Definiowanie i wdrażanie przepływów pracy zatwierdzania

Nigdy nie zapominaj o jakości. Jeśli zrealizujesz rezultaty na czas, ale nie spełnisz oczekiwań Twoich interesariuszy, masz kłopoty. Przepływ pracy zatwierdzania może pomóc w zapewnieniu jakości, a nawet usprawnić procesy, gdy jest częścią większego zautomatyzowanego przepływu pracy.

Istnieją różne typy przepływów pracy zatwierdzania i nie wszystkie są zautomatyzowane. Po zapoznaniu się z definicją możesz wybrać tę, która będzie najlepsza dla Twoich procesów. Przyjrzyjmy się, czym jest przepływ pracy zatwierdzania i jak automatyzacja przepływów pracy zatwierdzania może pomóc Ci pracować lepiej i wydajniej.

Co to jest przepływ pracy zatwierdzania?

Przepływ pracy zatwierdzania to sposób na skierowanie czegoś do osoby z uprawnieniami do przeniesienia tego elementu do następnego etapu produkcji. Jest to część przepływu pracy, którą można wykonać ręcznie lub automatycznie. Pomaga to zapewnić jakość w całym rurociągu, ale także pozwala uniknąć zaległości w zakresie wymaganych zatwierdzeń.

Logiczna sekwencja zadań jest przerywana przez przepływ pracy zatwierdzania, w którym praca zostaje zatrzymana do momentu zatwierdzenia zadania przez wyznaczoną osobę. Automatyzacja przepływów pracy zmniejsza wąskie gardła i zwiększa wydajność, co poprawia produktywność w miejscu pracy.

Osoba uprawniona do zatwierdzania pracy jest zwykle bezpośrednim kierownikiem dowolnego zespołu wykonującego tę pracę, ale w zależności od procesu może to być również osoba zajmująca się zapewnieniem jakości lub kierownik międzywydziałowy. W przepływie pracy może być wiele lub kilka zatwierdzeń w zależności od zakresu produktu i organizacji.

Automatyzując zadania i dodając przepływy pracy zatwierdzania, firmy mogą pomóc zespołom pracować bardziej wydajnie, jednocześnie upewniając się, że jakość pracy pozostaje na wysokim poziomie. ProjectManager to oprogramowanie online, które automatyzuje przepływy pracy i posiada ustawienia zatwierdzania zadań w celu usprawnienia pracy. Dodaj zatwierdzenia zadań do niestandardowego przepływu pracy lub wraz z automatyzacją, aby skonfigurować osobę zatwierdzającą przed aktualizacją statusów. Zacznij korzystać z ProjectManagera już dziś za darmo.

Rodzaje przepływów pracy zatwierdzania

Istnieje wiele różnych typów struktur przepływu pracy, ale zaczniemy od portalu przesyłania zadań. Jest to miejsce, w którym składany jest dokument, zamówienie zakupu lub jakieś zadanie, aby interesariusz, menedżer lub osoba zatwierdzająca mogła się na to podpisać.

Prowadzi to do zdefiniowania tych osób zatwierdzających w przepływie pracy. Na przykład wiele narzędzi programowych z automatyzacją umożliwia przyznanie określonej osobie prawa do edycji, przeglądania lub administrowania zgłoszeniem.

Przepływ pracy zatwierdzania zwykle ma termin, aby uniknąć zaległości, wąskich gardeł i opóźnień. Często po przesłaniu do zatwierdzenia zadanie wyzwala powiadomienie, aby powiadomić osobę zatwierdzającą, że praca jest gotowa do przeglądu.

Istnieją różne typy przepływów pracy zatwierdzania, z których każdy jest wykorzystywany w celu zapewnienia większej wydajności procesów organizacji. Umożliwiają one kontynuowanie pracy bez opóźnień, nie zaniedbując jakości pracy, która przechodzi przez przepływ pracy zatwierdzania. Istnieją trzy główne typy przepływów pracy zatwierdzania.

1. Przepływ pracy zatwierdzania procesu

Ten proces zatwierdzania jest stosowany podczas pracy z przewidywalnymi i powtarzalnymi zadaniami. Ten przepływ pracy najlepiej sprawdza się w procesach, w których członkowie zespołu znają wynik, który chcą osiągnąć i mają jasną ścieżkę do osiągnięcia tego celu. Na przykład podczas zatwierdzania dokumentów powszechnie stosuje się przepływ pracy zatwierdzania procesu.

2. Proces zatwierdzania projektu

Jeśli potrzebujesz bardziej elastycznego przepływu pracy, prawdopodobnie użyjesz przepływu pracy zatwierdzania projektu. Ten przepływ pracy jest również odpowiedni dla zadań ze zdefiniowanymi celami, jednak w przeciwieństwie do przepływu pracy zatwierdzania procesu ścieżka do osiągnięcia tych celów nie jest jasna. Ten proces zatwierdzania jest często używany w projektach kreatywnych, ponieważ koniec jest znany, ale jak to osiągnąć, jest więcej kolektywnej improwizacji. Weźmy na przykład kampanie marketingowe, które mają określone cele i muszą osiągnąć kluczowe wskaźniki wydajności (KPI), ale sposób ich osiągnięcia nie jest jasny i może wymagać wielu prób.

3. Proces zatwierdzania spraw

Niektóre przepływy pracy nie mają jasnej ścieżki. W takim przepływie pracy zastosujesz przepływ pracy zatwierdzania spraw. Jest to idealny przepływ pracy, gdy cel nie jest zdefiniowany, gdy zespół rozpoczyna pracę, ale staje się wyraźnie skoncentrowany, gdy pracują nad dodatkowymi informacjami w trakcie pracy. Aby lepiej zrozumieć przepływ pracy zatwierdzania spraw, pomyśl o roszczeniu ubezpieczeniowym. Wynik roszczenia ubezpieczeniowego nie jest jasny, dopóki nie zostanie zebranych więcej informacji w trakcie procesu.

Automatyzacja procesów zatwierdzania

Jak wspomniano, przepływy pracy zatwierdzania można wykonywać ręcznie lub proces można zautomatyzować. W tym drugim przypadku automatyzacja przepływów pracy zatwierdzania przenosi elementy przez przepływ pracy, wyzwalając odpowiedź po zakończeniu określonej akcji.

Ręczne procesy zatwierdzania są problematyczne. Może to powodować sprzeczne informacje zwrotne, brak jasności co do tego, kto ma autorytet, gdy jest wielu recenzentów, nieporozumienia dotyczące celów, zbyt wiele poprawek, niedotrzymane terminy i wiele innych. Zautomatyzowane przepływy pracy zatwierdzania pozwalają uniknąć tych skoków prędkości i zapewniają płynny postęp przepływów pracy.

Automatyzacja przepływów pracy zatwierdzania zapewnia, że ​​proces jest odpowiedzialny i pozostaje produktywny. Jest to coś, z czego mogą skorzystać organizacje dowolnej wielkości. Ale najpierw należy jasno zdefiniować etapy przepływu pracy. Zastanów się, w jaki sposób wysyłane są żądania, kryteria, które muszą zostać spełnione, aby zadanie zostało zatwierdzone, kim są osoby zatwierdzające w całym przepływie pracy, trasą przesyłania po zatwierdzeniu lub odrzuceniu itp.

Korzyści z przepływu pracy zatwierdzania

Główną zaletą korzystania z przepływu pracy zatwierdzania jest usprawnienie procesów. Poprawia wydajność poprzez szybsze przenoszenie elementów przez potok i skutkuje mniejszą liczbą błędów, definiując etapy tego przepływu pracy, zatwierdzanie i upewniając się, że wszyscy w zespole są skoncentrowani na swojej pracy.

Upewnia się również, że przedmiot został prawidłowo zatwierdzony i że zatwierdzenie zostało niezwłocznie dostarczone. Pomaga to zespołom dotrzymać terminów, niezależnie od tego, czy zadanie ma jednego, czy wielu zatwierdzających.

Jest też mniej błędów podczas pracy z przepływem pracy zatwierdzania. Automatyzacja zapewnia, że ​​zatwierdzenia mają miejsce tylko wtedy, gdy spełnione są kryteria zatwierdzenia. Oznacza to, że przechodzi mniej błędów, które będą musiały zostać naprawione później, powodując opóźnienia. Oszczędza to czas i pozwala uniknąć kosztownych i frustrujących poprawek.

Automatyzacja to także sposób na usprawnienie komunikacji w zakresie śledzenia statusu zadania i informowania zespołu o aktualizacjach lub oczekujących zatwierdzeniach. Ten rodzaj przejrzystości w procesie pomaga uniknąć nieporozumień, które dodatkowo opóźniają proces.

Powiązane: Darmowy szablon planu komunikacji dla programu Word

Wąskie gardła są częstymi problemami w przepływach pracy i powodują opóźnienia oraz frustrację. Przepływy pracy zatwierdzania zmniejszają te kosztowne bloki dzięki automatyzacji. Na przykład, jeśli w zadaniu jest wiele osób zatwierdzających, przepływ pracy automatycznego zatwierdzania można skonfigurować tak, aby wysyłał wszystkim osobom zatwierdzającym żądanie szybszego przeniesienia zadania do przodu.

Kolejnym plusem jest to, że automatyzacja prowadzi do większej spójności, co jest sposobem na usprawnienie procesów. Zapewnia, że ​​wszystko, co jest automatycznie zatwierdzane, spełnia kryteria i zasady organizacji. Automatyzacja tego procesu przyspiesza przepływ pracy, ponieważ ręczne przeglądy nie są już wymagane.

Najlepsze praktyki dotyczące przepływu pracy zatwierdzania

Pierwszym i prawdopodobnie najważniejszym aspektem każdego przepływu pracy zatwierdzania jest upewnienie się, że wybrano uprawnienia do zatwierdzania. Cały proces opiera się na tej decyzji. Nawet w automatycznych przepływach pracy zatwierdzania osoba zatwierdzająca jest zabezpieczeniem przed wszystkim, co nie spełnia kryteriów zatwierdzania.

Sugerowana jest automatyzacja, zwłaszcza w przypadku wielu osób zatwierdzających. Jak już wspomniano, może wysyłać powiadomienia o zatwierdzeniu do wszystkich osób zatwierdzających jednocześnie. Pomoże to również zidentyfikować nadmiarowości w przepływie pracy, które można usunąć, aby jeszcze bardziej usprawnić proces.

Ustalanie terminów pomaga uniknąć opóźnień, nie tylko w celu ukończenia zadania, ale także w przypadku zatwierdzenia i opinii. Aby upewnić się, że te terminy nie zostaną utracone, poszukaj narzędzia, które ma automatyczne powiadomienia, które wysyłają e-maile lub alerty w aplikacji.

ProjectManager i przepływy pracy zatwierdzania

ProjectManager to oprogramowanie do zarządzania projektami online z automatyzacją przepływu pracy i zatwierdzaniem zadań. Twórz niestandardowe przepływy pracy i wyznaczaj zatwierdzenia w celu lepszego zarządzania zadaniami. Zatwierdzenia można ustawić, aby zautomatyzować określone działanie i usprawnić przepływy pracy w celu zwiększenia produktywności.

Usprawnij powtarzalne zadania dzięki automatyzacji przepływu pracy

Pierwszym krokiem do zatwierdzenia przepływów pracy jest jasne zdefiniowanie etapów pracy. Niestandardowe przepływy pracy pomagają w ustalaniu reguł, które kierują zadaniami ścieżki, które muszą przyjąć. Zdefiniują również użytkowników, którzy mogą zmieniać status lub przenosić zadania do przodu. Niestandardowe przepływy pracy i zatwierdzanie zadań można zautomatyzować, definiując wyzwalacze, które określają określone akcje. Ustaw wyzwalacze dla statusu, priorytetu, postępu i innych, które mogą przypisać użytkownika, usunąć użytkownika, ustawić priorytet, procent procesu i inne.

Otrzymuj powiadomienia w czasie rzeczywistym, aby być na bieżąco z zatwierdzeniami

Aby usprawnić przepływy pracy, osoby zatwierdzające muszą wiedzieć, kiedy zadanie zostało wysłane do nich do zatwierdzenia. Nasze powiadomienia pozwalają użytkownikom zobaczyć te alerty w czasie rzeczywistym. Są one natychmiast wysyłane do Twojej skrzynki odbiorczej, ale także tworzą alert w oprogramowaniu, dzięki czemu nie musisz wychodzić z narzędzia i przerywać przepływu pracy. Możesz dostosować powiadomienia, aby nie tylko ostrzegały Cię, gdy potrzebne są zatwierdzenia, ale także gdy są przydzielone do zadania, aktualizują postępy, zmiany terminów i nie tylko.

Kolejną funkcją, która pomaga w przepływie pracy, są dane w czasie rzeczywistym, które pomagają w podejmowaniu lepszych decyzji. Uzyskaj ogólny widok projektu dzięki naszemu pulpitowi nawigacyjnemu na żywo. Nie jest wymagana konfiguracja, po prostu przełącz, aby zobaczyć swoje postępy pod względem kosztów, czasu, obciążenia pracą i nie tylko. Aby uzyskać więcej informacji, konfigurowalne raporty koncentrują się na tym, co chcesz zobaczyć. Można je łatwo udostępniać zainteresowanym stronom, aby były na bieżąco aktualizowane.

ProjectManager to wielokrotnie nagradzane oprogramowanie, które automatyzuje przepływy pracy i ustawia ustawienia zatwierdzania, aby utrzymać produktywność zespołów, uwalniając je od ręcznych i powtarzalnych zadań. Inne funkcje zarządzają ryzykiem i zasobami, aby utrzymać Cię na bieżąco. Dołącz do zespołów w NASA, Siemens i Nestle, które korzystają z naszego oprogramowania, aby osiągnąć sukces. Zacznij korzystać z ProjectManagera już dziś za darmo.