7 wskazówek dotyczących lepszego planowania zasobów

Jakie są zasoby? To wszystko, czego potrzebujesz do projektu. Obejmuje to ludzi, miejsca i rzeczy.

Innymi słowy, zasoby są niezbędne. Radzenie sobie z nimi i koordynowanie ich wykorzystania jest jedną z głównych przeszkód, które muszą pokonać kierownicy projektów, jeśli zamierzają przekroczyć linię mety projektu.

Zasoby zostaną podłączone do każdej fazy Twojego projektu. Są częścią planowania, harmonogramowania i realizacji projektu. Potrzebna jest solidna metodologia, aby mieć potrzebne zasoby, kiedy ich potrzebujesz. Wiesz, dokąd to zmierza. Tak, planowanie zasobów.

Trudno wskazać najważniejszy aspekt zarządzania projektami. Wszystko wydaje się niezbędne. Ale na pewno istnieją pewne filary, które podtrzymują projekt i niosą ze sobą większą wagę niż inne. Planowanie zasobów to jedno. Mamy kilka wskazówek, które pomogą Ci lepiej zarządzać zasobami.

Co to jest planowanie zasobów?

Zanim przejdziemy dalej, upewnijmy się, że wszyscy jesteśmy na tej samej stronie i zdefiniujmy planowanie zasobów. Planowanie zasobów to identyfikacja i koordynacja zasobów i jest prawdopodobnie najważniejszym aspektem planowania zasobów.

Powiązane: Szablon planowania zasobów

Planowanie zasobów obejmuje planowanie dat rozpoczęcia i zakończenia każdego zadania w projekcie na podstawie potrzebnych zasobów i ich dostępności. Równoważenie dostępności zasobów z możliwościami pracy zespołów to sposób na utrzymanie projektu zgodnie z harmonogramem. Planowanie zasobów daje kierownikom projektów narzędzie do ustalania czasu trwania zadań ich zespołu.

Alokując i planując zasoby w oparciu o ich pojemność, dostępność, nakład pracy i zakres, projekty mogą uniknąć niedostatecznej lub nadmiernej alokacji. Prowadzi to nie tylko do realizacji projektów na czas i w ramach budżetu, ale także buduje morale, sprzyja lepszym relacjom, pomaga uzyskać rentowność i zwiększa satysfakcję interesariuszy.

Jeśli chcesz zobaczyć, jak wydajne jest planowanie ProjectManager, obejrzyj ten krótki film instruktażowy.

Korzyści z planowania zasobów

Planowanie zasobów zapewnia doskonałą organizację projektów, zespołów, lokalizacji, sprzętu i wszelkich innych zasobów związanych z projektem. Wszystko to przygotowuje grunt pod inteligentną dystrybucję zasobów między zadaniami projektowymi.

Obejmuje to identyfikację zasobów dla każdego zadania, ich dostępność, a następnie dopasowanie tych zasobów do możliwości. To znaczy, kto w Twoim zespole najlepiej nadaje się do wykonania zadania.

Dzięki tym informacjom planowanie zasobów umożliwia również lepsze szacowanie czasu, ponieważ zapewnia jeszcze jedną metrykę, za pomocą której można mierzyć harmonogram projektu. W celu uzyskania informacji opiera się na raportach i analizie wcześniejszych harmonogramów zasobów projektowych i innych podobnych projektach.

Planowanie korzysta również z planowania zasobów, które pomaga planować na przyszłość poprzez określanie wydajności i popytu. Im lepiej to zrobisz, tym lepiej Twój zespół będzie się czuł podczas pracy nad projektem. Dzieje się tak, ponieważ inteligentne planowanie pojemności zapobiegnie nadmiernej alokacji. Zaufają kierownikom projektów, co prowadzi do większej retencji i produktywności pracowników.

7 wskazówek dotyczących doskonałego planowania zasobów

1. Użyj oprogramowania do zarządzania zasobami

Korzystaj z oprogramowania do zarządzania zasobami, aby śledzić zasoby i harmonogram projektu. Oprogramowanie do zarządzania zasobami przechowuje wszystkie informacje o projekcie, aby pomóc w zarządzaniu zasobami ludzkimi, materiałami i sprzętem.

2. Użyj struktury podziału pracy (WBS)

Nie możesz zacząć planować zasobów, dopóki nie dowiesz się, ile ich potrzebujesz i kiedy będziesz ich używać. Wiąże się to z zebraniem każdego zadania, które prowadzi do ostatecznego rezultatu. Może się to wydawać zniechęcającym zadaniem, ale korzystanie z WBS zapewnia, że ​​nie zaniedbujesz żadnych kroków. Jest to diagram drzewa z ostatecznym rezultatem na górze, a pod nim różne gałęzie, które do niego prowadzą. Im pełniejsza lista, tym dokładniejszy harmonogram zasobów.

3. Wypróbuj wygładzanie zasobów

Po wykonaniu wszystkich kroków istnieje wiele sposobów planowania zasobów. Jedną z technik jest wygładzanie zasobów, które skupia się na ograniczeniu czasowym ponad wszystkimi innymi. Tutaj termin jest królem. Tę praktykę najlepiej zastosować, gdy rzeczy muszą być wykonane na czas, nawet jeśli oznacza to opóźnienie niektórych prac. Usuwa pewną elastyczność harmonogramu, ale sprawia, że ​​planowanie jest bardziej wydajne i opłacalne.

4. Ćwicz poziomowanie zasobów

Inną techniką optymalizacji zasobów, której należy użyć, jest wyrównywanie zasobów. Jest to używane, gdy masz pod ręką wystarczającą ilość zasobów, aby ukończyć projekt. Następnie równomiernie rozkłada zasoby na pracę.

Pomaga to poprawić morale i sprawia, że ​​harmonogram jest zarówno realistyczny, jak i osiągalny. Może się to zdarzyć przez skrócenie lub poluzowanie harmonogramu, termin może się nawet zmienić, ale to w porządku, ponieważ nie zwiększasz wydajności.

5. Bądź świadomy ograniczeń

Każdy projekt ma ograniczenia, takie jak potrójne ograniczenie czasu, kosztów i zakresu. Wszystkie te siły pracują nad Twoimi zasobami, więc im lepiej możesz określić, jak będą one wpływać na zadania w poprzedniej wskazówce, tym bardziej napięty będzie Twój harmonogram zasobów.

6. Dowiedz się, ile zasobów potrzebujesz

Ponownie, wracając do listy zadań, ustal, ile zasobów będzie wymagało każde zadanie.

Jaki to rodzaj zasobu? Ile z nich będzie potrzebnych do ukończenia zadania? Liczba ta może być liczbowa, podobnie jak potrzebna ilość, ale może być również wyrażona w czasie. Zasób może być potrzebny na godzinę lub tygodnie. To wszystko należy zauważyć.

7. Kontroluj dostępność zasobów

Chcesz kontrolować przyszłą dostępność zasobów. Aby to zrobić, musisz wiedzieć, jaką masz pojemność i aktualne wykorzystanie zasobów. Oznacza to na przykład, ile pracy Twój zespół może wykonać w określonym przedziale czasowym.

Czy członkowie zespołu mają zaplanowany czas wolny w tym okresie? Czy są święta? Im więcej danych dotyczących dostępności zasobów, tym lepiej możesz zarządzać harmonogramem zasobów.

8. Mądrze przydzielaj swoje zasoby

Ostatnia wskazówka dotyczy przypisywania zasobów po wyświetleniu listy zadań, zidentyfikowaniu ograniczeń, wiedzy, ile zasobów będziesz potrzebować i ich dostępności. W tym momencie masz informacje niezbędne do zbudowania harmonogramu zasobów, który pozwoli uniknąć kosztownych wąskich gardeł.

Dlatego przypisuj ostrożnie. W zależności od zasobów, zapotrzebowania i wydajności, terminy mogą wymagać zmiany lub nawet zostać opóźnione. Harmonogram zasobów może działać lepiej niż liście herbaty w przepowiadaniu przyszłości twojego projektu.

ProjectManager może zaplanować Twoje zasoby

ProjectManager ma wiele funkcji, które pomogą Ci lepiej zarządzać i kontrolować harmonogram zasobów. Po utworzeniu listy zadań możesz łatwo zaimportować arkusz kalkulacyjny do naszego oprogramowania i stworzyć nowy projekt.

Spowoduje to otwarcie wykresu Gantta z zadaniami wymienionymi po lewej stronie. Dodaj datę rozpoczęcia i zakończenia, aby utworzyć czas trwania zadania, a po prawej stronie pojawi się oś czasu.

Przydziel zadania i zasoby za pomocą Gantta

Przydziały można wykonywać bezpośrednio z wykresu Gantta, a zależności zadań można łączyć w celu zmniejszenia niedoborów zasobów. Podczas tworzenia przydziałów dostępność członków zespołu jest aktualizowana w czasie rzeczywistym, dzięki czemu zawsze wiesz, jakie zasoby są dostępne.

Możesz także śledzić zasoby, kategoryzując je jako zespoły lub sprzęt. Dodając stawki godzinowe do tych zasobów, możesz również śledzić ich koszty. Ponieważ godziny są rejestrowane na zadaniach, koszty te są automatycznie aktualizowane i porównywane z Twoim planem, dzięki czemu możesz od razu zobaczyć, czy zbaczasz z kursu.

Strona obciążenia śledzi dostępność i harmonogramy

Pod względem dostępności ProjectManager pozwala na zablokowanie dni roboczych, świąt i planowanych godzin. Jest to szczególnie przydatne, gdy zarządzasz rozproszonymi zespołami w różnych krajach, z różnymi strefami czasowymi i świętami.

Aby jeszcze bardziej zrównoważyć zadania Twojego zespołu, mamy stronę obciążenia, która zapewnia wgląd w to, ile przydzielono każdemu członkowi zespołu. Ich obciążenie pracą jest oznaczone kolorami, dzięki czemu można szybko sprawdzić, czy występują jakieś nierównowagi. Jeśli tak, po prostu ponownie przypisz zadania ze strony obciążenia.

Śledzenie w czasie rzeczywistym za pomocą pulpitów nawigacyjnych

Ponieważ nasze oprogramowanie działa w chmurze, aktualizuje się w czasie rzeczywistym. To sprawia, że ​​nasza funkcja zespołu jest szczególnie przydatna, która pozwala śledzić, co robi Twój zespół codziennie lub co tydzień. Łatwo śledź postępy zadań, kto jest do czego przypisany i nad czym pracuje każdy zespół. Jeśli coś trzeba zmienić, wystarczy kilka kliknięć.

ProjectManager to oprogramowanie oparte na chmurze, które planuje zasoby i utrzymuje je na bieżąco. Pulpit nawigacyjny w czasie rzeczywistym śledzi sześć metryk projektu w celu monitorowania postępów, a raportowanie jednym kliknięciem pozwala zagłębić się w rozbieżności, zadania i nie tylko. Mamy nawet karty czasu pracy, które automatycznie aktualizują się, gdy zespoły wykonują swoje zadania. Kontroluj swoje zasoby i utrzymuj je zgodnie z harmonogramem dzięki tej bezpłatnej 30-dniowej wersji próbnej ProjectManagera.