Zakończenie umowy: Jak zbudować uzasadnienie biznesowe dla kontynuacji relacji agencja-klient

W przypadku agencji udane odnowienie może potencjalnie ożywić relacje z klientami. To okazja do podkreślenia wartości społeczności, dowiedzenia się więcej o przyszłej strategii Twojego klienta i podzielenia się swoją wizją dalszej drogi. To powiedziawszy, skorzystanie z tej okazji do wyrażenia swojej wartości może słusznie wywołać pewne nerwy.

Rozmowy o odnowieniu klienta mogą być trudne, ale jeśli masz pewność co do wykonanej pracy, to wszystko jest kwestią przygotowań. Pozbądź się nerwów i skorzystaj z poniższych wskazówek, aby zbudować strategiczną, ilościową analizę biznesową dotyczącą kontynuowania relacji agencja-klient.

Zbliżanie się końca okresu obowiązywania umowy to nie koniec świata

W rzeczywistości jest zupełnie odwrotnie. Rozmowy o odnowieniu dają agencjom możliwość edukowania klientów na temat wpływu społeczności na kluczowe wskaźniki w ich działalności. Oprzyj się na możliwości nauczania i dalej buduj relacje, które nawiązałeś dzięki swojej wspaniałej pracy.

Wszystko to kwestia przygotowań. Poświęć trochę czasu na przejrzenie wszystkich rozmów i wysiłków z ostatniego okresu obowiązywania umowy, aby określić, które punkty dowodowe będą miały największy wpływ podczas procesu odnawiania. Gdy to zrobisz, stwórz zaktualizowaną propozycję i przygotuj się do rozszerzenia swoich usług w znaczący sposób.

Jak przygotować się do rozmów o odnowieniu klienta

Rozmawialiśmy z Katie Dubow, prezes Garden Media Group , zwycięzcami naszej nagrody Always Be Growing Sprout Partner Value Award 2020 , aby uzyskać wskazówki, jak przygotować się do udanych rozmów w sprawie odnowienia klientów. Oto, co miała do powiedzenia:

Bądź proaktywny

Utrzymanie klienta jest o wiele łatwiejsze niż znalezienie nowego biznesu, więc zainwestuj w planowanie. Bądź proaktywny i wcześnie rozpoczynaj rozmowy o odnowieniu, aby mieć czas na znalezienie okazji do zadziwienia klienta, gdy jego umowa dobiega końca.

„Około trzy miesiące przed datą przedłużenia umowy rozpoczynamy wewnętrzne rozmowy” – mówi Dubow. „Co nam zostało w budżecie, czego nie ukończyliśmy? Jak możemy dalej wybijać go z parku w ciągu ostatnich trzech miesięcy? Czy istnieją bezpłatne raporty, posty bonusowe lub cokolwiek innego, co możemy dostarczyć klientowi, aby przewyższyć oczekiwania?”

Wzmocnij swoją sprawę, organizując osobną rozmowę, aby omówić wyniki w przeszłości i przyszłe cele. Wykorzystaj otrzymane informacje, aby upewnić się, że Twoja propozycja odnowienia obejmuje wszystkie najpilniejsze cele i problemy klienta.

Dubow zaleca zaplanowanie rozmowy o odnowieniu z zapasem czasu. „Pracując w mediach społecznościowych dla klientów, staramy się planować z dwumiesięcznym wyprzedzeniem, aby kalendarz redakcyjny mógł być wypełniony i najlepiej, aby nie było żadnych problemów w obsłudze”.

Zarządzaj oczekiwaniami

Według Dubow zarządzanie oczekiwaniami to najlepszy sposób na przedstawienie mocnych argumentów za ciągłym odnawianiem klientów. „Powinieneś wiedzieć podczas miesięcy pracy, czy masz mocne argumenty za odnowieniem”.

Świetne agencje od samego początku kładą podwaliny pod retencję. Otwarte komunikowanie się o pełnym zakresie wyników — w tym o wszelkich potencjalnych zagrożeniach lub pułapkach — może pomóc w przejęciu kontroli nad sytuacją, jeśli sprawy nie idą zgodnie z planem.

Zrób to, identyfikując wszelkie potencjalne przeszkody na drodze do sukcesu tak szybko, jak to możliwe. Twoi klienci liczą na to, że jesteś ekspertem, więc mogą nie wiedzieć, jakich informacji potrzebujesz, aby osiągnąć i przekroczyć ich cele społeczne. Zadawaj przemyślane pytania, dostarczaj regularne raporty i nie oczekuj, że Twoi klienci od razu zrozumieją najdrobniejsze szczegóły Twojej oferty usług.

Idź o krok dalej

To drobiazgi, które mogą wynieść Twoją agencję z usługodawcy na partnera. Rezultaty mają znaczenie, ale to, co pozostawia trwałe wrażenie, to doświadczenie, które dostarczasz swoim klientom.

Rady Dubowa? „Wykonuj swoją pracę, rób to dobrze i rób to przy jak najmniejszym podnoszeniu się od klienta”.

„Po załatwieniu tej części nie zapomnij, aby każdy klient poczuł się wyjątkowo. Nawet jeśli „prezent”, który oferujesz, jest przeznaczony dla wszystkich klientów, spraw, aby Twoi klienci poczuli się częścią Twojej społeczności biznesowej i odwrotnie”.

Te gesty nie muszą być ekstrawaganckie. Może to być zwykła kartka urodzinowa lub mały prezent z okazji rozpoczęcia dużej kampanii. Upewnij się, że wszystkie Twoje pakiety są dostarczane z usługą białych rękawiczek, która jest niezbędna, aby Twoja agencja była niezastąpiona, a rozmowy o odnowieniu będą na Twoją korzyść.

4 raporty w mediach społecznościowych, które mogą wzmocnić Twoją potrzebę odnowienia

Podczas tworzenia uzasadnienia biznesowego dla odnowień klientów udostępnianie raportów to tylko połowa sukcesu. Zademonstruj swoją skuteczność, formułując raporty klientów w kontekście ich nadrzędnych celów biznesowych i wpływu pobudek społecznych. Poniższe raporty mogą pomóc w zebraniu danych potrzebnych do pozycjonowania się jako niezbędny partner w sukcesie klienta.

Wzrost i zaangażowanie odbiorców

Wskaźniki świadomości i zaangażowania są zgodne z kilkoma celami mediów społecznościowych. Raport dotyczący wzrostu liczby odbiorców, który pokazuje, że wzrostowe trendy zawsze przełożą się na dobrze wykonaną pracę.

Przenieś ten raport skuteczności na wyższy poziom, zagłębiając się w skoki i spadki. Jakie treści napędzają najwięcej akcji? Co to mówi o preferencjach odbiorców? Im bardziej szczegółowe informacje możesz udostępnić, tym cenniejsze stają się Twoje usługi.

Użytkownicy Sprout mogą wykorzystać raport wydajności profilu, który zapewnia zbiorcze zestawienie danych dotyczących wydajności na wielu kanałach, do rozmów dotyczących odnawiania ramek. Zacznij od szerszego obrazu, a następnie przejdź do obszarów sukcesu i możliwości rozwoju.

Reakcja klienta

Jak wynika z nowego badania przeprowadzonego przez Harris Poll na zlecenie Sprout Social , usługi zarządzania mediami społecznościowymi nie robią przerwy, gdy zegar wybija 17:00 . Siedemdziesiąt siedem procent konsumentów oczekuje, że marki odpowiedzą w ciągu 24 godzin od wiadomości . Dla agencji utrzymanie wysokich standardów zaangażowania w mediach społecznościowych może być oczywiste, ale to nie znaczy, że jest to łatwa praca.

Pokaż, że Twoja agencja ma wyjątkową pozycję, aby nadążyć za odbiorcami Twojego klienta dzięki pakietowi raportów wewnętrznych Sprout. Skorzystaj z raportu zespołu w skrzynce odbiorczej, aby pokazać, jak szybko klienci mogą oczekiwać odpowiedzi, gdy docierają do kont, którymi zarządzasz.

Udział marki w głosie

W mediach społecznościowych udział marki w głosie mierzy, jak bardzo Twój klient dominuje w rozmowie w swojej branży. Oprócz mierzenia widoczności marki, zdrowy udział głosu pokazuje czas, umiejętności i strategię, które Twój zespół włożył w obecność w mediach społecznościowych Twojego klienta.

Raport skuteczności słuchania firmy Sprout z analizy konkurencji oblicza udział głosu, dzieląc liczbę wiadomości wysłanych w ramach danego tematu przez liczbę wiadomości zawierających konkretne wzmianki o marce. Raport mierzy udział szacunków głosu Twoich klientów i ich największych konkurentów.

Korzystanie z narzędzi społecznościowych, które wykraczają poza tradycyjne praktyki monitorowania, pokazuje wartość Twoich usług i partnerstwa. Jako agencja możesz uzyskać niezrównany wgląd w rozmowy toczące się nie tylko wokół marki klientów, ale także wokół całej branży, co prowadzi do mądrzejszych decyzji marketingowych, które przynoszą wyniki.

Sentyment marki

Dane na temat nastrojów mówią wiele, określając ilościowo, jak ludzie myślą o firmie. W dzisiejszym świecie emocje są najważniejszym czynnikiem przy podejmowaniu decyzji zakupowych. Pozytywne odczucia wobec marki mogą bezpośrednio wspierać wzrost przychodów.

Jeśli pomogłeś klientom nawigować i reagować na kryzysy w mediach społecznościowych, analiza nastrojów to świetny sposób na udowodnienie swojego wpływu. Użyj go, aby porównać, jak w rezultacie zmienił się lub odbił sentyment do marki. Połącz te spostrzeżenia z raportem reakcji klientów, aby podkreślić namacalne owoce wysiłków związanych z zarządzaniem marką.

Spraw, aby Twoja sprawa była ufna

Aby pomyślnie przedstawić uzasadnienie biznesowe dotyczące odnowienia klienta, potrzebujesz zwycięskiej kombinacji dowodów jakościowych i ilościowych. Zastanów się nad swoją pracą i tym, co sprawia, że ​​Twoje usługi w mediach społecznościowych są lepsze od pozostałych. Kiedy nadejdzie czas, aby sprawdzić liczby, pobierz naszą mapę wskaźników mediów społecznościowych , aby znaleźć statystyki potrzebne do zaprezentowania swojego wpływu.