Zarządzanie korzyściami dla projektów: jak stworzyć plan zarządzania korzyściami

Projekt jest narzędziem dostarczania korzyści jego interesariuszom. Korzyści te obejmują lepszą jakość, niższe koszty produkcji, lepszą obsługę klienta, zwiększoną retencję klientów i tak dalej.

Identyfikowanie, opisywanie i mierzenie tych korzyści nazywa się zarządzaniem korzyściami. Posiadanie planu zarządzania korzyściami pozwala kierownikom projektów zmaksymalizować te wyniki dla organizacji i interesariuszy i jest częścią każdego udanego planu zarządzania projektami.

Co to jest zarządzanie świadczeniami?

Zarządzanie korzyściami to metoda inwestowania czasu i zasobów w celu wprowadzenia pozytywnych zmian w projekcie. Odbywa się to poprzez identyfikację, planowanie, mierzenie i śledzenie korzyści od początku projektu do końca, kiedy wszystkie korzyści zostały osiągnięte.

Zarządzanie korzyściami obejmuje konkretne, mierzalne, uzgodnione, realistyczne i określone w czasie korzyści. Korzyści te mogą dotyczyć zmian organizacyjnych, procesów, korzyści projektowych lub planowania strategii. Wszystkie te definicje odpowiadają potrzebie dostosowania wyników projektów i strategii biznesowych.

Chociaż zarządzanie korzyściami może przemawiać do wyników większych niż pojedynczy projekt, zawsze ma na celu zwiększenie sukcesu każdego projektu. Według Project Management Institute (PMI) wiele organizacji nie mierzy (a zatem nie zarządza) korzyściami, co oznacza, że ​​tylko niewielka liczba organizacji osiąga zamierzone korzyści. Spełnienie oczekiwań dotyczących projektu powinno być absolutnym minimum, a więcej uwagi należy skoncentrować na zarządzaniu korzyściami.

Jaki jest cel zarządzania świadczeniami?

Pomyśl o zarządzaniu korzyściami jako o ogniwie łączącym realizację udanego projektu z zarządzaniem zmianą. Oznacza to, że celem zarządzania korzyściami jest zapewnienie, że zarządzanie zmianą jest napędzane korzyściami. W ten sposób uzyskasz największą wartość z inwestycji w projekt.

Pamiętaj o korzyściach

Zarządzanie korzyściami służy do zarządzania inwestycjami organizacji, zapewniając, że wszyscy koncentrują się na korzyściach w trakcie realizacji procesów biznesowych. Zarządzanie korzyściami określa, czy projekty mogą przynieść rezultaty biznesowe, które zostały zaprojektowane, aby dostarczać. Następnie chodzi o minimalizację ryzyka związanego z osiągnięciem tych korzyści i maksymalizację szans na osiągnięcie większej liczby korzyści. Innymi słowy, zarządzanie korzyściami zapewnia, że ​​projekt nadal tworzy wartość.

Koncentracja na korzyściach prowadzi do lepszego podejmowania decyzji podczas zarządzania projektami i alokacji zasobów związanych z tymi projektami. Zarządzanie korzyściami wykracza poza samo mierzenie projektów pod kątem ich efektywności, uwzględniając ich zwrot z inwestycji w czasie.

Kiedy program powinien koncentrować się na korzyściach?

Korzyści należy uwzględnić na początku projektu i śledzić aż do jego końca. Jak każdy plan, plan zarządzania świadczeniami wyznacza kurs wcześnie i kontynuuje dostosowywanie tego kursu w miarę zmian zachodzących w trakcie projektu.

Jednak korzyści są zazwyczaj realizowane w fazie realizacji projektu. Wcześniej zarządzanie korzyściami może zwiększać koszty projektu. W miarę zbliżania się projektu do zamknięcia koszty te zmniejszą się, a korzyści wzrosną, które będą kontynuowane po zakończeniu projektu. Jednak w tym momencie są one zwykle zarządzane przez inną organizację.

Co to jest plan zarządzania świadczeniami?

Plan zarządzania korzyściami wyjaśnia, jakie korzyści z obszaru projektu oraz jak i kiedy zostaną dostarczone. Plan robi to poprzez uwzględnienie następujących elementów.

• Opisywanie korzyści
• Tworzenie harmonogramu realizacji świadczenia
• Identyfikacja, kto jest właścicielem korzyści
• Definiowanie metryki używanej do pomiaru korzyści i jaka będzie wartość bazowa
• Wyszczególnienie założeń i ryzyk związanych z osiągnięciem korzyści

Różne rodzaje świadczeń

Plan zarządzania świadczeniami będzie dotyczył dwóch rodzajów świadczeń: materialnych i niematerialnych. Korzyści materialne można zmierzyć, takie jak redukcja kosztów, podczas gdy niematerialnych nie da się dokładnie zmierzyć, takich jak świadomość marki.

Uzasadnienie biznesowe poinformuje Twój plan zarządzania korzyściami, w którym wyszczególnione zostaną korzyści płynące z projektu. Plan będzie zawierał punkt odniesienia, tak aby można było zmierzyć korzyści w trakcie realizacji projektu.

Po sporządzeniu planu zarządzania korzyściami będzie on weryfikowany przez cały cykl życia projektu. Pomaga to upewnić się, że są na dobrej drodze z planem. Niektóre korzyści zostaną dostarczone dopiero po zakończeniu projektu. W takim przypadku właściciel świadczeń jest odpowiedzialny za ich śledzenie.

Jak stworzyć plan zarządzania korzyściami

Plan zarządzania korzyściami będzie identyfikować, monitorować i śledzić korzyści w cyklu życia projektu, a często po jego zakończeniu. Służy to upewnieniu się, że organizacja i właściciele korzyści (ci, którzy są głównymi beneficjentami) pozostają skoncentrowani na korzyściach przez cały ten proces.

Poniższe kroki są wspólne dla tworzenia większości planów zarządzania świadczeniami:

• Określ korzyści. Jakie są korzystne wyniki dla interesariuszy projektu i większej organizacji? Należy to zrobić przed rozpoczęciem projektu.
• Stwórz plan, który zrealizuje korzyści; zawierać wszelkie założenia, ryzyka i zadania potrzebne do osiągnięcia tych potencjalnych korzyści.
• Każda korzyść będzie musiała mieć metrykę do pomiaru wyniku w celu śledzenia go i upewnienia się, że podczas realizacji projektu jest zgodny z planem.
• Określ role i obowiązki osób, które będą zarządzać świadczeniami.
• Dodaj plan dbania o korzyści, które będą kontynuowane po zamknięciu projektu.
• Opracuj plan raportowania, aby poinformować interesariuszy o statusie projektu za pomocą regularnych raportów, spotkań lub bezpośrednich konferencji.
• Wdróż plan.
• Oceń wydajność projektu po jego zamknięciu, aby utrzymać korzyści po wdrożeniu projektu.

Utwórz mapę zależności korzyści

Pomocne jest stworzenie mapy zależności korzyści, która połączy korzyści ze strategicznymi celami biznesowymi organizacji. Dzieli się to na pięć części:

1. Mierzalny cel zgodny z wizją organizacji
2. Końcowa korzyść, która motywuje interesariuszy do inwestowania w projekt
3. Korzyści pośrednie dodają korzyści końcowej
4. Zmiany potrzebne do osiągnięcia celów biznesowych
5. Dowolny proces lub system wspierający powyższe zmiany

Istnieje również sieć zależności od korzyści, która definiuje cele inwestycyjne, korzyści, zmiany biznesowe, umożliwianie zmian i technologię, która będzie potrzebna.

Jak ProjectManager pomaga planować korzyści

Plany zarządzania korzyściami wymagają takiego samego planowania, przypisywania i raportowania, jak każdy plan projektu, dlatego do wydajniejszego zarządzania planami potrzebny jest ProjectManager. Nasze oprogramowanie w chmurze udostępnia dane w czasie rzeczywistym, aby podejmować lepsze decyzje dotyczące projektów.

Gdy masz już listę zadań, wprowadź ją do naszego narzędzia i otwórz widok projektu wykresu Gantta. Aby wypełnić te zadania na osi czasu, dodaj datę rozpoczęcia i zakończenia do każdego zadania. Teraz masz przegląd całego projektu. Możesz rozbić ten większy widok, wyznaczając kamienie milowe, które są ważnymi datami, takimi jak początek jednej fazy projektu i koniec drugiej.

Istnieje więcej sposobów monitorowania projektu i informowania wszystkich o jego postępach. Aby uzyskać widok na wysokim poziomie, dostępne są pulpity nawigacyjne w czasie rzeczywistym śledzące czas, koszty i nie tylko, automatycznie pobierając dane na żywo i przeliczając je na łatwe do odczytania wykresy i wykresy.

Kiedy spotykasz się z interesariuszami, potrzebujesz raportów za pomocą jednego kliknięcia, które można łatwo udostępnić w formacie PDF lub wydrukować. Najświeższe informacje to najdokładniejszy obraz wydajności i postępu projektu, od czasu pozostałego na zadania do raportów o stanie portfela, jeśli zarządzasz więcej niż jednym projektem.

ProjectManager to wielokrotnie nagradzane oprogramowanie do zarządzania projektami, zespołami i zadaniami. Planuj, planuj, monitoruj i raportuj swój projekt, aby nadążać za jego realizacją. Używany przez organizacje tak różne, jak US Postal Service, NASA i Ralph Lauren do zarządzania korzyściami. Dołącz do dziesiątek tysięcy zespołów, które pracują wydajniej, korzystając z tej bezpłatnej 30-dniowej wersji próbnej już dziś.