7 wskazówek dotyczących lepszej kontroli kosztów i kontroli wydatków

Aby zrozumieć kontrolę kosztów, musisz najpierw zrozumieć, dlaczego jest ona stosowana: monitorowanie wydatków i identyfikowanie ryzyka w celu zwiększenia zysków. Nie mylić z zarządzaniem kosztami, kontrola kosztów ma swój własny zestaw celów, które mogą pomóc firmom zaoszczędzić pieniądze.

Co to jest kontrola kosztów?

Kontrola kosztów to proces szacowania kosztów w celu zaplanowania i dostosowania budżetu. Aby dokonać dokładnych szacunków kosztów, wszystkie wydatki muszą być monitorowane, a wydatki kontrolowane, aby uwzględnić wszelkie zmiany.

Przewidywanie ryzyka to kolejny kluczowy czynnik kontroli kosztów. Kiedy dokładnie analizujesz ryzyka, zanim się pojawią, możesz zmodyfikować budżet projektu, zanim nastąpi jakakolwiek zmiana. Zmniejsza to prawdopodobieństwo przekroczenia budżetu. Projekty budowlane są szczególnie narażone na przekroczenie budżetu, ale odpowiednia kontrola kosztów zapobiega temu i dostarcza informacji umożliwiających prognozowanie na przyszłość.

Kontrola kosztów projektu zaczyna się od monitorowania i śledzenia zmian w wydatkach. Zmiany te nazywane są odmianami i mogą być „korzystne” lub „niekorzystne”. Te odmiany można wykorzystać do dokładniejszych prognoz w przyszłości.

Co to jest kontrola wydatków?

Kontrola wydatków to proces dokonywania bezpośrednich zmian w wydatkach. W idealnym przypadku zmiany te są oparte na danych kontroli kosztów. Tam, gdzie kontrola kosztów skupia się zarówno na ogólnym obrazie, jak i na drobnych szczegółach, kontrola wydatków wprowadza natychmiastowe zmiany w nawykach związanych z wydatkami w celu utrzymania projektów na bieżąco.

Aby śledzić i kontrolować wydatki, należy je zidentyfikować i podzielić na jedną z dwóch kategorii: wydatki bezpośrednie i wydatki pośrednie.

Wydatki bezpośrednie

Wydatki bezpośrednie idą bezpośrednio na namacalne potrzeby projektu. Trzy z najczęstszych przykładów wydatków bezpośrednich to materiały, robocizna i sprzęt. Wydatki te będą specyficzne dla projektu i „tworzą” coś namacalnego. Nasz bezpłatny szablon wyceny może pomóc w przewidywaniu i zarządzaniu bezpośrednimi wydatkami.

Koszty pośrednie

Wydatki pośrednie to koszty, które stale gromadzą się w tle. Kilka typowych przykładów wydatków pośrednich to pensje pracowników, świadczenia pracownicze oraz wynajem biur/obiektów. Kontrolowanie wydatków pośrednich może stanowić różnicę między sukcesem a niepowodzeniem projektu.

Siedem wskazówek dla lepszej kontroli kosztów

Wszystkie projekty wiążą się z ryzykiem i, co bardziej prawdopodobne, doświadczają zmian. To nie znaczy, że muszą przekraczać budżet. Poniższe najlepsze praktyki kontroli kosztów zapewnią pomyślny przebieg procesu:

1. Zdefiniuj ważne KPI

Dla każdego zadania lub procesu kierownik projektu powinien decydować o kluczowych wskaźnikach wydajności. Te kluczowe wskaźniki wydajności to z góry określone metryki, które zespół ustala przed rozpoczęciem projektu i są używane przez cały czas trwania projektu w celu sprawdzenia postępów.

2. Przewiduj inflację

Koszt towarów i usług zmienia się w zależności od czynników rynkowych. Może to skutkować zwiększonymi wydatkami. Te zmiany cen wymagają korekty budżetów i wydatków. Jeśli chodzi o kontrolę kosztów, musisz wziąć te zmiany pod uwagę, przygotowując się na ryzyko i rozbieżności.

3. Twórz plany awaryjne

Bez względu na to, jak dobrze zaplanowany jest projekt, wciąż jest szansa, że ​​coś pójdzie nie tak. Musisz przewidywać te ryzyka finansowe i tworzyć strategie dostosowywania się do nich bez ponoszenia niekorzystnych odchyleń. Pomyśl o tych sytuacjach awaryjnych jako o planach tworzenia kopii zapasowych. Im więcej możesz sobie wyobrazić nieoczekiwanego, tym lepiej jesteś przygotowany na najgorszy scenariusz.

4. Śledź wydatki w czasie rzeczywistym

Kluczowym aspektem kontroli kosztów jest śledzenie i dokumentowanie wydatków. To jedyny sposób na wykrycie odchyleń i poprawienie ich w przyszłości. Śledząc wydatki w czasie rzeczywistym, możesz wykryć rozbieżności i wprowadzić odpowiednie zmiany. W ten sposób nawet niekorzystne odchylenia mogą informować o tym, jak kontrolujesz koszty do końca projektu.

5. Zbieraj dane regularnie

Konsekwencja to nazwa gry. Gdy projekt wydaje się działać płynnie, zbieranie danych może wydawać się niskim priorytetem. Ale kiedy pozwolimy, aby tak się stało, dane stają się wypaczone i mniej przydatne w przyszłości. W końcu kontrola kosztów powinna polegać zarówno na wykrywaniu korzystnych odchyleń, jak i niekorzystnych.

Częstotliwość zbierania danych będzie się różnić w zależności od wielkości i zakresu projektu, ale należy ustalić harmonogram zbierania danych — tygodniowy, dwutygodniowy, miesięczny itd.

6. Udokumentuj wszystkie wariacje

Nawet najmniejsze odchylenia powinny być udokumentowane. W tym czasie mogą wydawać się nieistotne, ale są szanse, że przydadzą się później. Jeśli pracownicy godzinowi potrzebują kilku nadgodzin, aby wykonać zadanie, jest to nieoczekiwany wydatek pośredni. Małe odmiany, takie jak te, mogą wydawać się przypadkami, ale można je wykorzystać do tworzenia dokładniejszych budżetów w przyszłości.

7. Komunikuj się z zespołem

Kontrola kosztów nie jest przedstawieniem jednoosobowym. Aby tworzyć inteligentniejsze budżety, musisz przekazać zmiany i ich przyczyny całemu zespołowi. Dzięki temu wszyscy są na tej samej stronie i świadomi niepowodzeń i sukcesów. Nigdy nie popełniaj błędu myśląc, że dane nie są istotne dla członków zespołu. Kontrola kosztów polega w dużej mierze na zbieraniu danych, ale jeśli nikt ich nie używa, dane stają się bezużyteczne.

Czego należy unikać podczas kontrolowania kosztów i wydatków

Kontrola kosztów to skomplikowany proces, ale istnieją sposoby, aby uczynić go nieco mniej skomplikowanym. Oto trzy typowe błędy w zarządzaniu kosztami, które popełniają nawet najlepsi kierownicy projektów. Na szczęście można ich uniknąć, gdy wiesz, na co uważać:

Zaniedbanie uwzględniania wydatków pośrednich

Często pomija się wydatki pośrednie. Te wydatki czają się w tle każdego projektu, ale koszty się sumują. Dodatkowo, jeśli nie śledzisz konsekwentnie wydatków pośrednich, nie zauważysz kosztów, takich jak wzrost czynszu, świadczenia pracownicze i inne formy inflacji. W idealnym świecie te wydatki byłyby statyczne, ale nieuwzględnienie ich ciągłych zmian może łatwo spowodować przekroczenie budżetu.

Zaniżanie wartości relacji z wykonawcami i dostawcami

Dobra relacja z wykonawcą lub dostawcą może znacznie uprościć kontrolowanie wydatków bezpośrednich. Jeśli masz silne relacje z dostawcą, może on być bardziej skłonny do informowania Cię z wyprzedzeniem o podwyżkach cen. Utrzymanie zdrowych relacji może ułatwić renegocjowanie umów, jeśli zajdzie taka potrzeba.

Korzystne rozbieżności mogą oznaczać, że możesz kupić więcej materiałów eksploatacyjnych lub zakontraktować większą pomoc. Niekorzystne odchylenia mogą oznaczać, że będziesz musiał ograniczyć. Tak czy inaczej, dobry związek sprawia, że ​​proces jest bezbolesny.

Nieużywanie zautomatyzowanych narzędzi

Sekretem skutecznej kontroli kosztów jest kontrolowanie wydatków, ryzyka i innych czynników wpływających na budżet. Aby to zrobić, musisz korzystać z narzędzi do zarządzania danymi, śledzenia wydatków i zasobów, tworzenia raportów i dokonywania korekt budżetu w czasie rzeczywistym.

Gdy wykonywanie tych zadań jest długim procesem, dane mogły już ulec zmianie i nie można udokumentować każdej odmiany. Zamiast tego używaj zautomatyzowanych rozwiązań, które pozwalają zobaczyć wszystkie potrzebne informacje naraz i wprowadzać niezbędne korekty i raporty.

Jak ProjectManager pomaga w kontroli kosztów

ProjectManager to oparte na chmurze rozwiązanie do zarządzania projektami, które umożliwia zarządzanie każdym aspektem projektu z dowolnego miejsca, w którym wykonujesz pracę. Kontrola kosztów wymaga aktualnych danych i szybkiego raportowania w celu dokonania najdokładniejszych szacunków. Gdy nie możesz uzyskać dostępu do tych informacji i je zaktualizować, proces kontroli kosztów zostaje wstrzymany.

Zarządzanie zasobami

Nasze oprogramowanie do zarządzania zasobami pozwala dokładnie śledzić, w jaki sposób zasoby są wykorzystywane, a następnie umożliwia tworzenie raportów i dokładne wykrywanie, gdzie te zasoby mogą być wykorzystywane bardziej efektywnie w celu zmniejszenia wydatków.

Śledzenie kosztów w czasie rzeczywistym

ProjectManager daje Ci możliwość przeglądania wszystkich potrzebnych informacji na jednym pulpicie nawigacyjnym w czasie rzeczywistym, który odzwierciedla wszelkie zmiany w projekcie. Oznacza to wykrywanie odmian, zanim wpłyną one negatywnie na budżet.

Kontrola kosztów i wydatków to proces oparty na danych, który wymaga solidnego oprogramowania do zarządzania projektami, aby przetwarzać i rozpowszechniać informacje. ProjectManager to oparte na chmurze oprogramowanie do zarządzania projektami z narzędziami, takimi jak pulpit nawigacyjny w czasie rzeczywistym, które może gromadzić, filtrować i udostępniać wyniki w postaci wykresów i wykresów, które można zeskanować. Wypróbuj już dziś dzięki bezpłatnej 30-dniowej wersji próbnej.