Jak audytować, kategoryzować i wybierać najlepsze narzędzia agencji

Czy kiedykolwiek czujesz się przytłoczony liczbą narzędzi, z których korzysta Twoja agencja?

Przeciętny marketer cyfrowy korzysta z 12,4 narzędzi do wspierania realizacji kampanii marketingowych opartych na danych.

A to tylko średnia… Niektórzy używają ponad 30 narzędzi, aby osiągnąć te same wyniki!

W przypadku agencji może to szybko wymknąć się spod kontroli. Nie tylko masz własny zestaw narzędzi do wyboru, ale musisz pracować z aplikacjami i oprogramowaniem, które wybierają Twoi klienci, i łączyć je wszystkie w jedną spójną strategię.

Oczywiście nie możesz wylać dziecka z kąpielą. Narzędzia agencyjne to zło konieczne – przynoszą zwiększoną wydajność, lepsze wyniki dla klientów i skalowalne procesy.

Jak znaleźć złoty środek? Jak zebrać zestaw narzędzi agencji, który wykorzystuje te korzyści, nie powodując przeciążenia oprogramowaniem?

Zacznij od zorganizowania się

Pierwszym krokiem do wyjaśnienia złożoności jest zebranie wszystkich danych wejściowych i zorganizowanie ich w przyswajalne ramy.

Jeśli chodzi o narzędzia programowe Twojej agencji, poświęć trochę czasu na wymienienie wszystkich aplikacji, na których Ty, Twój zespół i Twoi klienci polegacie przy wykonywaniu zadań.

Proces rejestrowania listy wszystkich twoich narzędzi może sam w sobie być doświadczeniem otwierającym oczy. Zdziwisz się, ile masz aplikacji w zestawie.

Gdy masz już swoją główną listę, podziel ją na obszary biznesowe i funkcje klienta. Oto kilka kategorii typu catch-all, których możesz użyć:

• Sprzedaż i marketing — wewnętrzne aplikacje i narzędzia, których używasz do rozwijania agencji i zawierania transakcji.
• Zarządzanie projektami i komunikacja — oprogramowanie, na którym polegasz, aby wykonywać zadania i współpracować z kolegami i klientami.
• Kampanie – Narzędzia, które pomagają w realizacji i zarządzaniu kampaniami dla klientów.
• Raportowanie — to, czego używasz do tworzenia i dostarczania klientom aktualizacji postępów.
• Specjalność – Wszelkie specjalistyczne narzędzia, których potrzebuje Twoja agencja, w oparciu o Twoją specjalizację.

Kategoryzując narzędzia, z których obecnie korzystasz, możesz znaleźć nieefektywność lub luki w swoim zestawie narzędzi. Na przykład kilka narzędzi może robić to samo, co pozwala wyeliminować te, których nie potrzebujesz. Albo może się okazać, że czegoś brakuje.

Aby jeszcze bardziej pomóc w tym procesie, podzielmy każdą z powyższych kategorii i przyjrzyjmy się kilku sprawdzonym narzędziom agencji dla każdej z nich.

Sprzedaż i marketing

Jak dobrze wiesz, prowadzenie agencji to coś więcej niż dostarczanie klientom wyników. Poszukiwanie i generowanie leadów mają kluczowe znaczenie dla długoterminowego sukcesu firmy usługowej.

Narzędzia, których używasz wewnętrznie do sprzedaży i marketingu, mogą się w pewnym stopniu pokrywać z narzędziami wybranymi do dostarczania klientom, ale są pewne subtelności.

Oto kilka przykładów narzędzi, których będziesz potrzebować do promowania swojej agencji i regularnego zawierania umów.

• CRM i oprogramowanie do zarządzania potencjalnymi klientami – istnieje mnóstwo aplikacji do śledzenia sprzedaży, które mogą pomóc w procesie sprzedaży Twojej agencji. Od pełnowymiarowych CRMów, które automatyzują śledzenie wiadomości e-mail i śledzą rozmowy sprzedażowe, takie jak HubSpot lub Salesforce, po narzędzia skupiające się na wąskim elemencie ekosystemu sprzedaży, takie jak io.

• Oprogramowanie do składania wniosków – większość agencji rozpoczyna proces składania wniosków za pomocą prezentacji PowerPoint, nieśledzonych łańcuchów e-maili i niespójnych metod monitorowania. Takie podejście jest dobre na początku, ale jeśli chcesz skalować, potrzebujesz solidnego oprogramowania do tworzenia i śledzenia ofert, takiego jak Proposify.

• Zestaw narzędzi marketingowych – Twoje narzędzia będą się różnić w zależności od strategii marketingowej. Najprawdopodobniej będziesz mieć jakąś formę automatyzacji poczty e-mail, zarządzania witryną, tworzenia dokumentów, projektowania i narzędzi do zarządzania mediami społecznościowymi. Omówię je bardziej szczegółowo w poniższych sekcjach dotyczących dostawy do klienta.

Łatwo jest utknąć w dostawie do klienta i mieć zestaw narzędzi sprzedażowych i marketingowych, ale nie jest to skalowalne.

Zarządzanie projektami i komunikacja

Życie agencji ma ogromną liczbę ruchomych części. Być może bardziej niż jakakolwiek inna firma, ponieważ żonglujesz potrzebami i osobowościami wielu klientów, pracowników, freelancerów i dostawców jednocześnie.

To sprawia, że ​​narzędzia do zarządzania projektami i komunikacji mają kluczowe znaczenie dla zapewnienia, że ​​ważne zadania nie prześlizgną się przez szczeliny.

Oto kilka przykładów narzędzi, których możesz potrzebować w swoim arsenale:

• Zarządzanie dokumentami — będziesz tworzyć i udostępniać swojemu zespołowi i klientom wszelkiego rodzaju dokumenty, które wymagają przechowywania w chmurze, różnych poziomów dostępu i inteligentnej integracji. W tym celu trudno pominąć Google Workspace.

• Zarządzanie zadaniami – Konfigurowanie projektów, tworzenie harmonogramów i przydzielanie zadań to codzienność w relacji agencja-klient. Narzędzie do zarządzania projektami, takie jak Asana, zapewnia widoczność całego konta i pewność, że wszystko zostanie wykonane na czas.

• Komunikacja – tak, część komunikacji między interesariuszami będzie odbywać się za pośrednictwem poczty e-mail, ale unikanie przeciążenia skrzynki odbiorczej za pomocą narzędzi takich jak Slack może znacznie poprawić wydajność agencji. Będziesz także potrzebować aplikacji do wideokonferencji, takiej jak Zoom, do wirtualnych spotkań.

Luźny

Chociaż te aplikacje stanowią rdzeń tego, czego potrzebujesz do zarządzania projektami i komunikacji w Twojej agencji, istnieje mnóstwo alternatyw, które pozwalają osiągnąć podobny wynik.

Kampanie

Realizacja kampanii dla Twoich klientów musi przebiegać tak płynnie i wydajnie, jak to tylko możliwe. Nie tylko chcesz uzyskiwać świetne wyniki, ale także informować klientów, dotrzymywać terminów i spełniać inne oczekiwania lub rezultaty.

Każda kampania marketingowa będzie inna, a używane narzędzia będą zależeć od podstawowej oferty dla klienta. Oto kilka ogólnych narzędzi potrzebnych do prowadzenia kampanii marketingowych.

• Platforma marketingu e-mailowego — prawie każda kampania marketingowa obejmuje jakąś formę przechwytywania wiadomości e-mail, działań następczych lub sekwencji. Ekosystem oprogramowania do e-mail marketingu jest ogromny. Wybór odpowiedniego narzędzia będzie zależeć od tego, jak złożone są kampanie Twoich klientów. Z prostego punktu widzenia aplikacja taka jak Mailchimp może wystarczyć, a w przypadku bardziej intensywnych platform automatyzacji, sprawdź Ontraport.

• Kreator stron docelowych — kampanie nie działają bez stron docelowych i musisz być w stanie szybko tworzyć dobrze zaprojektowane strony, które można szybko iterować i testować. Jeśli Twoja agencja koncentruje się na przechwytywaniu wiadomości e-mail i kampaniach w mediach społecznościowych, kreator stron docelowych ShortStack jest doskonałym narzędziem, na którym możesz polegać.

• Narzędzie do projektowania graficznego — każda uruchomiona kampania będzie zawierała szereg elementów, które wymagają zaprojektowania, takie jak banery reklamowe, posty w mediach społecznościowych, grafiki na stronie docelowej i inne. Wiele agencji zatrudnia wewnętrznych projektantów korzystających z pakietu Adobe Creative Suite, ale jeśli tego nie zrobisz, Canva jest niedrogą i łatwą w użyciu alternatywą.

• Narzędzia do optymalizacji konwersji – chociaż oprogramowanie do e-mail marketingu i strony docelowej będzie miało kilka funkcji do analizy i optymalizacji kampanii, możesz chcieć przenieść optymalizację konwersji na nowy poziom dzięki analizie danych, testom A/B lub narzędziom do mapowania ciepła. Jednym z przykładów jest VWO.

Sposób, w jaki dostarczasz i optymalizujesz kampanie dla swoich klientów, określi, jak długo pozostaną w sprzedaży, dlatego kluczowe jest posiadanie odpowiedniego zestawu narzędzi.

Raportowanie

Kilka narzędzi, które omówiłem do tej pory, zawiera element raportowania, którego możesz użyć do przekazywania aktualizacji postępów swoim klientom. Jednak analizy, które otrzymujesz z tych platform, są specyficzne dla celu narzędzia.

Na przykład ShortStack zapewnia dogłębną analizę strony docelowej i wiadomości e-mail dla Twoich kampanii, co może pomóc w identyfikacji wiodących wskaźników pozytywnych wyników i poprawić wydajność kampanii. Istnieje jednak szereg innych danych i spostrzeżeń, którymi mogą zainteresować się Twoi klienci, takich jak zaangażowanie w media społecznościowe, ulepszenia w rankingu SEO lub współczynniki konwersji PPC, które składają się na całościowy obraz Twojej wspólnej pracy.

Posiadanie niezawodnego narzędzia, za pomocą którego można generować znaczące raporty dotyczące danych dla klientów, może oszczędzić godziny układania rzeczy w arkuszu kalkulacyjnym lub slajdach.

Niektóre wiodące narzędzia w przestrzeni raportowania agencji to DashThis, AgencyAnalytics, Swydo i ReportGarden.

Spójne raportowanie, które możesz powielać u wszystkich swoich klientów w ciągu kilku minut co miesiąc, znacznie poprawi wskaźnik retencji.

Łącząc to wszystko razem

Ten artykuł skupia się na narzędziach, które są niezbędne w każdej agencji marketingowej. Inne oprogramowanie, które wybierzesz, będzie zależało od obszarów, w których się specjalizujesz. Na przykład, jeśli oferujesz wyłącznie usługi SEO, do listy należy dodać potężne narzędzie do analizy danych SEO, takie jak ahrefs lub SEMrush. Lub, jeśli prowadzisz skalowalne kampanie reklamowe na Facebooku dla klientów, AdEspresso może być na Twoim pasku narzędzi.

Artykuł o narzędziach agencji może trwać wiecznie… Istnieją tysiące aplikacji marketingowych, które pomagają agencjom działać efektywniej i wydajniej. Na koniec najważniejszą rzeczą dla Ciebie jest określenie, w jaki sposób Twój zestaw narzędzi pozwoli Ci jak najlepiej wykorzystać Twój zespół.

Być może szukasz rozwiązań typu „wszystko w jednym” lub integratorów raportowania, które zwiększają wydajność Twoich procesów. Jednak nie zawsze mniej znaczy lepiej. Nie chcesz rezygnować z jakości na rzecz łatwości użytkowania, jeśli oznacza to pogorszenie wyników klienta.

Poszukaj właściwej równowagi między narzędziami specjalistycznymi, integratorami i procesami komunikacji w całej agencji, dzięki którym Twój zespół pracuje wspólnie nad osiąganiem wyników dla klientów.