10 błędów księgowych, których każda firma powinna unikać

Co to jest rachunkowość?

Rachunkowość jest definiowana jako systematyczne i kompleksowe ewidencjonowanie transakcji finansowych związanych z działalnością gospodarczą. Odnosi się również do procesu podsumowywania, analizowania i raportowania tych transakcji.

Konta dostarczają wszystkich informacji potrzebnych do podejmowania właściwych decyzji biznesowych. Cała kondycja finansowa firmy zależy od przyjętych metod księgowych. Niektóre błędy mogą być niewielkie i nie mieć wpływu, ale mogą wystąpić różne błędy, które mogą kosztować na dłuższą metę sporo.

Ryzyko jest nieodłączną częścią każdej firmy. Bez względu na to, jak bardzo ktoś jest ostrożny w raportowaniu, zawsze jest otwarty na błędy. Czasami pewne błędy księgowe, które wydają się niewielkie, mogą mieć duży wpływ na kondycję, rozwój i długowieczność firmy. W związku z tym metody księgowe muszą być poprawne, aby prowadzić dochodowy biznes.

Poniżej omówiono niektóre z błędów, których należy unikać w podstawowej księgowości wykonywanej na co dzień. Trzeba trzymać je na liście rzeczy, których nie należy robić, aby generować oczekiwane zyski.

Błąd 1: Niezatrudnienie odpowiedniego specjalisty ds. podatków i innej księgowości
Często zdarza się, że właściciele firm mają błędne przekonanie, że cała księgowość prowadzona samodzielnie jest lepsza. Odbywa się to jako środek oszczędności kosztów. Ale czasami może to kosztować osobę dużą złotówkę. Mogą wystąpić błędy na froncie podatkowym, w których nie można ubiegać się o wszystkie odliczenia, do których się kwalifikuje.

Z drugiej strony posiadanie profesjonalisty na miejscu może pomóc w aktualizowaniu informacji o zmieniających się przepisach podatkowych i posiadaniu wszystkich danych do przyszłego planowania. Będąc profesjonalistami, podjęliby wszystkie niezbędne kroki potrzebne do radzenia sobie z różnymi sytuacjami finansowymi. Dlatego posiadanie profesjonalisty jest korzystne, jeśli chodzi o dodatkową kontrolę finansów, ponieważ sukces małych firm zależy od dokładności i skuteczności w utrzymaniu finansów firmy.

Błąd 2: Nierejestrowanie wydatków gotówkowych i nieprzechowywanie pokwitowań wydatków
Śledzenie kart debetowych / kredytowych, a także czeków jest dość łatwe dzięki urządzeniom za pośrednictwem banków. W ten sposób wszystkie są rejestrowane w celu obliczenia zysków na koniec roku.
Jednak wydatki, które są dokonywane za pomocą gotówki, na ogół nie są dokładnie rejestrowane. Z tego powodu dochód jest na ogół zawyżony, co jest stratą dla przedsiębiorcy. Dlatego niezbędne jest prowadzenie ewidencji wszystkich wydatków gotówkowych do obliczeń na koniec roku.

Wiele razy napotykasz problem posiadania wydatków w książkach, ale nie masz pojęcia, do czego ten wydatek był. Dzieje się tak, gdy nie prowadzisz zakładki wszystkich paragonów z wydatków biznesowych, co prowadzi do błędnie zaraportowanych wydatków podatkowych. Jeśli faktycznie nie przechowujesz fizycznych paragonów, zaawansowane metody technologii mają różne techniki utrzymywania kopii cyfrowych, które można rozliczyć na wszystkie wydatki w ciągu roku.

Błąd 3: Błędy wprowadzania danych

Rachunkowość to przede wszystkim liczby. W przeszłości wszystkie dane były wprowadzane ręcznie, co powodowało, że były one bardziej podatne na błędy. Jednak obecnie, chociaż istnieją różne programy do wykonywania części ręcznej, ryzyko pozostaje takie samo. Cały system ma wprowadzanie liczb do określonego poziomu za pomocą interwencji człowieka. W związku z tym wszelkie błędy w wycinaniu liczb lub ułamkach dziesiętnych mogą mieć wpływ, ponieważ błąd jest przenoszony na różne sprawozdania finansowe.

Błąd 4: Brak śledzenia należności i zobowiązań
Podstawowym aspektem prawidłowej księgowości jest ewidencjonowanie należności, aby zapewnić regularne śledzenie środków finansowych dla firmy. Niezbędne jest wystawienie faktury i odnotowanie należności po jej otrzymaniu. Nierozliczone należności powodują zamieszanie i może się skończyć przepłacaniem podatków. To samo dotyczy również zobowiązań, aby uniknąć kłopotów przy zamykaniu księgi.

Błąd 5: Niespójność w księgowości
Aby ułatwić księgowość, na co dzień stosuje się różne zaawansowane programy księgowe. Należy jednak pamiętać, że cała organizacja stosuje te same zasady rachunkowości, w przeciwnym razie wiele metod rachunkowości może prowadzić do różnic w metodach raportowania na różnych poziomach organizacji.

Błąd 6: Brak regularnego tworzenia kopii zapasowych nagrań
Efektywność księgowa jest jednym z kluczowych warunków sprawnego prowadzenia biznesu. Jednak nie zawsze można przewidzieć błędy techniczne, awarie systemów, które mogą zniszczyć wszystkie dane pomimo zachowania najwyższej dokładności. Dlatego oprócz prowadzenia ewidencji ważne jest również regularne wykonywanie kopii zapasowych. Te nieoczekiwane zdarzenia mogą w ułamku sekundy spowodować, że wszystkie zapisy i wysiłki związane z ich utrzymaniem zostaną zmarnowane.

Błąd 7: Różne błędy księgowe

Istnieją różne błędy księgowe, które kumulują się w rachunkach. Niezbędne jest zapisywanie wszystkich rachunków i ich ewidencjonowanie. Wymagane jest również śledzenie wydatków podlegających zwrotowi. Ważne jest, aby księgi i rozliczenia bankowe odbywały się w ustalonych terminach. Gotówka drobna to kolejny segment, do którego należy regularnie zwracać uwagę przy ostatecznych obliczeniach. Klasyfikacja pracowników powinna być dobrze zdefiniowana dla różnych obliczeń pod względem wydatkowania środków i implikacji podatkowych.

Wreszcie, księgowość powinna być prowadzona regularnie, aby baza kont była prawidłowa i aby nie powielały się błędy w przyszłych transakcjach. Trzeba pamiętać, że kluczem do efektywnej i wydajnej księgowości jest ewidencjonowanie wszystkiego.

Błąd 8: Niewłaściwe budżetowanie
W każdej firmie obowiązkowa jest wiedza, od czego zaczynasz i do czego dążysz. Budżetowanie jest bardzo ważne, aby wiedzieć, co mamy do zainwestowania i do jakich poziomów jesteśmy na progu rentowności. Zadanie sprzedażowe można podjąć w zależności od tego, co mamy w ręku do wypłaty.
Brak efektywnego budżetowania firmy utrudnia oszacowanie różnych kosztów dla firmy. Może to spowodować, że ktoś wyda więcej niż jest to wymagane na projekty, które mogą, ale nie muszą, generować równoważny zwrot z inwestycji.

Błąd 9: Nie rozumienie różnicy między zyskiem a przepływem pieniężnym

Należy mieć jasność, że przepływy pieniężne określają wpływy i wypłaty pieniędzy w firmie. Z drugiej strony zyski są uzyskiwane po odliczeniu wszystkich wydatków na generowanie sprzedaży firmy. Błędy księgowe mogą wystąpić, jeśli przepływy pieniężne są uwzględniane w zyskach firmy, których faktycznie nie dokonała. Należy również pamiętać, aby nie brać pod uwagę sprzedaży do momentu dostarczenia produktu, ponieważ rejestracja wcześniejszej sprzedaży może wprowadzić w błąd prognozę sprzedaży.

Błąd 10: Brak znajomości oprogramowania księgowego
Bardzo ważne jest, aby wybrać odpowiednie oprogramowanie księgowe i mieć 100% wiedzę na temat jego użytkowania. Jeśli ktoś nie zna funkcjonalności oprogramowania, może popełniać błędy.

Wniosek

Każde przedsiębiorstwo, zarówno na małą, jak i dużą skalę, jest generatorem przychodów dla przedsiębiorcy. Z tego rachunkowość jest kręgosłupem, na którym opiera się teraźniejszość i przyszłość firmy. Dlatego bezwzględnie konieczne jest posiadanie wszystkich systemów księgowych i odpowiedniego zarządzania, aby zapewnić płynne prowadzenie działalności i generowanie z tego oczekiwanych zysków.