harmonogramu i kosztów.

Realizacja projektu

Po wykonaniu projektu PMIS zbiera, organizuje i przechowuje dane, które przychodzą od zespołu projektowego. Dane te można następnie porównać z prognozami bazowymi. PMIS pomaga w prognozowaniu kosztów i harmonogramu, aby określić, czy wymagane są zmiany w połowie projektu. Zarządzanie materiałami, zbieranie kosztów, pomiary wydajności i oczywiście raportowanie są wspierane przez PMIS.

Monitorowanie i kontrola projektu

PMIS powinien mieć wszystkie funkcje zarządzania kosztami, zarządzania zasobami, zarządzania zadaniami i śledzenia czasu, których potrzebujesz, aby upewnić się, że realizacja projektu przebiega zgodnie z planem i nic nie wpływa na harmonogram ani budżet projektu. Jeśli problem ma wpływ na plan projektu, możesz użyć PMIS, aby znaleźć wszystkie informacje potrzebne do złagodzenia tego ryzyka i dostosowania planu projektu.

Zamknięcie projektu

PMIS jest bardzo pomocny zwłaszcza przy zamykaniu projektu. Pomaga w przeglądzie wymagań, aby upewnić się, że projekt spełnił wszystkie swoje cele i zadania. Organizuje również informacje zebrane w trakcie projektu w celu przeglądu wydajności, analizy wydajności, raportów końcowych i przechowuje archiwum danych historycznych dla przyszłych projektów.

Zalety korzystania z internetowego PMIS

Chociaż istnieją ręczne systemy informacyjne do zarządzania projektami, korzyści płynące z korzystania z systemu online lub opartego na chmurze są liczne. Dzięki internetowemu systemowi informacyjnemu wspierane są szybkość, wydajność, wydajność, ekonomiczność, dokładność i zdolność do obsługi złożonych projektów. Ze wszystkich tych korzyści najbardziej praktyczna jest szybkość.

Powiązane: 20 darmowych szablonów zarządzania projektami dla programu Excel

Po zebraniu danych można je dostosować, aby odzwierciedlić wyniki, których potrzebuje kierownik projektu, z dużą szybkością i dokładnością. Program ręczny nigdy się z tym nie spełni ani nie będzie w stanie tak szybko tworzyć i korygować planów, harmonogramów lub budżetów. To, co kiedyś trwało kilka dni lub dłużej, teraz jest gotowe w ciągu kilku sekund.

Menedżerowie projektów i ich organizacje mogą przechowywać duże ilości danych za pomocą PMIS. Dane te są również łatwo dostępne, priorytetyzowane i podsumowywane w razie potrzeby. I w przeciwieństwie do systemu ręcznego, który jest duży i wymaga wielu personelu pomocniczego, PMIS online wymaga znacznie mniej wsparcia i miejsca.

Z tymi czynnikami wiąże się również stosunek kosztów do korzyści. Przewaga kosztowa technologii cyfrowej nad ręcznym PMIS jest zwykle znacząca, zwłaszcza jeśli chodzi o przechowywanie i przetwarzanie. A jeśli dane wejściowe są poprawne, prawdopodobieństwo wystąpienia błędów znacznie się zmniejsza w przypadku PMIS opartego na chmurze.

Wypróbuj ProjectManager jako PMIS

ProjectManager to oprogramowanie do zarządzania projektami z funkcjami, które umożliwiają tworzenie doskonałego PMIS.

Pulpit nawigacyjny w czasie rzeczywistym zapewnia aktualny widok metryk projektu, analizując dla Ciebie liczby oraz tworząc żywe i łatwe do odczytania wykresy i wykresy, które można wydrukować do prezentacji lub udostępnić cyfrowo. Można je również filtrować, aby odzwierciedlić tylko dane, które chcesz pokazać swojemu zespołowi lub interesariuszom.

Nieograniczone przechowywanie plików projektu

Ponieważ oprogramowanie działa w chmurze, do archiwizacji dokumentów, obrazów i innych plików jest dużo miejsca na przechowywanie plików. Teraz wszystkie znajdują się w jednym miejscu, dzięki czemu są bezpieczne, zorganizowane i dostępne, kiedy tylko zechcesz.

Efektywne zarządzanie zadaniami

Komunikacja między członkami zespołu jest również zapisywana, ale nie jest przesyłana pocztą e-mail ani gubiona w długiej narracji tekstowej, co może marnować cenny czas na szukanie właściwych informacji. Zamiast tego, dzięki ProjectManagerowi, te rozmowy są organizowane na poziomie zadania przy użyciu naszych narzędzi do zarządzania zadaniami, w tym dołączania odpowiednich dokumentów, aby każdy wiedział, gdzie je znaleźć.

PMIS jest niezbędny do zarządzania ogromnymi ilościami danych, które roją się wokół każdego projektu. ProjectManager to oparte na chmurze oprogramowanie do zarządzania projektami, które posiada funkcje potrzebne kierownikowi projektu do gromadzenia, organizowania, analizowania i archiwizowania wszystkich tych informacji. Jest łatwy w użyciu i cały zespół może współpracować. Na co czekasz? Wypróbuj ProjectManager za darmo w 30-dniowej wersji próbnej.