Przygotuj się na nadchodzące terminy składania raportów podatkowych w USA

Nowy rok to nowe postanowienia, nowe początki i koniec poprzedniego roku finansowego. Oznacza to również, że istnieją pewne względy podatkowe dotyczące podmiotów stowarzyszonych z siedzibą w USA, które mogą wymagać podjęcia działań.

Z 2017 r. w naszym lusterku wstecznym, mam nadzieję, że spojrzysz wstecz i przekonasz się, że był to udany rok zarówno dla Ciebie, jak i Twoich partnerów. Twoje relacje z partnerami to wspaniała rzecz. Im ciężej pracują, tym więcej pieniędzy oboje zarabiacie. To tak, jakby mieć zespół sprzedaży bez kosztów ogólnych związanych z ich zatrudnieniem.

Jeśli prowadzisz program dla podmiotów stowarzyszonych w Stanach Zjednoczonych lub masz podmioty stowarzyszone, które mieszkają w Stanach Zjednoczonych, ta relacja może wiązać się z pewnymi wymaganiami dotyczącymi rozliczania podatków.

Ogólnie rzecz biorąc, płatności na rzecz podmiotów stowarzyszonych są klasyfikowane jako wynagrodzenia niepracownicze . Partnerzy nie są pracownikami, więc nie płacą podatków od wynagrodzeń od wypłaconych im prowizji. Jednak jesteś odpowiedzialny za zgłoszenie kwot wypłaconych im do IRS, jeśli suma przekroczy 600 USD w ciągu roku.

Co to oznacza dla Menedżerów Programów Afiliacyjnych?

Jako menedżer programu partnerskiego możesz być odpowiedzialny za kilka rzeczy, oprócz terminowego płacenia swoim partnerom. Jeśli dokonałeś płatności na łączną kwotę 600 USD lub więcej w ciągu roku na rzecz dowolnego oddziału z siedzibą w USA, musisz zgłosić te płatności swoim oddziałom na formularzu IRS 1099-MISC.

Aby wypełnić formularz 1099-MISC, będziesz potrzebować podstawowych informacji.

• Formularz IRS W-9. W-9 należy uzyskać od swoich partnerów, zanim zapłacisz im 600 USD. Generalnie jest to dobra praktyka, aby uniknąć pośpiechu z uzyskaniem informacji w czasie podatkowym. W-9 umożliwia podmiotom stowarzyszonym dostarczanie informacji, takich jak imię i nazwisko, rodzaj podmiotu (osoba fizyczna, LLC, korporacja itp.), adres pocztowy i numer identyfikacyjny podatnika.
• Sprawdź informacje W-9. IRS bardzo dba o to, aby informacje zawarte w 1099-MISC zgadzały się z ich zapisami. Sprawdzają, czy nazwa podatnika i numer identyfikacyjny podatnika są zgodne. Niedopasowanie ich może skutkować karami. Twój księgowy może pomóc zweryfikować te informacje. Możesz też dokonać weryfikacji bezpośrednio przez IRS lub za pośrednictwem wielu usług stron trzecich.
• Informacje o Twojej firmie. Powinieneś już mieć te informacje pod ręką. Będziesz potrzebować nazwy firmy, adresu, numeru telefonu i federalnego numeru identyfikacji podatkowej.
• Łączne płatności dla każdego partnera. Będziesz musiał zsumować płatności każdego partnera w ciągu roku, a może to być czasochłonne zadanie, jeśli zostanie wykonane ręcznie. Każdy partner, który zarobił 600 USD lub więcej, będzie musiał otrzymać 1099-MISC. WP1099 to wtyczka WordPress, która łączy się z Twoim sklepem i zapewnia eksport wszystkich informacji o płatnościach potrzebnych w ciągu roku.

Terminy składania wniosków

Do 31 stycznia 2018 r. należy złożyć dowolny formularz 1099-MISC z wynagrodzeniem dla osób niebędących pracownikami, w tym prowizjami dla podmiotów stowarzyszonych. Do tego dnia Twoje podmioty stowarzyszone również powinny otrzymać swoje kopie formularza. Partnerzy będą potrzebować tych formularzy do złożenia własnego podatku dochodowego w kwietniu. Dostarczenie im formularza w styczniu da im wystarczająco dużo czasu na przygotowanie własnych podatków.

Jeśli nie złożysz wniosku w terminie do 31 stycznia, IRS może nałożyć znaczne kary finansowe.

Plik papierowy a plik elektroniczny

Plik papierowy
Tak, ludzie nadal mogą składać formularze podatkowe na papierze!

Jeśli składasz papierowe dokumenty, musisz składać mniej niż 250 formularzy rocznie. Cokolwiek więcej, a będziesz musiał złożyć e-plik.

Aby móc złożyć dokumenty na papierze, musisz poprosić IRS o specjalne kopie formularza 1099-MISC. Ta specjalna wersja papierowa pozwala IRS na zeskanowanie formularza do ich systemu. Ta kopia wykorzystuje również cienki papier do kopiowania, więc typowa drukarka atramentowa lub laserowa może rozerwać papier podczas drukowania. Złożenie papierowej wersji zazwyczaj wymaga staromodnej maszyny do pisania lub specjalnej drukarki.

Skrócony formularz IRS 1096 jest również wymagany, jeśli zdecydujesz się na papierową dokumentację.

E-plik
Zgłoszenie elektroniczne jest zwykle preferowaną metodą składania formularza 1099-MISC. Zmniejsza czas przetwarzania i błędy, więc prawdopodobnie jest lepszą alternatywą.

IRS nie wymaga formularza skróconego 1096 podczas składania e-zgłoszenia. To oznacza dla Ciebie mniej papierkowej roboty!

Możesz również przesłać jeden zbiorczy plik ze wszystkimi informacjami dotyczącymi Twojego partnera 1099-MISC, zamiast ręcznie przygotowywać każdy formularz z osobna. Może to zaoszczędzić dużo czasu na przetwarzanie po Twojej stronie. Kiedy złożysz e-zgłoszenie, IRS wyśle ​​potwierdzenie, kiedy formularz zostanie odebrany i przetworzony. W przypadku zgłoszenia papierowego nie są wysyłane żadne potwierdzenia, więc możesz nie mieć pewności, że zostały one otrzymane przez IRS.

Wreszcie, większość stanów uczestniczy w programie Combined Federal/State Filing Program. Ten program skraca czas przetwarzania, umożliwiając IRS automatyczne składanie wniosków w urzędzie podatkowym Twojego stanu. Jednak nie wszystkie stany uczestniczą w programie, więc nadal może być konieczne złożenie ich osobno.

Pozyskiwanie formularzy 1099-MISC do podmiotów stowarzyszonych

Niezależnie od tego, w jaki sposób złożysz wniosek, nadal będziesz musiał dostarczyć formularze 1099-MISC do swoich oddziałów. Wiele firm woli wysłać kopię papierową do swoich oddziałów. To jest w porządku, nawet jeśli wypełniłeś formularz e-mailem w IRS. Wysyłanie kopii papierowych eliminuje ryzyko, że zostaną one oznaczone jako spam w skrzynce odbiorczej Twoich partnerów.

Jeśli zdecydujesz się wysłać swoim podmiotom stowarzyszonym wersję elektroniczną, muszą oni być w stanie wyrazić zgodę na jej otrzymywanie. Jeśli nie wyrażą tej zgody, nadal muszą mieć możliwość otrzymania papierowej kopii.

Inne rzeczy do rozważenia

Twoja firma może mieć wyjątkowe względy podatkowe, które mogły nie zostać tutaj szczegółowo omówione. Zawsze zaleca się skonsultowanie się z lokalnym księgowym, który specjalizuje się w podatkach, aby sprawdzić, czy jest coś jeszcze, co należy wziąć pod uwagę.

Na przykład terminy składania wniosków w Twoim stanie mogą być inne niż wymagane przez IRS. Mogą nawet mieć różne metody składania wniosków. Twój księgowy będzie mógł wyjaśnić, co dotyczy Twojej sytuacji podatkowej.

Następne kroki?

Ta ostatnia minuta szamotaniny w celu zebrania informacji to przepis na błędy. Oto kilka rzeczy, o których należy pamiętać, aby upewnić się, że jesteś przygotowany.

• Uzyskaj wypełniony formularz W-9 od wszystkich oddziałów z siedzibą w USA. Jeśli jesteś firmą z siedzibą w USA z zagranicznymi oddziałami, musisz poprosić ją o wypełnienie formularza W-8BEN. Informacje te są ważne, aby zachować je w aktach, ponieważ IRS może przeprowadzić kontrolę informacji w pewnym momencie w przyszłości.
• Sumuj płatności na rzecz Twoich partnerów . Każdy partner, który zarobił 600 USD lub więcej prowizji, będzie musiał otrzymać dokument 1099-MISC. WP1099 to wtyczka WordPress, która wykona te obliczenia za Ciebie. Za pomocą kilku kliknięć wyeksportuje wszystkie podmioty stowarzyszone i kwotę zapłaconą w ciągu roku w formacie przyjaznym dla plików elektronicznych.
• Złóż wniosek w IRS, stanowym urzędzie podatkowym (jeśli jest to wymagane) i podmiotach stowarzyszonych . Twój lokalny księgowy może złożyć formularze za Ciebie z dodatkową korzyścią, że sprawdzi wszystko przed złożeniem. Alternatywnie możesz skorzystać z wielu usług e-plików innych firm lub złożyć wniosek bezpośrednio w IRS.

Jeśli czujesz się nieprzygotowany na czas podatkowy, skorzystaj z tych wskazówek, aby wrócić na właściwe tory. Podziękujesz sobie o tej porze także w przyszłym roku!