Czym odpowiadają firmy świadczące usługi odpowiedzi i jak mogą pomóc w rozwoju Twojej firmy?

Jednak wiele marek nie zapewnia swoim klientom doskonałego wsparcia.

Nic więc dziwnego, że połowa konsumentów zwróciłaby się do konkurenta po jednym złym doświadczeniu.

Firmy świadczące usługi odpowiedzi mogą wiele zmienić.

W tym artykule przedstawimy przegląd tego, czym zajmują się te agencje i wskażemy kilka powodów, dla których warto rozważyć zatrudnienie jednej z nich.

Co to jest sekretarka?

Usługa odbierania połączeń to grupa przeszkolonych w branży specjalistów ds. obsługi klienta, którzy zarządzają połączeniami przychodzącymi i wychodzącymi w imieniu organizacji.

Eksperci ci zastępują lub czasami wspierają tradycyjne recepcjonistki, a także call center.

Ich zadaniem jest pomoc firmom:

• Wykonuj rutynowe zadania, aby zmniejszyć obciążenie pracą
• Zapewnij wsparcie marketingowe i sprzedażowe
• Popraw obsługę klienta

Top 10 firm świadczących usługi odpowiedzi w 2021 r.

Oto najlepsze firmy świadczące usługi odpowiedzi, które możesz zatrudnić, aby rozwijać swój biznes:

#1: Specjalna usługa odpowiedzi (SAS)

Specialty Answering Service (SAS) to usługa odbierania telefonów z siedzibą w Pensylwanii z 30-letnim doświadczeniem w branży call center.

Agencja posiada wysoko wykwalifikowanych agentów, których zadaniem jest zapewnienie każdemu rozmówcy najwyższej opieki.

Obsługują klientów z różnych branż, takich jak nieruchomości, medycyna i zarządzanie nieruchomościami.

Do ich kluczowych usług należą:

• Odpowiadanie na żywo
• Odbieranie wiadomości
• Przyjmowanie zamówienia
• Przechwytywanie ołowiu
• Planowanie spotkań

SAS ma dwujęzyczne wsparcie i oferuje zasięg 24/7.

Cennik :

Firma oferuje osiem planów cenowych:

• Ekonomiczny (34 USD/miesiąc + 1,29 USD za minutę)
• 100 minut (128 USD miesięcznie + 1,19 USD za minutę)
• 220 minut (219 USD miesięcznie + 1,19 USD za każdą dodatkową minutę)
• 500 minut (539 USD miesięcznie + 1,09 USD za każdą dodatkową minutę)
• 1000 minut (999 USD miesięcznie + 1,05 USD za każdą dodatkową minutę)
• 2500 minut (2400 USD miesięcznie + 0,99 USD za każdą dodatkową minutę)
• 5000 minut (4 599 USD miesięcznie + 0,99 USD za każdą dodatkową minutę)
• 10 000 minut (8 599 USD miesięcznie + 0,89 USD za każdą dodatkową minutę)

#2: Unicom

Z siedzibą w Illinois, Unicorn to call center przychodzące i wychodzące, które pomaga firmom z różnych branż, w tym prawniczej, medycznej i budowlanej.

Agenci firmy przechodzą specjalne szkolenia branżowe, dzięki czemu każde połączenie radzą sobie z profesjonalizmem.

Unicom może pomóc w:

• Odbieranie telefonu
• Filtrowanie połączeń
• Przyjmowanie zamówienia
• Dział pomocy
• Planowanie i spotkania
• Przyjęcie wiadomości
• Wprowadzanie danych
• Przechwytywanie ołowiu

Cennik :

Ceny Unicom zaczynają się od 39,95 USD miesięcznie. Musisz jednak skontaktować się z agencją, aby uzyskać niestandardową wycenę.

#3: PATL na żywo

PATLive z siedzibą na Florydzie zapewnia swoim klientom zasięg 24/7/365. Agencja dokłada wszelkich starań, aby każde połączenie, które odbierają ich klienci, było angażujące i pomocne.

Od powitania do pożegnania, ich połączenia są wysoce konfigurowalne.

Niektóre z usług oferowanych przez agencję to:

• Przekazywanie połączeń
• Odbieranie wiadomości
• Planowanie spotkań
• Kolekcja ołowiu
• Przetwarzanie zamówienia
• Rejestracja na wydarzenia
• Integracje

Cennik :

PATLive ma kilka planów cenowych, które nie wymagają umów ani zobowiązań:

• Podstawowy (39 USD/miesiąc)
• Starter (149 USD/miesiąc)
• Standardowy (269 USD/miesiąc)
• Pro (629 USD/miesiąc)
• Pro+ (999 USD/miesiąc)

#4: OdpowiedzBohater

AnswerHero jest dostawcą usług odpowiedzi z siedzibą na Florydzie, obsługującym firmy z różnych sektorów, w tym prawniczego, medycznego, nieruchomości i finansów.

Agencja oferuje zasięg 24/7/365 oraz w pełni dwujęzycznych agentów, których zadaniem jest zapewnienie Twoim dzwoniącym wsparcia najwyższej jakości.

• Pilne odbieranie połączeń
• Odbieranie wiadomości
• Odzyskiwanie po awarii
• Ustawienie terminu
• Przechwytywanie ołowiu
• Przekierowywanie połączeń
• Ankiety

Cennik :

AnswerHero ma pięć planów cenowych:

• Starter (79 USD miesięcznie za 50 minut)
• Popularne (129 USD miesięcznie za 100 minut)
• Pro (249 USD miesięcznie za 250 minut)
• Biznes (449 USD miesięcznie za 500 minut)
• Kierownik (749 USD miesięcznie za 1000 minut)

#5: VoiceNation

VoiceNation to dostawca usług odpowiedzi na żywo z siedzibą w Gruzji, który pomaga klientom z różnych branż, w tym z zakresu prawa, nieruchomości medycznych i marketingu cyfrowego.

Dzięki zasięgowi 24/7/365 pomagają organizacjom wyeliminować zawieszanie się sieci i nigdy nie wysyłają swoich firm do skrzynek głosowych.

Do ich kluczowych usług należą:

• Łączenie połączeń
• Odzyskiwanie po awarii
• Przetwarzanie zamówienia
• Poczta głosowa
• Czat na żywo

Cennik :

• Podstawowy (49 USD miesięcznie za 20 minut)
• Biznes (99 USD miesięcznie za 50 minut)
• Pro (249 USD miesięcznie za 150 minut)
• Kierownik (449 USD miesięcznie za 300 minut)
• Przedsiębiorstwo (799 USD miesięcznie za 600 minut)

#6: Davinci

Firma Davinci z siedzibą w stanie Utah obsługiwała ponad 40 000 wirtualnych klientów w Stanach Zjednoczonych, Kanadzie i Europie.

Ich klienci pochodzą z różnych sektorów, takich jak opieka zdrowotna, prawo, technologia i nieruchomości.

Do podstawowych usług agencji należą:

• Przekierowywanie połączeń
• Konferencje audio
• Faksowanie online
• Połączenia wychodzące
• Generowanie leadów
• Połączenia uzupełniające
• Ankiety
• Obsługa poczty głosowej

Cennik :

Skontaktuj się z Davinci, aby uzyskać niestandardową wycenę.

#7: Idź, Odpowiedz

Go Answer to firma z siedzibą w Nowym Jorku, która świadczy usługi odpowiedzi dla małych i średnich firm.

Agencja oferuje dwujęzyczne wsparcie 24/7/365 i obsługuje klientów m.in. z sektora edukacji, hotelarstwa i finansów.

Oprócz usług odbierania telefonów, ich profesjonalnie przeszkoleni agenci contact center mogą wykonywać różne inne zadania, w tym:

• Wielokanałowe centrum kontaktowe
• Outsourcing obsługi klienta
• Usługi wirtualnego recepcjonisty
• Outsourcing pomocy technicznej
• Odpowiedź bezpośrednia
• Marketing przychodzący

Cennik :

Skontaktuj się z Go Answer, aby uzyskać niestandardową wycenę.

#8: PCMSI

PCMSI ma siedzibę w Pensylwanii. Agencja zatrudnia wysoko wyszkolonych i kompetentnych operatorów telefonicznych, którzy są dostępni 24/7/365.

Współpracują z klientami z różnych branż, takich jak nieruchomości, opieka zdrowotna, transport, administracja publiczna i informatyka.

Niektóre z ich usług to:

• Odpowiadanie na żywo
• Przekazywanie połączeń
• Planowanie spotkań
• Przyjmowanie zamówienia
• Przechwytywanie ołowiu
• Dział pomocy

Cennik :

PCMSI oferuje 15 planów cenowych, zaczynając od 67 USD miesięcznie za 60 minut i do 2 200 USD miesięcznie za 4000 minut.

#9: Centrum telefoniczne AMBS

AMBS to całodobowa firma call center z siedzibą w Michigan. Obsługują klientów z różnych sektorów, w tym usług biznesowych, opieki zdrowotnej i użyteczności publicznej.

Agenci firmy są zgodni z HIPAA, a ich usługi są zoptymalizowane pod kątem wyjątkowej obsługi klienta.

Ambs może pomóc w:

• Odbieranie wiadomości
• Przyjmowanie zamówień
• Odpowiadanie na obawy klientów
• Odpowiadanie na pytania dotyczące produktów lub usług
• Obsługa poczty głosowej
• Planowanie spotkań
• Przechwytywanie leadów sprzedażowych
• Rejestracja na wydarzenie
• Zasięg linii alarmowej

Cennik :

AMBS oferuje pięć planów cenowych:

• 250 minut (249 USD/miesiąc)
• 500 minut (479 USD/miesiąc)
• 1000 minut (949 USD/miesiąc)
• 2500 minut (2250 USD miesięcznie)
• 2500+ minut (zapytanie)

#10: Komunikacja MAP

MAP Communications to firma z siedzibą w Wirginii, która specjalizuje się w usługach odbierania połączeń.

Agencja współpracuje zarówno z małymi firmami, jak i firmami z listy Fortune 500 w różnych sektorach, w tym transportowym, hotelarskim, użyteczności publicznej i rządowym.

Do ich kluczowych usług należą:

• Planowanie spotkań
• Przekierowywanie połączeń
• Usługa odpowiedzi RSVP
• Wirtualna sekretarka
• Dostosowane skrypty telefoniczne
• Bezpłatne narzędzia i raporty online

MAP Communications oferuje dwujęzycznych ekspertów i zasięg 24/7/365.

Cennik :

Firma ma trzy plany cenowe:

• Standardowy (39 USD miesięcznie za 0 minut)
• Biznes (149/miesiąc za 125 minut)
• Kierownik (249 USD miesięcznie za 225 minut)

Co robią firmy świadczące usługi odbierania telefonów?

Firmy świadczące usługi odbierania telefonów noszą wiele czapek, ale ich głównym celem jest zaprezentowanie firm w jak najlepszym świetle, poprawa wizerunku marki i zwiększenie satysfakcji klientów.

Pomagają markom tworzyć znaczące, osobiste relacje z klientami poprzez wykonywanie zadań takich jak:

• Przesiewowe rozmowy
• Nagrywanie rozmów
• Dostarczanie wiadomości
• Ustalanie terminów
• Zarządzanie połączeniami alarmowymi
• Przetwarzanie wychodzących kampanii marketingowych
• Przyjmowanie zamówień
• Zapewnienie obsługi klienta i wsparcia technicznego
• Komunikowanie się z klientami przez sms i e-mail

Firmy świadczące usługi odbierania telefonów mogą obsłużyć dużą liczbę połączeń po godzinach, w weekendy lub święta, zapewniając każdemu klientowi szczególną troskę i spersonalizowaną komunikację.

Jak działają firmy świadczące usługi sekretarskie?

Zazwyczaj firmy świadczące usługi poczty głosowej działają przy użyciu przekierowania połączeń.

Gdy organizacje aktywują tę opcję w swoich telefonach biurowych, ruch telefoniczny jest automatycznie przenoszony do biura operatora poczty głosowej.

Na telefony odpowiadają wysoko wykwalifikowani przedstawiciele branży, którzy rozumieją potrzeby dzwoniących i profesjonalnie odpowiadają na ich częste pytania.

Pracują w oparciu o konkretne wytyczne lub skrypty, których używają podczas rozmów z klientami.

Tak więc dzwoniący nie zdadzą sobie sprawy, że są połączeni z zewnętrznym agentem klienta lub że nie dotarli bezpośrednio do biura, do którego dzwonili.

Większość dostawców usług odbierania telefonów pomoże Ci z dodatkowymi usługami, w tym pomocą klientom za pośrednictwem czatu na żywo, poczty e-mail i mediów społecznościowych.

Ponadto eksperci ci zwykle sporządzają raporty w czasie rzeczywistym, które nie tylko pozwalają monitorować rozliczenia i wydajność agentów, ale są również przydatne w zrozumieniu potrzeb i obaw klientów.

Ile pobierają dostawcy usług poczty głosowej?

Usługi odbierania połączeń to usługi oparte na subskrypcji. Tak więc dostawcy zazwyczaj pobierają:

• Na minutę : ta struktura opiera się na minutach, jakie agenci spędzają na rozmowach z klientami
• Za połączenie : w tym przypadku firma płaci zryczałtowaną stawkę za każde odebrane połączenie
• Miesięcznie : ta opłata obejmuje określoną liczbę minut połączeń na cykl rozliczeniowy

Ceny zwykle zaczynają się od 30 dolarów i sięgają nawet kilku tysięcy dolarów miesięcznie.

Koszt waha się w zależności od firmy, a kilka czynników, które mogą na niego wpływać to:

• Liczba wykorzystanych usług
• Czas pokrycia
• Reputacja agencji

Jaka jest różnica między sekretarką, call center i wirtualnym recepcjonistą?

W każdym przypadku jest to jak recepcjonista w domu. Jednak te trzy rodzaje usług różnią się nieco w zależności od sposobu obsługi zadań.

Centra telefoniczne zazwyczaj zarządzają dużą liczbą połączeń, głównie związanych z przyjmowaniem zamówień i telemarketingiem.

Są również w stanie odpowiadać na pytania przez telefon lub wysyłać e-maile i wiadomości tekstowe, aby samodzielnie obsłużyć różne zgłoszenia klientów.

Firmy świadczące usługi sekretarek zazwyczaj otrzymują krótkie telefony, które następnie kierują do różnych działów.

Ich zadaniem jest zbieranie kluczowych informacji od dzwoniących, takich jak nazwiska, numery telefonów lub problemy, z którymi się borykają. Następnie szybko przekazują te informacje w razie potrzeby, aby pracownicy ich klientów mogli odpowiednio na nie odpowiedzieć.

Wirtualne recepcjonistki wykonują te same lub podobne zadania, co usługi odbierania i call center. Ponadto mogą również pomagać firmom w pozyskiwaniu potencjalnych klientów i planowaniu spotkań.

Jednak w przeciwieństwie do usług odbierania telefonów i centrów obsługi telefonicznej, są one bardziej zainteresowane sukcesem Twojej firmy i angażują się w więcej interakcji z Twoim zespołem.

Zadaniem tych ekspertów jest poprawa zadowolenia i sprzedaży Twoich klientów, dzięki czemu oferują różne usługi związane z obsługą klienta i profesjonalnie obsługują komunikację.

Biorąc pod uwagę, że tego rodzaju usługi są coraz bardziej poszukiwane, te trzy rodzaje firm mogą oferować usługi wsparcia klienta, które każda z nich normalnie oferowałaby osobno.

Jak firmy świadczące usługi sekretarskie mogą przynieść korzyści Twojej firmie?

Od obniżenia kosztów po zwiększenie sprzedaży, oto główne korzyści, jakie może przynieść partnerstwo z firmami świadczącymi usługi odpowiedzi:

#1: Obniżony koszt

W porównaniu z zatrudnieniem recepcjonisty na miejscu, dostawcy usług odbierania telefonów mogą na dłuższą metę zaoszczędzić pieniądze.

Zatrudnienie recepcjonisty w domu może kosztować od 2800 do 3500 USD miesięcznie, podczas gdy zatrudnienie i szkolenie nowego pracownika może kosztować około 4000 USD.

Uwzględnij dodatkowe wydatki, takie jak zwolnienia chorobowe, urlopy, podatki od wynagrodzeń i zatrudnienie kilku osób do obsługi każdego szybu. Dodaj również koszty sprzętu biurowego.

Współpraca z dostawcą usług poczty głosowej może znacznie obniżyć te koszty, ponieważ agenci klienta są w pełni przeszkolonymi ekspertami, którzy posiadają cały niezbędny sprzęt do obsługi komunikacji z klientem.

Ponadto będą pobierać opłaty na podstawie minut spędzonych na rozmowach z klientami, dzięki czemu unikniesz płacenia wynagrodzeń w pełnym wymiarze godzin.

#2: Zwiększona produktywność

Każde połączenie, które otrzymasz, jest okazją do zapewnienia swoim rozmówcom doskonałej obsługi klienta, przy jednoczesnym wzmocnieniu wizerunku Twojej marki i zwiększeniu satysfakcji klientów.

Jednak odpowiadanie na każde połączenie lub e-mail może być kłopotliwe, zwłaszcza jeśli Ty i Twój zespół macie zbyt dużo pracy na swoich barkach.

Zezwolenie zewnętrznej usłudze sekretarki na zarządzanie komunikacją z klientem może dać Ci dużo czasu, dzięki czemu możesz skupić się na podstawowych kompetencjach firmy i większych czynnikach sprzedaży.

Zmniejszy to obciążenie pracą, jednocześnie zwiększając produktywność i wydajność.

#3: Ulepszona obsługa klienta

Firmy świadczące usługi odpowiedzi mogą pomóc Twojej firmie wzmocnić silne relacje z klientami i utrzymać profesjonalny wizerunek.

Ich wysoko wyszkoleni przedstawiciele oferują profesjonalne usługi, dzięki którym Twoi klienci otrzymają wysokiej jakości wsparcie, prezentując Twoją firmę w jak najlepszym świetle.

Dostosują doświadczenia Twoich klientów, oferując spersonalizowane pozdrowienia i odpowiedzi dla każdego indywidualnego rozmówcy.

Mogą również zapewnić całodobową pomoc, nawet poza godzinami pracy, w weekendy i święta.

Ponadto te profesjonalne agencje zatrudniają talenty, które mówią kilkoma językami, aby obsługiwać klientów dwujęzycznych.

Wszystkie te czynniki przyczynią się do poprawy obsługi klienta, zwiększenia zadowolenia i lojalności klientów.

#4: Łatwe śledzenie

Współpraca z dostawcą usług odbierania telefonów zapewni Ci dostęp do najnowocześniejszych narzędzi do raportowania w celu śledzenia połączeń przychodzących i wychodzących.

Narzędzia te mogą automatycznie generować miesięczne raporty i dostarczać informacji o tym, kto dzwoni do Twojej firmy i w jakim celu.

Mogą również śledzić kluczowe informacje o dzwoniących i numerach, które można później wykorzystać w kampaniach sprzedażowych i marketingowych.

Dodatkowo narzędzia te mierzą, ile czasu Twoi agenci spędzają na pomaganiu Twoim klientom, co pomaga monitorować rozliczenia.

#5: Zwiększenie sprzedaży

92% konsumentów twierdzi, że pozytywne doświadczenia związane z obsługą klienta sprawiają, że są skłonni do ponownego zakupu od danej marki. (Siły sprzedaży)

Doskonała obsługa klienta jest głównym czynnikiem wpływającym na satysfakcję i utrzymanie klienta. To klucz do budowania lojalności i motywowania powtarzających się zakupów.

Firmy świadczące usługi odpowiedzi ze swoimi agentami mogą mieć ogromne znaczenie, oferując profesjonalne wsparcie i skuteczne rozwiązywanie problemów.

Przyczyni się to do większej liczby powracających klientów i zwiększenia sprzedaży.

Jak wybrać najlepszego dostawcę usług poczty głosowej dla Twojej firmy?

Aby wybrać najlepszego dostawcę usług odbierania telefonów dla potrzeb Twojej firmy, weź pod uwagę następujące czynniki:

• Doświadczenie branżowe : Zapytaj, czy przyszłe agencje mają doświadczenie w obsłudze firm z tego samego sektora. Jeśli tak, oznacza to, że znają już tajniki Twojej firmy, potrzeby i główne obawy Twoich klientów. Agenci z wcześniejszym doświadczeniem w branży mogą skuteczniej i wydajniej obsługiwać Twoich rozmówców.
• Zakres czasowy : Pomyśl o czasie, w którym ci eksperci będą Ci potrzebować pomocy. Potrzebujesz ich w godzinach pracy, po godzinach pracy, czy tylko w weekendy i święta? Niektórzy dostawcy usług odbierania telefonów pracują 24/7/365; jednak inni mogą oferować swoje wsparcie tylko o określonej porze dnia. Dlatego przed dokonaniem wyboru zapytaj te firmy o zakres czasu.
• Opinie klientów : dowiedz się, co inni klienci mówią o każdej potencjalnej agencji, czytając ich recenzje. Ta forma informacji zwrotnej pokaże ich możliwości i mocne strony, ale także podkreśli ich słabości. Dowiesz się, jak są niezawodni i elastyczni, jakie mają procesy i czy mogą zapewnić wyjątkową obsługę klienta.
• Raportowanie : sprawdź, do jakich narzędzi raportowania mają dostęp te agencje i zapytaj, jak często będą dostarczać raporty i co będą one zawierać. Świetna firma świadcząca usługi odbierania telefonów zapewni, że ich miesięczne raporty będą zawierały kluczowe dane, takie jak liczba i rodzaje odebranych połączeń, liczba rozwiązanych lub nierozwiązanych problemów, czas spędzony na każdym połączeniu i inne.
• Agenci dwujęzyczni : dowiedz się, czy dostawcy usług odbierania telefonów zatrudniają przedstawicieli dwujęzycznych. Jest to szczególnie ważne, jeśli mieszkasz w okolicy, w której angielski nie jest jedynym językiem, w którym mówi się. Weź pod uwagę, że hiszpański jest najczęściej używanym językiem obcym w USA, więc możesz chcieć współpracować z agencją, która ma również hiszpańskojęzycznych agentów. Wszystko zależy od Twojej lokalizacji i bazy klientów.

10 pytań, które należy zadać firmom udzielającym odpowiedzi przed zatrudnieniem?

1. W jakich branżach ma doświadczenie Twój zespół?
2. Do jakiego rodzaju systemów i technologii masz dostęp?
3. Czy oferujecie jakieś dodatkowe usługi do odbierania telefonów?
4. Używasz numerów lokalnych?
5. Jaki zakres czasu oferujecie?
6. Jak możesz zapewnić jakość swoich usług?
7. Czy masz awaryjny plan tworzenia kopii zapasowych?
8. Czy dostarczysz mi comiesięczne raporty analityczne? Jakie dane będziesz śledzić?
9. Gdzie znajdują się twoi agenci? Czy biegle posługuje się językiem angielskim? Czy są dwujęzyczni?
10. Ile będą mnie kosztować Twoje usługi i co zawiera umowa?

Na wynos w usługach sekretarskich

Firmy świadczące usługi odpowiedzi mogą pomóc Ci skuteczniej i wydajniej zarządzać komunikacją z klientami.

Zatrudnienie ich może kosztować od 30 do kilku tysięcy dolarów miesięcznie.

Korzyści płynące z partnerstwa z dostawcą usługi odbierania telefonów to:

• Zmniejszony koszt
• Zwiększona produktywność
• Ulepszona obsługa klienta
• Łatwe śledzenie
• Wzrost sprzedaży

Aby wybrać najlepszego partnera agencyjnego dla potrzeb Twojej firmy, weź pod uwagę następujące czynniki:

• Doświadczenie w branży
• Zasięg czasu
• Opinie klientów
• Raportowanie
• Agenci dwujęzyczni