Jak upewnić się, że Twój e-mail przejdzie — i zostanie przeczytany

Od redakcji: jest to post gościnny z GlockApps, narzędzia, którego używamy osobiście i polecamy wszystkim klientom Mailshake, aby sprawdzić i poprawić dostarczalność ich zimnych e-maili.

Zanim będziesz mógł się martwić o to, że Twoje e-maile zostaną przeczytane, musisz upewnić się, że faktycznie trafiają do skrzynek odbiorczych Twoich czytelników. Na to, czy wiadomość e-mail trafi do zamierzonego miejsca docelowego, może mieć wpływ wiele czynników, w tym domena nadawcy, adres IP, adres e-mail i szablon wiadomości e-mail.

Ponieważ dostawcy skrzynek pocztowych często nie chcą pomagać nadawcom w przypadku problemów z dostarczaniem wiadomości e-mail, nie ma łatwego sposobu, aby z całą pewnością stwierdzić, dlaczego niektóre wiadomości e-mail są filtrowane jako spam. Możesz przeprowadzić test dostarczalności wiadomości i uzyskać wysokie wyniki dla adresu IP, domeny i treści, ale nadal masz niski współczynnik skrzynki odbiorczej.

Aby pomóc rozwiązać tę zagadkę i pomóc e-mail marketerom określić rzeczy, które wpływają na ich dostarczalność, postanowiłem przeprowadzić studium przypadku z prawdziwymi testami e-mailowymi. Sięgnąłem do folderu spamu Gmaila i znalazłem wiadomość, którą otrzymałem od MarketingProfs, która wydawała się dobrze pasować do mojego studium przypadku. Oto e-mail:

Przeprowadziłem kilka testów dla tej wiadomości za pomocą GlockApps i udało mi się podnieść wskaźnik skrzynki odbiorczej z 54% do 90%.

Przyjrzyjmy się bliżej temu, co się stało.

Mój pierwszy test polegał na wysłaniu oryginalnej wiadomości przez serwer SMTP naszej firmy oraz z firmowego adresu e-mail. Lista testowa składała się z 78 adresów e-mail skonfigurowanych u różnych dostawców usług internetowych, w tym dużego 5: AOL, Gmail, Hotmail, Outlook i Yahoo.

Wynik nie był straszny, ale nie do końca to, co chcielibyśmy zobaczyć w naszych kampaniach e-mailowych:

• Skrzynka odbiorcza – 54,8% (wskaźnik skrzynki odbiorczej to procent wiadomości, które trafiają do skrzynki odbiorczej)
• Karty – 23,3% (wskaźnik kart to odsetek wiadomości wysłanych do różnych kart skrzynki odbiorczej, takich jak Promocje w Gmailu lub Newsletter w Netcourrier.com)
• Spam – 17,8% (Współczynnik spamu to procent wiadomości wysłanych do folderu Spam)
• Brakujące – 4,1% (wskaźnik braków to odsetek wiadomości niedostarczonych do testowych skrzynek pocztowych)

Oto podział głównych dostawców:

• AOL – 100% Skrzynka odbiorcza
• Gmail i G Suite – 100% promocji
• Hotmail – 100% Skrzynka odbiorcza
• Perspektywy: 8,33% Skrzynka odbiorcza – 91,67% Spam
• Yahoo!Mail – 100% skrzynki odbiorczej

Outlook i Gmail wyraźnie wyróżniały się jako główne obszary wymagające poprawy.

Zastanawiałem się, jak zoptymalizować e-mail, aby trafiał do skrzynki odbiorczej Outlooka i „Podstawowej” skrzynki odbiorczej Gmaila, i zacząłem usuwać pewne elementy treści, aby przetestować dostarczalność po każdej zmianie.

Zdjęcie usunąłem i przetestowałem. Bez różnicy. Ogólna skrzynka odbiorcza, karty i współczynniki spamu były prawie takie same jak w pierwszym teście, a wiadomość trafiła na kartę „Promocje” Gmaila i „Spam” w Outlooku.

Następnie usunąłem mały tekst z linkami u góry — to też nie pomogło. Usunąłem dwa linki w treści i skróciłem stopkę. Brak szczęścia. Gmail nadal wyświetlał „Promocje”, a Outlook wyświetlał „Spam”.

Następnie usunąłem przycisk „Zarejestruj się” i zamiast tego dodałem jeden link.

Poprawiona dostarczalność!

Więcej e-maili trafiło do skrzynki odbiorczej zamiast do zakładek: Skrzynka odbiorcza – 72,6%, Zakładki – 5,5% i Spam – 17,8%.

Gmail wysłał tę wersję wiadomości do karty „Podstawowe” dla prawie wszystkich testowych adresów e-mail. Jednak Outlook nadal wysyłał go do spamu. Testy jeszcze się nie skończyły.

Pomyślałem, że warto wypróbować inny serwer SMTP, ponieważ reputacja wysyłającego adresu IP ma znaczenie. Oryginalną wiadomość wysłałem na listę testową korzystając z naszego firmowego konta e-mail w Amazon SES bez wprowadzania jakichkolwiek zmian w treści. Adres e-mail nadawcy był taki sam jak w poprzednich testach.

Współczynnik spamu w tym teście znacznie spadł: wyniósł tylko 1,4% w porównaniu z 17,8%, gdy ta sama wiadomość została wysłana przez serwer SMTP naszej firmy.

Poniżej znajdują się wyniki dwóch testów, więc sam możesz się o tym przekonać.

Oryginalna wiadomość wysłana przez firmowy SMTP:

Oryginalna wiadomość wysłana przez Amazon SES:

Ten test również znacznie poprawił wyniki Outlooka: wiadomość została wysłana do skrzynki odbiorczej na wszystkie testowe adresy e-mail. Jednak Gmail nadal wysłał wiadomość do „Promocji”.

Postanowiłem przeprowadzić jeszcze jeden test, aby sprawdzić, czy mogę uzyskać jeszcze lepsze wyniki: przetestowałem zoptymalizowaną wiadomość, wysyłając ją na listę nasion za pomocą Amazon SES. Wyniki były imponujące! Wskaźnik skrzynki odbiorczej skoczył do 90,4%, a wskaźnik kart spadł do 4,1%. Otrzymałem 100% wskaźnik skrzynki odbiorczej z adresami e-mail w Outlooku, a w przypadku Gmaila tylko 2 z 14 testowych adresów e-mail otrzymało wiadomość w zakładce „Promocje”.

Zoptymalizowana wiadomość wysłana przez firmowy SMTP:

Zoptymalizowana wiadomość wysłana przez Amazon SES:

Więc co jest na wynos? Nigdy nie dowiesz się, dlaczego Twoje wiadomości kończą jako spam, jeśli ich nie przetestujesz — testowanie dostarczania poczty e-mail powinno być obowiązkowym etapem każdego programu pocztowego. Zalecamy testowanie wiadomości e-mail, wprowadzając najpierw proste zmiany, takie jak usuwanie obrazów, linków i przycisków oraz testowanie po każdej zmianie. Dobrym pomysłem jest również przetestowanie wersji wiadomości w postaci zwykłego tekstu i sprawdzenie, jak działa. Czasami może być konieczna zmiana szablonu wiadomości e-mail.

Jeśli nic nie pomaga, może być konieczna zmiana dostawcy usług poczty e-mail, serwera SMTP, konta wysyłającego lub domeny wysyłającej. Wszystko ma znaczenie i może mieć wpływ na to, czy Twoja wiadomość trafi do skrzynki odbiorczej odbiorcy.

To powiedziawszy, twoja reputacja nadawcy jest głównym kluczem do sukcesu. Reputacja nadawcy jest obliczana przez każdego dostawcę usług internetowych na podstawie takich wskaźników, jak:

• Ilość e-maili wysyłanych z domeny/IP
• Częstotliwość wysyłania (stały ruch lub duże wysyłki z długimi przerwami ciszy)
• Procent odrzuconych wiadomości e-mail (wysoki odsetek sygnalizuje złe praktyki zarządzania listami)
• Odsetek wiadomości e-mail zgłoszonych przez użytkowników jako spam (wysoki odsetek oznacza niechciane wiadomości e-mail
• Procent trafień w pułapkę spamową (wysoki odsetek sygnalizuje złe metody pozyskiwania wiadomości e-mail)

Jeśli zauważysz znaczny, niewyjaśniony spadek wskaźnika otwarć wiadomości e-mail, który nie poprawia się z czasem lub się pogarsza, prawdopodobnie jest to problem z reputacją nadawcy.

Zacznij od przetestowania dostarczalności za pomocą narzędzia do testowania poczty e-mail, takiego jak GlockApps. Jeśli wskaźnik spamu jest wysoki, oto kroki, które możesz podjąć, aby przywrócić reputację nadawcy:

1. Sprawdź konfigurację domeny

Jeśli w Twojej domenie występują problemy z uwierzytelnianiem (SPF, DKIM lub DMARC), wielu dostawców skrzynek pocztowych filtruje Twoje e-maile do folderu spamu.

2. Analizuj dane DMARC

Raporty DMARC pozwalają uzyskać większą widoczność wszystkich źródeł e-mail wysyłających e-maile w imieniu Twojej domeny. Będziesz w stanie stwierdzić, czy Twoja domena była używana przez osoby podszywające się pod e-maile czy spamerów, i możesz zatrzymać podszywanie się pod e-maile, stosując zasadę p=reject DMARC.

Oprócz blokowania prób spoofingu, egzekwowanie DMARC pozwoli Ci na używanie BIMI, czyli wskaźników marki do identyfikacji wiadomości, standardu rozpoznawania marki. BIMI to nowy standard, którego nadawcy mogą używać, aby klienci poczty e-mail wyświetlali swoje logo obok adresu e-mail Od w skrzynce odbiorczej odbiorcy. BIMI pomaga zapewnić widoczność wiadomości e-mail, rozpoznawalność marki i dostarczanie, ponieważ dostawcy skrzynek pocztowych mają większe zaufanie do nadawców z silnym uwierzytelnianiem wiadomości e-mail.

3. Sprawdź swój adres IP

Sprawdź swój adres IP nadawcy na popularnych czarnych listach, zwłaszcza jeśli wysyłasz z dedykowanego adresu IP. Jeśli jest na czarnej liście, przejdź przez proces usuwania.

4. Zarządzaj swoją listą e-mail

Zweryfikuj swoją listę i usuń e-maile z twardym odbiciem. Terminowo obsługuj wiadomości e-mail o odesłaniu, e-maile FBL i użytkowników bez subskrypcji.

5. Rozgrzej swoją domenę/IP

Podziel listę e-mailową na podstawie otwarć e-maili i przenieś na nową listę najbardziej aktywnych odbiorców, którzy otwierali Twoje wiadomości w ciągu ostatnich 3-6 miesięcy. Jeśli wysyłasz często, użyj 3-miesięcznego okresu, jeśli wysyłasz rzadko, użyj 6-miesięcznego okresu. Wysyłaj e-maile tylko do najbardziej aktywnej listy. Jeśli lista jest duża, zacznij od 1000 e-maili na wysłanie i za każdym razem podwajaj ilość.

6. Sprawdź zawartość

Przepuszczaj swoją wiadomość przez filtry antyspamowe, aby sprawdzić, czy nie zawiera ryzykownych linków, kodu HTML, załączników i jakie są jej oceny. Upewnij się, że wysyłasz odpowiednią treść. Jeśli masz różne rodzaje subskrypcji, uszanuj wybór odbiorcy.

Jak pomaga GlockApps

Narzędzia GlockApps mogą pomóc Ci zrozumieć i zastosować SPF, DKIM i DMARC, aby pomóc Twojej organizacji w dostarczaniu wiadomości e-mail.

GlockApps zapewnia monitor DMARC do tworzenia rekordów DMARC i odbierania danych o źródłach poczty wysyłających wiadomości zgodne i niezgodne z SPF, DKIM i DMARC.

GlockApps ma darmowe narzędzie SPF, w którym możesz wprowadzić swoją domenę i sprawdzić jej rekord SPF. Możesz również skorzystać z bezpłatnego Inspektora BIMI w GlockApps, aby sprawdzić dostarczoną domenę pod kątem rekordu BIMI.

Narzędzie przeprowadzi szereg testów diagnostycznych względem rekordu, aby zapewnić jego zgodność ze standardami i dostępność logo dla dostawców skrzynek odbiorczych. Inspektor BIMI umożliwia również utworzenie rekordu BIMI z certyfikatem VMC (w tej chwili opcjonalny, ale będzie wymagany, gdy certyfikat VMC stanie się obowiązkowy).

Wreszcie, narzędzia do testowania poczty e-mail GlockApps zapewniają dogłębną analizę infrastruktury wysyłania, kodu HTML i nagłówków wiadomości e-mail oraz zapewniają wgląd w umieszczanie wiadomości e-mail u popularnych dostawców skrzynek odbiorczych. Otrzymasz wykonalne kroki, które należy wykonać, aby zoptymalizować i poprawić dostarczalność wiadomości e-mail.

Końcowe przemyślenia

Postępowanie zgodnie z najlepszymi praktykami dotyczącymi poczty e-mail, monitorowanie stanu systemu wysyłania, testowanie i optymalizacja wiadomości e-mail są kluczowe, jeśli chcesz odnieść sukces. Może minąć kilka miesięcy, zanim zobaczysz poprawę w dostarczaniu do skrzynki odbiorczej, ale wszystko będzie tego warte, ponieważ jeśli nie trafisz do skrzynki odbiorczej, nic więcej nie ma znaczenia!

Julie Gulevich

Julia Gulevich jest ekspertem ds. marketingu e-mailowego i dostarczalności oraz konsultantem ds. obsługi klienta w firmie G-Lock Software z ponad 15-letnim doświadczeniem. Jest autorką wielu artykułów, gazet i e-booków o e-mail marketingu, budowaniu list i dostarczalności e-maili.