10 automatyzacji przepływu pracy agencji do obsługi codziennych zadań

Prowadzenie agencji może być przytłaczające.

Musisz zarządzać wieloma zespołami i projektami. Pracujesz z wieloma różnymi klientami. Musisz wszystko uporządkować – i nadal wprowadzać nowe firmy za drzwi.

Codzienne zadania mogą zająć dużo czasu. Ale co jeśli powiem ci, że nie muszą?

Ten post zawiera 10 gotowych do natychmiastowego użycia automatyzacji przepływu pracy w agencji, które mają na celu odzyskanie części tego czasu. Dzięki tym automatyzacjom możesz:

• Zadania na pokładzie i poza nim (bez kłopotów)
• Bądź na bieżąco z zarządzaniem projektem i kontynuacją, aby zapewnić satysfakcję
• Wprowadź kontakty do swojego lejka i odpowiednio je pielęgnuj

Oto 10 automatyzacji przepływu pracy agencji:

1. Dostawa magnesów wiodących i tworzenie transakcji
2. Przepływ przed przypisaniem
3. Przegląd zakończenia zadania – Kontakt
4. Przegląd zakończenia zadania – Firma
5. Automatyzacja dostępności kontaktów
6. Przepływ przypomnienia o aktualizacji projektu
7. Odprawa ukończenia projektu
8. Równomiernie przypisuj właścicieli umów
9. Nawiązanie połączenia konsultacyjnego – integracja
10. Przepływ odbiorców na Facebooku na podstawie punktacji

1. Dostawa magnesu wiodącego i tworzenie transakcji

Oferujesz zainteresowanym coś wartościowego, na przykład e-booka lub białą księgę, i chcesz od razu rozpocząć śledzenie zainteresowanych potencjalnych klientów.
Oto kroki tej automatyzacji:

1. Kiedy kontakt przesyła Twój formularz, jest on głównym magnesem, który obiecałeś
2. Na zapleczu tworzysz umowę, aby przechowywać je w swoim CRM
3. Właściciel nowej umowy otrzymuje powiadomienie i tworzone jest jego zadanie pierwszego kontaktu.

Kiedy ludzie przesyłają lead magnet w Twojej witrynie, mówią Ci trochę o tym, co ich interesuje. Gdy członek Twojego zespołu kontynuuje działania, ma już pewne informacje do pracy – a kiedy nie musisz iść na zimno możesz sfinalizować więcej transakcji.

2. Przepływ przed przypisaniem

Jak możesz upewnić się, że praca zostanie wykonana na czas? Przygotowując się odpowiednio.

Ten przepływ pracy automatyzacji ma na celu wysłanie serii e-maili do niezależnego wykonawcy – podając mu wszystkie szczegóły potrzebne do wykonania nadchodzącego zadania.

(Uwaga: możesz łatwo dostosować automatyzację, aby była używana również dla wewnętrznych członków zespołu)

Oto jak działa ta automatyzacja:

1. Utworzyłeś niestandardowe pole „Dostępność przypisania”, które wskazuje, czy członek Twojego zespołu może zaakceptować nowe zadanie
2. To pole można zmienić na „W zadaniu”, co oznacza, że ​​członek zespołu nad czymś pracuje (i uruchamia tę automatyzację)
3. Drugie pole niestandardowe zawiera datę rozpoczęcia zadania
   Automatyzacja wysyła e-maile z przypomnieniem na dwa tygodnie przed zadaniem, tydzień przed i dzień wcześniej
4. W dniu rozpoczęcia zadania automatyzacja wysyła wiadomość e-mail z wytycznymi dotyczącymi pracy firmy i informacjami o zadaniu

Korzystanie z szablonu bazowego i tagów personalizacyjnych może być świetnym sposobem na stworzenie profesjonalnie wyglądającej wiadomości e-mail z jednoczesnym pobraniem określonych informacji do kontaktu.

3. Przegląd zakończenia zadania – kontakt

Ta automatyzacja ma na celu zamykanie projektów i zbieranie informacji zwrotnych od członków zespołu i wykonawców.

Oto jak działa ta automatyzacja:

1. Pole niestandardowe zawiera datę zakończenia zadania
2. Na tydzień przed zakończeniem zadania automatyzacja wysyła wiadomość e-mail ze wszystkimi informacjami dotyczącymi zwolnienia zadania
3. Dzień po zakończeniu zadania kontakt otrzymuje e-mail z linkiem do formularza zwrotnego

Zaprojektuj swój formularz opinii, aby zebrać wszelkie opinie, które uznasz za najbardziej wartościowe, dotyczące czasu spędzonego przez kontakt nad zadaniem.

Zebranie tych informacji pozwala poznać wszelkie problemy lub wątpliwości, które kontakt miał podczas projektu.

Po wysłaniu formularza, akcja JEŻELI/ELSE sprawdza, czy kontakt przesłał formularz. Jeśli nie, co kilka dni otrzymują przypomnienie, aż do przesłania formularza. Po przesłaniu formularza wychodzą z automatyzacji.

4. Przegląd zakończenia zadania – Firma

Upewnij się, że kontaktujesz się zarówno z klientami, jak i kontrahentami. Ta automatyzacja jest podobna do powyższej, ale wykorzystuje kroki powiadomień do wysyłania e-maili do firmy zamiast do kontaktu.

1. Pole niestandardowe zawiera datę zakończenia zadania
2. W innym polu niestandardowym znajduje się adres e-mail firmy, dla której kontakt pracuje
3. Na tydzień przed zakończeniem zlecenia automatyzacja wysyła e-mail ze wszystkimi informacjami do zwolnienia kontaktu pracującego dla firmy
4. Dzień po zakończeniu zadania firma otrzymuje e-mail z linkiem do formularza zwrotnego

Będziesz chciał tak zaprojektować formularz, aby zebrać wszelkie opinie, które uznasz za najbardziej wartościowe na temat czasu pracy osoby kontaktowej w firmie z perspektywy firmy. Dzięki temu możesz zająć się wszelkimi obawami, jakie może mieć firma.

Działanie JEŻELI/ELSE sprawdza, czy firma przesłała formularz po kilku dniach. Jeśli tego nie zrobili, wchodzą w cykl, w którym co kilka dni wysyłane jest przypomnienie, aż do przesłania formularza. Po przesłaniu formularza wychodzą z automatyzacji.

Przechowywanie adresu e-mail osoby punktowej firmy w polu niestandardowym umożliwi automatyczne wypełnienie go tagiem personalizacyjnym w kroku powiadomienia.

5. Automatyzacja dostępności kontaktów

Gdy wykonawca lub pracownik wykona zadanie, przywróć ich gotowość do nowej pracy (bez kiwnięcia palcem).

1. Użyj niestandardowego pola „Dostępność przydziału” (z wcześniejszych automatyzacji)
2. To pole można zmienić na „W zadaniu”, co oznacza, że ​​członek zespołu nad czymś pracuje (i uruchamia tę automatyzację)
3. Kontakt zostanie następnie przechwycony w kroku Czekaj, aż dzień będzie tym samym dniem, co data zakończenia przydziału, data, którą będziesz przechowywać w polu niestandardowym
4. Kontakt przechodzi następnie do kroku Aktualizuj kontakt, a pole „Dostępność przydziału” jest ponownie ustawione na Dostępne

Dzięki temu zawsze wiesz, kto jest dostępny dla danego projektu (a kto jest już w jego trakcie).

6. Przepływ przypomnień o aktualizacji projektu

Kiedy zespół skupia się na projekcie, łatwo jest zapomnieć o komunikacji z Twoją firmą lub klientem. Ta automatyzacja wysyła automatyczne przypomnienia, aby dzielili się statusem projektu (jednocześnie przypominając im, aby się ze sobą zameldowali).

1. Projekt jest przypisywany i tworzona jest umowa na przeniesienie go przez Twój potok
2. Właściciel transakcji otrzymuje wiadomość z informacją, że będą wysyłane regularne przypomnienia o aktualizacjach i oczekiwanych odpowiedziach
3. Po dwóch tygodniach właściciel umowy otrzymuje wiadomość e-mail z przypomnieniem – i będzie otrzymywać przypomnienie co dwa tygodnie, dopóki transakcja nie zostanie oznaczona jako zakończona (wygrana lub przegrana)

7. Odprawa ukończenia projektu

Gdy projekt zostanie oznaczony jako ukończony, skontaktuj się z klientem, aby upewnić się, że miał dobre doświadczenia.

1. Gdy transakcja zostanie oznaczona jako wygrana, klient otrzymuje wiadomość e-mail 3 dni później (aby sprawdzić, czy jest zadowolony)
2. W kampanii należy utworzyć dwa linki (jeden dla „zadowolony” i jeden dla „niezadowolony”).
3. Jeśli kliknie w link „zadowolony”, klient opuści automatyzację.
4. Jeśli kliknie link „niezadowolony”, klient otrzyma wiadomość e-mail, aby zebrać więcej informacji zwrotnych na temat swojego niezadowolenia. Umowa zostaje ponownie otwarta, a właściciel umowy otrzymuje wiadomość e-mail z informacją, że projekt nadal wymaga dopracowania.
5. Jeśli klient nie kliknie żadnego linku przez tydzień, wyjdzie z automatyzacji

8. Równomiernie przypisuj właścicieli transakcji

Upewnij się, że potencjalni klienci są równomiernie rozmieszczeni w całym zespole. Ta automatyzacja równomiernie rozkłada leady, nawet jeśli właściciel umowy odejdzie lub zostanie dodany.

1. Kiedy transakcja wchodzi do obiegu, potencjalni klienci przechodzą przez serię podzielonych działań, które równomiernie wysyłają ich w dół 8 ścieżek
2. Na końcu pięciu ścieżek znajduje się krok Aktualizuj właściciela transakcji, który zmienia właściciela transakcji
3. Na końcu trzech ścieżek znajduje się akcja Go-To, która odsyła je z powrotem na górę podzielonych ścieżek – dzięki czemu można je wysłać w dół i przypisać do właściciela umowy

Dzięki temu możesz równomiernie rozprowadzać leady wśród właścicieli transakcji, bez względu na to, ilu właścicieli transakcji ma firma.

Możesz dodać lub usunąć „zaktualizuj właściciela umowy” lub przejść do kroków działania w zależności od liczby właścicieli umów. Możesz nawet dodać więcej akcji dzielonych, jeśli masz więcej niż ośmiu właścicieli umów!

9. Nawiązywanie połączenia konsultacyjnego – integracja

Jeśli korzystasz z usług takich jak Calendly lub Acuity, ta automatyzacja jest dla Ciebie.

1. Osoby kontaktowe przesyłają formularz z prośbą o więcej informacji lub konsultację
2. Kontakty otrzymują kampanię z linkiem do integracji planowania, dzięki czemu mogą zaplanować swoją rozmowę.
3. Działanie JEŻELI/ELSE sprawdza, czy nawiązali połączenie
4. Jeśli kontakt nie skonfigurował integracji, otrzyma ponownie wiadomość e-mail z przypomnieniem z linkiem do dostawcy oprogramowania do planowania.

Korzystanie z usługi takiej jak Zapier umożliwia dwukierunkową komunikację między ActiveCampaign a oprogramowaniem do planowania.

10. Przepływ odbiorców na Facebooku oparty na punktacji

Niech działania Twoich kontaktów określają, gdzie się znajdują w Twoim marketingu na Facebooku. Użyj punktacji, która mierzy zaangażowanie lub pożądane działania, aby to zrobić.

1. Utworzona zostaje umowa, a kontakt zostaje dodany do Twojej początkowej grupy odbiorców Facebook Custom Audience
2. W miarę wzrostu wyniku kontaktu dodawaj go do swoich bardziej skoncentrowanych niestandardowych odbiorców i usuwaj z poprzedniego

W razie potrzeby możesz dostosować wyniki i dodać więcej odbiorców.

„Jako opcja white label, ActiveCampaign daje również większą swobodę. Oprócz niestandardowych domen i logo możesz również zmodyfikować styl samego interfejsu, aby pasował do Twojej marki”.

Aaron Brooks (Venture Harbor) o tym, dlaczego ActiveCampaign jest ich wyborem jako najlepsze narzędzie do marketingu e-mailowego typu white label dla agencji.