Czym jest ścieżka audytu i jak ją prowadzić?

Śledzenie tego, co robisz, jest niezbędne do prawidłowego wykonania. Bez jasnego obrazu tego, gdzie jesteś, nigdy nie będziesz mieć jasnej drogi do miejsca, w którym powinieneś być. Jeśli chodzi o zarządzanie projektami, ścieżka audytu to sposób na dostarczanie projektów na czas iw ramach budżetu.

Ścieżka audytu jest wykorzystywana nie tylko w zarządzaniu projektami i służy wielu branżom. Każda firma zajmująca się transakcjami, procesami pracy, księgowością i handlem może odnieść korzyści, wiedząc, czym jest ścieżka audytu, jakie są rodzaje ścieżek audytu i jak to zrobić.

Co to jest ścieżka audytu?

Ścieżka audytu rejestruje szczegóły transakcji finansowej, zdarzenia roboczego, fazy rozwoju produktu lub wpisu do księgi finansowej. Te informacje są opatrzone datą i godziną ich zebrania, aby lepiej ocenić je w kontekście.

Pomimo tego, że są używane w różnych branżach, wszystkie dzienniki audytu mają ten sam cel: śledzenie sekwencji zdarzeń lub działań w porządku chronologicznym. Mogą to być transakcje maklerskie w finansach, dokumentacja medyczna w opiece zdrowotnej oraz dokumentacja procesowa w zarządzaniu projektami.

Korzystanie ze ścieżki audytu w zarządzaniu projektami zapewnia historyczny zapis projektu, który jest dostępny jako badanie podczas planowania podobnych projektów. Chociaż ścieżka audytu może być zbierana ręcznie, coraz powszechniejsze stało się, że proces jest wykonywany automatycznie za pomocą zapisów elektronicznych.

To więcej niż zapis historyczny, ścieżki audytu mogą wykazać zgodność i integralność operacyjną. W rzeczywistości służą wielu celom, takim jak dostarczanie informacji do audytu, ale także prowadzenie dokumentacji finansowej, transakcji komunikacyjnych i innych. Jak sama nazwa wskazuje, ślady audytu zapewniają ślad danych, który zawiera datę, godzinę i informacje o użytkowniku powiązane z informacjami.

Oprogramowanie do zarządzania projektami może pomóc w generowaniu, śledzeniu i archiwizowaniu ścieżki audytu. ProjectManager to oprogramowanie do zarządzania pracą i projektami, które rejestruje ścieżki audytu w czasie rzeczywistym i ma nieograniczone miejsce do przechowywania plików, aby archiwizować je w łatwo dostępnym centrum. Skorzystaj z naszej funkcji raportowania jednym kliknięciem, aby generować audyty na czas, zadania, obciążenie pracą i wiele więcej. Wszystkie raporty można filtrować, aby skupić się na określonych danych, łatwo udostępniać i przechowywać do wykorzystania w przyszłości. Zacznij korzystać z ProjectManagera już dziś za darmo.

Korzyści ze ścieżek audytu

Możliwość śledzenia rekordów i zarządzania nimi oraz korzystania ze ścieżki audytu w celu śledzenia tych rekordów do ich pochodzenia jest pomocna z kilku powodów. Po pierwsze, zwiększa odpowiedzialność użytkownika. Działania użytkownika są automatycznie rejestrowane i można je powiązać, co sprzyja prawidłowemu użytkowaniu i pozwala uniknąć infekcji wirusami.

Jeśli kiedykolwiek dojdzie do dochodzenia w jakiejś sprawie, ścieżka audytu umożliwia sprawdzenie, kiedy, kto i co miało miejsce. Ścieżki audytu zapewniają wgląd w proces i mogą być używane do zapobiegania przyszłym włamaniom, awariom systemu i innym uszkodzeniom danych.

Jednocześnie możesz szybko wyłapać podejrzane zachowanie lub nieautoryzowany dostęp. Chroni to Twoją własność intelektualną, informacje o personelu, dokumentację finansową i nie tylko. Ponadto monitorowanie w czasie rzeczywistym może pomóc w wykrywaniu innych problemów i szybkim rozwiązywaniu problemów, zanim spowodują one awarię systemu, błędy operacyjne lub umożliwią wystąpienie podejrzanych działań bez możliwości odwołania.

Rodzaje ścieżek audytu

Chociaż prawdą jest, że ścieżki audytu można znaleźć w różnych branżach, rodzaje ścieżek audytu są mniej zróżnicowane. Istnieją trzy główne typy ścieżek audytu, z których każdy jest używany w różnych branżach i służy różnym celom. Jednak, aby zrozumieć zakres tego, czym może być ścieżka audytu, ważne jest zrozumienie różnicy między audytami zewnętrznymi, wewnętrznymi i Internal Revenue Service (IRS).

Audyty zewnętrzne

Audyt zewnętrzny jest przeprowadzany przez niezależną agencję, zwykle biegłego rewidenta (CPA), która jest zatrudniana przez organizację w celu uzyskania bezstronnego i jasnego obrazu finansów firmy. Daje to spojrzenie z zewnątrz na sytuację finansową Twojej firmy i pomoże Ci potwierdzić własne ustalenia wewnętrzne.

Audyty wewnętrzne

W firmie przeprowadzane są audyty wewnętrzne. Istnieje kilka różnych rodzajów audytów wewnętrznych, w tym audyty zgodności, audyty operacyjne, finansowe i informatyczne. Od pracowników wymagane jest szkolenie w celu przeprowadzenia audytu różnych działów i upewnienia się, że procesy, protokoły i zadania kierownicze są wykonywane prawidłowo.

Audyt IRS

Jest to kontrola, którą większość ludzi prawdopodobnie zna (i której się obawia), ponieważ można ją przeprowadzić zarówno w przypadku instytucji, jak i osób fizycznych. IRS zwykle kieruje audyt do firmy lub osoby fizycznej, jeśli podejrzewają, że nie płacą sprawiedliwego udziału w podatkach. IRS przeprowadza audyt, aby sprawdzić, czy w rzeczywistości istnieje rozbieżność między dokumentami finansowymi a kwotami odnotowanymi w dokumentach podatkowych, czy nie.

Jak zrobić ścieżkę audytu: co uwzględnić

W zarządzaniu projektami istotne jest prowadzenie rejestru wszystkich zmian w projekcie, planie pracy i zadaniach. Niezależnie od rodzaju audytu i rodzaju działalności, która go przeprowadza, należy uwzględnić pewne elementy.

Powiązane: Bezpłatny szablon dziennika zmian dla programu Excel

Ważne jest, aby uwzględnić wszystko, co jest potrzebne, aby pokazać, jakie zdarzenia miały miejsce, kim była dana osoba lub jaki system je spowodował. Rekordy te pokazują, co się stało z powiązanym z nim identyfikatorem użytkownika, programem lub poleceniem, które utworzyło zdarzenie i jaki był wynik.

Każdy z tych elementów powinien być ostemplowany datą i godziną wystąpienia. Zasadniczo ścieżka audytu składa się z podjętych działań i poleceń wykonanych przez każdego użytkownika, plików i zasobów dostępnych wraz z datą i godziną tych działań.

Przykłady ścieżek audytu

Ścieżki audytu mogą być bardzo proste lub złożone. Ścieżka audytu może być tak prosta, jak pokwitowanie zakupu przedmiotu. Paragon zawierałby datę transakcji, cenę, miejsce zakupu i kto był zaangażowany w transakcję.

Innym przykładem jest zakup sprzętu biurowego przez firmę. Najpierw musieliby utworzyć zamówienie zakupu, aby autoryzować ten zakup. Wszędzie tam, gdzie sprzęt jest sprzedawany, przedstawi rachunek ze szczegółami daty sprzedaży, ilości i opisu zakupionego przedmiotu. To jest ścieżka audytu.

Jak prowadzić ścieżkę audytu?

Aby zachować ścieżkę audytu, musisz zbierać dane, w tym bieżące dane wejściowe i prace związane z zarządzaniem danymi. Jest tak samo, niezależnie od tego, czy tworzysz nową politykę, przepływ pracy, czy dostosowujesz istniejące przepływy pracy.

Wszystkie dane wejściowe i działania są zarządzane i rejestrowane, dzięki czemu są łatwo dostępne do wykorzystania w przyszłości. Utworzenie ścieżki audytu dla tych przepływów pracy obejmuje utrzymanie centrum dokumentacji w celu śledzenia formularzy. Akta audytu powinny być przechowywane przez cały okres istnienia zapisów.

Branże, które potrzebują ścieżek audytu

Jak wspomniano wcześniej, w wielu branżach potrzebne są ścieżki audytu. Z pewnością każda organizacja, która musi zachować zgodność i bezpieczeństwo, będzie potrzebować ścieżek audytu. Zapisy elektroniczne szczególnie potrzebują ścieżek audytu, aby chronić się przed naruszeniami bezpieczeństwa i utrzymywać raportowanie zgodności. Dotyczy to zarówno audytów zewnętrznych, jak i wewnętrznych.

Organizacje takie jak agencje rządowe i uniwersytety zajmują się danymi poufnymi, a każda inna branża zajmująca się takimi informacjami będzie potrzebowała ścieżek audytu. Jest wymagany do śledzenia ewidencji lub transakcji w działach finansowych, księgowych i rozliczeniowych, a także kontroli projektów produkcyjnych i opieki zdrowotnej.

Potrzebne są również ścieżki audytu w danych z badań klinicznych, zarządzaniu treścią, dokumentacjach uczniów, handlu elektronicznym, dochodzeniach prawnych i badawczych, dokumentacjach medycznych, a nawet dokumentach głosowania i ewidencji głosów. Ścieżki audytu można znaleźć w każdym sektorze, od rządu po edukację lub dowolną organizację, która zarządza bezpiecznymi zapisami.

ProjectManager pomaga w ścieżce audytu

ProjectManager to oprogramowanie do zarządzania pracą i projektami, które może generować raporty w czasie rzeczywistym i śledzić Twoją pracę, aby pomóc Ci wyłapać problemy i rozwiązać je, zanim staną się problemami. Korzystaj z naszego oprogramowania do zarządzania projektami, ale także jako centralne centrum dla całej Twojej dokumentacji i zapisów. Są zawsze dostępne bez względu na to, gdzie i kiedy pracujesz.

Zobacz wydajność i postęp dzięki pulpitom nawigacyjnym w czasie rzeczywistym

Nasz pulpit nawigacyjny na żywo rejestruje dane w czasie rzeczywistym i automatycznie oblicza informacje. Następnie wyświetla wyniki dla sześciu wskaźników projektu na czytelnych wykresach i wykresach. Możesz zobaczyć, jak Twój projekt radzi sobie pod względem czasu, kosztów i nie tylko. W przeciwieństwie do innych gorszych narzędzi nie jest wymagana żadna konfiguracja. Kontroluj swoją pracę na bieżąco.

Kontroluj procesy za pomocą zautomatyzowanych przepływów pracy

Skonfiguruj zautomatyzowane przepływy pracy, aby dać zespołowi czas na pracę nad ważniejszymi sprawami, zapewniając jednocześnie jakość i rejestrując każdy etap procesu. Ty określasz, ile wyzwalaczy chcesz utworzyć, aby skutkować działaniami, takimi jak zmiana tagów lub osób przypisanych. Ustawienia zatwierdzania zadań zapewniają, że żadne statusy nie zmienią się, dopóki upoważniony członek zespołu nie zatwierdzi ich. Dzięki ProjectManager masz możliwość skonfigurowania ścieżki audytu z automatyzacją.

Nasze narzędzie ma nieograniczone miejsce do przechowywania plików, dzięki czemu możesz przechowywać wszystkie ważne dokumenty i zapisy w jednym miejscu, do którego masz dostęp w dowolnym miejscu i czasie. Skorzystaj z naszego globalnego wyszukiwania, aby szybko znaleźć to, czego szukasz. Koniec z przeczesywaniem starych e-maili lub plików ukrytych w komputerze, wszystko jest na wyciągnięcie ręki.

ProjectManager to wielokrotnie nagradzane oprogramowanie do zarządzania pracą i projektami, które pomaga tworzyć, organizować i śledzić zapisy. Nasza platforma współpracy łączy zespoły w dowolnym miejscu i czasie, jednocześnie pomagając im bardziej współpracować. Uzyskaj większą produktywność, jak zespoły z NASA, Siemens i Nestle, które korzystają z naszego oprogramowania. Zacznij korzystać z ProjectManagera już dziś za darmo.