Zatrudnienie wirtualnego asystenta to jedna z najlepszych decyzji, jakie możesz podjąć dla swojej firmy.

Nie tylko daje to więcej czasu na skupienie się na tym, co ważne, ale także daje dostęp do doświadczonego profesjonalisty, który wie, jak radzić sobie z wszelkiego rodzaju zadaniami.

Ale przy tak wielu dostępnych opcjach, skąd masz wiedzieć, która firma będzie odpowiednia dla Twoich potrzeb? Ten post na blogu zawiera wskazówki i triki, które pomogą Ci znaleźć idealny VA!

Co to jest wirtualny asystent?

Wirtualny asystent to ktoś, kto wykonuje dla Ciebie zadania zdalnie — zwykle za pomocą poczty e-mail, Zoom i innych narzędzi online.

Zatrudniając wirtualnego asystenta, możesz uwolnić czas, który wcześniej poświęcałeś na zadania biznesowe, dzięki czemu możesz skupić się na najważniejszych aspektach swojej działalności.

Jeśli chcesz znaleźć wirtualnego asystenta, możesz opublikować ogłoszenie na Upwork, Fiverr, Freelancer.com i innych tablicach ogłoszeń.

Co możesz zlecić na zewnątrz?

Zatrudniając wirtualnego asystenta, zastanów się, jakie zadania obecnie zlecasz na zewnątrz.

Jeśli pracujesz z wieloma firmami VA, im bardziej szczegółowy jest opis Twojej pracy, tym lepiej — pozwalając Ci znaleźć idealnego kandydata.

Oto kilka typowych zadań, do których wielu zatrudnia wirtualnych asystentów:

Ponadto VA mogą pomóc Ci w mediach społecznościowych, takich jak udostępnianie postów na różnych platformach i prowadzenie badań dla nowej kampanii.

VA mogą pomóc w obsłudze klienta; może to obejmować odpowiadanie na e-maile lub wiadomości na czacie na żywo, abyś nie musiał.

VA mogą również pomóc w prowadzeniu badań rynkowych, przeglądając dane w arkuszu kalkulacyjnym lub pisząc raporty na dany temat.

Na co zwrócić uwagę w odpowiednim wirtualnym asystencie?

Zatrudniając firmę lub osobę, należy zwrócić uwagę na kilka rzeczy, aby zapewnić sobie najlepszą możliwą VA:

Firma a osoba fizyczna

Istnieje wiele korzyści z korzystania z jednostki zamiast firmy. Na przykład, dana osoba zwykle będzie miała większą dostępność, aby zaspokoić Twoje potrzeby, i może zapewnić wyższy poziom jakości, ponieważ zatrudniasz ją tylko do określonych projektów.

Jednak może to nie być najlepsza trasa, jeśli potrzebujesz kogoś, kto regularnie poświęci określoną ilość czasu.

Zatrudniając osobę, ważne jest, aby zastanowić się, w jaki sposób będzie się z Tobą komunikować. Na przykład chcesz się upewnić, że dana osoba rozumie angielski, ponieważ jest to międzynarodowy język biznesowy – i że ma dodatkową warstwę zabezpieczeń na swoim koncie (np. uwierzytelnianie dwuskładnikowe) na wypadek włamania lub kradzieży.

Elastyczne planowanie

Ważne jest, aby móc komunikować się z wirtualnym asystentem. Odbywa się to zwykle za pośrednictwem wirtualnego biura, takiego jak Zoom lub Skype, i umożliwia udostępnianie plików i interakcję ze sobą w razie potrzeby.

Przy zatrudnianiu firmy jedną z korzyści jest to, że zaoferuje ona większą elastyczność planowania niż osoba fizyczna.

Tak więc, jeśli potrzebujesz kogoś, kto może regularnie pracować nad konkretnymi projektami, może to być najlepsza droga.

Projekty godzinowe a projekty o stałej cenie

Niektóre firmy będą oferować niektóre projekty za stawkę godzinową, inne za stałą cenę.

Na przykład, jeśli potrzebujesz kogoś, kto może regularnie wykonywać zadania wprowadzania danych w programie Excel, najprawdopodobniej zapłacisz opłatę godzinową.

Jeśli jednak potrzebujesz kogoś, kto może przeprowadzić badania rynku dla konkretnego projektu, najlepiej będzie zapłacić zryczałtowaną opłatę, ponieważ zostanie to zrobione za jednym razem.

Jakość pracy a ceny

Oczywiście, zatrudniając osobę lub firmę, warto wziąć pod uwagę ich ceny.

Jednak chociaż koszt może wydawać się głównym czynnikiem w zatrudnianiu wirtualnego asystenta, należy również wziąć pod uwagę jakość jego pracy.

Ważne jest, aby pamiętać, że praca o niskiej jakości może prowadzić do wyższych kosztów – ponieważ będzie wymagała dalszych działań lub dodatkowych poprawek, które mogą przekroczyć to, za co płacisz.

Wskazówki dotyczące pracy z wirtualnymi asystentami

Po ustaleniu, że musisz zatrudnić wirtualnego asystenta, oto kilka wskazówek, jak najlepiej z nim pracować:

Utwórz listę zadań i odpowiednio zaplanuj zadania

Podczas pracy z kimś mieszkającym w innym kraju różnica czasu może wynosić kilka godzin. Dlatego najlepiej jest ustawić listę zadań, którą wysyłasz w określonych porach dnia.

Dodatkowo może również pomóc zaproponowanie dziennych lub tygodniowych celów dotyczących liczby godzin, które powinni poświęcić na wykonanie zadań dla Ciebie.

Dzięki temu każdy będzie wiedział, ile pracy jest na co dzień i czego się spodziewać w określonych tygodniach.

Komunikuj się często

Ważne jest, aby regularnie komunikować się ze swoim wirtualnym asystentem o tym, co musisz zrobić i jak to zrobić. Pomoże to również VA zapewnić wyższy poziom jakości, ponieważ będą dokładnie wiedzieć, czego od nich oczekujesz.

Użyj systemu zarządzania zadaniami

Ponieważ będziesz przesyłać listę zadań do wykonania, najlepiej jest użyć systemu zarządzania zadaniami, aby móc śledzić, co należy zrobić i kiedy jest skończone.

Na przykład wirtualny asystent prawdopodobnie użyje narzędzia takiego jak Trello do zarządzania zadaniami — a to da ci przegląd wszystkiego, co jest robione.

Twórz odpowiedzialność za pomocą kamieni milowych

Oprócz skonfigurowania systemu zarządzania zadaniami ważne jest również, aby korzystać z kamieni milowych podczas pracy z wirtualnymi asystentami. Kamienie milowe to wyznaczone cele, które należy osiągnąć w określonych tygodniach lub miesiącach podczas pracy z VA.

Zapewnia to nie tylko odpowiedzialność za Ciebie, ale także daje wirtualnemu asystentowi szansę zobaczenia ich postępów — a to może zmotywować ich do dalszego rozwoju.

Zachowaj wszystkich w pętli zmian

Najlepiej zawsze informować swojego wirtualnego asystenta o wszelkich zmianach w terminach lub zadaniach do wykonania. Jest to ważne, aby upewnić się, że nie ma nieporozumień dotyczących obciążenia pracą lub harmonogramu.

W zależności od okoliczności możesz nawet chcieć informować swojego wirtualnego asystenta, jeśli podróżujesz lub bierzesz wolne. Pomoże im to odpowiednio zaplanować, ponieważ będą dokładnie wiedzieć, co dzieje się z ich projektami.

Utrzymywanie relacji z wirtualnymi asystentami

Na koniec należy pamiętać, że relacje w biznesie opierają się na komunikacji i zaufaniu. Aby zapewnić długotrwałą relację z wirtualnym asystentem, upewnij się, że:

• Dotrzymujesz terminów
• Zapewniasz regularne aktualizacje
• Szczerze mówisz o tym, co należy zrobić

Utrzymując te relacje, zyskasz nie tylko dostęp do doskonałych talentów, które mogą wykonać dla Ciebie najlepszą pracę, ale także będziesz mógł bardziej na nich polegać — dzięki czemu wirtualni asystenci są doskonałym rozwiązaniem dla przedsiębiorców i właścicieli małych firm, którzy musisz jednocześnie wykonywać różne zadania.

Wirtualni Asystenci kontra Freelancerzy

Następnie przyjrzyjmy się różnicom między freelancerami a wirtualnymi asystentami:

Freelancer może zaoferować większą elastyczność i bardziej specjalistyczne umiejętności niż wirtualny asystent. Na przykład freelancer może oferować lepszą komunikację lub mieć wyższą jakość pracy niż wirtualny asystent.

Dzieje się tak, ponieważ mają doświadczenie w samodzielnej pracy z klientami lub są ekspertami w swojej dziedzinie ze względu na lata edukacji i praktyki. W rezultacie możesz zbudować długą relację z freelancerem niż z VA.

Freelancer jest droższy niż wirtualny asystent i może potrzebować więcej czasu na zbudowanie dla Ciebie pracy. W większości przypadków najlepiej jest zatrudnić wirtualnego asystenta, jeśli potrzebujesz pomocy w wykonywaniu zadań administracyjnych, a freelancera, jeśli potrzebujesz eksperta w swojej dziedzinie lub artysty.

Freelancerzy często pracują na własny rachunek — i nie zawsze tak jest w przypadku wirtualnych asystentów. Ponadto wielu freelancerów pracuje w swoich domach lub kawiarniach i mogą nie być w stanie zaoferować wysokiego poziomu profesjonalizmu lub dostępności, jeśli chodzi o komunikację.

Wirtualni asystenci są zwykle dostępni przez cały czas w przypadku pytań i pracują w swoim biurze lub w domu. Wielu wirtualnych asystentów ma ustalone godziny, w których mogą rozmawiać z klientami i innymi pracownikami — dlatego wielu zaczyna wcześnie rano.

Wirtualni Asystenci oferują elastyczność

W większości przypadków dużo łatwiej radzić sobie z zadaniami, gdy masz do dyspozycji wirtualnego asystenta. Dzieje się tak dlatego, że mogą zapewnić Ci dostępność 24/7, co oznacza, że ​​w każdej chwili będziesz mógł się z nimi skontaktować i zapytać o zadanie lub zlecenie.

Załóżmy, że Twój wirtualny asystent pracował dla Ciebie w przeszłości. W takim przypadku możliwe jest również nawiązanie większej relacji — co może jeszcze bardziej ułatwić komunikację, jeśli Twój VA zna Twoje potrzeby i ma więcej informacji o tym, czego szukasz.

W końcu wirtualni asystenci to świetny sposób na zaoszczędzenie czasu, ponieważ mogą zająć się zwykłymi zadaniami, które w innym przypadku musiałby wykonać pracownik.

Oznacza to, że masz więcej czasu na skupienie się na rozwoju firmy, podczas gdy Twój wirtualny asystent zajmuje się codziennymi obowiązkami wymaganymi do utrzymania Twojej firmy.

Często Zadawane Pytania

Ile wirtualni asystenci pobierają miesięcznie?

Ile płacisz za VA zależy od zadań, które należy wykonać. Ponieważ świadczą usługi na miarę potrzeb, ich stawki są zwykle określane przez liczbę godzin potrzebnych do wykonania zadania lub projektu.

Możesz także zatrudnić asystenta w oparciu o określone stawki za godzinę lub oferty pakietowe — co może być szczególnie przydatne, jeśli regularnie potrzebujesz pomocy przy wielu zadaniach.

Czy istnieje duże zapotrzebowanie na wirtualnych asystentów?

VA stają się coraz bardziej popularne, ponieważ małe firmy i przedsiębiorcy zdają sobie sprawę z korzyści płynących z zatrudniania pomocy. Może to wynikać z tego, że często pracują z klientami w dowolnym momencie — co oznacza, że ​​wirtualni asystenci mogą zająć się zadaniami, gdy jesteś zajęty lub potrzebujesz zadania wykonanego poza godzinami pracy.

Przedsiębiorcy i właściciele firm mogą również zatrudnić VA, którzy mają doświadczenie w tej samej branży co oni — co oznacza, że ​​Twój wirtualny asystent byłby dobrze zorientowany w tym, w czym potrzebujesz pomocy.

Jakie rodzaje karier można zlecić wirtualnemu asystentowi?

Wirtualni asystenci są zazwyczaj zatrudniani do wykonywania zadań administracyjnych, takich jak zarządzanie mediami społecznościowymi, zarządzanie pocztą e-mail, organizowanie podróży i zarządzanie projektami.

Jednak właściciele firm często zatrudniają wirtualnych asystentów, którzy mają doświadczenie w tej samej branży. Możesz więc znaleźć kogoś, kto ma konkretną wiedzę na temat Twojej niszy, która może pomóc w rozwoju Twojej firmy lub osiągnięciu celów.

Czy wirtualni asystenci są wykonawcami?

Wirtualni asystenci nie zawsze są wykonawcami. Niektórzy są freelancerami — ale wiele VA ma ustalone godziny pracy i co miesiąc otrzymuje wynagrodzenie za swoje usługi.

Możliwe jest również zatrudnianie VA jako pracowników. Jest to szczególnie przydatne, jeśli regularnie potrzebujesz pomocy przy wielu zadaniach, ponieważ możesz wypracować ustalenia dotyczące pomocy w pełnym wymiarze godzin lub wynagrodzenia w oparciu o liczbę godzin wymaganych do wykonania zadań.

Ostatnie myśli

Twoja firma może się rozwijać i potrzebujesz więcej pomocy, aby nadążyć za wszystkim.

Rozważasz zatrudnienie wirtualnej asystentki po raz pierwszy, ale od czego zacząć? Przygotowaliśmy ten przewodnik, który wyjaśnia, czym jest VA i jak znaleźć takiego, który najlepiej spełni Twoje potrzeby.

Jeśli chodzi o wybór między osobą a firmą, zastanów się, jaki rodzaj pracy chcesz, aby wykonali.

Jeśli masz zadania administracyjne, takie jak wprowadzanie danych lub planowanie spotkań, zatrudnij kogoś na własną rękę; jeśli potrzebują dostępu do poufnych informacji lub umiejętności na wysokim poziomie (takich jak projektowanie graficzne), zamiast tego udaj się do firmy.

Pamiętaj też, aby wziąć pod uwagę koszty przed podjęciem jakichkolwiek decyzji!