Bilans: co to jest i jak z niego korzystać

Przejrzysty obraz wyników finansowych Twojej firmy może pomóc Ci w zabezpieczeniu finansowania, uzyskaniu kredytów i, z wielu powodów, zmniejszeniu bólu głowy.

Do tego kluczowy jest twój bilans. W końcu przedzieranie się przez stosy rachunków lub przewijanie wiadomości e-mail jest stresujące, gdy zbliża się termin lub audytor czuwa nad tobą. Nie chcesz przegapić okazji na przejęcie, inwestycję lub pożyczkę, ponieważ Twoje dane finansowe są niezorganizowane lub niezbilansowane.

Jeśli jesteś w kryzysie czasowym, aby stworzyć bilans, nie martw się. Przeprowadzimy Cię przez wszystkie ważne kroki, udostępnimy przykłady bilansu i pokażemy format bilansu, którego należy przestrzegać, dzięki czemu możesz szybko aktualizować swoje dane finansowe.

Czym jest bilans?

Bilans to dokument finansowy, który określa aktywa, pasywa i kapitał własny firmy, i jest udostępniany co miesiąc lub co kwartał. Główną zaletą bilansu jest wiedza o wartości firmy.

Kilku kluczowych interesariuszy może zażądać od Ciebie bilansu. Na przykład lokalna agencja podatkowa może losowo wybrać Twoją firmę do audytu. Bilans z listą aktywów i pasywów może pomóc audytorowi uzyskać jasny obraz sytuacji finansowej Twojej firmy.

Oto, jak te aktywa i pasywa mogą wyglądać w przypadku nowej firmy:

Co to jest zasób?

Aktywa to przedmiot o wartości ekonomicznej, który posiada firma. Większość aktywów to aktywa materialne, ale są też aktywa niematerialne.

Nowe firmy zazwyczaj posiadają aktywa, takie jak zapasy, gotówka, sprzęt lub maszyny – wszystkie materialne – oraz, w niektórych przypadkach, aktywa niematerialne, takie jak patenty lub znaki towarowe. Zasoby przedsiębiorstwa mogą również obejmować inwestycje, należności, grunty, transport, logo, rozpoznawalność marki i aktywa marketingowe, takie jak lista e-mailowa lub konto w mediach społecznościowych.

Równanie bilansowe dla aktywów to:

Pasywa + Kapitał własny = Aktywa

Co to jest zobowiązanie?

Zobowiązanie to dług zaciągnięty przez firmę. Z biegiem czasu kosztuje to biznes i obniża jego wartość.

Na przykład, jeśli zainwestowałeś własne pieniądze w firmę, nazywa się to pożyczką udziałowca. Pożyczka udziałowca to dług, który firma ma wobec Ciebie, udziałowca. Wiele nowych firm zazwyczaj ma zobowiązania, takie jak zadłużenie z tytułu kart kredytowych i pożyczki od udziałowców.

Firmy na poziomie korporacyjnym mogą mieć zobowiązania, takie jak zobowiązania, umowy najmu, płace, kredyty bankowe i podatki odroczone.

Co to jest kapitał własny?

Kapitał własny akcjonariusza (lub udziałowca) to wartość firmy po uregulowaniu wszystkich długów i zobowiązań. Równanie bilansowe do obliczenia kapitału własnego to:

Aktywa ogółem - Zobowiązania ogółem = kapitał własny akcjonariusza

Terminy „kapitał udziałowy”, „kapitał udziałowy” i „kapitał własny” zasadniczo oznaczają to samo. Własność akcjonariuszy lub udziałowców jest zwykle terminem przypisanym do korporacji, podczas gdy kapitał własny jest zarezerwowany dla jednoosobowych firm.

Na przykład, jeśli masz 20 000 USD w aktywach i 10 000 USD w pasywach, masz 10 000 USD w kapitale własnym. W miarę jak Twoje aktywa rosną, a pasywa maleją, będziesz mieć więcej kapitału własnego.

Na wczesnych etapach ujemne saldo w kapitale własnym jest normalne — pasywa (tj. koszty początkowe) są wyższe niż aktywa. Możesz zainwestować 50 000 USD w swoją firmę, zanim wejdziesz na rynek publiczny. Możesz być na wczesnym etapie kupowania asortymentu produktów, tworzenia aplikacji lub projektowania strony internetowej. Nie masz jednak majątku ani gotówki.

Jaki jest cel bilansu?

Bilans może pomóc w uzyskaniu pożyczki, ustaleniu wartości firmy i uporządkowaniu dokumentacji finansowej dla agencji podatkowych.

1. Uzyskaj kredyt/dług od pożyczkodawcy

Kiedy pożyczkodawca lub bank podejmuje decyzję o udzieleniu kredytu firmie, bilans pomaga im oszacować ryzyko. Kredytodawcy zazwyczaj patrzą na zobowiązania, aby upewnić się, że firma nie nadmiernie się finansowo – pożyczkodawcy chcą odzyskać swoje pieniądze. Jeśli istniejące długi (tj. pasywa) są znacznie wyższe niż aktywa, pożyczkodawca może wahać się przed udzieleniem dalszego kredytu.

Podczas gdy pożyczkodawcy mogą spojrzeć na twoje zestawienie dochodów, aby ocenić rentowność (tj. czy masz więcej przychodów niż wydatków), bilans pomaga zidentyfikować aktywa, takie jak nieruchomości, maszyny i zapasy, które można wykorzystać do odzyskania ich pieniędzy, jeśli nie jest w stanie spłacić pożyczki.

2. Aby ustawić wycenę firmy

Jeśli ktoś chce przejąć Twoją firmę, poprosi o zestawienie bilansu, aby pomóc zrozumieć Twoją sytuację finansową.

Inne aspekty związane z ustalaniem wyceny firmy obejmują wielkość bazy klientów w stosunku do branży, przewagi konkurencyjne, pracowników i kadrę kierowniczą Twojej firmy (szczególnie podczas wycen „nabytych”), wzrost z roku na rok oraz przychody i zysk .

3. Opisz sytuację finansową firmy na przestrzeni czasu

Bilans może pomóc Ci zrozumieć, czy Twoja firma ma w danym momencie więcej aktywów lub zobowiązań.

Z biegiem lat Twój bilans będzie również zawierał dane historyczne, które mogą pomóc Tobie – Twoim pożyczkodawcom lub inwestorom – ocenić Twoje mocne i słabe strony finansowe oraz to, jak zmieniały się one w czasie.

Co zawierają bilanse?

Małe firmy mogą wymieniać tylko kilka z poniższych pozycji. Podobnie jak w przypadku większości dokumentów finansowych, złożoność rośnie wraz z Twoją firmą. Rozpoczęcie od szablonu bilansu może ułatwić sprawę.

1. Aktywa

• Gotówka
• Rozrachunki z odbiorcami
• Spis
• Wydatki opłacone z góry
• Inwestycje
• Grunt
• Budynki
• Sprzęt
• Wartości niematerialne
• Życzliwość
• Inne aktywa

2. Zobowiązania

• Kredyt
• Rozrachunki z dostawcami
• Długoterminowe zadłużenie
• Przychody odroczone
• Banknoty do zapłacenia
• Naliczone podatki dochodowe
• Dzierżawa
• Naliczone wynagrodzenie i świadczenia

3. Kapitał własny

• Kapitał własny
• Zarobki zatrzymane
• Zwykłe akcje
• Akcje skarbowe

Czy bilans musi się bilansować?

Tak, bilans musi być zrównoważony. Twój bilans jest niezbilansowany, jeśli Twoje aktywa nie są równe Twoim łącznym zobowiązaniom plus kapitał własny. Jeżeli bilans jest niezbilansowany, oznacza to, że popełniono błąd w jego obliczeniu. Kilka typowych błędów to:

• Brakujące transakcje
• Literówki
• Zapominanie o uwzględnianiu zmian w zapasach, gdy zmieniają się ceny lub stany magazynowe
• Umieszczanie przedmiotu w złej kategorii

Błędy mogą podważać zaufanie do przywództwa, powodować straty finansowe, prowadzić do złych decyzji i nie tylko. Spółki publiczne zwracają szczególną uwagę na potencjalne błędy w bilansach, ponieważ mogą one wpłynąć na cenę ich akcji. Sztuczne zawyżanie lub obniżanie ceny akcji może prowadzić do grzywien, kary więzienia lub innego postępowania karnego.

Aby upewnić się, że bilans jest dokładny, rozważ aktualizowanie go codziennie lub co tydzień zamiast co kwartał. Możesz również utworzyć e-mail lub inny folder z zapisami wszystkich transakcji finansowych, aby uporządkować wszystkie rachunki.

Jak stworzyć bilans w arkuszu kalkulacyjnym

1. Ustaw regularne ramy czasowe

Duże przedsiębiorstwa prawdopodobnie aktualizują swoje bilanse codziennie, podczas gdy mniejsze firmy zazwyczaj aktualizują swoje bilanse co miesiąc.

2. Utwórz format bilansu

Dzięki szybkiemu wyszukiwaniu w Google możesz znaleźć formaty i szablony bilansów. Oto jeden z firmy Microsoft, a drugi w Dokumentach Google. Możesz także użyć oprogramowania księgowego, aby automatycznie utworzyć szybki bilans w formacie PDF na podstawie wprowadzonych liczb, informacji o karcie kredytowej i informacji o koncie bankowym.

Zazwyczaj najpierw wymienia się aktywa, następnie pasywa, a na końcu kapitał własny. Na wczesnych etapach działalności możesz nie mieć wielu aktywów. Jeśli tak jest w Twoim przypadku, możesz dodać 0 USD za niektóre wiersze.

3. Ustaw wartość dla wartości niematerialnych

Zazwyczaj ludzie zatrudniają zespół prawników, aby oszacować i obliczyć wartość aktywów niematerialnych. Jednak inne metody pozwalają oszacować wartość składnika wartości niematerialnych.

W podejściu rynkowym określasz wartość rynkową składnika wartości niematerialnych, porównując ją z wartością tego samego składnika sprzedawanego przez porównywalną firmę. Na przykład, jeśli Twoja firma ma patent na proces produkcyjny, a podobna firma niedawno sprzedała swój patent za 67 000 USD, wycenisz swój patent na 67 000 USD.

Nie każdy składnik wartości niematerialnych potrzebuje wartości. Na przykład, jeśli korzystasz z zewnętrznego projektanta do opracowania swojego logo, możesz użyć podejścia rynkowego, aby określić, za co Twoje logo może się sprzedawać na otwartym rynku. Z drugiej strony, jeśli Twoje logo jest prostym tekstem, może nie osiągnąć progu kreatywności, aby było chronione, a tym samym możliwe do sprzedaży.

Jak czytać bilans

Czytając bilans, wyższy kapitał własny jest lepszy. Oznacza to, że twoje aktywa są wyższe niż twoje zobowiązania. Bilanse służą przede wszystkim do oceny kapitału własnego w określonym momencie, ale można również porównać zmiany aktywów i zobowiązań rok do roku, aby zobaczyć, jak zmieniała się wartość firmy w czasie — i dlaczego.

Na przykład w 2021 r. załóżmy, że aktywa firmy wzrosły o 15 000 USD, z 235 000 USD do 250 000 USD. Również w 2021 r. ta sama firma spłaciła pożyczkę, zmniejszając swoje zobowiązania o 20 000 USD, z 70 000 USD do 50 000 USD. Wcześniej kapitał udziałowców wynosiłby 165 000 USD (235 000 USD minus 70 000 USD). Nowy kapitał wyniósłby 200 000 dolarów, co oznaczałoby wzrost o 35 000 dolarów — wspomagany przez wzrost aktywów i redukcję zobowiązań.

Taki wzrost sprawi, że Twoja firma stanie się atrakcyjniejszym kandydatem do kredytu lub inwestycji. Ale dotarcie tam może zająć trochę czasu. Nawet jeśli jesteś nową firmą i Twój bilans jest na minusie, jeśli chodzi o udziały, musisz wiedzieć, na czym stoisz. To Twoja najlepsza szansa, aby wejść w czerń — i tam pozostać.

Ilustracja: Francesco Ciccolella