Podstawy zarządzania kosztami

Co to jest zarządzanie kosztami?

Zarządzanie kosztami to proces planowania i zarządzania budżetem firmy lub projektu. W przypadku projektu pomaga kierownikowi projektu oszacować koszt projektu i ustawić kontrole w celu zmniejszenia prawdopodobieństwa przekroczenia budżetu.

Zarządzanie kosztami jest jednym z najważniejszych obowiązków kierownika projektu; projekty zawsze wymagają zasobów, takich jak materiały, robocizna i sprzęt, które generują koszty. Koszty te muszą być szacowane i kontrolowane przez cały cykl życia projektu, aby ukończyć projekt.

Efektywne zarządzanie kosztami wymaga odpowiedniego oprogramowania. ProjectManager to doskonałe narzędzie do śledzenia kosztów projektu, zasobów i obciążenia pracą. Nasze wykresy Gantta, kalendarze projektów i grafików pozwalają zarządzać kosztami, czasem i zadaniami w jednym miejscu. Rozpocznij za darmo.

Jak zarządzać kosztami projektu w 4 krokach

Poniższe cztery kroki opisują, jak działa proces zarządzania kosztami w zarządzaniu projektami.

1. Planowanie zasobów

Planowanie zasobów to proces prognozowania przyszłych wymagań dotyczących zasobów dla firmy, projektu lub zakresu pracy. Aby utworzyć plan zasobów, musisz zacząć od zdefiniowania zakresu projektu, dokumentu szczegółowo opisującego działania projektu, które zostaną wykonane.

Po zdefiniowaniu działań projektowych kierownicy projektów zwykle opierają się na danych historycznych, opiniach ekspertów i narzędziach planowania zasobów, takich jak struktura podziału zasobów (RBS), aby oszacować zasoby, które będą potrzebne.

2. Szacowanie kosztów

Szacowanie kosztów polega na przypisaniu kosztów do zasobów potrzebnych do realizacji projektów, takich jak robocizna, materiały i sprzęt. Szacowanie kosztów jest jednym z najważniejszych kroków w procesie zarządzania kosztami, ponieważ stanowi podstawę budżetu projektu. Istnieje kilka technik szacowania kosztów, których możesz użyć w zależności od charakterystyki Twojego projektu.

3. Budżetowanie kosztów

Na podstawie szacunków kosztów możesz teraz utworzyć budżet projektu, który jest po prostu sumą wszystkich kosztów projektu. Upewnij się, że uwzględniłeś wszystkie rodzaje kosztów projektu, w tym koszty bezpośrednie, pośrednie, stałe i zmienne. Budżet projektu powinien również uwzględniać rezerwy na nieprzewidziane wydatki na wypadek, gdyby praca wymagała ponownego wykonania lub w projekcie pojawiło się ryzyko i konieczne jest podjęcie strategii ograniczania ryzyka.

Po rozpoczęciu projektu budżet projektu jest punktem odniesienia używanym do porównywania kosztów rzeczywistych z kosztami szacowanymi. Dlatego budżety projektów pozwalają kierownikom projektów szybko zrozumieć, czy ich koszty są zbyt wysokie i czy istnieje ryzyko przekroczenia kosztów.

4. Kontrola kosztów

Kontrola kosztów odnosi się do wszystkich działań, wytycznych i procedur podejmowanych w celu minimalizacji i śledzenia kosztów projektu. Słaba kontrola kosztów może mieć wpływ na rentowność projektu, ale na szczęście oprogramowanie do zarządzania projektami może pomóc w łatwym śledzeniu kosztów za pomocą takich narzędzi, jak grafików, planistów obciążenia pracą i pulpitów nawigacyjnych projektu.

Wyniki tych 4 kroków można udokumentować w planie zarządzania kosztami, kluczowym elemencie planu projektu.

Co to jest plan zarządzania kosztami?

Plan zarządzania kosztami brzmi prosto. Jest to zarys oszacowania kosztów projektu — ale obejmuje on całą alokację i sposób, w jaki kierownik projektu będzie kontrolować te koszty, aby zrealizować projekt zgodnie z budżetem.

Plan zarządzania kosztami musi uwzględniać zasoby, które wpływają na budżet projektu, czy to materiały, czy ludzie. Istnieją również koszty stałe, zmienne i ogólne. Wszystko to należy obliczyć, aby wiedzieć, jakie będzie Twoje zaangażowanie finansowe w projekt.

Ostatni, ale nie mniej ważny jest interesariusz, który ma żywotny interes w utrzymywaniu kosztów na niskim poziomie. Przekroczenie kosztów to problem, którego doświadcza wiele projektów, ale nie taki, który interesariusze będą dobrze tolerować. Podczas formułowania planu zarządzania kosztami pamiętaj o interesariuszach. Muszą być na bieżąco i otrzymywać raporty przez cały projekt.

Zarys planu zarządzania kosztami

Oto kilka kluczowych elementów, które należy uwzględnić w planie zarządzania kosztami:

• Metody szacowania: Wyjaśnij, która metoda szacowania została zastosowana, np. parametryczna, oddolna, trzypunktowa itp.
• Jednostki miary: Aby dokładnie zmierzyć koszty, ważne jest ustalenie jednostek miary dla robocizny, materiałów i sprzętu. Przykładami jednostek miary mogą być godziny pracy, stopy kwadratowe, tony, kilogramy itp.
• Plan bazowy kosztów: Na podstawie szacunków kosztów należy zdefiniować plan bazowy kosztów, który oznacza limit wydatków dla projektu.
• Progi kontroli kosztów: Ważne jest ustalenie progów monitorowania wydajności kosztów. Oznacza to po prostu, że gdy zmienność kosztów osiągnie określony procent, zespół projektowy podejmie działania związane z zarządzaniem kosztami.
• Metody pomiaru wydajności: ustal sposób pomiaru wydajności kosztów, aby sprawdzić, czy spełniasz cele i oczekiwania projektu. Aby to zrobić, potrzebujesz systemu śledzenia kosztów i technik zarządzania wartością wypracowaną (EVM).
• Wskazówki dotyczące raportowania: Musisz dysponować formatem i kanałami komunikacji, aby raportować swoje ustalenia podczas monitorowania postępów projektu i prezentowania tych danych zainteresowanym stronom.

Dlaczego zarządzanie kosztami jest ważne?

Głównym powodem, dla którego zarządzanie kosztami jest tak ważne w zarządzaniu projektami, jest to, że Twój plan zarządzania kosztami zawiera wytyczne i procedury potrzebne do utrzymania się w budżecie. Jest to krytyczne, ponieważ w przeciwnym razie organizacja może stracić pieniądze, ponieważ koszty przewyższają zyski.

Proces zarządzania kosztami rozpoczyna się w fazie planowania projektu, gdzie szacowane są koszty, a następnie ustalany jest budżet projektu. Następnie, gdy projekt jest realizowany, wydatki są dokładnie monitorowane i rejestrowane, aby upewnić się, że są zgodne z budżetem.

Gdy masz budżet projektu, ustawia plan bazowy kosztów projektu. Oznacza to, że rządzi decyzjami i kierunkami, które podejmujesz podczas zarządzania kosztami projektu. Pomaga to w utrzymaniu projektu bez nadmiernych wydatków.

Wskazówki dotyczące zarządzania kosztami

Poniżej przedstawiono kilka wskazówek, o których należy pamiętać podczas pracy nad zarządzaniem kosztami projektu.

• Plan na inflację: Ceny nie są ustalone w kamieniu, a każdy dobry budżet weźmie to pod uwagę, uwzględniając szereg kosztów.
• Uwzględnij klęski żywiołowe lub potencjalne zdarzenia: spodziewaj się, że nieoczekiwane może zabrzmieć głupio, ale musisz mieć miejsce w swoim budżecie na zdarzenie pogodowe, problem osobisty lub inną niewiadomą, która opóźni projekt.
• Inne nieoczekiwane koszty: Nie wszystkie nieoczekiwane koszty są losowe. Mogą wystąpić problemy prawne, kary związane z projektem lub nieoczekiwane koszty pracy, na które nie możesz sfinansować, ale możesz mieć wpływ na swój budżet.
• Śledź w czasie rzeczywistym: Posiadanie oprogramowania do monitorowania budżetu podczas realizacji projektu ma kluczowe znaczenie dla zarządzania kosztami. Jeśli jednak patrzysz na dane, które nie są aktualne, nie będziesz w stanie działać wystarczająco szybko, aby rozwiązać problemy. Dlatego chcesz mieć oprogramowanie ze śledzeniem danych w czasie rzeczywistym.
• Reaguj szybko: Bez względu na to, w jaki sposób odkryjesz rozbieżność w kosztach projektu, musisz działać natychmiast. Im dłużej czekasz, tym więcej pieniędzy się marnuje.
• Odpowiedni rozmiar: Niektórzy uważają, że mniejsze projekty nie wymagają zarządzania kosztami projektu. Ale małe czy duże, będziesz chciał zarządzać kosztami.

Aby jak najlepiej zarządzać kosztami projektu, musisz znać swój projekt od podszewki. Najlepszym sposobem na zrobienie tego jest rozpoczęcie projektu poprzez stworzenie szczegółowej karty projektu.

ProjectManager to Twoje oprogramowanie do zarządzania kosztami

ProjectManager to oprogramowanie online z narzędziami potrzebnymi do planowania zarządzania kosztami we wszystkich fazach projektu. Ponieważ nasze oprogramowanie działa w chmurze, dane projektowe są dostarczane w czasie rzeczywistym, dzięki czemu możesz natychmiast ocenić dokładność szacunków kosztów w stosunku do rzeczywistych wydatków.

Nasza funkcja zarządzania zasobami pomaga zrównoważyć obciążenie pracą, które króluje w kosztach. Mamy również łatwe w użyciu karty czasu pracy, w których członkowie zespołu mogą przesyłać dane jednym kliknięciem, a kierownicy projektów mogą zatwierdzać jednym kliknięciem. Jednak naszą najpotężniejszą funkcją zarządzania kosztami jest nasz pulpit nawigacyjny projektu, który śledzi koszty projektu w czasie rzeczywistym, dzięki czemu możesz uważnie śledzić swój budżet.

Darmowe szablony zarządzania kosztami

Oferujemy dziesiątki szablonów zarządzania projektami, które pomogą Ci zarządzać projektami. Oto kilka szablonów, które pomogą Ci przejść przez proces zarządzania kosztami.

Szablon budżetu projektu

Nasz szablon budżetu projektu jest idealny do dokumentowania wszystkich kosztów i wyznaczania planu bazowego dla projektów. Można go łatwo dostosować do potrzeb Twojej organizacji.

Szablon planu zasobów

Nie można zarządzać kosztami bez solidnego planowania zasobów. Nasz szablon planu zasobów to doskonałe narzędzie do śledzenia wszystkich różnych zasobów, których będziesz potrzebować do realizacji swoich projektów.

Szablon analizy kosztów i korzyści

Projekty muszą być opłacalne, inaczej ich realizacja nie jest dobrym pomysłem. Przed rozpoczęciem projektu upewnij się, że wykonałeś wcześniej analizę kosztów i korzyści. Nasz szablon analizy kosztów i korzyści to świetne miejsce na rozpoczęcie.

powiązana zawartość

• Analiza kosztów i korzyści
• Jak śledzić wydatki na projekt
• Jak obliczyć rozbieżność kosztów
• Wskazówki dotyczące lepszej kontroli kosztów

Dowiedz się więcej o zarządzaniu kosztami projektu

Kiedy pracujesz nad zarządzaniem kosztami, ustanawiasz zasady i procedury zarządzania i kontrolowania kosztów projektu. Jennifer Bridges, PMP, opowiada o podstawowej wiedzy, którą musisz znać, aby zrozumieć zarządzanie kosztami w dowolnym projekcie w tym krótkim filmie instruktażowym.

Oto miniatura w celach informacyjnych.