Pielęgnacja Backlogu Produktu

Niezależnie od tego, czy nazwiesz to dopracowywaniem zaległości, czy opracowywaniem zaległości, jest to kluczowe zadanie dla menedżerów produktu i ich zespołów. Rejestr produktu zawsze będzie istniał, ale nie wszystkie pozycje w tym rejestrze są sobie równe.

Co to jest pielęgnacja zaległości?

Uporządkowanie zaległości umożliwia menedżerowi produktu lub właścicielowi produktu upewnienie się, że na ich liście zaległości produktów znajduje się odpowiednia liczba pozycji i że są one wymienione w kolejności priorytetów.

Tworzenie zaległości nie jest czynnością jednorazową, ale taką, która jest regularnie powtarzana i może być zaplanowana jako trwająca w projekcie, zwykle przez właściciela produktu, menedżera produktu i odpowiednich interesariuszy.

Co to jest spotkanie dotyczące zaległości?

Spotkanie poświęcone groomingowi zaległości to jedno z 5 zwinnych spotkań lub ceremonii scrum. Znany jest pod wieloma nazwami, takimi jak pielęgnacja zaległości, udoskonalanie zaległości lub zarządzanie zaległościami.

Niezależnie od nazwy, której chcesz użyć, cel sesji jest taki sam: posprzątaj zaległości, aby pomóc w płynnym przejściu z jednego zwinnego sprintu do następnego. Jest to działanie, które zostało szeroko przyjęte w scrum i zwinnym zarządzaniu projektami.

Podczas planowania wstępnego zespoły usuną te historyjki użytkownika i zadania, które są nieaktualne. Dodadzą również nowe historyjki użytkowników, które są niezbędne ze względu na nowo odkryte spostrzeżenia użytkowników. Jeśli istnieją duże historyjki użytkowników, zwane eposami, są one dzielone na mniejsze. Zespoły przeanalizują również priorytety i w razie potrzeby zmienią kolejność historyjek użytkowników.

To dużo oprogramowania do zarządzania zaległościami i zarządzania projektami, które może pomóc w organizacji zmian i komunikowaniu ich. ProjectManager to oparte na chmurze oprogramowanie do pracy i zarządzania projektami, które zapewnia elastyczność niezbędną zespołom scrum do udoskonalania zaległości. Nasze tablice kanban pozwalają zespołom zarządzać swoimi zaległościami, a następnie współpracować w czasie rzeczywistym w celu planowania sprintów. Menedżerowie uzyskują przejrzystość procesu swojego zespołu i mogą realokować zasoby, aby uniknąć wąskich gardeł.

Kto powinien uczestniczyć w spotkaniach poświęconych zaległościom?

Proces utrzymywania zaległości jest zwykle kierowany przez właściciela produktu lub menedżera produktu. Zwykle prowadzą spotkania i upewniają się, że wszystko idzie dobrze. Ktoś, kto pomaga w załatwianiu zaległości, jest oczywiście obecny. Jeśli chodzi o inne, może to zależeć od Twojej organizacji i tego, jak bardzo jest oddana scrumowi i zwinnemu zarządzaniu projektami.

Często mają tam swoich przedstawicieli zespoły ds. sukcesu klienta, wsparcia i kontroli jakości. Mogą zaoferować wgląd w proces. Nie zaleca się jednak angażowania zbyt wielu osób w ten proces współpracy. Może łatwo stać się przytłaczające i bezproduktywne. Dlatego zespoły scrum używają oprogramowania do zarządzania projektami, aby ułatwić współpracę w zespole.

Powiązane: Porównanie najlepszego oprogramowania do zarządzania projektami na rok 2022

Zaległości pielęgnacyjne

Proces opracowywania backlogu obejmuje wiele zadań. Menedżerowie produktu muszą równoważyć potrzeby swoich interesariuszy, zespołu i celów projektu. Oczywiście muszą wziąć pod uwagę swoje zasoby i moc narzędzi do zarządzania projektami. Niektóre z działań wymaganych do utrzymania zdrowych zaległości zostały przedstawione poniżej.

Wyeliminuj i dodaj historie użytkowników

Jednym z bardziej podstawowych manewrów związanych z opracowywaniem zaległości jest pozbywanie się historyjek użytkowników, które nie wydają się już istotne. Po prostu staną na drodze twoich postępów. Jednak ponieważ niektóre historyjki użytkowników wypadają z zaległości, inne staną się ważne, aby je uwzględnić. W trakcie projektu pojawią się nowe potrzeby, aw odpowiedzi te nowe historyjki użytkowników będą musiały zostać dodane do zaległości.

Aktualizuj priorytety i szacunki

Jednocześnie zmienią się priorytety. Muszą one znaleźć odzwierciedlenie w backlogu produktu i na liście historii użytkowników. Dlatego pielęgnacja zaległości jest regularną ponowną oceną priorytetu tych historyjek użytkownika. Szacunki również się zmienią. Te zmiany muszą znaleźć odzwierciedlenie w zaległościach. Czasy mogą się kurczyć lub wydłużać w miarę odkrywania nowych informacji, a te zmiany muszą być regularnie aktualizowane.

Dzielenie historii użytkownika

Ponadto chcesz podzielić historyjki użytkowników, które stały się większe niż powinny, co nazywa się dzieleniem. Odbywa się to w przypadku historyjek użytkownika, które mają wysoki priorytet, ale są zbyt duże, aby wygodnie zmieścić się w nadchodzącej iteracji.

Korzyści z pielęgnacji zaległości

Może myślisz, że całe to uwodzenie sprawia więcej kłopotów niż jest warte. Może jesteś prokrastynatorem, który lubi czekać do ostatniej chwili, aby przygotować wszystkie zadania do następnego sprintu. Cóż, z pewnością istnieją korzyści z regularnego dbania o zaległości, a niektóre z tych korzyści zostały omówione poniżej.

1. Zwiększa wydajność zespołu

Największą motywacją do angażowania się w opracowywanie zaległości jest pomaganie zespołom w ciągłym dążeniu do przodu i zwiększaniu ogólnej produktywności. Ponieważ historyjka użytkownika jest już dobrze zdefiniowana, nie wymaga dalszej dyskusji.

Jednak planowanie sprintu jest ważne, a lepsze zaległości pomogą zaplanować je bardziej efektywnie. Nie oznacza to, że zaległości są obciążone szczegółami, po prostu musi być gotowy do pracy.

2. Zarządza chaosem zaległości

Backlog jest stale uzupełniany przez menedżera produktu lub, w zależności od organizacji, testerów QA, programistów lub innych członków zespołu. Może to prowadzić do luźnych i bałaganiarskich zaległości.

Dlatego pielęgnacja zaległości jest sposobem na uporządkowanie tej pozornie chaotycznej listy i uporządkowanie jej tak, aby była to łatwa w zarządzaniu lista zadań, z której zespół może korzystać.

3. Aktualizuje wszystkich

Kolejną korzyścią z pielęgnacji zaległości jest to, że każdy może zobaczyć, na jakim etapie znajduje się zespół produktowy pod względem różnych funkcji, projektów, poprawek błędów i ulepszeń. To sposób na zachowanie przejrzystości wśród wszystkich członków zespołu, dzięki czemu żaden z nich nie jest nieświadomy aktualnego stanu wydarzeń.

Dzięki zadbanym zaległościom nikt nie musi pytać drugiej osoby, co się dzieje. Im mniej przerw, tym bardziej wydajna praca.

4. Dostarcza nowe informacje

Backlog grooming to także narzędzie komunikacji. Wiele osób korzysta z zaległości, więc gdy jest aktualizowany, informacje są rozpowszechniane w całym zespole. Oznacza to, że wszyscy są na tej samej stronie, ale jest to również ulica dwukierunkowa. Zespoły informacyjne otrzymują informacje zwrotne, a backlog zbiera również informacje zwrotne od klientów podczas demonstracji na żywo.

Najlepsze praktyki w zakresie pielęgnacji zaległości

Jak już wspomniano, trwa przygotowywanie zaległości. Zazwyczaj aktualizacje te są dokonywane podczas spotkań z odpowiednimi interesariuszami. Właściciel produktu poprowadzi spotkanie i poprosi wszystkich o przejrzenie istniejących historyjek użytkowników, aby zdecydować, które z nich można usunąć z listy zaległości. W tym momencie można również dodać historyjki użytkownika lub podzielić je, aby były łatwiejsze w zarządzaniu. Oto kilka wskazówek, dzięki którym postęp będzie bardziej efektywny.

Zrób to GŁĘBOKO

Adwokat Agile Roman Pichler wymyślił akronim DEEP, który oznacza odpowiednio szczegółowe, oszacowane, pojawiające się i uszeregowane według priorytetów. Opisują one dobrze zarządzane zaległości.

„Odpowiednio szczegółowo” oznacza, że ​​elementy o wyższym priorytecie powinny zawierać więcej szczegółów niż te o niższym priorytecie. Pozycje zaległości należy „oszacować”, aby zrozumieć koszt wdrożenia. „Emergent” stwierdza, że ​​backlog jest dynamiczny i zawsze przechodzi od pomysłu do ukończonej pracy. „Priorytetyzacja” mówi o tym, która pozycja jest najważniejsza i musi być skierowana przed innymi. Znajdują się one na szczycie listy, która jako ostatnia przechodzi do najniższego priorytetu.

Miej lepsze spotkania

Prace związane z opracowywaniem zaległości zwykle wykonuje się na spotkaniu, więc bardziej efektywne prowadzenie tych spotkań zapewnia bardziej wydajne zaległości. Dlatego nie zawsze musisz wszystkich zapraszać. Jedyną niezbędną osobą jest właściciel produktu. Następnie zaproś tylko tych, którzy są w danym momencie istotni. Jeśli wymagany jest wkład innych osób, które nie są potrzebne na spotkaniu, należy uzyskać te informacje przed spotkaniem.

Jak przy każdym spotkaniu, przyjdź przygotowany. Miej plan z jasno określonymi celami i upewnij się, że wszyscy zebrani są świadomi, jakie są te cele i jak mają się przyczynić do ich osiągnięcia. Wreszcie, niech spotkanie będzie krótkie. Chociaż spotkania zwykle trwają długo, najlepiej je skrócić. Wiedz, co należy zrobić, i spotykaj się może co dwa tygodnie przez godzinę lub dwie.

Miej na uwadze klientów

Uporządkowanie zaległości musi mieć drogowskaz do naśladowania, a przewodnikiem jest zawsze klient. Pomyśl o nich jako o nadaniu priorytetu zaległościom. Klienci mogą być jak reguła, według której mierzy się wszystko inne. Produkt jest produkowany dla klientów, dlatego klienci są miejscem docelowym, które zawsze należy mieć na oku.

Zidentyfikuj zależności

Czasami zdarzają się historyjki użytkownika lub zadania, które nie mogą się rozpocząć, dopóki inne nie zostaną ukończone. Te zależności, jeśli nie zostaną zidentyfikowane, mogą blokować członków zespołu i opóźniać postęp. Dlatego pamiętaj, aby zidentyfikować wszelkie zależności podczas opracowywania zaległości.

Miej dwa sprinty, nad którymi warto popracować

Po zakończeniu sesji opracowywania backlogu powinny pojawić się dwa sprinty z historyjek użytkowników, nad którymi zespół jest gotowy do pracy. W ten sposób mają wystarczająco dużo pracy, aby utrzymać ich zaangażowanie do następnego porządkowania zaległości, a także pracować, jeśli priorytety ulegną zmianie.

Słuchaj podczas procesu udoskonalania

Ta rada jest dobra w niezliczonych sytuacjach, zarówno osobistych, jak i zawodowych, i bez względu na to, jak często jest powtarzana, zawsze wymaga dalszej uwagi. Chociaż program z określonymi celami ma kluczowe znaczenie dla inteligentnego dbania o zaległości, nie oznacza to, że jest wyryty w kamieniu. Właściciel produktu musi zachować otwarty umysł i słuchać tego, co zespół ma do powiedzenia, ewentualnie dostosowując się do potrzeb.

Być profesjonalistą

Na spotkaniu poświęconym groomingowi zaległości będą różne opinie, ale wszyscy w zespole pracują nad stworzeniem najlepszego produktu. Mogą kłócić się, jak to zrobić, ale ich motywacją jest pasja i doświadczenie. Właściciel produktu lub menedżer musi o tym pamiętać i postępować uprzejmie wobec wszystkich. Niech wszyscy będą słyszani i szanowani, ale utrzymuj skupienie zespołu.

Jak ProjectManager pomaga z zaległościami

ProjectManager to wielokrotnie nagradzane oprogramowanie do zarządzania pracą i projektami, które łączy zespoły scrumowe i ułatwia proces pielęgnacji produktu. Ale to znacznie więcej, jeśli chodzi o łączenie zespołów, bez względu na to, gdzie się znajdują, jak pracują i w jakim dziale się znajdują. Nasze oprogramowanie hybrydowe oznacza, że ​​elastyczne i tradycyjne zespoły mogą razem pracować wydajniej.

Automatyzacja procesów kontroli jakości i produktywności

Skoncentruj swój zespół na sprincie dzięki automatyzacji przepływu pracy i zatwierdzaniu zadań. Menedżerowie mogą ustawić dowolną liczbę wyzwalaczy, które zwalniają określone działania, uwalniając ich zespół od zajętej pracy. Aby upewnić się, że żadna historyjka użytkownika nie zostanie nieprawidłowo wypełniona, istnieje zatwierdzenie zadania, dzięki czemu tylko osoby upoważnione do zmiany statusu zadania mogą przenieść go do kolumny wykonanej w kanbanie.

Wiele widoków dla lepszej współpracy

Kanban jest ulubieńcem zespołów scrumowych, ale czasami pracujesz z działami, które mają bardziej tradycyjne metodologie. Nasze narzędzie hybrydowe ma wiele widoków projektów, które pozwalają każdemu pracować tak, jak chce. Wykresy Gantta do planowania, listy zadań do własnej pracy, widoki arkuszy i kalendarzy — pracuj tak, jak chcesz. Wszystkie dane są aktualizowane w czasie rzeczywistym we wszystkich widokach, dzięki czemu istnieje jedno źródło prawdy, które utrzymuje wszystkich na tej samej stronie.

Nasze oprogramowanie pozwala na bieżąco informować wszystkich członków zespołu o zmianach pozycji w zaległościach. Inni członkowie zespołu są natychmiast powiadamiani o zmianach za pomocą alertów e-mail. Wszyscy pozostają na bieżąco. Członkowie zespołu są również powiadamiani, gdy przydzielono im zadanie. Jeśli nastąpi zmiana terminu, będziesz o tym wiedział i możesz odpowiednio dostosować swój sprint. Komunikacja z ProjectManagerem jest zawsze jasna.

Pielęgnacja zaległości to sposób na wyeliminowanie nieefektywności i wydajniejszą pracę. ProjectManager to oparte na chmurze oprogramowanie do zarządzania projektami z funkcjami, które pomagają menedżerom produktów w zarządzaniu zaległościami i nie tylko. Tablice Kanban zbierają historie użytkowników i udostępniają je zespołowi, który może następnie aktualizować swoje postępy w dowolnym miejscu i czasie, aby wszyscy współpracowali. Wypróbuj sam dzięki tej bezpłatnej 30-dniowej wersji próbnej.