Jak napisać najlepszy e-mail z potwierdzeniem wizyty (+ przykłady)

Potwierdzenia — zapewniają, że rzeczywistość spełnia Twoje oczekiwania. Pomyśl o tym, jak ważne są potwierdzenia w twoim codziennym życiu.

Idziesz do McDonald's i zamawiasz kawę i herbatniki z bekonem i jajkiem — bez sera — ale pracownik pospiesza cię bez potwierdzenia zamówienia. Następnie jedziesz ulicą ze śniadaniem tylko po to, by znaleźć napój to gorąca czekolada, a twoje maślane herbatniki ociekają serem. Bez bueno.

Albo, na bardziej dramatyczną skalę, możesz zarezerwować wymarzone miejsce na przyjęcie na sobotni wieczór po ślubie. Kilka miesięcy później dowiadujesz się, że zaplanowali niedzielę — a już zarezerwowali miejsce na sobotni wieczór komuś innemu. Bummer, prawda?

E-maile z potwierdzeniem spotkania zapobiegają wkradaniu się nieszczęścia, a nawet drobnych niedogodności. Są łatwe do wysłania, jakże proste i wręcz potężne.

Jeśli prowadzisz firmę, która świadczy usługi umawiania się na wizytę (konsultacje, spotkania, wywiady, a nawet kolejne zabiegi pestycydami), wiadomości e-mail z potwierdzeniem wizyty to prosty sposób na zapobieganie wrzaskom i poprawę obsługi klienta. Chociaż nie ma sensu płakać nad rozlanym mlekiem, weganin ma dobry powód, by płakać nad tandetnym herbatnikiem — nie chcesz, aby któryś z Twoich klientów uronił łzę!

Chcesz włączyć te e-maile do swojej komunikacji? Na szczęście dla Ciebie wykonaliśmy całą ciężką pracę. Poniżej znajdziesz doskonałe przykłady wiadomości e-mail z potwierdzeniem spotkania, przykładowe skrypty i wskazówki dotyczące pisania własnych wiadomości e-mail od podstaw. Zacznijmy!

Co to jest e-mail z potwierdzeniem spotkania?

Co to jest e-mail z potwierdzeniem spotkania? Wszystko w nazwie — to e-mail potwierdzający spotkanie. Wystarczająco proste.

Ale jest w tym coś więcej. Każdy może wysłać dowolny e-mail z potwierdzeniem, ale stworzenie wysokiej jakości wiadomości wymaga trochę taktu i strategii. Oto kilka prostych najlepszych praktyk, których możesz przestrzegać, aby pisać skuteczne wiadomości e-mail z potwierdzeniem spotkania.

Jak napisać e-mail z potwierdzeniem wizyty

Skuteczność wiadomości e-mail zależy od projektu, treści i dostarczania.

Projekt

E-maile z potwierdzeniem spotkania powinny być boleśnie proste. Pozostań przy marce, ale nie daj się tak pochłonąć kreatywności, aby przekaz stracił swój cel. Pamiętaj, że to nie jest e-mail marketingowy (więcej o tym, dlaczego to ma znaczenie wkrótce). Po prostu próbujesz potwierdzić spotkanie z odbiorcą.

Spójrz na ten przykład z Airbnb. Utrzymywali rzeczy do absolutnego minimum. Potwierdzili podróż, dostarczyli zdjęcie zakwaterowania (które pomogło mi zapamiętać, który wybrałem), podali mi daty i podali kilka dodatkowych szczegółów poniżej pełnego linku do trasy. Prosty, ale wydajny.

Zawartość

Nie potrzebujesz żadnych wymyślnych GIF-ów, sprytnej kopii ani przekonujących CTA. Podaj dokładnie to, czego oczekuje odbiorca: szczegóły potwierdzenia spotkania. Nic dodać nic ująć.

W zależności od usługi możesz dołączyć podstawowe obrazy lub link do „Potwierdź wizytę”. To wszystko w porządku i elegancko, tylko nie zapomnij o celu swojego e-maila — aby potwierdzić spotkanie.

Dostawa

W Twilio SendGrid kierujemy się mottem: „Wyślij właściwą wiadomość do właściwej osoby, we właściwym czasie, z odpowiednią częstotliwością, na właściwym kanale”. Tak, to kęs, ale to doskonała wskazówka do komunikowania się z odbiorcami.

• Wiadomość: e-mail z potwierdzeniem spotkania
• Osoba: osoby, które umówiły się na wizytę
• Czas: jak najszybciej
• Częstotliwość: pierwszy e-mail i być może druga kontynuacja, jeśli spotkanie jest dalsze
• Kanał: Twój odbiorca może preferować e-mail i/lub SMS

Dostarczalność jest również istotnym czynnikiem do rozważenia. „Unikaj prób dodawania wiadomości marketingowych do wiadomości transakcyjnych” — mówi Will Boyd , ekspert ds. dostarczania wiadomości e-mail w Twilio SendGrid. „Mogą one powodować problemy, ponieważ dostawcy skrzynek pocztowych skanują zawartość. Jeśli czują, że wiadomość jest bardziej marketingowa… częściej umieszczają ją w spamie, niż gdy czują, że jest to czysta poczta transakcyjna”.

Najlepsze praktyki

Oto kilka dodatkowych, krótkich i słodkich wskazówek, które pomogą Ci stworzyć gwiezdne wiadomości e-mail z potwierdzeniem spotkania:

1. Utwórz oczywisty wiersz tematu. Teraz nie czas na zabawę. Spraw, aby Twój temat był super przejrzysty. Na przykład wypróbuj „Potwierdzenie wizyty u dentysty” lub „Potwierdzenie zbliżającej się wizyty u dentysty”. Twój odbiorca nie będzie miał problemu z odgadnięciem, o czym jest ten e-mail, a także będzie mógł łatwo go wyszukać, jeśli będzie miał trudności ze znalezieniem go później.
2. Wyjaśnij, od kogo pochodzi e-mail. Zgodnie z naszym ostatnim raportem dotyczącym zaangażowania w pocztę e-mail , nadawca jest najważniejszym elementem wiadomości e-mail, który ma wpływ na to, czy odbiorca otworzy wiadomość e-mail, czy nie. „W przypadku niektórych odbiorców sam nadawca to wszystkie informacje potrzebne do otwarcia wiadomości e-mail”. Aha, i unikaj adresów e-mail bez odpowiedzi (takich jak „[email protected]”). Oto dlaczego .
3. Dołącz przyciski dodawania do kalendarza. Ta dodatkowa wygoda zwiększa szanse, że Twoi odbiorcy pojawią się na spotkanie – korzystna dla Ciebie i Twoich klientów.
4. Podaj informacje kontaktowe. Ułatw odbiorcom skontaktowanie się z Tobą w przypadku problemów z ich wizytą lub koniecznością zmiany terminu.

Przykładowy skrypt e-maila z potwierdzeniem spotkania

Głos i ton Twoich e-maili będą się różnić w zależności od Twojej marki. Poniżej zamieściłem prosty szablon wiadomości e-mail dla bardziej formalnego potwierdzenia brzmienia. Korzystaj z niego tak, jak jest lub dostosuj go do swoich potrzeb.

Temat: Twoja wizyta została potwierdzona

Cześć [imię],

Twoja wizyta [rodzaj wizyty] została potwierdzona na [dzień tygodnia], [miesiąc] [data]], [rok].

Chcesz zmienić wizytę?

Aby wprowadzić zmiany w spotkaniu, kliknij tutaj , zadzwoń pod numer 000-0000-000 lub odpowiedz na tego e-maila.

Proste, prawda? To naprawdę wszystko, co musi zawierać e-mail z potwierdzeniem wizyty.

Przykłady wiadomości e-mail z potwierdzeniem spotkania

Szukasz inspiracji do e-maili z potwierdzeniem wizyty? Oto kilka prostych (ale skutecznych) przykładów.

Kwitnący Masaż

Zaufaj mi – nigdy nie przegapiłbym mojego corocznego masażu. Mimo to wspaniale jest otrzymać wiadomość e-mail z potwierdzeniem spotkania jako przyjazne przypomnienie. Blooming Massage dostarcza to właśnie tutaj z podstawowym projektem i wszystkimi niezbędnymi elementami: kto, co, kiedy, gdzie, jak – wszystko, co muszę wiedzieć.

wierność

Fidelity zapewnia to właśnie tutaj ze wszystkimi niezbędnymi elementami. Wiem, kiedy jest spotkanie, gdzie muszę być, o czym będziemy rozmawiać i z kim się spotkam. Wszystkie informacje są pogrubione, łatwe do odczytania i szybkie do znalezienia. A jeśli czas już mi nie odpowiada, mogę kliknąć duży pomarańczowy przycisk, aby zmienić termin spotkania.

Spot Hero

Ten e-mail z potwierdzeniem spotkania od SpotHero zawiera wszystkie szczegóły, o które mógłbym poprosić. Wiem, na której tablicy rejestracyjnej zarezerwowałem miejsce, gdzie jest, kiedy mogę wejść, kiedy muszę wyjść i ile mnie to kosztowało. Dodatkowo zawierają link do mojej karty parkingowej w e-mailu — o jedną rzecz mniej, którą muszę śledzić.

Aby znaleźć szablony wiadomości e-mail z potwierdzeniem spotkania i inne gotowe projekty wiadomości e-mail, zapoznaj się z naszą bezpłatną galerią szablonów wiadomości e-mail!

Korzystanie z SMS-ów z e-mailem

Poczta e-mail zawsze była wypróbowaną i sprawdzoną metodą docierania do odbiorców na całym świecie, ale teraz SMS-y stają się świetnym sposobem na kontaktowanie się firm również z klientami. Coraz więcej firm korzysta z wiadomości SMS, aby komunikować się ze swoimi klientami we wszystkim, od promocji, przez rabaty, po przypomnienia o spotkaniach.

E-mail doskonale nadaje się do dłuższych wiadomości, które mogą zawierać obrazy i załączniki lub informacje, które odbiorcy mogą chcieć zachować na później. SMS jest idealny do przekazywania krótkich, aktualnych informacji (np. przypomnienia o zbliżającym się spotkaniu).

Jeśli nie możesz zdecydować, czy używać e-maili lub wiadomości tekstowych do potwierdzania wizyt, sprawdź E-mail czy SMS: który kanał wybrać? Niezależnie od tego, czy Twoi klienci wolą SMS-y czy e-maile, wiadomości z potwierdzeniem spotkania podniosą poziom komunikacji z klientami — zacznij raczej prędzej niż później!