Jak uniknąć mikrozarządzania — 9 strategii

Wszyscy mamy tego menedżera, który po prostu nie może się oprzeć kontroli postępów w pracy pięć razy dziennie. Nikt nie lubi, gdy cień szefa stale się nad nim pełza. Zwiększa stres i może przynosić efekt przeciwny do zamierzonego.

Czy jesteś tego typu osobą?

Spokojnie, nie jest za późno, aby przyjąć zmiany i spróbować stać się lepszym menedżerem – takim, który daje przykład i pomaga pracownikom pokonywać przeszkody, dostosowywać się i ewoluować.

Zacznijmy od początku.

Czytelnicy również cieszą się: Jak zbudować skuteczny zespół w branży WP [9 kroków] – DevriX

Co to jest mikrozarządzanie?

Mikrozarządzanie dosłownie oznacza “ ścisłe kontrolowanie i nadzorowanie pracy podwładnych oraz zwracanie nadmiernej uwagi na szczegóły w zarządzaniu ”.

W praktyce szef mikrozarządzania to taki, który zawsze bada zachowanie swojego pracownika i każdy szczegół jego pracy. Tego typu osoby są bardzo często określane mianem „maniaków kontroli”, co jest złą cechą nie tylko w biznesie, ale także w sprawach osobistych.

Nie ma nic złego w pozostawieniu innych do wykonania ich pracy, ponieważ można by sądzić, że im ufasz, ponieważ są twoimi pracownikami.

Przyjrzyjmy się kilku dobrym strategiom, jak nie być mikromenedżerem.

Jak uniknąć mikrozarządzania — 9 najlepszych praktyk

1. Rozwijaj dobre umiejętności komunikacyjne.
2. Deleguj obowiązki.
3. Zachęcaj do podejmowania decyzji.
4. Zatrudnij odpowiednich ludzi.
5. Ustal jasne oczekiwania.
6. Pozwól pracownikom zakończyć pracę.
7. Budować zaufanie.
8. Ustal terminy.
9. Zapomnij o perfekcji.

1. Rozwijaj dobre umiejętności komunikacyjne

Dobra komunikacja to podstawowa umiejętność. Czy to podczas rozmowy z klientami, omawiania projektów w miejscu pracy lub komunikowania się z rodziną i przyjaciółmi.

Planując projekty, zadania lub obciążenie pracą, musisz mieć możliwość efektywnej komunikacji ze współpracownikami. Obejmuje to krótkie, ale dokładne, nie pozostawiające wątpliwości co do oczekiwań itp.

Sztuka komunikacji nie jest czymś, co przychodzi naturalnie każdemu. Mimo to możesz podjąć kroki i poświęcić czas na poprawę swoich umiejętności komunikacyjnych.

2. Obowiązki delegowania

Nie jesteś jednoosobowym zespołem, więc nie bój się delegować zadań i obowiązków członkom swojego zespołu. To pokazuje, że wierzysz w nich i ich umiejętności, jednocześnie dając im szansę na udowodnienie swojej wartości.

Należy jednak przydzielać zadania zgodnie z mocnymi i słabymi stronami każdego pracownika, aby mógł się rozwijać i uczyć w swojej roli, zamiast dawać mu trudne zadanie, poza jego kompetencjami, które tylko sprawi, że poczuje się niekompetentny.

3. Zachęcaj do podejmowania decyzji

Pozwól swoim pracownikom ćwiczyć umiejętności podejmowania decyzji i odpowiedzialności. Oczywiście dobrze jest sprawdzić, na co zdecydowali się przed ostatnim etapem, aby zapobiec ewentualnym katastrofom.

Ponownie, ważne jest, aby poznać swoich pracowników i zrozumieć ich osobiste mocne strony. Pomoże Ci to przydzielić zadania, które są odpowiednie dla wszystkich, i zapewni wgląd w to, jak poprawić ich słabsze punkty.

Na przykład, jeśli masz pracownika, który boi się lub nie jest tak dobry w podejmowaniu decyzji, możesz stopniowo dawać mu małe zadania decyzyjne, które pomogą mu zdobyć pewność siebie i osiągnąć punkt, w którym poczują się bardziej komfortowo i zdecydowanie.

4. Zatrudnij właściwych ludzi

Pierwszym i najważniejszym krokiem, jaki powinieneś podjąć, ucząc się, jak uniknąć mikrozarządzania pracownikami, jest przede wszystkim zatrudnienie odpowiednich osób.

W końcu, jeśli zatrudnisz osobę, która nie ma kwalifikacji lub umiejętności, których potrzebujesz, prawdopodobnie będziesz musiał ją stale nadzorować. Oczywiście nikt nie jest doskonały, ale odpowiednim kandydatem powinien być ten, kto jest godny zaufania, utalentowany i samowystarczalny.

Czasami wystarczy zaufać swojemu instynktowi i trzymać się kandydata, który Twoim zdaniem współgra z podstawowymi wartościami Twojej firmy i będzie dobrze pasował do istniejącego zespołu.

5. Ustaw jasne oczekiwania

Nieustalenie od początku właściwych oczekiwań najprawdopodobniej doprowadzi do porażki. Twoi pracownicy będą działać lepiej, jeśli od samego początku będą wiedzieć, czego od nich oczekujesz – cele projektu, kryteria pomiaru sukcesu, ramy czasowe realizacji i tak dalej.

Co więcej, możesz zdecydować się na 100% transparentną ścieżkę i bezpośrednio wytłumaczyć swoim pracownikom, że nie jesteś szefem mikrozarządzającym, a zatem nie będziesz trzymać ich za rękę i bez przerwy podglądać ich pracy.

Ta metoda może złagodzić potencjalny stres i podnieść morale pracowników, ponieważ poczują, że to, co robią w firmie naprawdę ma znaczenie.

6. Pozwól pracownikom dokończyć swoją pracę

Czy lubisz, gdy ktoś ocenia twoją pracę, zanim ją skończysz? O wiele lepiej jest zachować swoją recenzję po zakończeniu zadania. Nie pozwolenie pracownikowi na dokończenie pracy i rozpoczęcie krytykowania go lub wydawania dodatkowych instrukcji, jest wyraźnym sygnałem, że:

a.) nie ufasz im
b.) lubisz mikrozarządzać
c.) nie wierzysz w ich możliwości

Kiedy przydzielasz pracę swoim pracownikom, znacznie lepiej jest dokładnie wyjaśnić, czego się od nich oczekuje, i wyjaśnić, że zawsze jesteś otwarty, jeśli potrzebują pomocy. W ten sposób dajesz im szansę na poczucie odpowiedzialności i podejmowanie decyzji w ich imieniu.

7. Buduj zaufanie

Budowanie wzajemnego zaufania leży u podstaw każdej odnoszącej sukcesy organizacji. A kiedy ufasz swojemu zespołowi, a oni ufają Tobie, znacznie łatwiej jest delegować zadania i pozwolić im pracować nad szczegółami.

Ważne jest, aby budować relacje w pracy, w których pracownicy wiedzą, że mogą skontaktować się z Tobą w dowolnym momencie, a jednocześnie czują się na tyle pewni siebie i niezależni, aby podejmować własne decyzje.

Zaufanie ułatwia również przyjmowanie informacji zwrotnych, ponieważ wszyscy wiedzą, że są one konstruktywne. Z drugiej strony szef mikrozarządzający, któremu zazwyczaj brakuje zaufania swoich pracowników, najprawdopodobniej nie otrzyma cennych informacji zwrotnych.

8. Ustaw terminy

Terminy są zawsze przydatne w miejscu pracy, ponieważ pomagają lepiej zorganizować pracę i ustalić, które zadania są ważniejsze od innych. Ponadto terminy to świetny sposób na uniknięcie mikrozarządzania, zwłaszcza jeśli pozwolisz pracownikom ustalać własne terminy.

W końcu nie będą mieli wymówki, że nie ukończyli zadania, ponieważ sami osądzili dzień, w którym zostanie zrobione. A jeśli pracownik pilnuje postępów w pracy i terminów, będzie to dla Ciebie dobry znak, że zasługuje na Twoje zaufanie.

Należy pamiętać, że mikrozarządzanie terminami zwykle ogranicza krytyczne myślenie i rozwiązywanie problemów. Wręcz przeciwnie, wywołuje więcej stresu i zwątpienia w siebie. O wiele lepiej jest zostawić ludzi do wykonywania ich pracy i ocenić wyniki, gdy to się skończy.

9. Zapomnij o doskonałości

Nie ma czegoś takiego jak doskonały. Każdy człowiek ma swoje mocne i słabe strony, a błędem jest obciążanie kogoś własną koncepcją tego, jak powinna wyglądać doskonałość.

Istnieje wiele podejść do obsługi zadania. Tylko dlatego, że ktoś ma inny przepływ pracy lub alternatywne rozwiązania, które różnią się od twojego, nie oznacza, że ​​nie wykonuje swojej pracy dobrze.

Ogólnie myśl o szerszym obrazie i nie karaj swoich pracowników za niektóre z ich niedoskonałości. Wręcz przeciwnie, świetny lider widzi możliwości uczenia pracowników i zachęcania ich do ciągłego doskonalenia się.

Oczywiście, jeśli zauważysz, że ktoś powtarza ten sam błąd, być może będziesz musiał wkroczyć, po prostu pamiętaj, jak podchodzisz do sytuacji. Ponownie celem jest zachęcanie pracowników, a nie demotywowanie ich.

Oznaki mikrozarządzania

Biorąc to wszystko pod uwagę, często menedżerowie polegają na silnym mikrozarządzaniu swoim zespołem, niekoniecznie zdając sobie z tego sprawę. Jak więc odróżnić mikrozarządzanie od przywództwa?

Oto niektóre z najczęstszych objawów mikrozarządzania:

• Pracownicy boją się dzielić pomysłami . Twoje pragnienie kontrolowania wszystkich procesów może wymykać się spod kontroli. Bardzo szybkim sposobem sprawdzenia tego jest rozejrzenie się i zadawanie sobie pytania, czy Twoi pracownicy dzielą się z Tobą opiniami i pomysłami. Jeśli nie, to bardzo prawdopodobne, że je stresujesz, a oni czują, że lepiej zachować swoje myśli dla siebie, zamiast ryzykować twoją negatywną reakcją. Dodatkowo, prawdopodobnie stałeś się kimś, kto zawsze musi podejmować wszystkie decyzje. W efekcie Twoi pracownicy są najprawdopodobniej oporni na podejmowanie decyzji bez konsultacji z Tobą.
• Nie widzisz szerszego obrazu . Czy jesteś zbyt skupiony na każdym szczególe? Zapominasz o szerszym obrazie? Może jesteś zbyt zaangażowany w małe drobiazgi, które nie są tak ważne w wielkim schemacie rzeczy? Jeśli odpowiedzi brzmią „tak”, to prawie na pewno jesteś szefem mikrozarządzania. Powinieneś bardziej się zrelaksować. Możesz zostawić swój zespół, aby wykonywał swoją pracę i dbał o szczegóły. W roli lidera musisz być bardziej świadomy wyników końcowych i oczywiście ufać swojemu zespołowi, że osiągnie te wyniki.
• Musisz wszystko nadzorować . Jesteś zaangażowany w każdy proces w organizacji. Ponadto szczerze myślisz, że żadne zadanie nie może się rozwijać bez Twojego nadzoru. Może czasami myślisz, że łatwiej byłoby Ci poradzić sobie z całą pracą, zamiast wszystkiego monitorować i nadzorować. Sprawdzenie rzeczywistości – nie jesteś ani największym żyjącym człowiekiem, ani niezastąpionym. W porządku. Lepiej nauczyć się, jak dobrze sobie radzić z delegowaniem zadań, ufaniem współpracownikom w wykonywaniu ich pracy i skupianiem się na własnej pracy.

Czy mikrozarządzanie może być dobre?

Jak w przypadku większości rzeczy w życiu, odpowiedź brzmi: to zależy. Jasne, mikrozarządzanie nie jest świetnym podejściem w 90% sytuacji, jednak w niektórych przypadkach może być pomocne.

Na przykład, właśnie zatrudniłeś nowego, bardzo niedoświadczonego pracownika, którego na początku wystarczy trzymać za rękę. W takiej sytuacji dobrze jest mieć na miejscu miłe doświadczenie onboardingowe. Czasami jednak, zwłaszcza w mniejszych zespołach, trzeba być do dyspozycji nowej osoby praktycznie przez cały dzień pracy.

Oczywiście, jeśli podejmiesz takie podejście, ważne jest, aby przyznać, że powinieneś przestać to robić w pewnym momencie, aby uniknąć zbytniego uzależnienia pracownika od Ciebie. Oczywiście wszystko zależy od rodzaju osoby, z którą masz do czynienia i tego, jak wolą przystosować się do nowych doświadczeń.

Pamiętaj, że ponad dwie trzecie pracowników rozważyłoby rezygnację z pracy, ponieważ podlegają mikrozarządzaniu. Najczęściej więc mikrozarządzanie nie jest drogą, którą chcesz podążać.

Wniosek

Mikrozarządzanie przynosi efekt przeciwny do zamierzonego, stresujące i generalnie nie jest dobre dla wszystkich zaangażowanych osób.

Postępując zgodnie z naszymi strategiami, jak uniknąć mikrozarządzania, możesz zwiększyć produktywność i szczęście swoich pracowników. W ten sposób dajesz im możliwość rozwijania swoich umiejętności.

Pamiętaj, że dobry lider radzi sobie z sytuacjami, mając na uwadze zalety i wady swoich pracowników, więc nie polegaj wyłącznie na ogólnych poradach. Zamiast tego poznaj swoich pracowników i postaraj się podejmować najbardziej odpowiednie działania w zależności od ich cech.