Always On: 4 sposoby na codzienną maksymalizację przepustowości dzięki Olivia Jepson ze Sprout Social

Odkąd dołączyłem do zespołu społecznościowego w Sprout, bardzo się rozwinąłem — zarówno jako praktyk mediów społecznościowych, jak i jako kreatywny współpracownik. Nauka maksymalizacji przepustowości to ciągła podróż, ale to jeden z najważniejszych sposobów, w jaki znalazłem więcej czasu i przestrzeni na rozwój.

Zawsze słyszałem powiedzenie: „Chciałbym mieć więcej godzin w ciągu dnia”, ale ta mentalność zawsze prowadziła mnie do wypalenia. Więc zamiast chcieć więcej czasu, nauczyłem się usprawniać przepływ pracy. W tym poście dzielę się czterema sposobami, w jakich ustalam priorytety i zarządzam swoim czasem każdego dnia, dzięki czemu mam więcej czasu na strategię, rozwój zawodowy i nadążanie za tempem mediów społecznościowych.

1. Wzrost i blokada czasu

Listy rzeczy do zrobienia były moim sposobem na życie, dopóki nie nauczyłem się blokować czasowo. Zaczynałem dzień od pisania zadań, które uważałem za konieczne do wykonania tego dnia, ale w miarę jak przez cały dzień napływały nowe prośby społecznościowe od innych zespołów, nadal dodawałem je do swojej listy.

Do godziny 17:00 miałabym na swojej liście kilka pozycji, które pozostały – zwykle te, które początkowo zaplanowałem i dla których planowałem. Opuszczenie biura z niedokończonymi zadaniami sprawiło, że poczułem, że robię za mało, wytworzyłem presję na pracę poza normalnymi godzinami pracy i podsyciłem mentalność wypalenia. Czy możesz się odnieść?

Według Sprout Social Index, Edition XV: Empower & Elevate, 59% marketerów twierdzi, że nie ma wystarczająco dużo czasu w ciągu dnia, aby budować swoje strategie społeczne.

Wiedziałem, że muszę znaleźć lepszą metodę zarządzania czasem, więc znalazłem blokowanie czasu. To jedyna umiejętność, która wywarła największy wpływ na to, jak zarządzam obciążeniem pracą i komunikuję swoją pracę innym zespołom.

Blokowanie czasu to strategia produktywności dla Twojego kalendarza, w której zamiast pamiętać, co musisz zrobić każdego dnia, planujesz w kalendarzu czas na wykonanie określonych zadań. W społecznościach istnieje wiele małych zadań, które nie są priorytetem, ale wydają się ważne ze względu na ich aktualność. Przeznaczając czas na pracę nad określonymi zadaniami, możesz lepiej ustalać priorytety i planować dni, tygodnie i miesiące — a także zmieniać priorytety, gdy nieoczekiwanie pojawiają się aktualne projekty (co ma miejsce cały czas w mediach społecznościowych).

Wypróbuj to: Poświęć 20 minut w poniedziałek rano, patrząc na nadchodzący tydzień i czas blokując główne zadania, które należy wykonać w określone dni. Następnie poświęć 10 minut rano przez resztę tygodnia, aby zaplanować czas na wykonanie bardziej konkretnych zadań w ciągu dnia, uwzględniając każdą wolną minutę. (tzn. sprawdź pocztę e-mail, opracuj nową historię w Bambu, spełnij nowe prośby o zawartość itp.) Zobacz, jak idzie i powtórz swoje podejście na następny tydzień.

2. Zbuduj systemy pozyskiwania treści

Publikowanie dużej ilości wysokiej jakości treści ma kluczowe znaczenie dla osiągnięcia naszych celów związanych z wrażeniami społecznościowymi i zaangażowaniem. Chociaż istnieje nieskończona ilość źródeł treści, jako menedżer mediów społecznościowych, musisz nauczyć się, jak je przezwyciężać i znaleźć najlepszą jakość. W przeciwnym razie albo dostaniesz powódź „czy możesz o tym pisać?” prośby lub nie usłyszysz o ważnych projektach, pomimo całej niesamowitej pracy, która może stać się częścią społeczności.

Rozwiązanie? Stwórz system zarządzania treścią dla swojego zespołu. W Sprout przeznaczyliśmy kanały Slack dla naszego szerszego zespołu, aby udostępniać treści UGC z wydarzeń, konferencji, wyjazdów zespołowych lub treści branżowych. Te kanały sprawiają, że nasz zespół społecznościowy jest bardziej dostępny, nie wymaga od nas wypełniania tylu indywidualnych żądań publikacji i dają nam jedno miejsce do pozyskiwania treści z naszego szerszego zespołu.

Spróbuj tego: poświęć trochę czasu na zapisanie wszystkich rodzajów treści, które codziennie pozyskujesz. Czy możesz znaleźć jakieś wzory w miejscu, z którego czerpiesz? Jeśli niektóre źródła należą do Twojego zespołu, utwórz jedno centralne miejsce, w którym będą mogli przesyłać te treści, takie jak kanał Slack lub alias e-mail. Jeśli znajdziesz zawartość, eksplorując sieć, wypróbuj narzędzie Sprout do wyszukiwania zawartości!

3. Twórz szablony postów w mediach społecznościowych

Nie przesadzam, gdy mówię, że szablony mediów społecznościowych zmieniły moje życie. Jeśli śledzisz Sprout na Instagramie, widziałeś te szablony w akcji.

Nie jest tajemnicą, że zespoły społecznościowe mają wiele do zrobienia i czasami mają trudności ze znalezieniem zasobów. W rzeczywistości 31% zespołów społecznych ma trudności z zabezpieczeniem budżetu i zasobów na projekty społeczne. Wpisz: szablony.

Istnieje kilka różnych rodzajów treści, które udostępniamy w serwisach społecznościowych, a my chcieliśmy stworzyć dopracowany, markowy sposób na łatwe tworzenie i udostępnianie atrakcyjnych wizualizacji. Nasz zespół kreatywny projektuje dla nas te szablony, a nasz zespół edytuje je i udostępnia każdy ukończony szablon w celu szybkiego przeglądu projektu przed opublikowaniem. Szablony te zwiększyły naszą przepustowość jako zespołu społecznościowego i poprawiły nasze relacje z zespołem kreatywnym. Jesteśmy w stanie łatwo komunikować, co działa, a co nie, z perspektywy projektowania wizualnego, otrzymywać informacje zwrotne, udostępniać dane na temat działania tych treści i przeprowadzać burzę mózgów na temat nowych sposobów wykorzystania ich w mediach społecznościowych. To wspólny wysiłek, a nie przekazanie aktywów.

Dlaczego szablony są tak niesamowite? Jeśli potrzebujesz dodatkowego zasobu do opublikowania swojej kampanii w danym momencie, nie musisz zwracać się do zespołu kreatywnego. Możesz po prostu wypełnić szablon, który jest specjalnie do tego przeznaczony. Z biegiem czasu stworzyliśmy bibliotekę tych szablonów dla różnych prowadzonych przez nas kampanii: zobacz dane Indeksu, Spotlighty społecznościowe, Brands Get Real, a nawet naszą zawartość Adapt!

Szablony społecznościowe wymagają pewnych wstępnych zasobów projektowych, ale opłaca się. Po zaprojektowaniu szablonów możesz tworzyć więcej treści zgodnych ze standardami Twojej marki, oszczędzając zasoby i czas całego zespołu.

Wypróbuj to: Jeśli masz własnego projektanta lub zespół kreatywny, współpracuj z nimi, aby utworzyć szablon Keynote lub Illustrator. Jeśli nie masz dostępnych tych zespołów, możesz użyć narzędzia takiego jak Canva i pracować na podstawie dostarczonych przez nich szablonów lub tworzyć własne szablony oznakowane marką, które z czasem możesz ponownie wykorzystać. Facebook właśnie udostępnił również linię darmowych szablonów dla Facebooka, Instagrama i Messengera, dzięki czemu w sieci można znaleźć mnóstwo inspiracji.

4. Zaplanuj elastyczność

Moja ostatnia wskazówka dotycząca zwiększenia przepustowości to współpraca z zespołami w całej organizacji. Nasze badanie Index 2019 wykazało, że 47% marketerów społecznościowych ma trudności z opracowaniem strategii społecznych, które wspierają ich ogólne cele biznesowe. Regularne spotkania z zespołami w całej organizacji i nauka wykorzystywania wniosków z tych spotkań do realizacji celów pozwoli Ci zaoszczędzić czas, jednocześnie pomagając wykonywać bardziej efektywną pracę.

Kontaktowanie się z innymi zespołami zwiększy Twoją przepustowość, dzięki czemu będziesz mieć czas na odpowiednie planowanie i ustalanie priorytetów. Posiadanie tego wglądu pomoże ci być bardziej strategicznym i wpleść te inicjatywy w ogólny plan społeczny, aby napędzać twoje cele i ich cele. I pamiętaj, budowanie autentycznej marki w mediach społecznościowych to nie tylko odpowiedzialność zespołu społecznościowego. Każdy zespół ma swój udział w kształtowaniu komunikacji, która wpływa na doświadczenia Twoich klientów i postrzeganie Twojej marki.

Jednym ze sposobów, w jaki to robię, jest planowanie regularnych spotkań z różnymi zespołami, dzielenie się tym, nad czym pracuję i aktywne słuchanie innych podczas naszych cotygodniowych stand-upów, podczas których nasz zespół złożony z różnych zespołów spotyka się, aby dzielić się postępami w różnych projektach. Będziesz mieć możliwość bycia bardziej proaktywnym i zwinnym, dzięki czemu unikniesz tych próśb w ostatniej chwili i będziesz miał czas poświęcony na strategiczne podejście do treści.

Wypróbuj to: Zaplanuj zwinność i poznaj swój zespół! Zaplanuj cykliczne spotkania z różnymi zespołami i blokuj czas na przechwytywanie treści, które będą wspierać ich cele i Twoje. Uwzględnij te wysiłki w swoich planach blokowania czasu, aby mieć pewność, że przeglądasz różne rodzaje treści, które chcą zobaczyć Twoi widzowie.

Jak zmaksymalizujesz przepustowość?

Kiedy włączyłem te praktyki do swojej codziennej pracy, odkryłem, że mam więcej czasu na opracowywanie strategii, tworzenie treści i bycie zwinny. Mam nadzieję, że te wskazówki pomogą Ci usprawnić przepływ pracy i zmaksymalizować przepustowość, abyś miał możliwość rozwoju w swojej karierze.

Nie mogę się doczekać, aby zobaczyć, jakie wskazówki wypróbowałeś. Podziel się z nami w mediach społecznościowych!