Przygotowywanie Back Office na sezon świątecznych wyprzedaży

Ponieważ klienci robią zakupy online częściej niż kiedykolwiek wcześniej, sezon świąteczny 2021 zapowiada się na wielki rok dla e-commerce. Przewiduje się, że sprzedaż internetowa w USA wzrośnie o 11,3% w porównaniu z danymi z 2020 r. do 207 miliardów dolarów, co stanowi rekordowe 18,9% całkowitej sprzedaży detalicznej w okresie świątecznym.

Zwiększenie liczby zamówień jest ekscytujące, ale nadążanie za popytem może być trudne. Co się stanie, jeśli zabraknie Ci zapasów lub nie możesz wysłać swoich produktów wystarczająco szybko? Negatywne wrażenia podczas wakacji mogą zaszkodzić reputacji Twojej marki i potencjalnie stracić klientów. Ważne jest, aby Twoja strategia zaplecza i realizacji była przygotowana na napływ zamówień, dzięki czemu możesz zmaksymalizować wzrost, zapewniając jednocześnie doskonałe wrażenia klientów.

Jest jeszcze czas, aby upewnić się, że Twoje operacje i procesy realizacji są w doskonałej kondycji. Aby pomóc Ci się przygotować, oto kilka wskazówek, które zapewnią udany okres świąteczny.

1. Zatrudnij pracowników sezonowych

Zastanów się nad zatrudnieniem pracowników sezonowych, którzy pomogą nadążyć za popytem i poprawią wydajność Twojego back-office. Możesz dostosować wielkość swojej siły roboczej, aby sprostać konkretnym potrzebom urlopowym i zaoszczędzić pieniądze, zamiast nadal płacić za pracowników pełnoetatowych po wakacjach. Dla Devina Montgomery, jednego z właścicieli Skiis & Biikes, zwiększenie liczby pracowników podczas wakacji jest niezbędne w ich działalności.

Z każdym sezonem świątecznym dodajemy około 35% więcej pracowników. Szczególnie w tym roku bardzo trudno było znaleźć nowych członków zespołu. Czuję, że każda firma tego doświadcza. Główne role, które zatrudniamy, to realizacja (wysyłka, kompletacja, kierowcy do transferów między sklepami i odbiorem), obsługa klienta i merchandising online.

Nie zapomnij wprowadzić nowego zespołu, aby działał na tym samym poziomie, co Twoi pełnoetatowi pracownicy. Przygotuj plan treningowy, aby jak najszybciej przyspieszyć. Stwórz listę kontrolną, którą mogą śledzić podczas orientacji, zawierającą szczegółowe informacje na temat Twoich produktów i marki, procesów magazynowych i realizacji, polityki zwrotów oraz oczekiwań od nich.

2. Optymalizuj procesy realizacji

Ważne jest, aby zaplanować, jak, kiedy i czego będziesz potrzebować do realizacji zamówień.

Priorytetowe zamówienia

Najpierw ustal najlepszy sposób nadawania priorytetów zamówieniom, aby nie tracić czasu na zastanawianie się, od czego zacząć, gdy sprzedaż wzrośnie. Na przykład możesz ustalać priorytety zamówień według kolejności zgłoszeń i sortować zamówienia według daty, aby szybko znaleźć najnowsze. Inną popularną alternatywą jest ustalanie priorytetów według statusu klienta. Możesz skonfigurować tagi zamówień lub klientów, aby zidentyfikować zamówienia od klientów VIP i najpierw je zrealizować. Możesz też oprzeć się na metodzie dostawy (statek, dostawa lokalna lub odbiór lokalny) lub miejscu docelowym (międzynarodowy a krajowy), dzięki czemu dokładnie wiesz, co zrobić z tymi zamówieniami po ich zapakowaniu. Gdy już wiesz, jak chcesz uporządkować zamówienia i ustalić ich priorytety, zachowaj ten widok na okres świątecznej wyprzedaży.

Zaopatrz swoją stację paliw

Przygotuj stanowiska kompletacji i pakowania ze wszystkimi niezbędnymi materiałami do pakowania produktów.

• Upewnij się, że drukarka ma wystarczającą ilość atramentu i papieru do drukowania listów przewozowych i etykiet wysyłkowych. Przygotuj wkłady na wypadek, gdyby się skończyły.
• Zaopatrz się w świąteczne materiały do ​​pakowania prezentów, naklejki i inne materiały promocyjne, aby zapewnić niezapomniane wrażenia z rozpakowywania.
• Aby uzyskać osobisty kontakt, napisz z wyprzedzeniem notatki z podziękowaniami, aby umieścić je w swoich pakietach.
• Zapewnij swoim pracownikom instrukcje dotyczące pakowania, zwłaszcza jeśli masz różnorodne produkty, które wymagają innego opakowania i pielęgnacji.

Upewnij się, że szczegóły zamówienia są dokładne

Upewnij się, że masz informacje potrzebne do realizacji zamówień w miarę ich przychodzenia. Najlepszą praktyką jest wcześniejsze dodanie wagi i wymiarów do swoich produktów. W ten sposób, jeśli chodzi o realizację zamówienia, możesz łatwo dobrać odpowiednie opakowanie dla produktów w tym zamówieniu.

Możesz również sprawdzić szczegóły produktu, klienta i płatności. To dobra okazja, aby skontaktować się z klientem i dokonać niezbędnych zmian w zamówieniu, jeśli coś wygląda nie tak. Po potwierdzeniu wszystkich szczegółów dodaj informacje o wysyłce i śledzeniu dla każdego zamówienia.

Bardziej wydajnie odbieraj i pakuj zamówienia

Zoptymalizuj swoją przestrzeń pod kątem wydajności, jeśli chodzi o kompletację i pakowanie.

• Utrzymuj swoją stację w czystości i porządku dzięki najlepiej sprzedającym się produktom znajdującym się najbliżej stacji pakowania i umieść je na wysokości oczu, aby mieć do nich łatwy dostęp.
• Jeśli wiesz, że niektóre produkty są często sprzedawane razem, trzymaj je blisko siebie.
• Powinieneś oznaczyć swój asortyment nazwą produktu, kodem SKU i szczegółami wersji, takimi jak rozmiar i kolor.
• Przechowuj swoje produkty na osobnych półkach lub w pojemnikach, aby łatwo znaleźć produkty, które chcesz wybrać i zapakować.

Rozważ kompletowanie i pakowanie wielu zamówień naraz zamiast jednego na raz. Świetnym sposobem na to jest zbiorcze wybranie grupy zamówień, które chcesz zrealizować, w oparciu o proces ustalania priorytetów i wydrukowanie listów przewozowych. Następnie możesz użyć tych listów przewozowych, aby chodzić po magazynie i wybierać zapasy potrzebne do pakowania. Alternatywnie możesz użyć aplikacji mobilnej Shopify, aby wyświetlić szczegóły produktu z zamówienia. Mając wybraną tę samą grupę zamówień, kup i wydrukuj etykiety wysyłkowe.

Po pobraniu zapasów i wydrukowaniu etykiet utwórz linię montażową listów przewozowych, produktów, dodatków (markowych materiałów, podziękowań, promocji) i etykiet wysyłkowych, a następnie zabierz się do pakowania zamówień.

Stamtąd możesz zaplanować odbiór lub dowóz z kurierem, aby wystawić paczki do doręczenia. Jeśli Twoim przewoźnikiem jest USPS, użyj aplikacji Manifesty wysyłkowe , aby USPS mógł zeskanować jeden dokument i otrzymać szczegóły wysyłki dla dużej grupy zamówień.

Jeśli oferujesz dostawę lokalną, odłóż te zamówienia na bok i skorzystaj z naszej aplikacji do dostaw lokalnych, aby dostarczać produkty w Twojej społeczności.

W przypadku zamówień lokalnych i odbiorów z krawężnika, Montgomery mówi, że Skiis i Biikes optymalizują swoją przestrzeń dla tego rodzaju zamówień podczas wakacji.

Przeznaczenie większej ilości miejsca w salonie na odbiór w sklepie umożliwia pracownikom szybsze znajdowanie produktów.

3. Przygotuj swój ekwipunek

Twój inwentarz musi być wystarczający i dokładny. Ale nie wszystkie twoje zapasy działają w ten sam sposób. Aby podejmować świadome decyzje podczas zamawiania zapasów na okres świąteczny, skorzystaj z raportu analitycznego ABC, aby lepiej zrozumieć, które produkty generują większe przychody. Ten raport ocenia wartość Twoich akcji na podstawie procentu Twoich przychodów:

A = % akcji, które stanowią 80% Twoich przychodów
B = % akcji, które stanowią 15% Twoich przychodów
C = % akcji, które stanowią 5% Twoich przychodów

Twoje akcje A reprezentują Twoje najbardziej dochodowe i wartościowe produkty. Upewnij się, że masz te produkty pod ręką w szczycie sezonu, aby nie przegapić wyprzedaży. Twój zapas C to Twój wolno poruszający się lub martwy zapas. BFCM to świetna okazja do sprzedaży tych produktów z rabatem w celu zmniejszenia nadwyżek magazynowych. Będziesz także chciał zamówić zapasy z dużym wyprzedzeniem, aby wyprzedzić wszelkie opóźnienia lub zakłócenia w łańcuchu dostaw.

Warto również upewnić się, że posiadasz dokładną liczbę zasobów reklamowych przed sezonem świątecznych wyprzedaży. Rozważ przeprowadzenie audytu lub inwentaryzacji istniejących zapasów i pamiętaj o aktualizacji ilości zapasów, gdy pojawią się nowe zapasy. Świetnym sposobem na to jest funkcja skanowania w aplikacji mobilnej Shopify.

4. Rozszerz swoje możliwości realizacji dzięki 3PL

Posiadanie zaplecza połączonego z zapasami i śledzeniem zamówień ma kluczowe znaczenie dla skutecznej strategii realizacji. Jeśli obawiasz się, że nie będziesz mieć wystarczającej ilości miejsca do przechowywania lub Twój zespół nie będzie w stanie poradzić sobie ze wzrostem popytu, być może nadszedł czas, aby zaufać zewnętrznemu dostawcy usług logistycznych (3PL), takim jak Shopify Fulfillment Network. Zlecając realizację zamówień na zewnątrz, możesz zatrudnić ekspertów, którzy będą łatwo i szybko wybierali, pakowali i wysyłali zamówienia do Twoich klientów. Podczas odkrywania możliwości wprowadzenia 3PL poszukaj partnera, który ma rozległą sieć strategicznie zlokalizowanych centrów realizacji zamówień, dzięki czemu zaoszczędzisz czas i koszty, aby szybciej wysyłać zamówienia.

Dowiedz się więcej o 3PL i jak określić, czy Twoja firma jest gotowa do outsourcingu realizacji.

5. Wykorzystaj zwroty, aby stworzyć niezapomniane wrażenia klientów

Zwroty są istotną częścią zakupów online. 68% kupujących sprawdza stronę zwrotów przed dokonaniem zakupu, a 52% pozostawiło koszyk w obawie przed trudnym procesem zwrotu. Wraz ze wzrostem sprzedaży w okresie świątecznym rośnie również liczba zwrotów. Według National Retail Federation (NRF) handlowcy mogą spodziewać się największej liczby zwrotów w grudniu, styczniu i lutym.

Najpierw opracuj zasady zwrotów w okresie świątecznym, które mogą pomóc przyciągnąć i nawrócić klientów. Prawdopodobnie masz już taki, który sprawdza, które produkty kwalifikują się do zwrotu, jak szybko należy dokonać zwrotu i jakie warunki muszą spełniać produkty. Poprawienie polityki zwrotów i wydłużenie okresu zwrotu do końca nowego roku to świetny sposób zachęcać do sprzedaży. Na przykład, jeśli klient kupi prezent w październiku, będzie chciał mieć pewność, że osoba otrzymująca prezent będzie mogła zwrócić produkt po okresie świątecznym. To tymczasowe przedłużenie to prosty sposób na poprawę jakości obsługi klienta i zapewnienie mu możliwości przekroczenia granicy.

Upewnij się również, że zasady dotyczące zwrotów są jasne i łatwe do znalezienia. Może to oznaczać utworzenie banera w sklepie internetowym prowadzącego do strony Zasady wysyłki i zwrotów lub strony z najczęściej zadawanymi pytaniami. Możesz również dołączyć link do swojej polityki zwrotów w wiadomościach e-mail z powiadomieniem o zamówieniu, a nawet na stronach produktów, korzystając z motywu Dawn.

Następnie zapoznaj się z zarządzaniem zwrotami w Shopify i opracuj plan skutecznego odbierania i przetwarzania zwrotów. Dzięki zwrotom w Shopify możesz tworzyć etykiety wysyłki zwrotnej, śledzić przyczyny zwrotu, uzupełniać zapasy i wydawać zwroty pieniędzy — wszystko w jednym miejscu.

Wreszcie, zechcesz wygospodarować miejsce w magazynie na przechowywanie zwróconych zamówień i poświęcić porę dnia lub tygodnia na przetworzenie ich wszystkich w tym samym czasie. Dobrym pomysłem jest przeszkolenie określonych pracowników w zakresie obsługi zwrotów, aby uniknąć potencjalnych błędów. Możesz wyświetlić przydatne wskazówki w obszarze zwrotów, które opisują, jak sprawdzić, czy nie ma uszkodzeń i jak zaklasyfikować każde zamówienie za pomocą przyczyny zwrotu, dzięki czemu możesz z czasem ulepszać swoje procesy realizacji.

Skutecznie zarządzaj świątecznym pośpiechem

Nadal masz czas na zoptymalizowanie strategii realizacji pod kątem szybkości i dokładności. Planuj z wyprzedzeniem i stale monitoruj procesy, które są pod Twoją kontrolą, abyś mógł nadal zapewniać doskonałe wrażenia klientów, pomimo wyzwań, które mogą pojawić się w potencjalnie stresującej porze roku. Zweryfikuj swoje przepływy pracy, dostępność zapasów, strategie zwrotów i przygotuj swoich pracowników, aby zapewnić bezproblemową realizację szczytowej realizacji i sezon wysyłki.